Durch einen Sammellauf können Sie in der Fakturierung eine bestimmte Position/ein Produkt in einem Arbeitsschritt bei einer Vielzahl von Partner fakturieren. So können Sie mit einem Minimum an Arbeitsaufwand z. B. eine Mandanteninformation allen Mandanten in Rechnung stellen, die die Information erhalten oder für alle Kunden, die eine Gemüsekisten erhalten, einen Lieferschein erstellen.
Zu überarbeiten In der Übersicht werden Ihre anstehenden Fristen und Termine angezeigt. Über eine Ampelsymbolik werden Sie auf überfällige, bald fällige und ausreichend terminierte Tätigkeiten aufmerksam gemacht. Die Sortierung der Aufgaben erfolgt nach Fälligkeit. Der Eintrag und auch der Austrag einer Frist/eines Termins erfolgt in der Regel über das Belegbuch: Die dort aufgenommenen Vorgangsarten definieren Fristen. Weiterhin werden die Postein-/ und Postausgänge durch den erfassenden Mitarbeiter entsprechenden Bearbeitern zugeordnet. Damit ist die Fristen-/Terminübersicht als elektronische Erinnerung an abzuarbeitende Tätigkeiten zu verstehen, die Pflege kann an zentraler Stelle durchgeführt werden.
Zudem kann das Austragen von Fristen hier auch manuell direkt über Eingaben in den Feldern Erledigt am und Erledigt durch erfolgen.
Sammellauf aufrufen
Bestehen in Ihrer Firma mehrere Fakturierungsbücher, die Sie bearbeiten dürfen, erhalten Sie bei Aufruf der Sammelläufe eine Übersicht über die angelegten Fakturierungsbücher. und müssen zunächst das gewünschte Fakturierungsbuch auswählen Existiert nur ein Fakturierungsbuch, gelangen Sie direkt zur Übersicht über die bereits durchgeführten Sammelläufe und können neue Sammelläufe anlegen, Sammelläufe bearbeiten und ausführen, duplizieren und löschen.
| Status | In diesem Filterfeld wird die Übersicht auf die Anzeige bestimmter Sammelläufe eingeschränkt: alle neuen, noch nicht aufgeführten Sammelläufe, die bereits ausgeführten Sammelläufe oder die zurückgesetzten Sammelläufe. Lassen Sie das Feld leer, werden alle Sammelläufe angezeigt. Mögliche Bearbeitungsstände sind Unerledigt, Erledigt, Storniert. Lassen Sie das Filterfeld leer, werden alle Bearbeitungsstände angezeigt. |
| Belegart | Hier können Sie auf alle Sammelläufe mit einer bestimmten Belegart filtern. |
| Sammellauf | Hier können Sie auswählen, ob nur der letzte Lauf oder alle Sammelläufe angezeigt werden sollen. |
| Suche | Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, um die Übersichtstabelle zu durchsuchen. Es ist nicht notwendig zuvor festzulegen, in welcher Spalte der Übersicht gesucht werden soll. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten. |
| Tabelle | Erläuterung |
|---|---|
In der Übersicht werden die Sammelläufe mit allen wichtigen Angaben angezeigt. Die Übersichtstabelle können Sie um Spalten erweitern oder verringern, s. Beschreibung der grundlegenden Funktionen. | |
| Schaltflächen | Erläuterung |
| Neu | Klicken Sie auf Neu [Alt+N], um einen neuen Sammellauf anzulegen. Sie gelangen zur Erfassung der Angaben zum Sammellauf. |
| Bearbeiten | Wählen Sie in der Übersicht einen Sammellauf aus, den Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf Bearbeiten [Alt+B] oder führen Sie einen Doppelklick aus. Sie gelangen zur Erfassung der Angaben zum Sammellauf. |
| Duplizieren | Wenn Sie einen neuen Sammellauf anlegen möchten, der sich nur geringfügig von einem bereits vorhandenen Sammellauf unterscheidet, bietet es sich an, den Sammellauf zu duplizieren [Alt+D]. |
| Löschen | Über die Schaltfläche Löschen [Alt+L] können Sie einen Sammellauf stornieren. |
| Infobereich | Im Infobereich rechts werden Ihnen neben einer Auswahl möglicher Aktionen zum ausgewählten Beleg weitere Informationen angezeigt. | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Aktion | Hier können Sie bestimmte Aktionen direkt aufrufen.
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| Historie | Hier wird die Historie zum in der Übersicht ausgewählten Sammellauf angezeigt. So erkennen Sie z. B. wann der Sammellauf ausgeführt oder zurückgesetzt wurde. | ||||||
| Kommentar | Hier können Sie einen Kommentar zum ausgewählten Sammellauf einfügen. |
Sammellauf definieren und bearbeiten
Die Bearbeitung eines Sammellaufs umfasst die Abschnitte Allgemein, Details, Position und Ergebnis. Der Abschnitt Ergebnis ist bei der Neuerfassung eines Sammelllaufs nicht sichtbar.
Sie können die einzelnen Abschnitte mit einem Mausklick auf die Titelleiste auf- bzw. zuklappen. Mit Speichern + Schließen speichern Sie die Angaben und verlassen die Sammellauferfassung. Mit Speichern + Neu speichern Sie die Angaben und verlassen diese Frist und können sofort eine neue Frist erfassen.
Im Folgenden wird jeder Abschnitt beschrieben.
