Nach dem Erfassen des Belegs finden grundsätzlich alle weiteren Schritte und Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Fakturierung bei der Verarbeitung des Belegs statt. Über die Verarbeitung können Sie Belege erstellen, den Status verändern, den Beleg an die nächste Fakturierungsstufe übergeben, Stichwörter vergeben usw.
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Tätigkeiten, die über die Verarbeitung eines Belegs durchgeführt werden können, sind z. B.:
- Angebote, Lieferscheine und Rechnungen schreiben
- Rechnungsprüfung: Freigabe der Rechnung vor der Fakturierung
- Rechnungen stornieren
- interne Auftragsabwicklung
- mehrere Lieferscheine in eine Rechnung zusammenführen
- Buchungsdatei für die Finanzbuchhaltung bereitstellen
- Zahlungsdatei für die Bank bereitstellen (Zahlungsverkehr)
- Mitgliedsbeiträge einziehen
In den Einstellungen zum Fakturierungsbuch legen Sie fest, welche Belege und somit welche dieser Tätigkeiten im gewählten Fakturierungsbuch eine Rolle spielen. So erhalten Sie eine auf Ihre Anforderungen abgestimmte und komfortable Fakturierung.
Gesteuert wird die Fakturierung über die Änderung des Status des Belegs im Laufe der Verarbeitung. Um z. B. eine Rechnung zu erstellen, beginnen Sie zunächst die einzelnen Rechnungspositionen zu erfassen, die Rechnung befindet sich im Status In Vorbereitung. Haben Sie die Rechnung fertig, setzen Sie sie auf Fakturiert, drucken Sie aus und senden Sie Ihrem Kunden zu. Hat Ihr Kunde bezahlt, vergeben Sie den Status Bezahlt. Versäumt Ihr Kunde jedoch die Zahlung, können Sie die Rechnung an die Belegart Mahnung übergeben und so die Mahnung erstellen und weiterverfolgen.
Bei der Verarbeitung führt Sie ein Assistent in vier Schritten durch den Vorgang. Im ersten Schritt wählen Sie aus, welche der zuvor erstellen Belege und welche Positionen innerhalb der Belege verarbeitet werden sollen. Im zweiten Schritt setzen Sie die Belege auf einen anderen Status und bestimmen so, welche Art der Verarbeitung durchgeführt werden soll. Neben der Änderung des Status können Sie zeitgleich weitere Aktionen, z. B. das Erstellen der Zahlungsdatei anstoßen. Im dritten Schritt werden ggf. weitere notwendige Angaben für die Verarbeitung vorgenommen. Sind keine weiteren Angaben notwendig, wird der dritte Schritt übersprungen (hellgraue Anzeige des Schritts) und die Verarbeitung direkt gestartet. Im vierten Schritt wird das Ergebnis der Verarbeitung dargestellt. Eventuell aufgetretene Fehler oder Hinweismeldungen werden hier protokolliert.
Schritt 1: Zu verarbeitende Belege und Positionen auswählen/selektieren
Aus der Fakturierungsübersicht heraus starten Sie über Verarbeiten [ALT+V] die weitere Verarbeitung des ausgewählten Belegs. Ist nur ein Beleg mit einer Position zu verarbeiten, wird dieser erste Schritt übersprungen. Möchten Sie mehrere Belege in einem Arbeitsschritt verarbeiten, dann filtern Sie in der Übersicht bitte auf die gewünschten Belege und wählen Sie aus dem Infobereich die Aktion Angezeigte Belege verarbeiten aus. Die Aktion ist nur dann möglich, wenn in der Anzeige alle Belege dieselbe Belegart und denselben Status haben. Es werden alle gefilterten Belege für die Verarbeitung vorgeschlagen, wobei Sie auch nachträglich noch die Möglichkeit haben, einzelne Belege von der Verarbeitung auszuschließen.
