Durch einen Sammellauf können Sie in der Fakturierung eine bestimmte Position/ein Produkt in einem Arbeitsschritt bei einer Vielzahl von Partner fakturieren. So können Sie mit einem Minimum an Arbeitsaufwand z. B. eine Mandanteninformation allen Mandanten in Rechnung stellen, die die Information erhalten oder für alle Kunden, die eine Gemüsekisten erhalten, einen Lieferschein erstellen.
Zu überarbeiten In der Übersicht werden Ihre anstehenden Fristen und Termine angezeigt. Über eine Ampelsymbolik werden Sie auf überfällige, bald fällige und ausreichend terminierte Tätigkeiten aufmerksam gemacht. Die Sortierung der Aufgaben erfolgt nach Fälligkeit. Der Eintrag und auch der Austrag einer Frist/eines Termins erfolgt in der Regel über das Belegbuch: Die dort aufgenommenen Vorgangsarten definieren Fristen. Weiterhin werden die Postein-/ und Postausgänge durch den erfassenden Mitarbeiter entsprechenden Bearbeitern zugeordnet. Damit ist die Fristen-/Terminübersicht als elektronische Erinnerung an abzuarbeitende Tätigkeiten zu verstehen, die Pflege kann an zentraler Stelle durchgeführt werden.
Zudem kann das Austragen von Fristen hier auch manuell direkt über Eingaben in den Feldern Erledigt am und Erledigt durch erfolgen.
Sammellauf aufrufen
Bestehen in Ihrer Firma mehrere Fakturierungsbücher, die Sie bearbeiten dürfen, erhalten Sie bei Aufruf der Sammelläufe eine Übersicht über die angelegten Fakturierungsbücher. und müssen zunächst das gewünschte Fakturierungsbuch auswählen Existiert nur ein Fakturierungsbuch, gelangen Sie direkt zur Übersicht über die bereits durchgeführten Sammelläufe und können neue Sammelläufe anlegen, Sammelläufe bearbeiten und ausführen, duplizieren und löschen.
| Status | In diesem Filterfeld wird die Übersicht auf die Anzeige bestimmter Sammelläufe eingeschränkt: alle neuen, noch nicht aufgeführten Sammelläufe, die bereits ausgeführten Sammelläufe oder die zurückgesetzten Sammelläufe. Lassen Sie das Feld leer, werden alle Sammelläufe angezeigt. Mögliche Bearbeitungsstände sind Unerledigt, Erledigt, Storniert. Lassen Sie das Filterfeld leer, werden alle Bearbeitungsstände angezeigt. |
| Belegart | Hier können Sie auf alle Sammelläufe mit einer bestimmten Belegart filtern. |
| Sammellauf | Hier können Sie auswählen, ob nur der letzte Lauf oder alle Sammelläufe angezeigt werden sollen. |
| Suche | Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, um die Übersichtstabelle zu durchsuchen. Es ist nicht notwendig zuvor festzulegen, in welcher Spalte der Übersicht gesucht werden soll. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten. |
| Tabelle | Erläuterung |
|---|---|
In der Übersicht werden die Sammelläufe mit allen wichtigen Angaben angezeigt. Die Übersichtstabelle können Sie um Spalten erweitern oder verringern, s. Beschreibung der grundlegenden Funktionen. | |
| Schaltflächen | Erläuterung |
| Neu | Klicken Sie auf Neu [Alt+N], um einen neuen Sammellauf anzulegen. Sie gelangen zur Erfassung der Angaben zum Sammellauf. |
| Bearbeiten | Wählen Sie in der Übersicht einen Sammellauf aus, den Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf Bearbeiten [Alt+B] oder führen Sie einen Doppelklick aus. Sie gelangen zur Erfassung der Angaben zum Sammellauf. |
| Duplizieren | Wenn Sie einen neuen Sammellauf anlegen möchten, der sich nur geringfügig von einem bereits vorhandenen Sammellauf unterscheidet, bietet es sich an, den Sammellauf zu duplizieren [Alt+D]. |
| Löschen | Über die Schaltfläche Löschen [Alt+L] können Sie einen Sammellauf stornieren. |
| Infobereich | Im Infobereich rechts werden Ihnen neben einer Auswahl möglicher Aktionen zum ausgewählten Beleg weitere Informationen angezeigt. | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Aktion | Hier können Sie bestimmte Aktionen direkt aufrufen.
