In der Übersicht werden Ihre anstehenden Fristen und Termine angezeigt. Über eine Ampelsymbolik werden Sie auf überfällige, bald fällige und ausreichend terminierte Tätigkeiten aufmerksam gemacht. Die Sortierung der Aufgaben erfolgt nach Fälligkeit. Der Eintrag und auch der Austrag einer Frist/eines Termins erfolgt in der Regel über das Belegbuch: Die dort aufgenommenen Vorgangsarten definieren Fristen. Weiterhin werden die Postein-/ und Postausgänge durch den erfassenden Mitarbeiter entsprechenden Bearbeitern zugeordnet. Damit ist die Fristen-/Terminübersicht als elektronische Erinnerung an abzuarbeitende Tätigkeiten zu verstehen, die Pflege kann an zentraler Stelle durchgeführt werden.
Zudem kann das Austragen von Fristen hier auch manuell direkt über Eingaben in den Feldern Erledigt am und Erledigt durch erfolgen.
Bestehen in Ihrer Firma mehrere Fristenbücher, die Sie bearbeiten dürfen, erhalten Sie bei Aufruf der Fristen- und Terminkontrolle eine Übersicht über die angelegten Fristenbücher. Existiert nur ein Fristenbuch, gelangen Sie direkt zur Fristenübersicht, d. h. in die Übersicht über Ihre aktuellen Fristen und können neue Fristen anlegen, die Fristen bearbeiten, duplizieren, stornieren oder an einen anderen Mitarbeiter übertragen.
Sie sehen in dieser Übersicht ausschließlich Ihre Fristen und Termine. Dabei steht die aktuellste Frist, d. h. die Frist, die als erstes bearbeitet werden sollte, oben. Ein Mitarbeiter, der in der Berechtigung Fristenbuch erweiterte Rechte erhalten hat, kann sich auch die Termine anderer Mitarbeiter anzeigen lassen und diese verwalten. Die Anzeige der Termine anderer Mitarbeiter erfolgt nachdem über die Erweiterte Suche ein entsprechender Filter gesetzt ist.
| Bearbeitungsstand | In diesem Filterfeld wird die Übersicht auf die Anzeige bestimmter Fristen eingeschränkt. Mögliche Bearbeitungsstände sind Unerledigt, Erledigt, Storniert. Lassen Sie das Filterfeld leer, werden alle Bearbeitungsstände angezeigt. Mehr zur Bedienung der Filterfunktion finden Sie der Beschreibung der grundlegenden Funktionen. | ||||||
| Fristart | Hier können Sie auf die Fristarten filtern. | ||||||
Über dieses Symbol öffnen Sie die Erweiterte Suche. In der Erweiterten Suche kann über zusätzliche Suchkriterien gesucht werden, die nicht in der Übersichtstabelle enthalten sind. Z. B. ist so eine Eingrenzung auf alle Fristen möglich, die für Partner mit einem bestimmten Stichwort erstellt wurden. Aufheben können Sie die Erweiterte Suche über das Symbol rechts daneben.
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| Suche | Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, um die Übersichtstabelle zu durchsuchen. Es ist nicht notwendig zuvor festzulegen, in welcher Spalte der Übersicht gesucht werden soll. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten. | ||||||
| Tabelle | Erläuterung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
In der Übersicht werden die Fristen mit allen wichtigen Angaben angezeigt. Die Übersichtstabelle können Sie um Spalten erweitern oder verringern, s. Beschreibung der grundlegenden Funktionen.
