Durch einen Sammellauf können Sie in der Fakturierung ein Produkt in einem Arbeitsschritt bei einer Vielzahl von Partnern als Position in einen Beleg einfügen. So können Sie mit einem Minimum an Arbeitsaufwand z. B. eine Mandanteninformation allen Mandanten in Rechnung stellen, die die Information erhalten oder für alle Kunden, die eine Gemüsekisten erhalten, einen Lieferschein erstellen.
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Voraussetzung für die Nutzung des Sammellaufs Fakturierung ist, dass in den Partnerstammdaten das zu fakturierende Produkt im Produktumfang hinterlegt ist. Dazu steht Ihnen ebenfalls ein Sammellauf zur Verfügung. Mehr zu Sammellauf Partnerstammdaten...
Sammellauf aufrufen
In der Übersicht sehen Sie bereits ausgeführte Sammelläufe und angelegte, aber noch nicht ausgeführte Sammelläufe. Sie können neue Sammelläufe anlegen, Sammelläufe bearbeiten, duplizieren und löschen. Zum Ausführen und zum Zurücksetzten eines Sammellaufs ist der Sammellauf zur Bearbeitung zu öffnen.
| Bearbeitungsstand | In diesem Filterfeld wird die Übersicht auf die Anzeige bestimmter Sammelläufe eingeschränkt, z. B. alle neuen, noch nicht aufgeführten Sammelläufe. Lassen Sie das Feld leer, werden alle Sammelläufe angezeigt. Mögliche Bearbeitungsstände sind Neu, Ausgeführt und Zurückgesetzt. |
| Belegart | Hier können Sie auf alle Sammelläufe mit einer bestimmten Belegart filtern. |
| Sammellauf | Hier können Sie auswählen, ob nur der letzte Lauf oder alle Sammelläufe angezeigt werden sollen. |
| Suche | Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, um die Übersichtstabelle zu durchsuchen. Es ist nicht notwendig zuvor festzulegen, in welcher Spalte der Übersicht gesucht werden soll. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten. |
| Tabelle | Erläuterung |
|---|---|
In der Übersicht werden die Sammelläufe mit allen wichtigen Angaben angezeigt. Die Übersichtstabelle können Sie um Spalten erweitern oder verringern, s. Beschreibung der grundlegenden Funktionen. | |
| Schaltflächen | Erläuterung |
| Neu | Klicken Sie auf Neu [Alt+N], um einen neuen Sammellauf anzulegen. Sie gelangen zur Erfassung der Angaben zum Sammellauf. |
| Bearbeiten | Wählen Sie in der Übersicht einen Sammellauf aus, den Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf Bearbeiten [Alt+B] oder führen Sie einen Doppelklick aus. Sie gelangen zur Erfassung der Angaben zum Sammellauf. |
| Duplizieren | Wenn Sie einen neuen Sammellauf anlegen möchten, der sich nur geringfügig von einem bereits vorhandenen Sammellauf unterscheidet, bietet es sich an, den Sammellauf zu duplizieren [Alt+D]. Über eine Abfrage zu Beginn haben Sie beim Duplizieren die Möglichkeit den Veranlagungszeitraum (VZ) und das Leistungsdatum für alle Positionen in einem Arbeitsschritt anzupassen. |
| Löschen | Über die Schaltfläche Löschen [Alt+L] können Sie einen Sammellauf löschen, sofern er noch nicht ausgeführt ist. |
| Infobereich | Im Infobereich rechts werden Ihnen neben einer Auswahl möglicher Aktionen weitere Informationen angezeigt. | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Aktion | Hier können Sie bestimmte Aktionen direkt aufrufen.
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| Historie | Hier wird die Historie zum in der Übersicht ausgewählten Sammellauf angezeigt. So erkennen Sie z. B. wann der Sammellauf ausgeführt oder zurückgesetzt wurde. | ||||||
| Position | Hier erhalten Sie Informationen zur Position, die mit dem ausgewählten Sammellauf bei den Partnern zu einem Beleg hinzugefügt wurde. | ||||||
| Kommentar | Hier können Sie einen Kommentar zum ausgewählten Sammellauf einfügen. |
Sammellauf erstellen und bearbeiten
Die Bearbeitung eines Sammellaufs umfasst die Abschnitte Allgemein, Partner, Beleg, Position und Ergebnis. Der Abschnitt Ergebnis ist bei der Neuerfassung eines Sammellaufs nicht sichtbar.
Sie können die einzelnen Abschnitte mit einem Mausklick auf die Titelleiste auf- bzw. zuklappen. Mit Speichern + Schließen [ALT+S] speichern Sie die Angaben und verlassen die Sammellauferfassung. Mit Speichern + Ausführen [ALT+U] speichern Sie die Angaben und führen den Sammellauf aus. Bei ausgeführten Sammelläufen können Sie sich das Protokoll zum Sammellauf ansehen, sofern Sie über entsprechende Rechte verfügen. Eine Überprüfung des Sammellaufs erfolgt nicht anhand des Protokolls sondern im Abschnitt Ergebnis.