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| Historie | Hier wird die Historie zum in der Übersicht ausgewählten Sammellauf angezeigt. So erkennen Sie z. B. wann der Sammellauf ausgeführt oder zurückgesetzt wurde. | ||||||
| Kommentar | Hier können Sie einen Kommentar zum ausgewählten Sammellauf einfügen. |
Sammellauf erstellen und bearbeiten
Die Bearbeitung eines Sammellaufs umfasst die Abschnitte Allgemein, Details, Position und Ergebnis. Der Abschnitt Ergebnis ist bei der Neuerfassung eines Sammelllaufs nicht sichtbar.
Sie können die einzelnen Abschnitte mit einem Mausklick auf die Titelleiste auf- bzw. zuklappen. Mit Speichern + Schließen speichern Sie die Angaben und verlassen die Sammellauferfassung. Mit Speichern + Neu speichern Sie die Angaben und verlassen diese Frist und können sofort eine neue Frist erfassen.
Im Folgenden wird jeder Abschnitt beschrieben.
Allgemein
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nummer | Jeder Sammellauf erhält eine Nummer, die durch das Programm fortlaufend vergeben wird. |
| Status | Hier wird der aktuelle Status angezeigt. Neu erfasste Sammelläufe erhalten automatisch den Status Neu. Der Status wird im Zuge der Bearbeitung des Sammellaufs, d. h. bei der Ausführung bzw. Zurücksetzung, automatisch angepasst. |
| Bezeichnung | Geben Sie hier eine erläuternde Bezeichnung ein. Ist in der Fakturierung aktuell kein Beleg der Belegart des Sammellaufs in Bearbeitung, wird ein Beleg mit dieser Bezeichnung erstellt. Die Bezeichnung wird in der Übersicht über alle Fakturierungsbelege zum Partner verwendet. Im gedruckten Beleg erscheint diese Bezeichnung nicht. Ist bereits ein Beleg der entsprechenden Belegart in Bearbeitung wenn der Sammellauf ausgeführt wird, werden die zu erzeugenden Positionen in diesen Beleg eingefügt. In diesem Fall wird die Bezeichnung nicht in die Fakturierung übernommen |
| Beschreibung | Sie können eine weitere Beschreibung des Sammellaufs vornehmen. |
Details
In diesem Abschnitt erfassen Sie Angaben zum Sammellauf
| Feld | Bezeichnung |
|---|---|
| Sammellaufart | Zurzeit ist nur ein Sammellauf auf Grundlage des Produktumfangs in den Partnerstammdaten möglich. In zukünftigen Versionen von ADNOVA+ werden weitere Sammellaufarten integriert. Bei der Sammellaufart "Auf Grundlage des Produktumfangs in den Partnerstammdaten" hinterlegen Sie zu den Partnern welche Produkte wiederkehrend berechnet werden sollen. Im Zuges des Sammellaufs werden nur dann Positionen zu Partnern in der Fakturierung eingefügt, wenn die im Sammellauf angegebenen Produkte auch im Produktumfang hinterlegt sind. Beispiel: Durch einen Sammellauf sollen die Lieferscheine für die Gemüsekiste für alle Kunden vorbereitet werden. Einige Kunden erhalten die Gemüsekiste klein und einige Kunden die Gemüsekiste groß. Dies ist im Produktumfang zum jeweiligen Kunden hinterlegt, d. h. es gibt zwei Produkte und je nach Kunde wurde im Produktumfang das eine oder das andere als wiederkehrendes Produkt hinterlegt. Führen Sie nun einen Sammellauf durch, in dem im Abschnitt Positionen die beiden Produkte "Gemüsekiste groß" und "Gemüsekiste klein" enthalten sind, wird bei den Kunden, bei denen im Produktumfang "Gemüsekiste klein" hinterlegt ist, eine Position "Gemüsekiste klein" in den Lieferschein eingefügt. Bei den Kunden, bei denen im Produktumfang "Gemüsekiste groß" hinterlegt ist, wird hingegen die Position "Gemüsekiste groß" eingefügt. |
| Belegart | Geben Sie hier die Belegart an, die für den Sammellauf gilt. Es werden die Belegarten zur Auswahl angeboten, die im gewählten Fakturierungsbuch verwendet werden. |
Position
In diesem Abschnitt sind alle Produkte aufzulisten, die beim Ausführen des Sammellaufs in der Fakturierung als Position in die Belege eingetragen werden. Bitte betätigen Sie die Schaltfläche Neu [Alt+N], um Produkte hinzuzufügen. Solange der Sammellauf noch nicht ausgeführt ist, können Sie die Angaben zu den Produkten jederzeit ändern, Produkte löschen oder auch neue hinzufügen.
