Nach dem Erfassen des Belegs finden grundsätzlich alle weiteren Schritte und Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Fakturierung bei der Verarbeitung des Belegs statt. Über die Verarbeitung können Sie sich eine Vorschau des Beleges anzeigen lassen, Belege schreiben, den Bearbeitungsstand verändern, den Beleg an die nächste Fakturierungsstufe übergeben, Stichwörter vergeben usw.
Tätigkeiten, die über die Verarbeitung eines Belegs durchgeführt werden können, sind z. B.:
- Angebote, Lieferscheine und Rechnungen schreiben
- Rechnungsprüfung: Freigabe der Rechnung vor der Fakturierung
- Rechnungen stornieren
- interne Auftragsabwicklung
- mehrere Lieferscheine in eine Rechnung zusammenführen
- Buchführungsdatei für die Finanzbuchhaltung bereitstellen
- Zahlungsdatei für die Bank bereitstellen (Zahlungsverkehr)
- Mitgliedsbeiträge einziehen
In den Einstellungen zur Fakturierung legen Sie fest, welche Belege und somit welche dieser Tätigkeiten in Ihrer Organisation ein Rolle spielen. So erhalten Sie eine auf Ihre Anforderungen abgestimmte und komfortable Fakturierung.
Bei der Verarbeitung führt Sie ein Assistent in vier Schritten durch den Vorgang. Im ersten Schritt wählen Sie aus, welche der zuvor erstellen Belege und welche Positionen innerhalb der Belege verarbeitet werden sollen. Im zweiten Schritt legen Sie fest, welche Art Verarbeitung (Aktion und ggf. Folgeaktion) durchgeführt soll, im dritten Schritt können ggf. weitere notwendige Angaben für die Verarbeitung vorgenommen werden und im vierten Schritt wird die Verarbeitung durchgeführt. Wie die Abbildung unten zeigt, können Bearbeitungsstände nur hochgesetzt werden und auch die Stufen der Fakturierungskette nur in eine Richtung durchlaufen werden. Wohl aber können Bearbeitungsstände und Fakturierungsstufen übersprungen werden. So kann z. B. ein Angebot direkt in eine Rechnung überführt werden, eine nachträglich Erstellung eines Lieferscheins ist dann jedoch nicht mehr möglich.
Schritt 1: Zu verarbeitende Belege und Positionen auswählen/selektieren
Aus der Fakturierungsübersicht heraus starten Sie über Verarbeiten die weitere Verarbeitung des ausgewählten Belegs. Möchten Sie mehrere Belege in einem Arbeitsschritt verarbeiten, dann filtern Sie in der Übersicht bitte auf die gewünschten Belege und wählen Sie aus dem Infobereich die Aktion Angezeigte Belege verarbeiten aus. Die Aktion ist nur dann möglich, wenn in der Anzeige alle Belege die selbe Belegart und den selben Bearbeitungsstatus haben. Es werden alle Belege für die Verarbeitung vorgeschlagen, wobei Sie auch nachträglich noch die Möglichkeit haben, einzelne Belege von der Verarbeitung auszuschließen.