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Alle Datensätze aus-/abwählen | Beim Aufruf des Verarbeitens sind alle Belege ausgewählt (Haken gesetzt). Entfernen Sie den Haken, sind alle Belege abgewählt. Möchten Sie einzelne Belege aus- bzw. abwählen, ist dies in der Tabelle der Belege weiter unten möglich. |
Suche | Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein. Es ist nicht notwendig zuvor festzulegen, in welcher Spalte der Übersicht gesucht werden soll. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten. |
Tabelle der Belege | |
In der Tabelle sind alle Belege aufgelistet, die Sie für die Verarbeitung ausgewählt haben. Sie können einzelne Belege ab- oder auswählen. Setzen bzw. entfernen Sie dazu durch einen Mausklick auf das Auswahlfeld oder durch Betätigung der Leertaste den Haken. Angehakte Belege werden verarbeitet. | |
Tabelle der Positionen im ausgewählten Beleg | |
Wenn Sie in der oberen Tabelle der Belege einen Beleg markiert haben, werden alle in diesem Beleg enthaltenen Positionen angezeigt. Sie können einzelne Positionen aus- oder abwählen. Setzen bzw. entfernen Sie dazu durch einen Mausklick auf das Auswahlfeld oder durch Betätigung der Leertaste den Haken. Angehakte Positionen werden verarbeitet. In einer Summenzeile am Ende der Tabelle wird zur Information die Gesamtsumme angezeigt. Die Summe bezieht sich auf die ausgewählten Positionen. Abgewählte oder gesperrte Positionen sind nicht enthalten. | |
Schaltflächen | |
Weiter | Mit Weiter gelangen Sie zum nächsten Schritt der Verarbeitung. |
Abbrechen | Mit Abbrechen beenden Sie die Verarbeitung. |
Schritt 2: Belege verarbeiten - Status ändern
Bei der Verarbeitung können Sie häufig gleich mehrere Arbeitsschritte kombinieren. Neben der Änderung des Status kann z. B. das Schreiben einer Rechnung mit gleichzeitiger Erstellung der Buchungsdatei für die Finanzbuchhaltung erfolgen. Zudem werden bestimmte Arbeitsschritte bei bestimmten Schritten automatisch durchgeführt, z. B. kann das Schreiben eines Lieferscheins mit der Überführung des Beleges in eine Rechnung kombiniert werden, wobei automatisch der Lieferschein auf den Status Ausgeliefert gesetzt wird.
Aktion | Beschreibung | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Berechnungsgrundlage | Dieses Feld steht nur bei Buchstellen/Steuerberatungskanzleien zur Verfügung. Erfolgt die Rechnungsstellung an die Mandanten auf der Grundlage der in den Stammdaten in Zusatzfeldern hinterlegten Gegenstandswerte, wird mit der Erfassung der Positionen in der Regel begonnen, bevor die Gegenstandswerte in den Zusatzfeldern eingegeben oder durch einen Import aus ADNOVA finance eingetragen wurden. Somit bleibt die Berechnungsgrundlage zunächst leer. Damit bei der Rechnungsstellung die Gegenstandswerte herangezogen werden, können Sie hier veranlassen, dass die Gegenstandswerte in die Rechnungspositionen übernommen werden. Setzen Sie dazu einen Haken vor der Angabe Leere Felder zu Gegenstandswerten der Partner aktualisieren. Die Gegenstandswerte aus den Zusatzfeldern werden in die Positionen übernommen, bei denen das Feld Berechnungsgrundlage noch nicht gefüllt ist. Ist die Berechnungsrundlage bereits vorhanden, wird diese nicht überschrieben. | ||||||||||||
... auf Status ... setzen | Über das Ändern des Status, können Sie die ausgewählten Belege verarbeiten. Welche Statuswerte hier zur Auswahl angeboten werden, hängt von der Belegart und vom aktuellen Status der Belege ab, sowie von den in den Fakturierungsbucheinstellungen aktivierten Statuswerten. Folgende Statuswerte sind für die einzelnen Belegarten möglich:
Belege mit einem hier fett gekennzeichneten Status können nicht mehr verändert werden. Im Programm ist dies an dem geschlossenen Schloss zu erkennen. Wird vor dem Status ein geöffnetes Schloss angezeigt, kann der Beleg verändert werden. Innerhalb der noch offenen bzw. der geschlossenen Belege kann zwischen den Statuswerten frei gewechselt werden, nicht aber zwischen diesen beiden Gruppen. So kann z. B. eine Rechnung wieder auf In Bearbeitung gesetzt werden, wenn eine Prüfung ergeben hat, dass noch Anpassungen vorzunehmen sind. | ||||||||||||
Immer wenn Sie einen Beleg von einem Status, der noch Änderungen zulässt auf den ersten Status setzen, der keine Änderungen mehr zulässt, gilt der Beleg als erstellt/die Rechnung als geschrieben. Das Belegdatum sowie die Belegnummer werden gesetzt und die Einzelbelege werden direkt im Dokumentenmanagement archiviert. Zusätzlich sind sie als bereits festgeschriebene Belege im Belegbuch aufgelistet, sofern Sie diese Einstellung im Fakturierungsbuch gewählt haben. Die im Belegbuch integrierte Volltextsuche ermöglicht es, Belege besonders schnell wiederzufinden. Zeitgleich mit dem Erstellen/Schreiben des Beleges, können Sie die den Beleg zum Drucken an Ihren Drucker übergeben, indem Sie mit der Maus einen Haken in das davor stehende Kästchen setzen. Übergeben Sie einen fertigen Beleg an die nächste Stufe der Verarbeitungskette, z. B. einen Lieferschein an die Rechnung, können Sie den nächsten Beleg direkt schreiben lassen. In diesem Fall sind weitere Angaben notwendig, die in Schritt 4 der Verarbeitung vorgenommen werden. | |||||||||||||
| ... duplizieren | Alle fertigen/geschriebenen Belege können für den gleichen Partner dupliziert werden, z. B. wenn Sie nächsten Monat wieder eine Rechnung mit den gleichen Positionen für diesen Partner erstellen möchten. Über Duplizieren werden alle gerade ausgewählten Belege dupliziert und als neue Belege mit allen Positionen vorgeschlagen (Status In Vorbereitung). Ändern Sie die notwendigen Angaben, bevor Sie den neuen Beleg schreiben. | ||||||||||||
Belegdatum | Legen Sie hier das Belegdatum fest. Das Tagesdatum wird vorgeschlagen. | ||||||||||||
Beleg-Nr. Start | Hier wird die Belegnummer angezeigt, die gemäß den Vorgaben zum Belegnummernformat im Fakturierungsbuch ermittelt wurde, z. B. 17000001 bei der Vorgabe JJNNNNNN. Haben Sie im Fakturierungsbuch das Format Freie Eingabe hinterlegt, können Sie bei jedem Schreiben eines Belegs eine eigene Belegnummer erfassen. Es wird die jeweils zuvor verwendete Belegnummer + 1 vorgeschlagen. | ||||||||||||
Ist hier ein Haken gesetzt, werde die Belege zum Drucken an Ihren Drucker übergeben. Es werden nur die Belege an den Drucker übergeben, die an Partner gehen, die ihre Belege nicht digital per E-Mail erhalten. | |||||||||||||
... digital zustellen Diese Möglichkeit wird erst angezeigt, wenn zuvor eine E-Mail-Vorlage definiert und die Einrichtung der digitalen Belegzustellung im Fakturierungsbuch vorgenommen wurde. Zudem muss in der Verarbeitung ein Partner enthalten sein, der die Belege digital erhält. | Ist hier ein Haken gesetzt, werden die Belege per E-Mail gesendet. Der Versand per Mail erfolgt nur an die Partner, für die die digitale Belegzustellung eingerichtet ist.
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Was ist, wenn in einer Verarbeitung mehrere Belege erstellt werden und sowohl Partner enthalten sind, die die Belege per Post erhalten als auch Partner, die die Belege digital zugesendet bekommen?
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Zahlung |
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Finanzbuchführung | Eine Buchungsdatei für die Finanzbuchhaltung kann nur erzeugt werden, wenn sich in den ausgewählten Belegen nur fakturierte, bezahlte oder stornierte Rechnungen bzw. Gutschriften befinden. Die Buchungsdatei finden Sie anschließend in dem Ordner, der in den Einstellungen zur Fakturierung als Zielordner der Buchungsdatei hinterlegt wurde.