| Feld | Bezeichnung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Produkt | Wählen Sie hier ein Produkt aus dem Produktkatalog aus. | ||||||
| Zusatzfeld | Ist zum Produkt hinterlegt, dass die Fakturierung auf der Grundlage eines Wertes erfolgen soll, der in der Partnerstammdaten als Zusatzfeld hinterlegt ist, wird Ihnen das Zusatzfeld hier zur Information angezeigt. | ||||||
| Leistungsdatum | Geben Sie hier das Leistungsdatum an, mit dem die Position auf dem Beleg hinzugefügt werden soll. | ||||||
| VZ/Jahr | Hier können Sie den Veranlagungszeitraum (Buchstellen/Steuerberatungskanzleien) bzw. das entsprechende Jahr (Unternehmen, Verbände) angeben, welchem die Leistung zuzurechnen ist. | ||||||
| Anmerkung | Hier können Sie eine zusätzliche Anmerkung eingeben. Wo taucht die wieder auf? | ||||||
| WJ-Beginn | Hier können Sie den Wirtschaftsjahresbeginn eingeben. Warum? Wann kommt das? | ||||||
| |||||||
| Schaltflächen | |||||||
| Übernehmen Übernehmen + Neu | Mit Übernehmen [ALT+B] wird dieses Produkt in die Liste übernommen, das Produkt bleibt geöffnet und Sie können weitere Eingaben vornehmen. Möchten Sie anschließend ein neues Produkt erfassen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Neu [ALT+N]. Mit Übernehmen + Neu wird das Produkt, das Sie gerade bearbeitet haben, übernommen und der Eingabebereich für die Erfassung eines neuen Produkts geleert. | ||||||
| Neu | Klicken Sie auf Neu [ALT+N], um ein neues Produkt zu erfassen. | ||||||
| Löschen | Klicken Sie auf Löschen [ALT+L] oder [Entf], um das markierte Produkt zu löschen. | ||||||
Ergebnis
In diesem Abschnitt ist bei ausgeführten und bei zurückgesetzten Sammelläufen einzeln dokumentiert, welche Positionen bei welchen Partnern eingetragen oder eben wieder gelöscht wurden. Der Abschnitt Ergebnis ist bei der Neuerfassung eines Sammellaufs nicht sichtbar.
| Feld | Bezeichnung |
|---|---|
| Zusammenfassung | In der Tabelle ist aufgeführt, welche Aktionen bezüglich des Sammellaufs bereits durchgeführt wurden. Es wird die Anzahl der Partner angegeben, die im Sammellauf enthalten waren, und die Anzahl der erfolgreich bzw. nicht erfolgreich eingefügten Positionen. |
| Details | |
| Kennzeichen | Wählen Sie aus, aus welchem Grund die Frist ausgetragen werden kann: Erledigt, Einspruch, Klage. Mit dem Speichern wird der Bearbeitungsstand zur Frist automatisch auf Erledigt gesetzt. |
| Erledigt/Einspruch/Klage am | Erfassen Sie hier das Datum, an dem die Frist erledigt bzw. der Einspruch oder die Klage eingereicht wurde. Das aktuelle Tagesdatum wird vorgeschlagen. |
| Erledigt/Einspruch/Klage durch | Hier können Sie angeben, welcher Mitarbeiter die Aufgabe erledigt bzw. den Einspruch/die Klage eingereicht hat. |