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Alle Datensätze aus-/abwählen | Beim Aufruf des Verarbeitens sind alle Belege ausgewählt (Haken gesetzt). Entfernen Sie den Haken, sind alle Belege abgewählt. Möchten Sie einzelne Belege aus- bzw. abwählen, ist dies in der Tabelle der Belege weiter unten möglich. |
Suche | Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein. Es ist nicht notwendig zuvor festzulegen, in welcher Spalte der Übersicht gesucht werden soll. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten. |
Tabelle der Belege | |
In der Tabelle sind alle Belege aufgelistet, die Sie für die Verarbeitung ausgewählt haben. Sie können einzelne Belege ab- oder auswählen. Setzen bzw. entfernen Sie dazu durch einen Mausklick auf das Auswahlfeld den Haken. Angehakte Belege werden verarbeitet. | |
Tabelle der Positionen im ausgewählten Beleg | |
Wenn Sie in der oberen Tabelle der Belege einen Beleg markiert haben, werden alle in diesem Beleg enthaltenen Positionen angezeigt. Sie können einzelne Positionen aus- oder abwählen. Setzen bzw. entfernen Sie dazu durch einen Mausklick auf das Auswahlfeld den Haken. Angehakte Positionen werden verarbeitet. In einer Summenzeile am Ende der Tabelle wird zur Information die Gesamtsumme angezeigt. Die Summe bezieht sich auf die ausgewählten Positionen. Positionen ohne Haken sind nicht enthalten. | |
Schaltflächen | |
Weiter | Mit Weiter gelangen Sie zum nächsten Schritt der Verarbeitung. |
Abbrechen | Mit Abbrechen beenden Sie die Verarbeitung. |
Schritt 2: Belege verarbeiten - durchzuführende Aktion auswählen
Bei der Verarbeitung können Sie häufig gleich mehrere Arbeitsschritte kombinieren. Es können Aktionen und Folgeaktionen, wie das Schreiben einer Rechnung mit gleichzeitiger Erstellung der Buchungsdatei für die Fibu erfolgen. Zudem werden bestimmte Arbeitsschritte bei bestimmten Aktionen automatisch durchgeführt, z. B. kann das Schreiben eines Lieferscheins mit der Überführung des Beleges in eine Rechnung kombiniert werden, wobei automatisch zum Lieferschein der Bearbeitungsstatus Abgeschlossen gesetzt wird.
Aktion | Beschreibung | ||||||||
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Vorläufig zur Ansicht | Wählen Sie Vorläufig zur Ansicht, wenn Sie sich die Belege ansehen oder einen vorläufigen Stand ausdrucken möchten. Weitere Verarbeitungsaktionen können in diesem Fall nicht angestoßen werden. Grundsätzlich lassen sich alle Belege ansehen, die sich im Bearbeitungsstand In Erfassung befinden. Sind die Belege geschrieben, können Sie nicht hier sondern über die Auswertungen zur Fakturierung angesehen werden. Eine Ausnahme bildet der Lieferschein, der auch noch im Status In Arbeit vorläufig angesehen werden kann, damit die Expedition bei der Zusammenstellung der Lieferung die Informationen direkt aus ADNOVA+ erhalten kann. Rechnungen und Gutschriften durchlaufen häufig ein Freigabeverfahren, weshalb die vorläufige Ansicht dieser Belege auch dann möglich ist, wenn sie sich im Status In 1. Prüfung, In 2. Prüfung oder Freigegeben befinden. | ||||||||
Schreiben | Wenn Sie einen Beleg schreiben, werden das Belegdatum sowie die Belegnummer gesetzt und der Beleg erstellt. Der Bearbeitungsstand wird hochgesetzt, eine nachträgliche Anpassung des Belegs ist nicht mehr möglich. Je nach bei der Einrichtung der Fakturierung gewählter Option wird der Beleg direkt im Informationsmanagement archiviert oder zur weiteren Kontrolle in den Belegassistenten überführt. Zeitgleich mit dem Schreiben des Beleges können Sie die Folgeaktion Drucken anstoßen. | ||||||||
Buchungsdatei erzeugen | Eine Buchungsdatei für die Finanzbuchhaltung kann nur erzeugt werden, wenn sich in den ausgewählten Belegen nur fakturierte, bezahlte oder stornierte Rechnungen bzw. Gutschriften befinden. Die Buchungsdatei finden Sie anschließend in dem Ordner, der in den Einstellungen zur Fakturierung als Zielordner der Buchungsdatei hinterlegt wurde. | ||||||||
