Partner: Mandanten, Mitglieder, Kunden

Die Einstiegsseite zum Partnermanagement ist die Partnerübersicht. Sie ist die zentrale Zugangsstelle zum Partner. Partner können die Mandanten einer Buchstelle sein, die Kunden eines Hofladens und weitere Geschäftspartner, mit denen Sie zusammenarbeiten, z. B. Lieferanten. Aus der Partnerübersicht heraus erfolgt zudem die Stammdatenpflege und Verwaltung der Partner, d. h. Partner können neu angelegt, dupliziert und gelöscht werden sowie Stammdaten erfasst bzw. geändert werden.

>> Mein Schreibtisch - Mandanten bzw. Mitglieder bzw. Kunden bzw. Alle Partner

Jeder Partner ist einem übergeordneten Geschäftspartner zugeordnet, so dass in der Partnerübersicht erst der Geschäftspartner und darunter leicht eingerückt die ihm zugeordneten Partner angezeigt werden. Im Filterfeld zum Partnertyp können Sie die Übersicht auf die Anzeige bestimmter Partnertypen einschränken. Rufen Sie die Partnerübersicht über den Menüpunkt Mein Schreibtisch - Mandanten bzw. Mitglieder bzw. Kunden auf, ist die Übersicht bereits entsprechend eingefiltert. Rufen Sie die Partnerübersicht über den Menüpunkt Mein Schreibtisch - Alle Partner auf, werden alle Partnertypen angezeigt. Mögliche Partnertypen sind Bank, Finanzamt, Kunde, Lieferant, Mandant, Mitglied, Sonstiger Partner.

Warum gibt es zusätzlich zu Partnern noch Geschäftspartner?

Buchführung und Steuerberatung für Landwirte umfasst die Buchführung für die landwirtschaftlichen Betriebe und die Erstellung der Steuererklärungen für die natürliche Person des Unternehmers. Immer häufiger gehören zu dem Unternehmer weitere Betriebe wie Photovoltaikanlagen oder Biogasanlagen. Dadurch sind in ADNOVA+ zu einem Unternehmer in der Regel mehrere Mandanten (Partner) angelegt.

Um abzubilden, dass diese Partner alle zu einem Unternehmer gehören, werden sie unter einem Geschäftspartner zusammengefasst. Die Zuordnung zum Geschäftspartner erfolgt beim Anlegen eines Partners. Wird keine Zuordnung vorgenommen, wird automatisch ein neuer Geschäftspartner angelegt und steht damit für die weitere Zuordnung zur Verfügung. 

Die Partnerübersicht

In der Partnerübersicht werden alle Partner angezeigt, die Sie gemäß Berechtigungsmanagement bearbeiten dürfen und die zu einem Partnertyp gehören, der gemäß Filtereinstellungen angezeigt werden soll. Deutlich sichtbar ist die Zweistufigkeit mit dem fett gekennzeichneten Geschäftspartner und den darunter leicht eingerückten, dazugehörigen Partnern. Partner, die einer anderen Firma zugeordnet sind auf die Sie ebenfalls Rechte haben, sind hellgrau dargestellt. Die Partnerübersicht ist die Einstiegsseite zur Bearbeitung eines Partners. Für den markierten Partner können Sie über den Infobereich die angebotenen Aktionen direkt ausführen, z. B. die Partnerakte öffnen.

Aus der Partnerübersicht heraus können Sie Partner neu anlegen, duplizieren sowie bearbeiten und löschen. Mandanten, die aus ADNOVA finance importiert werden, werden im Rahmen des Imports angelegt und müssen nicht über das Partnermanagement angelegt werden. Sie stehen nach dem Import hier zur Auswahl und weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Die Angaben, die Sie zu einem Partner erfassen können, werden auf den Seiten Partnerstammdaten bzw. Geschäftspartnerstammdaten detailliert erläutert.

Details Partnerübersicht

Aus der Partnerübersicht heraus können Sie die Partner öffnen, duplizieren, neu anlegen, die Stammdaten bearbeiten oder die Partner löschen. Jeder Partner ist einem übergeordneten Geschäftspartner zugeordnet, so dass in der Partnerübersicht erst der Geschäftspartner und darunter leicht eingerückt die ihm zugeordneten Partner angezeigt werden.

