Im Fakturierungsbuch richten Sie ein, wie die Fakturierung in Ihrer Firma erfolgt, z. B. welche Belegarten (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift oder Mahnung) grundsätzlich notwendig sind. Innerhalb einer Firma können mehrere Fakturierungsbücher angelegt werden, um z. B. abzubilden, dass eine Firma mehrere Außenstellen hat, für die jeweils ein eigenes Fakturierungsbuch genutzt werden soll. Der Normalfall ist jedoch ein Fakturierungsbuch, das die Fakturierung für eine Firma abdeckt.
Zu jeder Belegart, die verwendet wird, können umfangreiche Einstellungen zu den Beleginhalten, zu Vor- Nachlaufzeilen, zum Aussehen usw. vorgenommen werden. Anhand dieser Einstellungen werden bei der Erfassung der Belege die grundlegenden Angaben vorgeschlagen. So ist dabei über die Erfassung der Positionen (Produkte) hinaus nur eine geringfügige Nachbearbeitung notwendig.
Übersicht
Ein Standardfakturierungsbuch ist grundsätzlich angelegt und ist den firmeninternen Vorgaben anzupassen. Haben Sie mehrere Fakturierungsbücher angelegt, werden diese ebenfalls in der Übersicht angezeigt.
- Übersicht: Aus der Übersicht heraus können Sie Fakturierungsbücher neu anlegen, bearbeiten, duplizieren und löschen.
- Neu: Wählen Sie Neu, um ein neues Fakturierungsbuch anzulegen. Sie gelangen zur Detailansicht und können dort die Einstellungen vornehmen.
- Bearbeiten: Wählen Sie in der Übersicht das Fakturierungsbuch aus, das Sie bearbeiten möchten. Mit Doppelklick auf das Fakturierungsbuch oder über die Schaltfläche Bearbeiten gelangen Sie zur Detailansicht.
- Duplizieren: Wenn Sie ein neues Fakturierungsbuch anlegen möchten, dessen Einstellungen sich nur geringfügig von den Einstellungen eines bereits vorhandenen Fakturierungsbuchs unterscheiden, bietet es sich an, das Fakturierungsbuch zu duplizieren.
- Löschen: Wählen Sie in der Übersicht das Fakturierungsbuch aus, das gelöscht werden soll und klicken Sie auf Löschen. Nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage wird das Fakturierungsbuch endgültig gelöscht.
- Infobereich: Im Infobereich rechts werden Ihnen zum ausgewählten Fakturierungsbuch weitere Informationen angezeigt.
- Kommentar: Hier können Sie einen Kommentar zum ausgewählten Fakturierungsbuch einfügen.
- Suche: Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, z. B. die Bezeichnung. Es ist nicht notwendig zuvor festzulegen, in welcher Spalte der Übersicht gesucht werden soll. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten.
In der Detailansicht sind umfangreiche Einstellungen möglich, die in Abschnitte gegliedert sind. Im Abschnitt Berechtigungen werden die unterschiedlichen Berechtigungen für einzelne Benutzer festgelegt.
Details
In der Detailansicht können Sie die einzelnen Abschnitte mit einem Mausklick auf die Titelleiste auf- bzw. zuklappen. Dort werden Einstellungen erfasst, kontrolliert und geändert. Mit Speichern + Schließen speichern Sie die Angaben und verlassen die Detailansicht. Mit Speichern + Neu speichern Sie die Angaben, bleiben in der Detailansicht und können direkt ein neues Fakturierungsbuch anlegen.
Im Folgenden wird zu jedem Abschnitt jede einzelne Angabe beschrieben. Bestimmte Abschnitte werden erst angezeigt, wenn im Abschnitt Allgemein mindesten eine Belegart ausgewählt wurde.