Zahlungsdatei erzeugen | Eine Zahlungsdatei kann nur dann erzeugt werden, wenn sich in den ausgewählten Belegen nur fakturierte oder stornierte Rechnungen bzw. Gutschriften befinden. Die Buchungsdatei finden Sie anschließend in dem Ordner, der in den Einstellungen zur Fakturierung als Zielordner der Buchungsdatei hinterlegt wurde. | ||||||||
Bearbeitungsstand setzen | Über das Bearbeitungsstand setzen können Sie den Bearbeitungsstand der ausgewählten Belege hochsetzten. Welche Bearbeitungsstände hier zur Auswahl angeboten werden, hängt von der Belegart und vom aktuellen Bearbeitungsstand der Belege ab. Bearbeitungsstände können nicht zurück gesetzt werden. Allerdings können Sie übersprungen werden, es ist nicht notwendig jeden Schritt zu durchlaufen. Bei bestimmten Verarbeitungsaktionen werden Bearbeitungsstände automatisch hochgesetzt, z. B. bei der Überführung eines Belegs in die nächste Stufe der Fakturierungskette. Folgende Bearbeitungsstände sind für die einzelnen Belegarten möglich:
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Überführen in | Mit Beleg überführen können Sie die ausgewählten Belege in eine höhere Stufe der Verarbeitungskette überführen. Es ist nicht notwendig, alle zur Firma eingerichteten Stufen der Fakturierungskette zu durchlaufen, Stufen können auch übersprungen werden. Setzten Sie einen Haken vor Direkt schreiben, wird der Beleg auch geschrieben (siehe Erläuterungen unter Schreiben weiter oben). Bei Rechnungen ist in diesem Fall in den Folgeaktionen die Erstellung der Zahlungsatei und der Buchungsdatei für die Finanzbuchhaltung möglich. | ||||||||
| Duplizieren | Wenn Sie einen neuen Beleg für den gleichen Partner anlegen möchten, dessen Angaben sich nur geringfügig von einem bereits vorhandenen Beleg unterscheiden, bietet es sich an, den Beleg zu duplizieren. Über Duplizieren werden alle gerade ausgewählten Belege dupliziert und als neue Belege mit allen Positionen vorgeschlagen. Ändern Sie die notwendigen Angaben, bevor Sie den neuen Beleg über Speichern anlegen. | ||||||||
Folgeaktion | Beschreibung | ||||||||
Beleg drucken | Diese Folgeaktion ist immer dann möglich, wenn Sie einen Beleg schreiben, entweder über die Aktion Schreiben oder über die Aktion Beleg überführen in mit Auswahl Direkt schreiben. So können Sie sofort den Ausdruck der Belege durchführen. | ||||||||
Buchungsdatei erzeugen | Diese Folgeaktion ist immer dann möglich, wenn Sie eine Rechnung oder eine Gutschrift schreiben, entweder über die Aktion Schreiben oder über die Aktion Beleg überführen in in Rechnung bzw. Gutschrift mit Auswahl Direkt schreiben. So können Sie sofort die Buchungsdatei für die Finanzbuchhaltung erstellen. | ||||||||
Zahlungsdatei erzeugen | Diese Folgeaktion ist immer dann möglich, wenn Sie eine Rechnung oder eine Gutschrift schreiben, entweder über die Aktion Schreiben oder über die Aktion Beleg überführen in Rechnung bzw. Gutschrift mit Auswahl Direkt schreiben. So können Sie sofort den Ausdruck der Belege durchführen. | ||||||||
Stichwort zuordnen | Bei der Verarbeitung können dem Empfänger ein oder mehrere Stichwörter zugeordnet werden. Diese Stichwörter werden bei allen Partnern, für die in dieser Verarbeitung Belege erstellt werden, in den Partnerstammdaten hinterlegt. Dies ermöglich später bei Auswertungen die Eingrenzung auf bestimmte Stichwörter, um z. B. zu kontrollieren, ob die Mitgliedsbeiträge für ein bestimmtes Jahr an alle Mitglieder berechnet wurden. Welche Stichwörter bei der Verarbeitung zugeordnet werden, ist im nächsten Verarbeitungsschritt anzugeben. | ||||||||
Schaltflächen | |||||||||
Zurück | Mit Zurück gelangen Sie zurück zum ersten Schritt der Verarbeitung, der Auswahl der Belege und Positionen. | ||||||||
Weiter | Mit Weiter gelangen Sie zum nächsten Schritt der Verarbeitung. | ||||||||
Abbrechen | Mit Abbrechen beenden Sie die Verarbeitung. | ||||||||
Schritt 3: Angaben zur ausgewählten Aktion
Je nach im Schritt 2 ausgewählter Aktion, ggf. mit Folgeaktion, sind weitere Angaben für die Verarbeitung notwendig. Diese Angaben sind in Schritt 3 zu erfassen. Dabei sind nur die Felder aktiv, die bei den ausgewählten Belegen und den ausgewählten Aktionen in Frage kommen.