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| Schaltflächen | Erläuterung | ||||||
| Neu | Klicken Sie auf Neu [Alt+N], um eine Frist neu anzulegen. Sie gelangen zur Erfassung der Angaben zur Frist. | ||||||
| Bearbeiten | Wählen Sie in der Übersicht eine Frist aus, die Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf Bearbeiten [Alt+B] oder führen Sie einen Doppelklick aus. Sie gelangen zur Erfassung der Angaben zur Frist. | ||||||
| Duplizieren | Wenn Sie eine neue Frist anlegen möchten, die sich nur geringfügig von einer bereits vorhandenen Frist unterscheidet, bietet es sich an, die Frist zu duplizieren [Alt+D]. | ||||||
| Stornieren | Über die Schaltfläche Stornieren [Alt+S] können Sie eine Frist stornieren. Das Löschen einer Frist ist nicht möglich, damit die Nachvollziehbarkeit erhalten bleibt. | ||||||
| Übertragen | Die Schaltfläche Übertragen [Alt+Ü] dient dazu, diese Frist an einen anderen Mitarbeiter zu übergeben, z. B. wenn Sie im Urlaub sind oder zu einer Fortbildung fahren. Anschließend ist die Frist nicht mehr in Ihrer Übersicht enthalten, sondern taucht in der Fristen und Terminkontrolle des gewählten Mitarbeiters auf. | ||||||
| Infobereich | Im Infobereich rechts werden Ihnen neben einer Auswahl möglicher Aktionen zum ausgewählten Beleg weitere Informationen angezeigt. | ||||||||
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| Aktion | Hier können Sie bestimmte Aktionen direkt aufrufen.
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| Partner | Hier werden die Kontaktdaten zu dem Partner angezeigt, zu dem die Frist besteht. | ||||||||
| Kommentar | Hier können Sie einen Kommentar zur ausgewählten Frist einfügen. |
Die Bearbeitung einer Frist umfasst die Abschnitte Allgemein, Beteiligung, Eintragung und Austragung. Der Abschnitt Austragung ist bei der Neuerfassung einer Frist nicht sichtbar.
Sie können die einzelnen Abschnitte mit einem Mausklick auf die Titelleiste auf- bzw. zuklappen. Mit Speichern + Schließen speichern Sie die Angaben und verlassen die Fristerfassung. Mit Speichern + Neu speichern Sie die Angaben und verlassen diese Frist und können sofort eine neue Frist erfassen.
Im Folgenden wird jeder Abschnitt beschrieben.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nummer | Jede Frist erhält eine Nummer, die durch das Programm fortlaufend vergeben wird. |
| Bearbeitungsstand | Hier wird der aktuelle Bearbeitungsstand angezeigt. Neu erfasste Belege erhalten automatisch den Bearbeitungsstand Unerledigt. Die Bearbeitungsstände werden im Zuge der Bearbeitung der Frist, d. h. bei der Austragung bzw. Stornierung, automatisch angepasst. |
| Bezeichnung | Hier können Sie eine erläuternde Bezeichnung eingeben, z. B. die unterschiedlichen Flurstücksnummern bei mehreren Grundsteuerbescheiden. In der Übersicht angezeigt wird nicht diese Bezeichnung, sondern die Frist/der Termin. |
| Frist/Termin | Wählen Sie hier die Frist aus den in den Firmeneinstellungen hinterlegten Fristen aus. |
| Sachgebiet | Ist dieser Frist ein Sachgebiet zugeordnet, wird es nach Auswahl der Frist vorgeschlagen. |
| VZ/Jahr | Geben Sie hier den Veranlagungszeitraum (VZ) bzw. das Jahr ein, dem diese Frist zuzuordnen ist. Die Eingabe ist 4stellig vorzunehmen. Haben Sie zur Frist einen Abgabetermin und/oder das Feld VZ/Jahr+ erfasst, wird der Fälligkeitstermin gemäß dieser Angaben ermittelt und im Feld Fällig am vorgeschlagen. Dabei wird standardmäßig von einer gewerblichen Veranlagung oder einer Veranlagung für eine Privatperson bzw. einen Verband ausgegangen. Beispiel: Frist für die Abgabe einer Steuererklärung
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| Zeitraum | Wählen Sie hier den Zeitraum für die Frist aus. Dies ist nur bei Abgabefristen und Sonstigen Fristen möglich, bei denen Intervalle für die Abgabe definiert wurden. Der Fälligkeitstermin wird bei diesen Fristen erst nach Eingabe des Zeitraums ermittelt und vorgeschlagen. |
In diesem Abschnitt erfassen Sie den zuständigen Mitarbeiter und ggf. den Partner.
| Feld | Bezeichnung | |
|---|---|---|
| Partner | Hier können Sie einen Partner auswählen, dem die Frist zuzuordnen ist.
| |
| Steuer-Nr. | Geben Sie hier die Steuernummer ein. Unter folgenden Voraussetzungen wird die Steuernummer vorgeschlagen: | |
| Absender/Empfänger | Hier können Sie den Absender bzw. Empfänger eingeben, sofern diese Frist mit einem Dokumenteneingang bzw. -ausgang verbunden ist. Haben Sie bei der Definition der Frist einen Absender/Empfänger hinterlegt, wird dieser hier vorgeschlagen. Ist bei der Frist kein Absender/Empfänger hinterlegt, wird unter bestimmten Voraussetzungen ein in den Partnerstammdaten hinterlegtes Finanzamt vorgeschlagen. Die Ermittlung des zuständigen Finanzamts erfolgt anhand der Angaben zum Sachgebiet (s. Erläuterungen zum Vorschlag der Steuernummer). | |
| Bearbeiter | Geben Sie hier den für die Verfolgung der Frist zuständigen Mitarbeiter an. Ist kein Bearbeiter hinterlegt (s. u.), wird der aktuelle Benutzer vorgeschlagen. Unter folgenden Voraussetzungen wird ein hinterlegter Bearbeiter vorgeschlagen: |
In diesem Abschnitt tragen Sie die am Beginn der Frist maßgeblichen Daten ein.
| Feld | Bezeichnung |
|---|---|
| Fristbeginn | Tragen Sie hier den Fristbeginn ein. Das aktuelle Tagesdatum wird vorgeschlagen. |
| 1. Erinnerung | Tragen Sie hier den Termin für die 1. Erinnerung ein. Wurden bei der Definition der Frist Angaben zur Berechnung des Erinnerungstermins hinterlegt, wird das Datum ermittelt und inaktiv, sobald das Fälligkeitsdatum eingetragen bzw. angezeigt wird. Ob Sie den angezeigten Erinnerungstermin ändern können (Feld aktiv), ist ebenfalls bei der Definition der Frist hinterlegt. |
| 2. Erinnerung | siehe 1. Erinnerung |
| Fällig am | Tragen Sie hier das Fälligkeitsdatum ein. Ist zur Frist eine Angabe zur Berechnung des Fälligkeitsdatums hinterlegt wird das Fälligkeitsdatum vom Programm ermittelt und angezeigt. |
| Nachfrist | Eine Nachfrist kann bei der Eintragung einer neuen Frist nicht gesetzt werden. Dies ist erst möglich, wenn die Frist zuvor gespeichert wurde. |
| Uhrzeit | Die Uhrzeit können Sie nur bei der Frist-/Terminart Besuchstermin erfassen. |
| Erläuterung | Hier können Sie Erläuterungen zu der Frist-/Terminart Besuchstermin erfassen. |
In diesem Abschnitt tragen Sie die Frist aus. Der Abschnitt Austragung ist bei der Neuerfassung einer Frist nicht sichtbar.
| Feld | Bezeichnung |
|---|---|
| Kennzeichen | Wählen Sie aus, aus welchem Grund die Frist ausgetragen werden kann: Erledigt, Einspruch, Klage. Mit dem Speichern wird der Bearbeitungsstand zur Frist automatisch auf Erledigt gesetzt. |
| Status | Dieses Feld steht nur bei der Frist-/Terminart Besuchstermin zur Verfügung. Hier können Sie den Status aus der zum Status Besuchstermin hinterlegten Liste auswählen, wenn Sie den Termin auf erledigt gesetzt haben, z. B. angetroffen |
| Erledigt/Einspruch/Klage am | Erfassen Sie hier das Datum, an dem die Frist erledigt bzw. der Einspruch oder die Klage eingereicht wurde. Das aktuelle Tagesdatum wird vorgeschlagen. |
| Erledigt/Einspruch/Klage durch | Hier können Sie angeben, welcher Mitarbeiter die Aufgabe erledigt bzw. den Einspruch/die Klage eingereicht hat. |