Allgemein
| Feld | Beschreibung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nummer | Erfassen Sie eine Nummer für dieses Fakturierungsbuch. | ||||||
| Bezeichnung | Geben Sie eine Bezeichnung ein. | ||||||
| Beschreibung | Sie können eine weitere Beschreibung des Fakturierungsbuchs vornehmen. | ||||||
| Bearbeitung zeitgleich nur... | Setzen Sie hier einen Haken, wenn zukünftig die Bearbeitung des Fakturierungsbuchs zu einem bestimmten Zeitpunkt nur von einem Benutzer erlaubt ist. Somit kann kein anderer Benutzer zeitgleich Positionen erfassen, Belege erstellen usw. In der Übersicht werden so gekennzeichnete Fakturierungsbücher als Bücher mit eingeschränkter Bearbeitung angezeigt. | ||||||
| Belegbuch Ausgang | Bitte wählen Sie aus, in welchem Ausgangsbelegbuch die Fakturierungsbelege aufgelistet werden sollen. | ||||||
Archivierung | Folgende Vorgabe besteht zur Archivierung der fertigen Belege:
Zu einem späteren Zeitpunkt werden an dieser Stelle weitere Optionen zur Verfügung stehen. Zusätzlich können Sie folgende Optionen aktivieren:
| ||||||
| Produktbereich | Hinterlegen Sie hier Produktbereiche, wenn nur bestimmte Produktbereiche und damit nur die diesen Produktbereichen zugeordneten Produkte innerhalb dieses Fakturierungsbuchs zur Verwendung angeboten werden sollen. Hinterlegen Sie den Standardproduktbereich, wenn keine von Ihnen definierten Produktbereiche herangezogen werden sollen. Sollen immer alle Produktbereiche (auch Produktbereiche, die zukünftig angelegt werden) hinterlegt sein, können Sie einen Haken in das Kästchen Alle Produktbereiche setzen. | ||||||
| Partnergruppe | Hinterlegen Sie hier Partnergruppen, wenn in diesem Fakturierungsbuch die Fakturierung nur für Partner möglich sein soll, die diesen Partnergruppen zugeordnet sind. Hinterlegen Sie die Standardpartnergruppe, wenn keine von Ihnen definierten Partnergruppen herangezogen werden sollen. Sollen immer alle Partnergruppen (auch Partnergruppen, die zukünftig angelegt werden) hinterlegt sein, können Sie einen Haken in das Kästchen Alle Partnergruppen setzen. | ||||||
| Belege | Setzen Sie hier einen Haken, wenn die Positionen nach der Erfassung zur Sicherheit zunächst grundsätzlich gesperrt sein sollen. Im Zuge der Überprüfung werden die Positionen später einzeln manuell freigegeben.
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Belegarten
Im Abschnitt Belegarten legen Sie je aktivierter Belegart fest, welche Belege in dem ausgewählten Fakturierungsbuch verwendet werden und welche Belegvorlage beim Schreiben der Belege herangezogen werden soll. Zudem legen Sie das Belegnummernformat fest.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nutzung | Markieren Sie hier die Belegarten, die in diesem Fakturierungsbuch Verwendung finden. Es ist mindesten eine Belegart auszuwählen. Zur Verfügung stehen die Belegarten: Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift und Mahnung. |
| Belegnummernformat | Wählen Sie hier das Belegnummernformat aus. Es stehen 11 Belegnummernformate zur Verfügung. Beim Schreiben der Belege werden die Belegnummern gemäß den Vorgaben zum Format ermittelt und angezeigt. Das Belegnummernformat kann jederzeit geändert werden.
Für das fortlaufende Hochzählen von Belegnummern beim Schreiben der Belege werden die Stellen verwendet, die im Format mit dem Buchstaben N gekennzeichnet sind. Wählen Sie das Belegnummernformat Freie Eingabe legen Sie die Belegnummer beim Schreiben der Belege individuell fest. Zu jeder Belegart wird die vorher verwendete Belegnummer + 1 vorgeschlagen. |
| Bezugsnummer | Legen Sie hier Bezugsnummern fest, wenn das gewählte Belegnummernformat Bezugsnummern enthält (erkennbar am B).
|
| Vorlage | Das spätere Aussehen der gedruckten Belege hinterlegen Sie als Belegvorlage. An dieser Stelle muss der entsprechenden Belegart nur noch die dazugehörige Vorlage zugeordnet werden. Bitte wählen Sie zu jeder verwendeten Belegart eine Vorlage aus der Auswahl aus. |
Beleginhalte
Im Abschnitt Beleginhalte legen Sie fest, welche Informationen und Spalten in welchen Belegarten verwendet werden sollen, wenn in der Belegvorlage die entsprechenden Platzhalter eingefügt sind. Dieser Abschnitt ist nur sichtbar, wenn zuvor mindestens eine Belegart zur Nutzung ausgewählt wurde.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Absenderinformationen Hier können Sie Absenderinformationen hinterlegen, die auf den Belegen gedruckt werden, wenn in der Belegvorlage der entsprechende Platzhalter verwendet wird. Da die Absenderinformationen je Fakturierungsbuch hinterlegt werden, kann ein und dieselbe Belegvorlage für unterschiedliche Fakturierungsbücher herangezogen werden, z. B. wenn je Außenstelle einer Steuerberatungskanzlei ein Fakturierungsbuch verwendet wird und jeweils die Adresse der Außenstelle auf dem Beleg aufgeführt werden soll. Es werden die Adress- und Kommunikationsangaben vorgeschlagen, die in den Firmeneinstellungen als Standard gekennzeichnet sind. | |
