Programmneuerungen

Das Belegbuch wurde umfangreich überarbeitet, um die Bedienung zu vereinfachen und der Forderung nach einem „Zentralen Belegbuch“ nachzukommen. Zudem wurde es um zahlreiche Funktionen erweitert, z. B. der Möglichkeit einen Beleg als Dauerbeleg zu kennzeichnen.

Sehen Sie sich alle Neuerungen einfach in unserem Video Neuheiten im Belegbuch an.

Überarbeitung Erfassungsmaske - Design

Der Aufbau des Belegbuchs wurde vollständig neu geordnet. So befindet sich die Eingabezeile nun im unteren Bereich und bei den Schaltflächen sind Sie die am häufigsten benötigten Schaltflächen nun vorne positioniert. Weitere Schaltflächen können über die Schaltfläche Mehr aufgerufen werden.

Nicht direkt sichtbar sind die Änderung, dass nun mehrere Benutzer gleichzeitig im selben Belegbuch arbeiten können und dass Sie in der Tabelle oberhalb der Erfassungszeile weitere Spalten hinzufügen können (rechte Maustaste auf den kleinen Kreis oben rechts).

Zentrales Belegbuch

Damit Belege einfacher als bisher anderen Belegbüchern zugeordnet werden können, wurde das Zuordnungsfeld neu aufgenommen. So werden unterschiedliche Arbeitsweisen bei der Ablage der Belege unterstützt.

Wie bisher können Sie alle Belege vorab sortieren und je Firma einscannen. Durch die je Firma festgelegten Importordner wird das richtige Belegbuch vorgeschlagen, eine Anpassung ist dann nicht notwendig.

Möchten Sie jedoch das Belegbuch als „Zentrales Belegbuch“ nutzen und die Verteilung der Belege auf die einzelnen Firmen erst im Belegbuch vornehmen, ist diese ebenfalls möglich. Die Sortierung vor dem Scannen kann dann entfallen. Dieses Verfahren bietet sich unter anderem an, wenn der Scanner keine unterschiedlichen Pfade unterstützt.

Nachdem alle Belege hochgeladen wurden, wird die Firma bzw. das richtige Belegbuch über das Feld Belegbuch ausgewählt.

Erfassung Zahlungsbetrag

Zusätzlich zum Betrag steht jetzt das Feld Zahlungsbetrag zur Verfügung. Das Feld wird automatisch mit dem Betrag gefüllt.

Der Zahlungsbetrag kann im Fall von Skontozahlungen oder Teilzahlungen dann entsprechend angepasst werden.

Beleg als Dauerbeleg kennzeichnen

Es gibt Belege, die nicht nur einem sondern mehreren Kontoumsätzen zugeordnet werden müssen, z. B bei Abschlagszahlungen für Strom. Über die Checkbox Dauerbeleg können Sie einen solchen sich wiederholenden Beleg als Dauerbeleg kennzeichnen.

Durch die Kennzeichnung als Dauerbeleg wird dieser Beleg bei der Zuordnung zu den Kontoumsätzen entsprechend berücksichtigt, so dass alle weiteren Kontoumsätze mit diesem Sachverhalt und Betrag automatisch mit dem Beleg verknüpft werden.

Individuelle Importordner

Über den Importordner importieren Sie gescannte Belege in das Belegbuch. Im Menüpunkt Einstellungen - Firma - Importordner können Sie jetzt zusätzliche Ordner für den Import definieren, um z. B. Netzwerkdrucker einzubinden.

Die derzeitigen Ordner bleiben bestehen und können wie bisher genutzt werden.

Zudem können Sie nun in den Benutzereinstellungen festlegen, ob im Importordner enthaltene Dateien beim Start des Belegbuchs automatisch importiert werden sollen oder ob Sie den Import jeweils selber starten möchten.

Eigenbeleg - Schaltfläche neu

Über die Schaltfläche Mehr und die Auswahl Neu aus der dadurch geöffneten Auflistung, können Sie einen Eigenbeleg anlegen. Dabei werden alle zum Beleg eingegebenen Angaben auf den Beleg übernommen, den das Programm erstellt.

Diese Belege können z. B. dazu genutzt werden, Überweisungen über den Zahlungsassistenten zu erzeugen.

Kontoumsatzassistent

Sehen Sie die neuen Funktionen im Kontoumsatzassistenten im Video Neuheiten Kontoumsatzassistent.

Beleg als Dauerbeleg kennzeichnen

Dauerbelege sind Belege, die mehreren Zahlungen zugeordnet werden sollen, z. B. bei Abschlagszahlungen für Strom. Ebenso wie im Belegbuch können solche Belege bei der Zuordnung zu einem Kontoumsatz jetzt als Dauerbeleg gekennzeichnet werden.

Durch die Kennzeichnung als Dauerbeleg wird dieser Beleg bei der Zuordnung zu den Kontoumsätzen entsprechend berücksichtigt, so dass alle weiteren Kontoumsätze mit diesem Sachverhalt und Betrag automatisch mit dem Beleg verknüpft werden.

Beleg ausblenden

In der Funktion Belege zuordnen finden wurde in der Übersichtstabelle eine neue Spalte Ausblenden aufgenommen. Durch einen Mausklick bei dem entsprechenden Beleg in der Spalte Ausblenden bekommt der Beleg das Kennzeichen „ausgeblendet“. Dies führt dazu, dass der Beleg in der Tabelle zukünftig nicht mehr angezeigt wird.

Diese Funktion kann genutzt werden, um bspw. Barbelege, zu denen kein Kontoumsatz existiert, dauerhaft aus der Ansicht zu entfernen.

Möchten Sie die ausgeblendeten Belege anzeigen lassen, z. B. um einen Beleg ggf. wieder einzuschalten, können Sie die Beleganzeige über den Filter Ausgeblendete Belege entsprechend eingrenzen.

Eingrenzung auf aktuelle Belege

In der Funktion Belege zuordnen ist ab dieser Version die erweiterte Suche grundsätzlich eingeschaltet. Die erweiterte Suche ist dabei so eingestellt, dass in der Tabelle ausschließlich Belege aus einem Zeitraum 15 Monate vor und 3 Monaten nach dem Buchungsdatum des Kontoumsatzes angezeigt werden.

Dadurch sind nur die aktuellen Belege in der Tabelle enthalten, was die Übersicht verbessert und die Zuordnung vereinfacht.

Die erweiterte Suche kann bei Bedarf ausgeschaltet werden.

Kontoumsätze ohne Beleg

Kontoumsätze, denen kein Beleg zugeordnet werden soll, können sowohl in der Übersicht der Kontoumsätze als auch beim Belege zuordnen mit dem Kennzeichen Ohne Beleg versehen werden.

Das Kennzeichen bewirkt, dass bei allen weiteren Kontoumsätzen zum gleichen Sachverhalt (Betrag, Verwendungszweck) automatisch das Kennzeichen Ohne Beleg gesetzt wird und eine weitere Bearbeitung entfallen kann.

Filter

Die Filter in der Übersicht über die Kontoumsätze wurden angepasst.

Erweiterung zum Ausweis von Skonto

Die Funktionalitäten zum Ausweis von Skonto wurden erweitert. Zusätzlich zur Einstellung im Fakturierungsbuch können nun für jede Rechnung der Skontoprozentsatz und die Skontotage individuell angepasst werden.

Dazu wurde bei der Erfassung von Rechnungspositionen im Abschnitt Zahlung eine Eingabemöglichkeit zum Skonto aufgenommen. Die Eingabemöglichkeit kann über Manuell anpassen aktiviert werden. Auch wenn später mehrere Rechnungen in einem Schritt verarbeitet werden, gelten für die einzelne Rechnung die bei der Erfassung der Rechnungspositionen festgelegte Skontoangaben.

Überarbeitung des Assistenten zur Verarbeitung der Belege

Der Assistent zur Verarbeitung von Belegen, z. B. zum Schreiben von Lieferscheinen und Rechnungen, wurde umfangreich überarbeitet. Auf die Anzeige nicht benötigter Arbeitsschritte, die zuvor lediglich inaktiv gesetzt waren, wird nun vollständig verzichtet und die Verarbeitung somit deutlich übersichtlicher.

Fakturierungsworkflow

Für Buchstellen und Steuerberatungskanzleien, bei denen mehrere Mitarbeiter in den Prozess der Rechnungsstellung und -abwicklung mit unterschiedlichen Aufgaben und Rechten eingebunden sind, kann ein sogenannter Fakturierungsworkflow hinterlegt werden.

Dieser bietet die Möglichkeit die einzelnen Arbeitsschritte zu definieren und die Berechtigung für Mitarbeiter z. B. Erfassung, Prüfungsschritte festzulegen.

Wenn Sie Interesse an dieser Funktion haben, berät der LAND-DATA Benutzerservice Sie gerne über die Anwendungsmöglichkeiten und unterstützt Sie bei der Einrichtung.

Erweiterte Einstellung - Status Belegarten

Weniger umfangreiche Abläufe bei der Rechnungsstellung, die nicht mit unterschiedlichen Rechten für einzelnen Mitarbeiter verbunden sind, lassen sich in der Regel über den jeweiligen Status zum Beleg abbilden.

Hier wurden die Möglichkeiten deutlich erweitert, indem zusätzliche Statuswerte aufgenommen wurden und in den Einstellungen zu Fakturierungsbuch nun individuell festgelegt werden kann, welche Statuswerte bei welcher Belegart zur Verfügung stehen sollen.

Erweiterte Einstellung - Hinterlegung Unterschrift

Im Fakturierungsbuch kann im Bereich Drucklayout eine Unterschrift (Bilddatei) hinterlegt werden, die mit auf die Rechnung gedruckt wird.

Schnellstart

Für Unternehmer wurden Schaltflächen zum Schnellstart eingefügt. Über dies Schaltflächen kann schnell in die jeweilige Funktion gewechselt werden. Wenn mehrere Firmen vorhanden sind, kann die entsprechende Firma ausgewählt werden.vereinfacht die Eingabe, da zusammengehörende Produkte in einem Schritt als Positionen in den Beleg eingefügt werden können, z. B. Verpackungs- und Versandkosten

Im Menüpunkt Fakturierung - Einstellungen - Firma - Produktpakete werden Produktpakte aus den bereits angelegten Produkten zusammengestellt.