Den Aufbau der Tabelle können Sie über die rechte Maustaste oder das Symbol  entsprechend Ihren Anforderungen gestallten. Über dieses Symbol gelangen Sie zudem zu der Möglichkeit, alle Partner einzuklappen, so dass nur die Geschäftspartner angezeigt werden bzw. alle Partner in einem Arbeitsschritt aufklappen zu lassen. Auch den Export von Informationen können Sie hier anstoßen. Eine Zusammenfassung zur Tabellenbedienung finden Sie in der Beschreibung der grundlegenden Funktionen.

Partnertyp	Anhand dieses Filters können Sie die Übersicht auf die Anzeige bestimmter Partnertypen einschränken. Mögliche Partnertypen sind Bank, Finanzamt, Kunde, Lieferant, Mandant, Mitglied, Sonstiger Partner.
Status	Anhand dieses Filters können Sie die Übersicht auf aktive bzw. inaktive Partner eingrenzen.
	Über dieses Symbol öffnen Sie die Erweiterte Suche. In der Erweiterten Suche kann über zusätzliche Suchkriterien gesucht werden, die nicht in der Übersichtstabelle enthalten sind. Z. B. ist so eine Eingrenzung auf alle Partner möglich, die von einem bestimmten Mitarbeiter (Bearbeiter) bearbeitet werden.
Suche [ F3]	Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, z. B. die Partnernummer, die Betriebsnummer oder den Namen. Es ist nicht notwendig zuvor festzulegen, in welcher Spalte der Übersicht gesucht werden soll. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten. Icon Sie können mehrere Suchbegriffe über die Leertaste miteinander verknüpfen, z. B. um auf einen Eintrag einzugrenzen, in dem ein bestimmter Name und eine bestimmte PLZ enthalten ist.
Tabelle	Erläuterung
	Über den Pfeil können Sie die Anzeige der zu einen Geschäftspartner zugehörigen Partner ein- bzw. aufklappen. Icon Um die Partner zu allen Geschäftspartnern in einem Schritt ein- bzw. aufzuklappen, können Sie in der Tabelle die rechte Maustaste betätigen. Nutzen Sie im sich öffnenden Auswahlfenster die Auswahl Alles einklappen bzw. Alles aufklappen, um die Partner ein- bzw. aufzuklappen. An die Auswahl gelangen Sie auch über grauen Kreis rechts neben der Spaltenbezeichnung.
In der Übersicht werden die Partner aller Firmen des Unternehmens mit den wichtigsten Stammdaten angezeigt. Partner, die nicht der aktuell aktiven (ausgewählten) Firma zugeordnet sind, werden in grauer Schrift dargestellt.
Schaltflächen	Erläuterung
Neu	Klicken Sie auf Neu, um Partner neu anzulegen. Sie gelangen zur Erfassung der Stammdaten zum Partner. Geschäftspartner können nicht direkt angelegt werden. Sie werden grundsätzlich automatisch angelegt, wenn ein neuer Partner ohne Zuordnung zu einem bereits angelegten Geschäftspartner, gespeichert wird.
Bearbeiten	Wählen Sie in der Übersicht den Geschäftspartner bzw. Partner aus, den Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf Bearbeiten oder führen Sie einen Doppelklick auf dem Geschäftspartner bzw. den Partner aus. Sie gelangen zur Erfassung der Geschäftspartnerstammdaten bzw. der Partnerstammdaten.
Duplizieren	Wenn Sie einen neuen Partner anlegen möchten, dessen Stammdaten sich nur geringfügig von einem bereits vorhandenen Partner unterscheiden, bietet es sich an, den Partner zu duplizieren. Über Duplizieren wird der gerade markierte Partner dupliziert und als neuer Partner vorgeschlagen. Ändern Sie die notwendigen Angaben, bevor Sie den neuen Partner über Speichern anlegen. Icon Für Buchstellen/Steuerberatungskanzleien und Verbände: Ist ein bereits angelegter Mandant auch Mitglied in einer anderen Firma, können Sie ihn beim Duplizieren direkt als Mitglied anlegen lassen. Dabei werden alle relevanten Angaben übernommen, z. B. Adressen, Kontoverbindungen usw. Wählen Sie einfach den entsprechenden Partnertyp in der dem Duplizieren vorgeschalteten Abfrage aus. Die Abfrage ermöglicht es Ihnen, den Partnertyp von Mandant auf Mitglied bzw. von Mitglied auf Mandant zu ändern.
Löschen	Wählen Sie in der Übersicht den zu löschenden Partner aus und klicken Sie auf Löschen. Nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage wird der Partner endgültig gelöscht. Es können nur Partner gelöscht werden. Der Geschäftspartner wird mit dem Löschen des letzten zugeordneten Partners automatisch entfernt. Icon Wenn Sie einen Partner löschen, löschen Sie auch das Archiv dieses Partners und alle Betriebsdaten! Sollen diese Daten jedoch bestehen bleiben, empfiehlt es sich, den Partner mit dem Status "inaktiv" zu versehen statt ihn zu löschen. Wird der letzte Partner des Typs Mandant bei einem Geschäftspartner gelöscht, werden zusammen mit dem Mandanten sämtliche Stamm- und Bewegungsdaten des Geschäftspartners auf der Ebene Partner (z. B. Benutzer, Dokumente, Partner, Einstellungen) gelöscht. Nur auf der Ebene Kanzlei bleiben die Daten des Geschäftspartners erhalten. Sobald der letzte Partner eines Geschäftspartners entfernt wird, werden alle Daten des Geschäftspartners gelöscht. Sie können den Partner nur dann löschen, wenn Sie für alle Firmen, denen der Partner zugeordnet ist, die Berechtigung Firmenzugriff besitzen und für mindestens eine Partnergruppe, der der Partner zugeordnet ist, die Berechtigung „Alle Partner - Löschen“ besitzen.
Drucken	Über Drucken können Sie ein Partnerstammdatenblatt zum ausgewählten Partner drucken.