Im Folgenden wird jeder Abschnitt beschrieben.
Allgemein
Zurzeit ist nur ein Sammellauf auf Grundlage des Produktumfangs in den Partnerstammdaten möglich. In zukünftigen Versionen von ADNOVA+ werden weitere Sammellaufarten integriert.
Zur Nutzung der Sammellaufart Auf Grundlage des Produktumfangs in den Partnerstammdaten hinterlegen Sie zuvor bei den Partnern, welche Produkte beim Partner wiederkehrend berechnet oder bspw. als Lieferscheinpositionen hinterlegt werden sollen. Durch den Sammellauf Fakturierung werden in der Fakturierung nur dann Positionen zu Partnern eingefügt, wenn die im Sammellauf angegebenen Produkte auch im Produktumfang in den Partnerstammdaten hinterlegt sind. Nutzen Sie ggf. den Sammellauf Partnerstammdaten um neue Produkte zum Produktumfang des Partners hinzuzufügen.
Beispiel:
Durch einen Sammellauf sollen die Lieferscheine für die Gemüsekiste für alle Kunden vorbereitet werden. Einige Kunden erhalten die Gemüsekiste klein und einige Kunden die Gemüsekiste groß. Dies ist im Produktumfang zum jeweiligen Kunden hinterlegt, d. h. es gibt zwei Produkte und je nach Kunde wurde im Produktumfang das eine oder das andere als wiederkehrendes Produkt hinterlegt.
Führen Sie nun einen Sammellauf durch, in dem im Abschnitt Positionen die beiden Produkte "Gemüsekiste groß" und "Gemüsekiste klein" enthalten sind, wird bei den Kunden, bei denen im Produktumfang "Gemüsekiste klein" hinterlegt ist, eine Position "Gemüsekiste klein" in den Lieferschein eingefügt. Bei den Kunden, bei denen im Produktumfang "Gemüsekiste groß" hinterlegt ist, wird hingegen die Position "Gemüsekiste groß" eingefügt.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Bearbeitungsstand | Hier wird der aktuelle Bearbeitungsstand angezeigt. Neu erfasste Sammelläufe erhalten automatisch den Bearbeitungsstand Neu. Der Status wird im Zuge der Bearbeitung des Sammellaufs, d. h. bei der Ausführung bzw. Zurücksetzung, automatisch angepasst. |
| Bezeichnung | Geben Sie hier eine erläuternde Bezeichnung ein. Ist in der Fakturierung aktuell zum Partner kein Beleg der Belegart des Sammellaufs in Erfassung, wird ein Beleg mit dieser Bezeichnung erstellt. Die Bezeichnung wird in der Übersicht über alle Fakturierungsbelege zum Partner verwendet. Im gedruckten Beleg erscheint diese Bezeichnung nicht. Ist bereits ein Beleg der entsprechenden Belegart in Erfassung, wenn der Sammellauf ausgeführt wird, werden die zu erzeugenden Positionen in diesen Beleg eingefügt. In diesem Fall wird die Bezeichnung nicht in die Fakturierung übernommen. |
| Beschreibung | Sie können eine weitere Beschreibung des Sammellaufs vornehmen. |
Beleg
In diesem Abschnitt erfassen Sie Angaben zum Sammellauf.
| Feld | Bezeichnung |
|---|---|
| Fakturierungsbuch | Bitte wählen Sie das Fakturierungsbuch aus. |
| Belegart | Geben Sie hier die Belegart an, die für den Sammellauf gilt. Es werden die Belegarten zur Auswahl angeboten, die im gewählten Fakturierungsbuch verwendet werden. |
| Bearbeiter | Dieses Feld ist zur Auswahl eines Bearbeiters vorgesehen. Der Inhalt dieses Feldes wird nicht auf den Belegen ausgewiesen, jedoch bei der Belegerfassung und in der Belegübersicht im Infobereich angezeigt. |
Partner
In diesem Abschnitt legen Sie fest, welche Partner in diesem Sammellauf berücksichtigt werden sollen. Nehmen Sie hier keine Angaben vor, werden die unten erfassten Positionen bei allen Partnern der Partnertypen Kunde, Lieferant, Sonstiger Partner, Mandant oder Mitglied in den Beleg eingefügt. Zur Information wird angezeigt, wie viele Partner in diesem Sammellauf gemäß den Angaben berücksichtigt würden.