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Stichwort zuordnen | Bei der Verarbeitung können dem Empfänger ein oder mehrere Stichwörter zugeordnet werden. Diese Stichwörter werden bei allen Partnern, für die in dieser Verarbeitung Belege erstellt werden, in den Partnerstammdaten hinterlegt. Dies ermöglicht später bei Auswertungen die Eingrenzung auf bestimmte Stichwörter. Welche Stichwörter hier zur Auswahl angeboten werden, ist in den Einstellungen zum Partner, Menüpunkt Stichwort zu definieren. | ||||||||||||
Schaltflächen | |||||||||||||
| Vorschau | Über Vorschau können Sie sich den Beleg/die Belege an jeder Stelle der Verarbeitung anzeigen lassen. | ||||||||||||
Zurück | Mit Zurück gelangen Sie zurück zum ersten Schritt der Verarbeitung, der Auswahl der Belege und Positionen. | ||||||||||||
Weiter | Mit Weiter gelangen Sie zum nächsten Schritt der Verarbeitung. | ||||||||||||
Abbrechen | Mit Abbrechen beenden Sie die Verarbeitung. | ||||||||||||
Schritt 3: Dokument anfügen
Verarbeiten Sie Belege, die Sie digital per E-Mail an den Partner versenden, können Sie in diesem Schritt weitere Dokumente auswählen, die beim Versand zusätzlich an die E-Mail angehängt werden, z. B. Preislisten bei einem Angebot, den Lieferschein bei der Rechnung usw. Es können ausschließlich PDF-Dokumente angehängt werden und die Gesamtgröße der E-Mail darf 5 MB nicht überschreiten.
Feld | Beschreibung | ||||||||
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| Bereits verwendete Dokumente | Hier sind die letzten fünf Dokumente aufgeführt, die Sie bereits an einen Beleg angehängt haben. So können Sie schnell ein häufig benötigtes Dokument, z. B. Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen, anhängen. | ||||||||
Tabelle der Belege | |||||||||
In der Tabelle sind alle Dokumente aufgelistet, die Sie für den Versand mit der Rechnung ausgewählt haben. | |||||||||
| Neu | Über die Schaltfläche Neu können Sie das Dokument/die Dokumente auswählen, die beim Versand des Belegs zusätzlich mit versendet werden sollen.
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| Löschen | Über die Schaltfläche Löschen wird das in der Tabelle ausgewählte Dokument gelöscht. | ||||||||
| Schaltflächen | |||||||||
| Zurück | Mit Zurück gelangen Sie zurück zum vorherigen Schritt der Verarbeitung. | ||||||||
Weiter | Mit Weiter gelangen Sie zum nächsten Schritt der Verarbeitung. | ||||||||
Abbrechen | Mit Abbrechen beenden Sie die Verarbeitung. | ||||||||
Schritt 4: Angaben zu Folgebelegen
Haben Sie in Schritt 2 einen Beleg an einen Folgebeleg übergeben und aktiviert, dass dieser Beleg direkt geschrieben werden soll, sind Angaben für die Verarbeitung des Folgebelegs notwendig. Diese Angaben sind in Schritt 4 zu erfassen. Dabei sind nur die Felder aktiv, die bei den ausgewählten Belegen in Frage kommen.
Die möglichen Angaben entsprechen den Angaben, die Sie für den vorherigen Beleg in Schritt 2 vornehmen konnten (Beschreibung s. o.).
Schritt 5: Verarbeitung und Ergebnis
Die Belege werden verarbeitet und die ausgewählten Änderungen werden durchgeführt. Während dessen informiert eine Anzeige über den Fortschritt des Verarbeitungsprozesses. Nach Abschluss der Verarbeitung informiert ein Ergebnisprotokoll über die erfolgreich durchgeführte Verarbeitung bzw. auftretende Fehler und deren Ursachen.
Über Ergebnisprotokoll archivieren/drucken können Sie das Protokoll ablegen oder ausdrucken.