Was möchten Sie tun?

Wie öffne ich die Kasse oder das Belegbuch eines Mandanten?

Um als Mitarbeiter einer Buchstelle oder Steuerberatungskanzlei einen Mandanten zu bearbeiten, ist dieser zu öffnen. Ob dies aus der Partnerübersicht heraus durch einen Doppelklick auf den Partner möglich ist, hängt von Ihren Benutzereinstellungen ab.

Variante 1: In den Benutzereinstellungen ist hinterlegt, dass ein Doppelklick bzw. Enter den Mandanten zur Bearbeitung öffnet. 

1. Markieren Sie in der Partnerübersicht einen Partner mit einem einfachen Mausklick und drücken Sie Enter oder führen Sie auf dem Mandanten einen Doppelklick aus.
2. Handelt es sich bei dem Partner nicht um einen Mandanten, sondern um einen anderen Partnertyp öffnen Sie mit einem Doppelklick bzw. Enter die Stammdaten des Partners.

Variante 2: In den Benutzereinstellungen ist hinterlegt, dass ein Doppelklick bzw. Enter die Stammdaten des Mandanten zur Bearbeitung öffnet. 

1. Markieren Sie in der Partnerübersicht einen Partner mit einem einfachen Mausklick (ein Doppelklick auf den Partner öffnet die Bearbeitung der Partnerstammdaten, nicht den Partner!).
2. Klicken Sie in den Aktionen auf  Mandant/Partner öffnen. Sie gelangen in den Mandanten bzw. Betrieb bearbeiten. Das Wirtschaftsjahr kann links zur Firma ausgewählt werden.

Haben Sie in der Partnerübersicht einen Geschäftspartner markiert, dem Mandanten zugeordnet sind, rufen Sie über Mandant/Partner öffnen den ersten zugeordneten Mandanten laut Anzeige auf. Haben Sie einen Partner ausgewählt, werden Ihnen in den Aktionen weitere häufig benötigte Funktionen zum direkten Aufruf angeboten, z. B. können Sie die Kasse eines Mandanten direkt öffnen. Es ist nicht notwendig, zunächst den Partner zu öffnen und über das Menü die Finanzbuchführung auszuwählen. 