Feld | Erläuterung | ||||||
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Schreiben: Diese Angaben zur Aktion sind immer dann notwendig, wenn Sie einen Beleg schreiben. Das Belegdatum sowie die Belegnummer werden gesetzt und der Beleg erstellt. Der Bearbeitungsstand wird hochgesetzt, eine nachträgliche Anpassung des Belegs ist nicht mehr möglich. Ist der Beleg nicht korrekt, so muss er storniert werden und ein neuer Fakturierungslauf gestartet werden. | |||||||
Belegdatum | Legen Sie hier das Belegdatum fest. Das Tagesdatum wird vorgeschlagen. | ||||||
Beleg-Nr. Start | Erstellen Sie in einem Jahr zum ersten Mal einen Beleg einer Belegart, geben Sie hier die Belegnummer ein und legen somit die Systematik fest. Z. B. geben Sie hier 20160000 ein, wenn Ihre Angebotsnummer 8stellig ist und mit der Jahreszahl beginnt. Eine nachträgliche Änderung ist nicht mehr möglich, das Feld ist nicht mehr aktiv. Für alle zukünftigen Belege wird die Belegnummer hochgezählt. | ||||||
SEPA-Ausführungsdatum | Um auf Ihren Rechnungen bei Partnern mit SEPA-Lastschriftmandat das Einzugsdatum auf der Rechnung mit auszuweisen und/oder eine SEPA-Datei zu erstellen, ist hier das Datum einzugeben, an dem der SEPA-Lastschrifteinzug erfolgen soll. | ||||||
Buchungsdatei: Diese Angaben zur Aktion sind immer dann notwendig, wenn Sie eine Buchungsdatei erzeugen möchten. | |||||||
| Option | Bitte wählen Sie eine Option aus:
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Zahlungsziel | Bitte geben Sie hier ein Zahlungsziel ein, z. B. 10 Tage. Dieses Zahlungsziel wird mit der Buchungsdatei an die OPV in Ihrer Finanzbuchhaltung übergeben und dient dort der Nachverfolgung der offenen Rechnungen. | ||||||
Eigenschaften: Die Angabe eines Stichworts ist nur dann möglich, wenn bei der Auswahl der durchzuführenden Aktionen (vorheriger Verarbeitungsschritt) die Folgeaktion Stichwort zuordnen ausgewählt wurde. | |||||||
Stichwort zuordnen | Bei der Verarbeitung können dem Empfänger ein oder mehrere Stichwörter zugeordnet werden. Diese Stichwörter werden bei allen Partnern, für die in dieser Verarbeitung Belege erstellt werden, in den Partnerstammdaten hinterlegt. Dies ermöglich später bei Auswertungen die Eingrenzung auf bestimmte Stichwörter, um z. B. zu kontrollieren, ob die Mitgliedsbeiträge für ein bestimmtes Jahr an alle Mitglieder berechnet. Welche Stichwörter hier angeboten werden, ist in den Einstellungen zum Partner, Menüpunkt Stichwort zu definieren. | ||||||
Schaltflächen | |||||||
Zurück | Mit Zurück gelangen Sie zurück zum ersten Schritt der Verarbeitung, der Auswahl der Belege und Positionen. | ||||||
Starten | Wählen Sie Starten, um die Verarbeitung durchzuführen. | ||||||
Abbrechen | Mit Abbrechen beenden Sie die Verarbeitung. | ||||||
Schritt 4: Verarbeitung
Die Belege werden verarbeitet und die ausgewählten Aktionen werden durchgeführt. Während dessen informiert eine Anzeige über den Fortschritt des Verarbeitungsprozessen. Nach Abschluss der Verarbeitung informiert ein Ergebnisprotokoll über die erfolgreich durchgeführten Aktionen, listet jedoch auch Belege auf, die nicht wie gewünscht verarbeitet werden konnten und nennt die zugrunde liegenden Ursachen.
Über Ergebnisprotokoll archivieren/drucken können Sie das Protokoll im Informationsmanagement ablegen oder ausdrucken.