ADNOVA+ unterstützt nicht nur Steuerberatungskanzleien bei der Fakturierung ihrer Leistungen nach Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) sondern auch Unternehmen wie z. B. Hofläden bei der Abrechnung Ihrer Produkte gegenüber ihren Kunden und Verbände sowie Vereine beim Einzug Ihres Mitgliedsbeitrags. Zudem geht die Fakturierung über die reine Rechnungslegung hinaus und bietet die Möglichkeit Angebote bzw. Aufträge zu erstellen und Lieferscheine zu drucken.
Bei der ersten Einrichtung werden die Abläufe Ihrer Organisation in der Fakturierung nachgebildet, so dass Ihnen von den umfangreichen Funktionalitäten, die ADNOVA+ bietet, genau die zur Verfügung stehen, die Sie benötigen. Z. B. kann die vollständige Fakturierungskette mit Angebotserstellung und -verfolgung, Auftragsmanagement für die interne Abwicklung, Lieferscheindruck und Rechnungstellung eingerichtet werden. Innerhalb einer Organisation können mehrere Fakturierungsbücher angelegt werden, um z. B. abzubilden, dass eine Organisation mehrere Außenstellen hat, für die jeweils ein eigenes Fakturierungsbuch genutzt werden soll. Wenn Sie ADNOVA+ jedoch rein zur Rechnungsschreibung verwenden möchten, wird das Programm so konfiguriert, dass nur diese Funktion zur Verfügung steht und eine übersichtliche einfache Fakturierung angeboten wird.
- Rechnung aus Angebot, ohne Auftrag und Lieferschein
- Rechnung aus Lieferschein, mit Auftrag, ohne Angebot
- Rechnung aus Lieferschein, ohne Auftrag und Angebot
Die Nachbildung Ihrer Fakturierungsabläufe erfolgt durch entsprechende Einstellungen zum Fakturierungsbuch und durch die Hinterlegung eines Produktkataloges, in dem die Berechnungsgrundlage für jedes einzelne Produkt definiert wird.
Einleitung
Was ist zur Einrichtung der Fakturierung zu tun?
Die Einrichtung der Fakturierung kann nur von Mitarbeitern vorgenommen werden, denen im Berechtigungsmanagement die entsprechenden Rechte zugeordnet wurden. Bevor Einstellungen zum Fakturierungsbuch vorgenommen werden, sollten Partner und der Produktkatalog angelegt sein.
| Partner anlegen | Um Belege für einen bestimmten Empfänger zu erstellen, ist dieser zunächst als Partner anzulegen und die relevanten Stammdaten sind zu erfassen. Auf diese Stammdaten, z. B. die Adresse oder Bankverbindung wird bei der Erstellung der Belege zurückgegriffen |
| Produktkatalog hinterlegen | Im Produktkatalog sind alle durch die Firma angebotenen Produkte bzw. Leistungen mit den Angaben für die Fakturierung enthalten. Neben den Preisen und Berechnungsregeln sind dies z. B. die Mengeneinheiten. |
| Einstellungen zur Fakturierung vornehmen | In den Einstellungen zur Fakturierung legen Sie zunächst ein Fakturierungsbuch an und legen fest, welche Belege in der Fakturierungskette, d. h. für die Abläufe in Ihrer Organisation, benötigt werden. Des Weiteren werden hier grundlegende Angaben zu den Belegen hinterlegt, wie z. B. Vor- und Nachlaufzeilen. |
| Vorlagen für Belege erstellen | Durch die Vorlagen legen Sie das grundsätzliche Aussehen (Logo, Firmenanschrift, Kopf- und Fußzeile) der Belege fest. Die Vorlage wird bei der Erstellung der Belege herangezogen und um die Fakturierungsinformationen ergänzt. |
Was ist bei der Fakturierung zu tun?