Allgemein
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nummer | Jeder Sammellauf erhält eine Nummer, die durch das Programm fortlaufend vergeben wird. |
| Status | Hier wird der aktuelle Status angezeigt. Neu erfasste Sammelläufe erhalten automatisch den Status Neu. Der Status wird im Zuge der Bearbeitung des Sammellaufs, d. h. bei der Ausführung bzw. Zurücksetzung, automatisch angepasst. |
| Bezeichnung | Hier können Sie eine erläuternde Bezeichnung eingeben, z. B. die unterschiedlichen Flurstücksnummern bei mehreren Grundsteuerbescheiden. In der Übersicht angezeigt wird nicht diese Bezeichnung, sondern die Frist/der Termin. |
| Frist/Termin | Wählen Sie hier die Frist aus den in den Firmeneinstellungen hinterlegten Fristen aus. |
| Sachgebiet | Ist dieser Frist ein Sachgebiet zugeordnet, wird es nach Auswahl der Frist vorgeschlagen. |
| VZ/Jahr | Geben Sie hier den Veranlagungszeitraum (VZ) bzw. das Jahr ein, dem diese Frist zuzuordnen ist. Die Eingabe ist 4stellig vorzunehmen. Haben Sie zur Frist einen Abgabetermin und/oder das Feld VZ/Jahr+ erfasst, wird der Fälligkeitstermin gemäß dieser Angaben ermittelt und im Feld Fällig am vorgeschlagen. Dabei wird standardmäßig von einer gewerblichen Veranlagung oder einer Veranlagung für eine Privatperson bzw. einen Verband ausgegangen. Beispiel: Frist für die Abgabe einer Steuererklärung
|
| Zeitraum | Wählen Sie hier den Zeitraum für die Frist aus. Dies ist nur bei Abgabefristen und Sonstigen Fristen möglich, bei denen Intervalle für die Abgabe definiert wurden. Der Fälligkeitstermin wird bei diesen Fristen erst nach Eingabe des Zeitraums ermittelt und vorgeschlagen. |
Details
In diesem Abschnitt erfassen Sie den zuständigen Mitarbeiter und ggf. den Partner.
| Feld | Bezeichnung |
|---|---|
| Partner | Hier können Sie einen Partner auswählen, dem die Frist zuzuordnen ist. |
| Steuer-Nr. | Geben Sie hier die Steuernummer ein. Unter folgenden Voraussetzungen wird die Steuernummer vorgeschlagen: |
| Absender/Empfänger | Hier können Sie den Absender bzw. Empfänger eingeben, sofern diese Frist mit einem Dokumenteneingang bzw. -ausgang verbunden ist. Haben Sie bei der Definition der Frist einen Absender/Empfänger hinterlegt, wird dieser hier vorgeschlagen. Ist bei der Frist kein Absender/Empfänger hinterlegt, wird unter bestimmten Voraussetzungen ein in den Partnerstammdaten hinterlegtes Finanzamt vorgeschlagen. Die Ermittlung des zuständigen Finanzamts erfolgt anhand der Angaben zum Sachgebiet (s. Erläuterungen zum Vorschlag der Steuernummer). |
| Bearbeiter | Geben Sie hier den für die Verfolgung der Frist zuständigen Mitarbeiter an. Ist kein Bearbeiter hinterlegt (s. u.), wird der aktuelle Benutzer vorgeschlagen. Unter folgenden Voraussetzungen wird ein hinterlegter Bearbeiter vorgeschlagen: |
Position
In diesem Abschnitt tragen Sie die am Beginn der Frist maßgeblichen Daten ein.
| Feld | Bezeichnung |
|---|---|
| Fristbeginn | Tragen Sie hier den Fristbeginn ein. Das aktuelle Tagesdatum wird vorgeschlagen. |
| 1. Erinnerung | Tragen Sie hier den Termin für die 1. Erinnerung ein. Wurden bei der Definition der Frist Angaben zur Berechnung des Erinnerungstermins hinterlegt, wird das Datum ermittelt und inaktiv, sobald das Fälligkeitsdatum eingetragen bzw. angezeigt wird. Ob Sie den angezeigten Erinnerungstermin ändern können (Feld aktiv), ist ebenfalls bei der Definition der Frist hinterlegt. |
| 2. Erinnerung | siehe 1. Erinnerung |
| Fällig am | Tragen Sie hier das Fälligkeitsdatum ein. Ist zur Frist eine Angabe zur Berechnung des Fälligkeitsdatums hinterlegt wird das Fälligkeitsdatum vom Programm ermittelt und angezeigt. |
| Nachfrist | Eine Nachfrist kann bei der Eintragung einer neuen Frist nicht gesetzt werden. Dies ist erst möglich, wenn die Frist zuvor gespeichert wurde. |
Ergebniss
In diesem Abschnitt tragen Sie die Frist aus. Der Abschnitt Austragung ist bei der Neuerfassung einer Frist nicht sichtbar.
| Feld | Bezeichnung |
|---|---|
| Kennzeichen | Wählen Sie aus, aus welchem Grund die Frist ausgetragen werden kann: Erledigt, Einspruch, Klage. Mit dem Speichern wird der Bearbeitungsstand zur Frist automatisch auf Erledigt gesetzt. |
| Erledigt/Einspruch/Klage am | Erfassen Sie hier das Datum, an dem die Frist erledigt bzw. der Einspruch oder die Klage eingereicht wurde. Das aktuelle Tagesdatum wird vorgeschlagen. |
| Erledigt/Einspruch/Klage durch | Hier können Sie angeben, welcher Mitarbeiter die Aufgabe erledigt bzw. den Einspruch/die Klage eingereicht hat. |