Wie lege ich einen Partner neu an?

1. Öffnen Sie die Partnerübersicht, z. B. über den Menüpunkt Mein Schreibtisch - Alle Partner.
2. Klicken Sie auf Neu [Alt+N]. Auch wenn Sie in der Übersicht einen Geschäftspartner ausgewählt haben, legen Sie einen neuen Partner an und gelangen daher zur Auswahl Partnertyp. Neue Geschäftspartner können Sie nicht direkt, sondern nur bei der Anlage eine Partners automatisch anlegen lassen.
3. Legen Sie im sich öffnenden Fenster den Partnertyp fest und wählen Sie den dazugehörigen Geschäftspartner aus. Ist der Geschäftspartner noch nicht vorhanden, können Sie ihn hier anlegen lassen. 
   

   Feld
   Partnertyp	Öffnen Sie die Auswahlliste und wählen Sie den Partnertyp aus. Zur Auswahl stehen: Bank, Finanzamt, Kunde, Lieferant, Mandant, Mitglied, Sonstiger Partner. Mandanten und Mitglieder können nur bei Buchstellen/Steuerberatungskanzleien als Partner angelegt werden und Mitglieder nur bei Verbänden. Icon Es ist möglich, für Buchstellen den Partnertyp Mitglied und für Verbände den Partnertyp Mandant freizuschalten. Bitte nehmen Sie dazu Kontakt mit dem LAND-DATA Benutzerservice auf.
   Geschäftspartner	Neuen Geschäftspartner anlegen Wählen Sie diese Option, wenn Sie einen Partner anlegen, der keinem bestehenden Geschäftspartner zugeordnet werden soll. Somit wird zu diesem Partner beim Speichern der Stammdaten automatisch ein Geschäftspartner angelegt. Bestehenden Geschäftspartner wählen Wählen Sie den Geschäftspartner aus. Die Auswahl kann über die Eingabe der Bezeichnung des Geschäftspartners erfolgen oder durch Auswahl des Geschäftspartners aus der Liste der Geschäftspartner. Öffnen Sie die Liste über das entsprechende Symbol am rechten Rand des Eingabefeldes, wählen Sie den Geschäftspartner aus und übernehmen Sie die Angaben mit Enter oder Doppelklick.

4. Erfassen Sie die Stammdaten zum Partner.

5. Klicken Sie auf Speichern + Schließen [Alt+S]: der neue Partner wird gespeichert und Sie gelangen zurück zur Partnerübersicht.

Ein Mandant möchte ADNOVA+ nutzen. Wie richte ich den Zugriff für ihn ein (externen Benutzer anlegen)?

Wenn ein Mandant ADNOVA+ nutzen möchte, muss der betreuende Mitarbeiter in der Buchstelle (oder der Systemverantwortliche) diesen zum Geschäftspartner als externen Benutzer einrichten. Dabei können zu einem Mandanten nicht nur ein externer Benutzer (der Mandant) sondern auch weitere Benutzer (z. B. seine Mitarbeiter) eingerichtet werden. Auf welche Firmen (Betriebe) des Geschäftspartners der externe Benutzer Zugriff hat, wird bei der Einrichtung festgelegt.

Mitarbeiter von Buchstellen/Steuerberatungskanzleien können - sofern sie das Recht dazu besitzen - externe Benutzer anlegen, indem Sie im Menüpunkt Einrichtung - Benutzer extern alle notwendigen Angaben erfassen. Schneller und komfortabler können externe Benutzer jedoch über einen Einrichtungsassistenten angelegt werden. Diese Vorgehensweise ist im Folgenden beschrieben:

• Rufen Sie die Partnerübersicht auf und wählen Sie den Geschäftspartner oder Partner aus, zu dem ein externer Benutzer angelegt werden soll.
• Öffnen Sie den Einrichtungsassistenten über die Aktion Benutzer (extern) anlegen.
• Schritt 1: Einrichtung der Stammdaten
  • Geben Sie als Benutzernamen die E-Mail-Adresse des Benutzers (Mandanten) an. Mit dieser E-Mail-Adresse meldet sich der Benutzer zukünftig an ADNOVA+ an. Zudem wird nach der Einrichtung an diese Adresse eine Mail mit Informationen zur Installation und zum Aufruf von ADNOVA+ gesendet.
  • Wählen Sie die Benutzergruppe aus. Über die Benutzergruppe ordnen Sie dem Benutzer alle zur Gruppe hinterlegten Rechte in einem Arbeitsschritt zu. Soll der Benutzer spezielle, einzigartige Rechte erhalten, so wählen Sie die Benutzergruppe Individuelle Rechte (Mandant).
  • Behalten Sie den Status Aktiv bei. Wählen Sie den Status Inaktiv aus, wird der Zugang des Benutzers gesperrt, er kann ADNOVA+ nicht starten.
  • Erfassen Sie alle Pflichtangaben (Name, Adresse usw...).
  • Legen Sie fest, auf welche Firmen (Betriebe) des Geschäftspartners der Benutzer Zugriff haben soll. Zusätzlich ist anzugeben, für welche dieser Firmen die Gebühr für die Nutzung von ADNOVA+ in Rechnung gestellt werden soll. Die Gebühr wird nicht dem Mandanten, sondern der Buchstelle, die diesen Mandanten betreut, in Rechnung gestellt. Gehört ein Benutzer zu mehreren Firmen, kann LAND-DATA anhand der Kennzeichnung Abrechnungsempfänger ermitteln, welcher Firma LAND-DATA die zum Benutzer entstehenden Kosten in Rechnung stellen darf.
• Schritt 2: Berechtigungen einrichten (nicht notwendig, wenn Sie die Rechte über eine entsprechende Benutzergruppe verwalten).
  Im zweiten Schritt legen Sie für diesen Benutzer fest, welche Rechte er hat. Dabei ist zwischen firmenübergreifenden und firmenbezogenen Rechten zu unterscheiden:
  
  
  

  • Legen Sie fest, welche firmenübergreifenden Berechtigungen der Benutzer erhält. Der Benutzer kann in seinen Firmen z. B. neue Partner anlegen und die Stammdaten aller Partner pflegen - auch über Sammelläufe. Zudem erhält der Benutzer vollen Zugriff auf die Unternehmensakte und alle Partnerakten. 

    Berechtigungen des Benutzers in den entsprechenden Abschnitten des Berechtigungsmanagements:

    
    
    

• • Legen Sie fest, welche firmenbezogenen Berechtigungen der Benutzer erhält. Es werden die Firmen vorgeschlagen, auf die der Benutzer zuvor Zugriff erhalten hat. Über die Einstellungen Firma legen Sie fest, welche firmenbezogenen Stammdaten der Benutzer ändern darf. Die weiteren Berechtigungen sagen jeweils aus, ob er die Funktionalität nutzen darf oder nicht, z. B. das Kassenbuch führen. Im Beispiel hat der Benutzer in der Firma Heinz Option alle Berechtigungen mit Ausnahme der Einrichung eines Fristenbuchs.
    
    Berechtigungen des Benutzers in den entsprechenden Abschnitten des Berechtigungsmanagements:
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    

  • Starten Sie die Anlage des Benutzers über die Schaltfläche Starten. Der Fortschritt wird am Bildschirm angezeigt. Wenn vor allen Schritten ein grüner Haken erschienen ist, ist die Einrichtung abgeschlossen. Erhalten Sie einen Hinweis, dass die Einrichtung nicht möglich war, können Sie mit Zurück zum vorherigen Bildschirm wechseln, Ihre Eingaben überprüfen und ändern. Zudem können Sie ein Ergebnisprotokoll drucken, archivieren und als PDF-Datei speichern oder den Benutzer (extern) öffnen, um z. B. die gerade erteilten Berechtigungen zu prüfen oder anzupassen.