Bei der ersten Einrichtung werden die Abläufe Ihrer Firma in der Fakturierung nachgebildet, so dass Ihnen von den umfangreichen Funktionalitäten, die ADNOVA+ bietet, genau die zur Verfügung stehen, die Sie benötigen. Z. B. kann die vollständige Fakturierungskette mit Angebotserstellung und -verfolgung, Auftragsmanagement für die interne Abwicklung, Lieferscheindruck und Rechnungstellung eingerichtet werden. Innerhalb einer Firma können mehrere Fakturierungsbücher angelegt werden, um z. B. abzubilden, dass eine Firma mehrere Außenstellen hat, für die jeweils ein eigenes Fakturierungsbuch genutzt werden soll. Wenn Sie ADNOVA+ jedoch rein zur Rechnungsschreibung verwenden möchten, können Sie das Programm so konfigurieren, dass nur diese Funktion zur Verfügung steht.
Die Nachbildung Ihrer Fakturierungsabläufe erfolgt durch entsprechende Einstellungen zum Fakturierungsbuch und durch die Hinterlegung eines Produktkataloges, in dem die Berechnungsgrundlage für jedes einzelne Produkt definiert wird. Zudem sollte die Firmeneinrichtung abgeschlossen sein.
Die Einrichtung der Fakturierung kann nur von Mitarbeitern vorgenommen werden, denen im Berechtigungsmanagement die entsprechenden Rechte zugeordnet wurden. Bevor Einstellungen zum Fakturierungsbuch vorgenommen werden, sollten Partner und der Produktkatalog angelegt sein.
Mehr dazu finden Sie auch im Fachwissen auf der Seite Rechnungen schreiben.
| Partner anlegen | Um Belege für einen bestimmten Empfänger zu erstellen, ist dieser zunächst als Partner anzulegen und die relevanten Stammdaten sind zu erfassen. Auf diese Stammdaten, z. B. die Adresse oder Bankverbindung wird bei der Erstellung der Belege zurückgegriffen. |
| Produktkatalog hinterlegen | Im Produktkatalog sind alle durch die Firma angebotenen Produkte bzw. Leistungen mit den Angaben für die Fakturierung enthalten. Neben den Preisen und Berechnungsregeln sind dies z. B. die Mengeneinheiten. |
| Belegvorlage erstellen | Durch die Belegvorlagen legen Sie das grundsätzliche Aussehen (Logo, Firmenanschrift, Kopf- und Fußzeile) der Belege fest. Die Vorlage wird bei der Erstellung der Belege herangezogen und um die Fakturierungsinformationen ergänzt. |
| Einstellungen zur Fakturierung vornehmen | In den Einstellungen zur Fakturierung legen Sie zunächst ein Fakturierungsbuch an und legen fest, welche Belege in der Fakturierungskette, d. h. für die Abläufe in Ihrer Firma, benötigt werden. Des Weiteren werden hier grundlegende Angaben zu den Belegen hinterlegt, wie z. B. Vor- und Nachlaufzeilen. |
Die Erstellung und Verarbeitung von Belegen kann nur von Mitarbeitern vorgenommen werden, denen im Berechtigungsmanagement die entsprechenden Rechte zugeordnet wurden.
| Beleg erstellen | Zunächst erstellen Sie für einen Kunden z. B. ein Angebot oder einen Lieferschein. Bei der Erstellung von Belegen listen Sie alle Positionen (Produkte) auf, die in diesem Beleg enthalten sein sollen. Die weiteren Angaben wie die Adresse des Empfängers, Angaben zur Zahlung (Lastschriftverfahren) oder zu Vor-/Nachlaufzeilen werden aus den Einstellungen zur Fakturierung und aus den Partnerstammdaten vorgeschlagen und können für den jeweiligen Beleg geändert werden. |
| Beleg verarbeiten | Durch das Verarbeiten der Belege werden alle weiterführenden Abläufe der Fakturierung angesteuert. Z. B. können Belege in nachfolgende Bearbeitungsstände überführt werden. Des Weiteren kann z. B. nach der Annahme eines Angebots der Folgebeleg, der Lieferschein, erstellt werden. Auch der Export von Fakturierungsdaten an nachgelagerte Systeme wird über die Verarbeitung gesteuert. |
Bestehen in Ihrer Firma mehrere Fakturierungsbücher, die Sie bearbeiten dürfen, erhalten Sie bei Aufruf einer Belegart der Fakturierung eine Übersicht über die angelegten Fakturierungsbücher. Existiert nur ein Fakturierungsbuch, gelangen Sie direkt zur Fakturierungsübersicht, d. h. in die Übersicht über die erfassten Belege und können neue Belege erstellen, die Belege bearbeiten, duplizieren, löschen oder verarbeiten.