Die Erstellung und Verarbeitung von Belegen kann nur von Mitarbeitern vorgenommen werden, denen im Berechtigungsmanagement die entsprechenden Rechte zugeordnet wurden.
| Beleg erstellen | Zunächst erstellen Sie für einen Kunden z. B. ein Angebot oder einen Lieferschein. Bei der Erstellung von Belegen listen Sie alle Positionen (Produkte) auf, die in diesem Beleg enthalten sein sollen. Die weiteren Angaben wie die Adresse des Empfängers, Angaben zur Zahlung (Lastschriftverfahren) oder zu Vor-/Nachlaufzeilen werden aus den Einstellungen zur Fakturierung und aus den Partnerstammdaten vorgeschlagen und können für den jeweiligen Beleg geändert werden. |
| Beleg verarbeiten | Durch das Verarbeiten der Belege werden alle weiterführenden Abläufe der Fakturierung angesteuert. Z. B. können Belege vom Bearbeitungsstand "in Erfassung" auf den Bearbeitungsstand "Abgeschlossen" überführt werden. Des Weiteren kann z. B. nach der Annahme eines Angebots der Folgebeleg, der Lieferschein, erstellt werden. Auch der Export von Fakturierungsdaten an nachgelagerte Systeme wird hierrüber gesteuert. |
Fakturierung aufrufen
Bestehen in Ihrer Organisation mehrere Fakturierungsbücher, die Sie bearbeiten dürfen, erhalten Sie bei Aufruf der Fakturierung eine Übersicht über die angelegten Fakturierungsbücher. Existiert nur ein Fakturierungsbuch, gelangen Sie direkt Fakturierungsübersicht, d. h. in die Übersicht über die erfassten Belege und können neue Belege erstellen, die Belege bearbeiten, duplizieren, löschen oder verarbeiten.
| Belegart | In diesem Filterfeld wird die Übersicht auf die Anzeige bestimmter Belegarten eingeschränkt. Mögliche Belegarten sind Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift. Welche Belegarten im gewählten Fakturierungsbuch verwendet werden, ist in den Einstellungen zur Fakturierung hinterlegt. Je nachdem, welchen Menüeintrag (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, oder Gutschrift) Sie für den Aufruf der Fakturierungsübersicht genutzt haben, ist der entsprechende Filter in der Übersicht bereits aktiv. Möchten Sie die angezeigte Belegart wechseln ist dies über das Filterfeld oder über den Menüeintrag möglich. Lassen Sie das Filterfeld leer, werden alle Belege angezeigt. |
| Bearbeitungsstand | Hier können Sie auf Bearbeitungsstände filtern, nachdem Sie eine Belegart ausgewählt haben. |
| Über dieses Symbol öffnen Sie die erweiterte Suche. In der erweiterten Suche kann über zusätzliche Suchkriterien gesucht werden, die nicht in der Übersichtstabelle enthalten sind. Z. B. ist so eine Eingrenzung auf alle Belege möglich, die für Partner mit einem bestimmten Stichwort erstellt wurden. | |
| Suche | Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, um die Übersichtstabelle zu durchsuchen. Es ist nicht notwendig zuvor festzulegen, in welcher Spalte der Übersicht gesucht werden soll. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten. |
| Tabelle | Erläuterung |
|---|---|
In der Übersicht werden die Fakturierungsbelege mit allen wichtigen Angaben angezeigt. Spalte Zk (zu klären) | |
| Schaltflächen | Erläuterung |
| Neu | Klicken Sie auf Neu, um einen Beleg neu anzulegen. Sie gelangen zur Erfassung der Angaben zum Beleg, z. B. der Angebotspositionen. |
| Bearbeiten | Wählen Sie in der Übersicht einen Beleg aus, den Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf Bearbeiten oder führen Sie einen Doppelklick aus. Sie gelangen zur Erfassung der Angaben zum Beleg. |