Feld | Bezeichnung |
|---|---|
| Partnertyp | Hier können Sie auf einen bestimmten Partnertyp eingrenzen. |
| Partner-Nr. von bis | Hier können Sie auf die Partnernummern eingrenzen. |
| Partnergruppe | Wählen Sie hier die Partnergruppe/n aus, wenn Sie auf die Partner eingrenzen möchten, die bestimmten Partnergruppen zugeordnet sind. |
| Stichwort zugeordnet | Wählen Sie hier ein Stichwort bzw. mehrere Stichworte aus, wenn Sie auf die Partner eingrenzen möchten, denen bestimmte Stichworte zugeordnet sind. |
| Stichwort nicht zugeordnet | Sollen alle Partner berücksichtigt werden, bei denen bestimmte Stichworte nicht hinterlegt ist, wählen Sie bitte hier das Stichwort bzw. die Stichworte aus. |
Position
In diesem Abschnitt sind alle Produkte aufzulisten, die beim Ausführen des Sammellaufs in der Fakturierung als Position in die Belege eingetragen werden sollen. Bitte betätigen Sie die Schaltfläche Neu [Alt+N], um Produkte hinzuzufügen. Solange der Sammellauf noch nicht ausgeführt ist, können Sie die Angaben zu den Produkten jederzeit ändern, Produkte löschen oder auch neue hinzufügen.
| Feld | Bezeichnung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Produkt | Wählen Sie hier ein Produkt aus dem Produktkatalog aus. | ||||||
| Zusatzfeld | Ist zum Produkt hinterlegt, dass die Fakturierung auf der Grundlage eines Wertes erfolgen soll, der in den Partnerstammdaten als Zusatzfeld hinterlegt ist, wird Ihnen das Zusatzfeld hier zur Information angezeigt. | ||||||
| Leistungsdatum | Geben Sie hier das Leistungsdatum an, mit dem die Position auf dem Beleg hinzugefügt werden soll. | ||||||
| VZ/Jahr | Hier können Sie den Veranlagungszeitraum (Buchstellen/Steuerberatungskanzleien) bzw. das entsprechende Jahr (Unternehmen, Verbände) angeben, welchem die Leistung zuzurechnen ist. | ||||||
| Anmerkung | Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn der Produktkatalog so konfiguriert ist, das die Anzeige von Anmerkungen aktiv ist. Wenn Anmerkungen beim Produkt hinterlegt sind, können Sie aus dieser Liste jene Anmerkung auswählen, welche auf dem gedruckten Beleg mit ausgewiesen werden soll. Diese Funktion kann z. B. für Kartoffelsorten verwendet werden, um nicht für jede Sorte ein Produkt anlegen zu müssen. | ||||||
| |||||||
| Schaltflächen | |||||||
| Übernehmen Übernehmen + Neu | Mit Übernehmen [ALT+B] wird dieses Produkt in die Liste übernommen, das Produkt bleibt geöffnet und Sie können weitere Eingaben vornehmen. Mit Übernehmen + Neu wird das Produkt, das Sie gerade bearbeitet haben, übernommen und der Eingabebereich für die Erfassung eines neuen Produkts geleert. | ||||||
| Neu | Klicken Sie auf Neu [ALT+N], um ein neues Produkt zu erfassen. | ||||||
| Abbrechen | Klicken Sie auf Abbrechen [ALT+A], wenn Sie die Erfassung bzw. Veränderung des Produkts abbrechen möchten. | ||||||
| Löschen | Klicken Sie auf Löschen [ALT+L] oder [Entf], um das markierte Produkt zu löschen. Die Schaltfläche ist nur sichtbar, wenn Sie ein vorhandenes Produkt ausgewählt haben. | ||||||
| ↑ ↓ | Über die Pfeile können Sie die Anordnung der Produkte auf dem Beleg beeinflussen, d. h. die Druckreihenfolge. Wählen Sie dazu bitte ein Produkt aus und verschieben Sie sie mit den Pfeilen nach oben bzw. unten an die gewünschte Stelle. | ||||||
Ergebnis
In diesem Abschnitt ist bei ausgeführten und bei zurückgesetzten Sammelläufen einzeln dokumentiert, welche Positionen bei welchen Partnern eingetragen oder eben wieder entfernt wurden. Der Abschnitt Ergebnis ist bei der Neuerfassung eines Sammellaufs nicht sichtbar.
| Feld | Bezeichnung |
|---|---|
| Zusammenfassung | In der Zusammenfassung ist aufgeführt, welche Aktionen bezüglich des Sammellaufs bereits durchgeführt wurden. Es wird die Anzahl der Partner angegeben, die im Sammellauf enthalten waren, und die Anzahl der erfolgreich bzw. nicht erfolgreich eingefügten Positionen. |
| Details | In den Details werden umfangreiche Informationen zu jeder einzelnen durch den Sammellauf eingetragenen Position dargestellt. Bei fehlgeschlagenen Einträgen erhalten Sie Hinweise zur Ursache des Fehlschlags. Aus der Tabelle heraus ist ein Quersprung direkt in den Beleg möglich, in den die Position eingefügt wurde. |