| Firmenbezeichnung | Geben Sie hier die Firmenbezeichnung ein, die auf den Belegen ausgewiesen werden soll, wenn in der Belegvorlage der entsprechende Platzhalter verwendet wird. |
Adresse | Wählen Sie die Adresse aus, die auf den Belegen ausgewiesen werden soll, wenn in der Belegvorlage der entsprechende Platzhalter verwendet wird. In der Auswahl werden alle zur Firma hinterlegten Adressen angezeigt. |
| Telefonnummer | Wählen Sie hier die Telefonnummer aus, die auf den Belegen ausgewiesen werden soll, wenn in der Belegvorlage der entsprechende Platzhalter verwendet wird. In der Auswahl werden alle zur Firma hinterlegten Telefonnummern angezeigt. |
| Mobiltelefon | Wählen Sie hier die Nummer des Mobiltelefons aus, die auf den Belegen ausgewiesen werden soll, wenn in der Belegvorlage der entsprechende Platzhalter verwendet wird. In der Auswahl werden alle zur Firma hinterlegten Nummern angezeigt. |
| Fax | Wählen Sie hier die Nummer aus, die auf den Belegen ausgewiesen werden soll, wenn in der Belegvorlage der entsprechende Platzhalter verwendet wird. In der Auswahl werden alle zur Firma hinterlegten Fax-Nummern angezeigt. |
| Wählen Sie hier die E-Mail-Adresse aus, die auf den Belegen ausgewiesen werden soll, wenn in der Belegvorlage der entsprechende Platzhalter verwendet wird. In der Auswahl werden alle zur Firma hinterlegten Adressen angezeigt. | |
| Internetadresse | Wählen Sie hier die Internetadresse aus, die auf den Belegen ausgewiesen werden soll, wenn in der Belegvorlage der entsprechende Platzhalter verwendet wird. In der Auswahl werden alle zur Firma hinterlegten Adressen angezeigt. |
| Absenderzeile Sichtfenster | Hier ist die Adresse in der Form zu hinterlegen, in der Sie auf den Belegen an der Position des Sichtfenster der Briefumschläge oberhalb der Empfängeradresse gedruckt werden soll. Aus den oben erfassten Angaben wird ein Vorschlag erstellt, der überschrieben werden kann. Haben Sie in den Belegvorlagen ein Briefpapier hinterlegt, welches an dieser Position bereits die Absenderanschrift enthält, ist keine Eingabe vorzunehmen. |
| Optionen | |
| Giro-Code bei Zahlungen per Überweiung ausweisen | Setzen Sie einen Haken, wenn auf den Rechnungen, die nicht per Lastschrift eingezogen werden, der Giro-Code ausgedruckt werden soll. Verfügt der Rechnungsempfänger auf seinem Handy über die entsprechende Banking-Funktionalität, kann er diesen Giro-Code identifizieren und die Überweisung direkt anstoßen. Die dazu notwendigen Informationen werden über den Giro-Code bereitgestellt. |
| Namenszusatz ausweisen | Setzen Sie einen Haken, wenn in den Belegen später der Namenszusatz, der in den Partnerstammdaten hinterlegt ist, ausgewiesen werden soll. |
| Leerzeile nach einem Produkt | Setzen Sie einen Haken, wenn nach jedem Produkt eine Leerzeile eingefügt werden soll. |
| Beträge inkl. USt (nur Bruttoausweis) | Setzen Sie einen Haken, wenn die Beträge grundsätzlich nur Brutto ausgewiesen werden sollen. |
| Anlage zur Rechnung/Gutschrift drucken | Dieses Feld ist nur bei Unternehmern sichtbar. Setzen Sie einen Haken, wenn eine Anlage zur Rechnung/Gutschrift gedruckt werden soll. In der Anlage werden Beträge und die Mengen (Stück und/oder Gewicht) für Produkte aufsummiert, die in dem Beleg mehrmals aufgeführt sind (mehrere Positionen, gleiche Produktnummer). Die Anlage ist z. B. für Direktvermarkter interessant, die täglich Restaurants mit den gleichen Produkten zu unterschiedlichen Tagespreisen beliefern und am Monatsende eine Rechnung über alle Lieferungen schreiben. Die Anlage zur Rechnung steht Buchstellen/Steuerberatungskanzleien nicht zur Verfügung. |
| Sortierung der Positionen nach | Zurzeit ist nur die Sortierung nach Erfassungsreihenfolge möglich. Zu einem späteren Zeitpunkt werden an dieser Stelle weitere Optionen zur Verfügung stehen. |
| Spaltenauswahl bei den Positionen | Hier ist festzulegen, welche zu den Positionen erfassten Angaben später in den Belegen ausgegeben werden sollen. Alle mit einem Haken gekennzeichneten Spalten werden ausgewiesen. Möchten Sie die vorgeschlagenen Angaben ändern, setzen bzw. entfernen Sie den Haken in den Spalten, die ausgewiesen bzw. nicht ausgewiesen werden sollen. Die Angaben sind je Belegart vorzunehmen, wobei die Eingabemöglichkeit auf die Belegarten beschränkt ist, die im Abschnitt Allgemein ausgewählt wurden. Da die möglichen Angaben für Buchstellen/Steuerberatungskanzleien stark von den Angaben bei Unternehmen abweichen, werden sie getrennt beschrieben. |
Finanzbuchführung/Zahlung
In diesem Abschnitt legen Sie Einstellungen fest, die bei der Übergabe der Buchungsdatei an Ihre Finanzbuchhaltung und bei der Bereitstellung der Zahlungsdatei (SEPA) benötigt werden.
