In diesem Menüpunkt können Sie Stichwörter definieren und verwalten. Diese Stichwörter stehen anschließend bei der Anlage von Partnern (Mandanten, Mitgliedern, Kunden usw.) und zur Verschlagwortung von Dokumenten im Dokumentenmanagement bzw. in den Belegbüchern zur Verfügung.
Jedem Partner/jedem Dokument können beliebig viele Stichwörter zugewiesen werden. Durch die Eingabe bzw. Auswahl sinnvoller Stichwörter können die gewünschten Partner/Dokumente sehr schnell recherchiert und gefunden werden. Durch übergeordnete Kategorien werden Stichwörter thematisch gegliedert, z. B. Vollmitglied, per Fax. Über die Kategorien kann auch festgelegt werden, bei welchen Partnertypen die Verwendung möglich sein soll bzw. ob ein Stichwort ausschließlich im Dokumentenmanagement zur Verfügung stehen soll.
Änderungen an den Stichwörtern können nur von Benutzern vorgenommen werden, denen dieses Recht unter Berechtigung - Einstellungen Unternehmen erteilt wurde.
Stichwort
Aus der Übersicht über die Stichwörter heraus können Sie Stichwörter neu anlegen, bearbeiten, duplizieren oder löschen.
| Eingabefelder | Erläuterung |
|---|---|
| Nummer | Jedes Stichwort muss mit einer Nummer versehen werden. Die Nummern 1 bis 999 sind für Vorgaben des Programms reserviert und für die Bearbeitung gesperrt. Für eigene Angaben steht Ihnen der Nummernbereich ab 1000 zur Verfügung. In der Übersicht ist in der Spalte Herkunft dokumentiert, ob der Eintrag durch ADNOVA+ vorgegeben oder eigens angelegt wurde. |
| Bezeichnung | Geben Sie hier das Stichwort ein. |
| Kategorie | Wählen Sie die Kategorie, zu der das Stichwort gehört. Die angebotenen Kategorien legen Sie im Menüpunkt Globale Einstellungen - Kategorie fest. Zur Kategorie ist hinterlegt, wor das Stichwort zur Verfügung stehen soll (Partner und/oder Dokumente). Diese Information ist bei der Auswahl der Kategorie sichtbar. Sobald Sie die Kategorie für das Stichwort festgelegt haben, wird die Information in der Tabelle angezeigt. |
| Beschreibung | Sie können eine Beschreibung für das Stichwort hinterlegen, z. B. für welchen Zweck es verwendet wird. |
| Status | Wenn ein bestimmtes Stichwort nicht verwendet werden soll, können Sie es hier sperren. Wählen Sie in diesem Fall den Status inaktiv aus. Anschließend ist die Verwendung nicht mehr möglich. |
| Anzeige in Restriktionsdialogen | Wenn Sie Auswertungen auf die Darstellung von Partnern mit einem bestimmten Stichwort eingrenzen möchten oder nach Dokumenten mit einem bestimmten Stichwort suchen möchten, müssen Sie hier festlegen, dass das Stichwort bei der Erstellung der Auswertung als Restriktion mit angeboten werden soll. Setzen Sie mit der Maus ein Häkchen, um die Anzeige in Restriktionsdialogen zu aktivieren. |
| Schaltflächen | Erläuterung |
1. Speichern |
|
| Neu | Wählen Sie Neu [Alt+N], um einen neuen Eintrag zu erfassen. Durch Überschreiben eines angezeigten Eintrags würden Sie den vorhandenen Eintrag verändern. |
| Duplizieren | Unterscheidet sich ein neu zu erfassender Eintrag nur geringfügig von einem bereits vorhandenen Eintrag, empfiehlt es sich, diesen Eintrag zu duplizieren. Wählen Sie den vorhandenen Eintrag aus und bestätigen Sie mit Duplizieren [Alt+U]. Es wird ein neuer Eintrag mit allen Angaben des ausgewählten Eintrags erstellt. Der Bezeichnung wird dabei Kopie von vorangestellt. Ändern Sie die abweichenden Angaben und speichern Sie den neuen Eintrag ab. |
| Löschen | Wählen Sie in der Übersicht den zu löschenden Eintrag aus und klicken Sie auf Löschen. Nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage wird der Eintrag endgültig gelöscht. Der Eintrag kann nicht gelöscht werden, wenn er bereits verwendet wird. |
| Infobereich | Erläuterung |
| Kommentar | Hier können Sie einen Kommentar zu dem in der Übersicht markierten Eintrag hinterlegen. |
| Suche | Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein. Es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten. |