| Duplizieren | Wenn Sie einen neuen Beleg anlegen möchten, dessen Angaben sich nur geringfügig von einem bereits vorhandenen Beleg unterscheiden, bietet es sich an, den Beleg zu duplizieren. Über Duplizieren wird der gerade markierte Beleg dupliziert und als neuer Beleg mit allen Positionen vorgeschlagen. Ändern Sie die notwendigen Angaben, bevor Sie den neuen Beleg über Speichern anlegen. |
| Löschen | Wählen Sie in der Übersicht den zu löschenden Beleg aus und klicken Sie auf Löschen. Nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage wird der Beleg endgültig gelöscht. |
| Verarbeiten | Über Verarbeiten starten Sie die weitere Verarbeitung des ausgewählten Belegs. Sie können so z. B. eine Vorschau erzeugen, den Bearbeitungsstand ändern oder den Beleg an die nächste Stufe der Fakturierungskette übergeben (z. B. Lieferschein zu Rechnung). Eine ausführliche Beschreibung finden Sie unter Belege verarbeiten. |
| Infobereich | Im Infobereich rechts werden Ihnen neben einer Auswahl möglicher Aktionen zum ausgewählten Beleg weitere Informationen angezeigt. |
|---|---|
| Aktion | Hier können Sie bestimmte Aktionen direkt aufrufen. |
| Position | Hier werden alle zum ausgewählten Beleg bereits erfassten Positionen angezeigt. |
| Partner | Hier wird der Partner angezeigt, für den der ausgewählte Beleg erstellt wird. |
| Stichwort | Hier werden alle Stichwörter angezeigt, die dem Partner (Empfänger dieses Belegs) zugewiesen sind. Stichwörter dienen der Gruppierung von Partnern und werden von der jeweiligen Organisation vorgegeben. |
| Kommentar | Hier können Sie ein Kommentar zum ausgewählten Beleg einfügen. |
Notizen HEA:
Besonderheiten:
diverse: Einen Pool Partner für Einmalkunden anlegen, da sonst keine gleichzeitige Erstellung von Angeboten für mehr als einen Einmalkunden möglich (je Partner nur einmal eine Belegart in Erfassung möglich), Zusammenführung auf Diverse-Konto in der Fibu durch Hinterlegung des einen Divers-Kontos in den Partnerstammdaten aller Partner den Pool. Adresse des Partners kann bei jedem Beleg individuell für diesen Beleg geändert werden.
Abschläge/Vorauszahlungen berechnen: Berechnungsart
Stornieren: geht nur über Belege verarbeiten und dort Bearbeitungsstand storniert setzen
Buchungen an Fibu übergeben: geht nur über Belege verarbeiten und dort Buchungsdatei erzeugen
Stichwörter: Im Zuges des verarbeitens können dem Partner zu diesem Beleg Stichwörter zugeordnet werden, z. B. Mitgliedsbeitrag 2015. Diese Stichwörter werden in den Partnerstammdaten hinterlegt, so sind Auswertungen mit Eingrenzung auf dieses Stichwort möglich.
- Verknüpfung mit Leistungserfassung, wenn Auftrag genutzt wird
- Einstellung von Fakturierungspositionen über Sammelläufe
offen
Zusammenfassung mehrerer Angebote in einen Lieferschein, mehrere Lieferungen in eine Rechnung
wer hat wann Zugriff: Festlegung, dass immer nur einer Zugriff hat möglich, sonst Bearbeitung nur einer, Ansehen mehrere
?richtig? Zu einem Partner kann es immer nur ein Angebot im Bearbeitungsstand in Erfassung geben
Bevor die Erfassung von Belegen möglich ist, müssen grundlegende Einstellungen zum Ablauf der Fakturierung vorgenommen werden.
Beispiele (später in Zusammenarbeit mit TEV zu erstellen)
Buchstelle/Steuerberatungskanzlei: Abrechnung nach StbVV, Abschläge verrechnen
Die
Hofladen: Erstellung Lieferschein und Rechnung
die
Verein/Verband: Berechnung Mitgliedbeiträge
die