In den Kontakten können Sie zu einem Partner Kontakte erfassen und jederzeit auf die Kontakthistorie zurückgreifen. Sie können diese Möglichkeit nutzen, um Ihre Mandanten-/Kundenkommunikation zu dokumentieren, z. B. wichtige telefonisch getroffene Absprachen festzuhalten.
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Die Kontakte können genutzt werden, um wichtige Absprachen mit einem Mandanten/Kunden zu dokumentieren, z. B. wenn in einem Telefonat die Zusendung bestimmter Auswertungen oder Produkte vereinbart wurde. Dabei wird zu jedem Kontakt angegeben, über welches Medium er erfolgte, z. B. E-Mail, Telefonat, Persönlich usw. Wenn gewünscht, kann ein Kontakt mit einem im Dokumentenmanagementsystem abgelegten Dokument verknüpft werden, so dass Sie direkt Zugriff auf weitergehende Information haben.
Häufig resultieren aus einem Kontakt weitergehende Tätigkeiten. Daher stehen im Infobereich die Aktionen Fakturierungsbeleg anlegen und Frist/Termin anlegen zur Verfügung. Über die Aktionen gelangen Sie direkt zu den entsprechenden Funktionen und können so schnell z. B. ein Angebot schreiben oder einen Termin in der Fristen- und Terminkontrolle anlegen. Die Aktionen sind nur aktiv, wenn Sie bereits mit der Fakturierung bzw. Fristen- und Terminkontrolle arbeiten und über entsprechende Rechte verfügen.
Kontaktübersicht
Nachdem Sie einen Partner ausgewählt haben, werden in der Tabelle alle zum Partner bereits erfassten Kontakte angezeigt. Wählen Sie einen Kontakt aus, werden alle dazu erfassten Informationen angezeigt und können bearbeitet werden. Möchten Sie Kontakte duplizieren oder löschen, so wählen Sie den entsprechenden Kontakt zuvor aus der Tabelle aus.
Unterhalb der Tabelle können Sie neue Kontakte für den ausgewählten oder einen anderen Partner erfassen.
| Tabelle | Erläuterungen |
|---|---|
| Partner | Geben Sie den Partner ein, zu dem Sie sich bereits erfasste Kontakte anzeigen lassen möchten. Dies ist besonders komfortabel, indem Sie einfach mit der Eingabe des Namens starten und dann den richtigen Partner aus der angezeigten Liste übernehmen. Möchten Sie neue Kontakte erfassen, können Sie direkt auf die Schaltfläche Neu klicken. Es ist nicht notwendig, hier zuvor den Partner auszuwählen, das erfolgt bei der Kontakterfassung. |
| Zeitraum | Hier können Sie auf vorgegebene Zeiträume filtern (Heute, Aktuelle Kalenderwoche, Aktueller Monat, Aktuelles Jahr). Ist das Feld leer, wird der gesamte Zeitraum angezeigt. |
 | Über dieses Symbol öffnen Sie die Erweiterte Suche. In der Erweiterten Suche kann über zusätzliche Suchkriterien gesucht werden. Aufheben können Sie die Erweiterte Suche über das Symbol rechts daneben. |
| Suche | Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, um die Übersichtstabelle zu durchsuchen. |
Kontakt erfassen
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, können Sie unterhalb der Übersichtstabelle neue Kontakte erfassen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Partner | Wählen Sie hier den Partner aus, zu dem ein Kontakt angelegt werden soll. |
| Bearbeiter | Geben Sie hier den Bearbeiter ein. Der aktuelle Bearbeiter wird vorgeschlagen, kann jedoch geändert werden, wenn der Kontakt durch einem anderen Mitarbeiter erfolgte. |
| Medium | Wählen Sie hier aus, über welches Medium der Kontakt stattgefunden hat, z. B. per E-Mail, Telefon usw. |
| Datum | Geben Sie hier das Datum an, an dem der Kontakt stattgefunden hat. Das aktuelle Datum wird vorgeschlagen. |
| Uhrzeit | Geben Sie hier die Uhrzeit an, zu der der Kontakt stattgefunden hat. Die aktuelle Uhrzeit wird vorgeschlagen. |
| Betreff | Erfassen Sie hier einen aussagekräftigen Betreff für den Kontakt. Dieser Betreff wird z. B. in der Anzeige des Kontaktes in der Partnerübersicht angezeigt. |
| Dokumentenlink | Sie können diesen Kontakt mit einem oder mehreren im Dokumentenmanagement abgelegten Dokumenten verknüpfen, z. B. Pachtverträgen oder Belegen der SVLFG. So gehen Sie vor, um ein Dokument zu verknüpfen:
Anschließend gelangen Sie zurück zum Kontakt. Das Dokument ist verknüpft und die Bezeichnung wird angezeigt. Mit einem Doppelklick auf die Dokumentenbezeichnung können Sie das Dokument ab jetzt direkt aus dem Kontakt heraus aufrufen. |
| Beschreibung | Hier können Sie Erläuterungen zum Kontakt eingeben. Es stehen bis zu 10.000 Zeichen zur Verfügung. |
| Schaltflächen | |
| Speichern Speichern + Neu | Über die Schaltfläche Speichern können Sie den Kontakt speichern. Über die Schaltfläche Speichern + Neu werden die Eingaben gespeichert und das Eingabefeld für eine Neueingabe geleert. |
| Neu | Wählen Sie Neu [Alt+N], um einen neuen Kontakt zu erfassen. |
| Duplizieren | Unterscheidet sich ein neu zu erfassender Kontakt nur geringfügig von einem bereits vorhandenen Kontakt, empfiehlt es sich, diesen Eintrag zu duplizieren, z. B. bei zwei oder mehreren Vertragspartnern. Dokumentenlinks werden dabei nicht mit dupliziert. |
| Löschen | Über diese Schaltfläche können Sie einen Kontakt löschen. Nach einer Sicherheitsabfrage wird der Kontakt endgültig gelöscht. |
| Abbrechen | Über diese Schaltfläche können Sie die Erfassung abbrechen, ohne die Eingaben zu speichern. |