| Belegart | In diesem Filterfeld wird die Übersicht auf die Anzeige bestimmter Belegarten eingeschränkt. Mögliche Belegarten sind Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift und Mahnung. Welche Belegarten im gewählten Fakturierungsbuch verwendet werden, ist zum Fakturierungsbuch hinterlegt. Je nachdem, welchen Menüeintrag (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift oder Mahnung) Sie für den Aufruf der Fakturierungsübersicht genutzt haben, ist der entsprechende Filter in der Übersicht bereits aktiv. Möchten Sie die angezeigte Belegart wechseln ist dies über das Filterfeld oder über den Menüeintrag möglich. Lassen Sie das Filterfeld leer, werden alle Belege angezeigt. | |
| Bearbeitungsstand | Hier können Sie auf Bearbeitungsstände filtern, nachdem Sie eine Belegart ausgewählt haben. | |
Über dieses Symbol öffnen Sie die Erweiterte Suche. In der Erweiterten Suche kann über zusätzliche Suchkriterien gesucht werden, die nicht in der Übersichtstabelle enthalten sind. Z. B. ist so eine Eingrenzung auf alle Belege möglich, die für Partner mit einem bestimmten Stichwort erstellt wurden. Zudem können Sie hier auf alle Belege eingrenzen, die noch nicht an eine nachfolgende Belegart übergeben wurden oder zu denen noch keine Buchungsdatei bzw. Zahlungsdatei erzeugt wurde. Aufheben können Sie die Erweiterte Suche über das Symbol rechts daneben. | ||
| Suche | Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, um die Übersichtstabelle zu durchsuchen. Es ist nicht notwendig zuvor festzulegen, in welcher Spalte der Übersicht gesucht werden soll. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten. | |
| Tabelle | Erläuterung | |
|---|---|---|
In der Übersicht werden die Fakturierungsbelege mit allen wichtigen Angaben angezeigt. Die Übersichtstabelle können Sie um Spalten erweitern oder verringern, s. Erläuterung der grundlegenden Funktionen . | ||
| Schaltflächen | Erläuterung | |
| Neu | Klicken Sie auf Neu [Alt+N], um einen Beleg neu anzulegen. Sie gelangen zur Erfassung der Angaben zum Beleg, z. B. der Angebotspositionen. | |
| Bearbeiten | Wählen Sie in der Übersicht einen Beleg aus, den Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf Bearbeiten [Alt+B] oder führen Sie einen Doppelklick aus. Sie gelangen zur Erfassung der Angaben zum Beleg. | |
| Löschen | Wählen Sie in der Übersicht den zu löschenden Beleg aus und klicken Sie auf Löschen [Alt+L] oder [Entf]. Nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage wird der Beleg endgültig gelöscht. Geschriebene Belege, z. B. Rechnungen, können nicht gelöscht werden. Sie sind über das Verarbeiten der Belege zu stornieren. | |
| Verarbeiten | Über Verarbeiten [Alt+V] starten Sie die weitere Verarbeitung des ausgewählten Belegs. Sie können so z. B. eine Vorschau erzeugen, den Bearbeitungsstand ändern oder den Beleg an die nächste Stufe der Fakturierungskette übergeben (z. B. Lieferschein zu Rechnung). Eine ausführliche Beschreibung finden Sie unter Belege verarbeiten.
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| Infobereich | Im Infobereich rechts werden Ihnen neben einer Auswahl möglicher Aktionen zum ausgewählten Beleg weitere Informationen angezeigt. | ||||||||||||
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| Aktion | Hier können Sie bestimmte Aktionen direkt aufrufen.
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| Position | Hier werden alle zum ausgewählten Beleg bereits erfassten Positionen angezeigt. | ||||||||||||
| Partner | Hier werden die Kontaktdaten zu dem Partner angezeigt, für den der ausgewählte Beleg erstellt wird. | ||||||||||||
| Stichwort | Hier werden alle Stichwörter angezeigt, die dem Partner (Empfänger dieses Belegs) zugewiesen sind. Stichwörter dienen der Gruppierung von Partnern und werden von der jeweiligen Organisation vorgegeben. | ||||||||||||
| Kommentar | Hier können Sie ein Kommentar zum ausgewählten Beleg einfügen. |
Zu jeder Lieferung haben Sie einen Lieferschein erstellt. Wenn Sie nun eine Rechnung über alle erfolgten Lieferungen erstellen möchten, gehen Sie wie folgt vor: