Zum Benutzer können umfangreiche Angaben erfasst werden, die in die Abschnitte Allgemein, Persönliche Angaben, Adresse, Kommunikation, Bearbeitertyp und verschiedene Berechtigungen gegliedert sind.
> Organisation
- Unternehmensebene: Berechtigungsmanagement - Benutzer (intern)
- Partnerebene: Berechtigungsmanagement - Benutzer (extern)
> Unternehmer: Berechtigungsmanagement - Benutzer (intern)
Änderungen an den Benutzern können nur von Benutzern vorgenommen werden, denen dieses Recht unter Berechtigung - Einstellungen Unternehmen erteilt wurde. Für Buchstellen erfolgt auf der Unternehmensebene die Anlage interner Benutzer (Mitarbeiter) und auf der Partnerebene die Anlage externer Benutzer (Mandanten). Unternehmer legen diejenigen ihrer Mitarbeiter, die mit ADNOVA+ arbeiten sollen, als interne Benutzer an. Die Angaben sind jedoch nahezu deckungsgleich und werden hier gemeinsam für interne und externe Benutzer beschrieben.
Klicken Sie auf den Titel um den Abschnitt auf- bzw. zuzuklappen, in dem Sie Angaben kontrollieren/vornehmen möchten. Mit Speichern + Schließen speichern Sie die Angaben und verlassen die Detailansicht. Mit Speichern + Neu speichern Sie die Angaben und können direkt einen neuen Benutzer anlegen. Über die Schaltfläche Protokoll sehen Sie alle Änderungen, die an den Daten vorgenommen wurden. Die verschiedenen Abschnitte zu den Berechtigungen werden erst angezeigt, wenn in den allgemeinen Angaben der Firmenzugriff eingetragen wurde.
Im Folgenden wird zu jedem Abschnitt jede einzelne Angabe beschrieben.
Allgemein
| Feld | Beschreibung | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Nummer | Jedem Benutzer ist eine Nummer zuzuordnen. Die nächste freie Nummer wird vorgeschlagen und kann von Ihnen überschrieben werden. Über die Aktion Nummer ändern können Sie eine Nummer zu einem Benutzer nachträglich ändern. Dies ist nur in Ausnahmefällen und in Absprache mit dem LAND-DATA Benutzerservice zur empfehlen. | ||||
| Status | Wählen Sie den Status des Benutzers aus. Zur Auswahl stehen: Aktiv, Inaktiv und Bearbeiter ohne ADNOVA+ Zugang. Setzen Sie den Benutzer auf Aktiv, wenn der Benutzer Zugang zu ADNOVA+ haben soll. Mit inaktiv können Sie dem Benutzer den Zugang zu ADNOVA+ vorübergehend verweigern. Den Status Bearbeiter ohne ADNOVA+ Zugang benötigen Sie für Benutzer, die selber keinen Zugang zu ADNOVA+ haben, für die jedoch ein anderer Mitarbeiter z. B. Fakturierungspositionen oder Leistungen erfassen soll. Bei diesem Status kann kein Benutzername eingetragen und keine ADNOVAcard zugeordnet werden. Ändern Sie Aktiv bzw. Inaktiv in den Status Bearbeiter ohne ADNOVA+ Zugang werden sämtliche Berechtigungen des Benutzer gelöscht und die zugeordnete ADNOVAcard unwiderruflich deaktiviert. | ||||
| Benutzername | Als Benutzername ist die E-Mail-Adresse des Benutzers anzugeben, an die nach der Einrichtung eines neuen Benutzers eine E-Mail mit einem Einmal-Passwort versendet wird. Mit dem Benutzernamen meldet sich der Benutzer an ADNOVA+ an. Vor- und Nachname des Benutzers werden erst bei den Angaben zur Person erfasst! Wird mit der Erfassung eines Benutzernamens begonnen, schlägt das Programm eine Textergänzung (blau hinterlegt) vor, sofern bereits ein Benutzername mit identischem Anfang existiert. Für die Erfassung neuer Benutzernamen können Sie den vorgeschlagenen Text überschreiben. Sofern Sie nur einen Teil des vorgeschlagenen Textes übernehmen möchten, können Sie die blau hinterlegte Textergänzung mit der [Rückschritttaste] (Backspace) oder der Taste [Entf] entfernen. | ||||
| Geschäftspartner | Nur bei externen Benutzern sichtbar. Hier wird der Geschäftspartner angezeigt, zu dem der Benutzer gehört. | ||||
| Angemeldet | Keine Eingabe möglich. Hier wird angezeigt, ob der Benutzer zurzeit an ADNOVA+ angemeldet ist (grüner Punkt) oder nicht angemeldet ist (kein Punkt). Bei Bedarf kann die bestehende Sitzung eines angemeldeten Benutzers über die Aktion Sitzung beenden beendet werden. | ||||
| ADNOVAcard S-Nr. | Hier muss die Seriennummer der ADNOVAcard eingetragen werden, die dieser Benutzer erhält. | ||||
| Passwort | Keine Eingabe möglich. Hier wird angezeigt, ob der Benutzer bereits ein Passwort hinterlegt hat (aktiv), noch nicht hinterlegt hat (offen) oder das Passwort gesperrt wurde. | ||||
| ADNOVAcard | Keine Eingabe möglich. Hier wird angezeigt, ob die ADNOVAcard dem Benutzer bereits zugeordnet ist (zugeordnet), noch nicht zugeordnet ist (offen) oder ob die ADNOVAcard gesperrt wurde (gesperrt). | ||||
| Personalnummer | Hier kann eine Personalnummer erfasst werden, die z. B. in Buchstellen einzelnen Mitarbeitern zugeordnet ist. | ||||
| Beschreibung | Hier kann der Benutzer näher beschrieben werden. | ||||
| Benutzergruppe | Soll der Benutzer spezielle, einzigartige Rechte erhalten, so wählen Sie die Benutzergruppe Individuelle Rechte bzw. Individuelle Rechte (Mandant). Ein Benutzer kann jedoch auch einer für sein Rechteprofil hinterlegten Benutzergruppe zugeordnet werden und so alle zur Gruppe hinterlegten Rechte in einem Arbeitsschritt erhalten. Ordnen Sie hier eine solche Benutzergruppe zu, müssen in diesem Menüpunkt keine individuellen Berechtigungen vergeben werden. Allerdings sind die Partnergruppen bzw. die Firmen zuzuordnen:
| ||||
| Firma | Interne Benutzer: Haben Sie dem Benutzer eine Benutzergrupppe zugeordnet, wird über die Gruppe gesteuert, auf welche Firmen der Benutzer Zugriff hat (Ausnahme: Benutzergruppe Individuelle Rechte). Externe Benutzer (Mandanten): Auch wenn Sie dem Benutzer eine Benutzergruppe zugeordnet haben, legen Sie hier fest, auf welche seiner Firmen Ihr Mandant Zugriff hat.
|
Persönliche Angaben
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Anrede | Sie können eine Anrede aus der hinterlegten Liste auswählen. |
| Titel | Sie können einen Titel für diesen Benutzer eingeben. |
| Vorname | Geben Sie den Vornamen des Benutzers ein. |
| Nachname | Geben Sie den Nachnamen des Benutzers ein. |
| Namenszusatz | Sie können einen Namenszusatz für den Benutzer eingeben. |
| Namenskürzel | Sobald die Felder Vor- und Nachname gepflegt sind, wird hier automatisch ein unternehmensweit eindeutiges Namenskürzel für den Benutzer eingetragen. Sie haben die Möglichkeit es zu ändern. Das Namenskürzel wird für die Protokollierung der Datenerfassung herangezogen. Es sind maximal 4 Stellen zulässig. |
Weitere Angaben zur Person
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Geschlecht | Sie können das Geschlecht hinterlegen. |
| Geburtsdatum | Sie können das Geburtsdatum hinterlegen. |
| Geburtsname | Erfassen Sie ggf. einen Geburtsnamen. |
| Geburtsort | Erfassen Sie ggf. einen Geburtsort. |
| Staatsangehörigkeit | Sie können die Staatsangehörigkeit aus der hinterlegten Liste auswählen. |
| Pass | Sie können die Ausweisnummer oder eine anderes Identifikationsmerkmal des Passes hinterlegen. |
| Ausstellungsdatum | Sie können das Ausstellungsdatum hinterlegen. |
| Behörde | Sie können die Behörde hinterlegen, die den Pass ausgestellt hat. |
Adresse
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Adressart | Wählen Sie die Adressart aus. Zur Auswahl stehen: Straßenadresse, Postfachadresse. |
| Adresszusatz | Sie können einen Adresszusatz (z. B. Etage 2) zur Adresse eingeben. |
| Ortsteil | Sie können einen Ortsteil eingeben. |
| Straße oder Postfach | (Anzeige ist abhängig von der gewählten Adressart) Geben Sie eine Straße bzw. ein Postfach ein. |
| PLZ | Geben Sie die Postleitzahl ein. |
| Ort | Geben Sie den Ort ein. |
| Land | Sie können ein Land eingeben. |
Kommunikation
Zu jedem Benutzer können mehrere Kommunikationswege (E-Mail, Telefon, Fax, usw.) hinterlegt werden. In einer Übersicht werden alle hinterlegten Kommunikationsdaten angezeigt.
Aus der Übersicht heraus können Sie weitere Einträge hinterlegen, vorhandene Angaben ändern bzw. Einträge löschen (Bedienung Übersicht). Bitte beachten Sie, dass neue und geänderte Einträge erst gespeichert werden, wenn Sie die Pflege der Daten mit Speichern verlassen.
Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Medium | Wählen Sie das Medium aus. Zur Auswahl stehen: Telefon, Fax, Internet, Mobil, Sonstiges, E-Mail. |
| Nutzung | Wählen Sie die Art der Nutzung aus. Zur Auswahl stehen: Privat, Dienstlich, Sonstiges. |
| Nummer/Adresse | Geben Sie die Nummer bzw. Adresse für diesen Kommunikationsweg ein. |
| Standard | Sie können diese Kommunikationsdaten als Standard für die Kommunikation mit diesem Benutzer definieren. Je Medium ist jeweils nur eine Kennzeichnung als Standardkommunikationsadresse möglich. |
| Geschäftsführung | Sie können diese Kommunikationsdaten für die Kommunikation mit der Geschäftsführung bei diesem Partner definieren. Je Medium ist jeweils nur eine Kennzeichnung als Geschäftsführungskommunikationsweg möglich. |
Bearbeitertyp
Bearbeitertypen spiegeln die verschiedenen Funktionsbereiche wider, in denen ein Benutzer tätig sein kann, z. B. Buchführung und/oder Steuern. Welche Bearbeitertypen hier für welche Firma angeboten werden, ist im Menüpunkt Berechtigungsmanagement - Einstellungen - Firma - Bearbeitertyp zu definieren. In einer Übersicht werden die dem Benutzer zugewiesenen Bearbeitertypen für jede Firma angezeigt. Je Firma können mehrere Bearbeitertypen hinterlegt werden.
Verwendet werden die Bearbeitertypen beispielsweise bei der Fakturierung. Zum Produkt kann im Produktkatalog ein Bearbeitertyp zugeordnet werden, um die Zuständigkeit auf den gewünschten Benutzerkreis einzuschränken. Wird nun ein Fakturierungsbeleg mit dem Produkt für einen Partner erstellt, wird automatisch der Benutzer als Bearbeiter vorgeschlagen, der beim Partner mit dem entsprechenden Bearbeitertypen (Produkt: Bearbeitertyp = Partner: Bearbeitertyp) hinterlegt ist.
Beispiel:
1. Partner - Heinz Zuversicht
- Bearbeitertyp: Buchführung
- Bearbeiter für Bearbeitertyp Buchführung: Max Meier
2. Produkt - Lfd. Buchführungsarbeiten
- Bearbeitertyp: Buchführung
3. Benutzer - Max Meier
- Bearbeitertyp: Buchführung
4. Fakturierungsbeleg - Beleg erfassen
- Partner: Heinz Zuversicht (1)
- Position erfassen mit Produkt - Lfd. Buchführungsarbeiten (2)
Bearbeiter: Max Meier => (3) wird automatisch zugeordnet
Aus der Übersicht heraus können Sie weitere Bearbeitertypen hinterlegen, vorhandene Angaben ändern bzw. Einträge löschen (Bedienung Übersicht). Bitte beachten Sie, dass neue und geänderte Einträge erst gespeichert werden, wenn Sie die Pflege der Daten mit Speichern verlassen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Firma | Wählen Sie die Firma aus, für die dem Benutzer ein Bearbeitertyp zugeordnet werden soll. |
| Bearbeitertyp | Wählen Sie den Bearbeitertyp aus, der verwendet werden soll. |
Kostenstelle
Übergeben Sie eine Buchungsdatei an ADNOVA finance und führen Sie dort eine Kostenstellenrechnung bezüglich der Mitarbeiter durch, können Sie hier die Kostenstelle hinterlegen, die bei der Erfassung der Fakturierung in ADNOVA+ vorgeschlagen werden soll. Zusätzlich ist im Fakturierungsbuch zu hinterlegen, dass die beim Benutzer (Bearbeiter) hinterlegte Kostenstelle herangezogen werden soll und nicht z. B. die zum Produkt hinterlegte.
Aus der Übersicht heraus können Sie weitere Einträge hinterlegen, vorhandene Angaben ändern bzw. Einträge löschen (Bedienung Übersicht). Bitte beachten Sie, dass neue und geänderte Einträge erst gespeichert werden, wenn Sie die Pflege der Daten mit Speichern verlassen.
Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kostenstelle | |
| Erlös-KSt (II) | Geben Sie hier die Kostenstelle für Erlöse ein. |
| Aufwands-KSt (II) | Geben Sie hier die Kostenstelle für Aufwand ein. |
| Gültigkeitsbereich | |
| Alle Firmen | Sollen diese Kostenstellen in allen Firmen verwendet werden, wählen Sie bitte die Angabe Alle Firmen |
| Firma | Sollen die Kostenstellen nur in einer bestimmten Firma verwendet werden, so markieren Sie die Angabe Firma und wählen Sie anschließend die Firma aus. |
Mobilgerät
In der Tabelle sind alle mobilen Endgeräte aufgelistet, auf denen sich dieser Benutzer bereits einmal an der mobilen App angemeldet hat. Löschen Sie die App auf dem mobilen Endgerät, hat dies keine Auswirkungen auf diese Liste.
Bei Verlust oder Diebstahl kann das mobile Gerät in ADNOVA+ hier gelöscht (Schaltfläche Löschen) und somit der Zugriff auf die Daten unterbunden werden.
Berechtigungen
Im Abschnitt Berechtigungen legen Sie fest, dass der Benutzer bestimmte Funktionen ausführen darf. Mehr Informationen finden Sie unter Berechtigungen des Benutzers. Haben Sie dem Benutzer eine Benutzergruppe zugewiesen, über die die Rechte verwaltet werden (also nicht die Benutzergruppe Individuelle Rechte), können Sie die Rechte nicht beim Benutzer steuern. Lediglich die Berechtigung, auf welche Partnergruppe der Benutzer Zugreifen kann, ist anzugeben (Abschnitt Berechtigungen für Parter bzw. Berechtigungen, jeweils Unterabschnitt Berechtigung Partner).