| Feld | Beschreibung | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Zielordner der Buchungsdatei | Definieren Sie den Zielordner, in den die Buchungsdatei für die Finanzbuchaltung bereitgestellt werden soll. | ||||||||||
| Gutschrift verrechnen als | Sie können auswählen, ob Gutschriften als Erlösschmälerung oder als Aufwand verrechnet werden sollen. | ||||||||||
| Forderungskonto L+L (KK) | Geben Sie hier das Bilanzkonto (Verdichtungskonto) ein, auf dem die Debitoren in der jeweiligen Finanzbuchführung saldiert werden sollen. | ||||||||||
| Verbindlichkeitenkonto L+L (KK) | Geben Sie hier das Bilanzkonto (Verdichtungskonto) ein, auf dem die Kreditoren in der jeweiligen Finanzbuchführung saldiert werden sollen. | ||||||||||
| Verrechnungskonto Lastschrift | Geben Sie hier das Verrechnungskonto der Finanzbuchhaltung ein, auf das die Lastschriften gebucht werden sollen. | ||||||||||
| Verrechnungskonto Überweisung | Geben Sie hier das Verrechnungskonto der Finanzbuchhaltung ein, auf das die Überweisungen gebucht werden sollen | ||||||||||
| Buchungen zusammenfassen | Soll nicht jede einzelne Rechnungs-/Gutschriftenposition als Buchungssatz an die Finanzbuchführung übergeben werden, können gleichartige Positionen (d. h. Gegenkonto, Buchungstext, USt-Schlüssel, Kostenstelle und Mengeneinheiten identisch) innerhalb einer Rechnung zu einem Buchungssatz für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung zusammengefasst werden. | ||||||||||
| Buchungstext | Hier können Sie festlegen, welcher Text bei der Erstellung der Buchungen für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung als Buchungstext übernommen werden soll. Bitte wählen Sie die entsprechende Einstellung aus:
| ||||||||||
| Buchungsdatum | Wählen Sie hier aus, welches Datum - das Belegdatum oder das Leistungsdatum - bei der Erstellung der Zahlungsdatei als Buchungsdatum für die Finanzbuchführung herangezogen werden soll. Treffen Sie keine Auswahl, wird das Belegdatum als Buchungsdatum hinterlegt. | ||||||||||
| Zahlungsziel in Tagen | Geben Sie hier das Zahlungsziel in Tagen ein, z. B. 14 Tage. Diese Angabe können Sie über Platzhalter in den Text zu den Nachlaufzeilen oder Zahlungskonditionen einfügen. | ||||||||||
| Skontofrist in Tagen | Geben Sie hier die Skontofrist in Tagen ein. Diese Angabe können Sie über Platzhalter in den Text zu den Nachlaufzeilen oder Zahlungskonditionen einfügen. | ||||||||||
| Skonto (%) | Geben Sie hier den Skontosatz in Prozent ein. Diese Angabe können Sie über Platzhalter in den Text zu den Nachlaufzeilen oder Zahlungskonditionen einfügen. | ||||||||||
| SEPA-Zahlungsverkehr verwenden | Über diese Angabe können Sie steuern, ob Sie bei der Verarbeitung von Rechnungen grundsätzlich mit einer Zahlungsdatei arbeiten und das Feld Sepa-Ausführungsdatum daher ein Pflichtfeld sein soll. Ist die Angabe nicht aktiviert, ist das Sepa-Ausführungsdatum bei der Verarbeitung von Rechnungen kein Pflichtfeld, kann jedoch gepflegt werden, so dass die Erstellung einer korrekten Zahlungsdatei ebenfalls möglich ist. | ||||||||||
| Empfängerkonto | Wählen Sie die Kontoverbindung aus, auf die die SEPA-Lastschriften eingezogen werden sollen. Zur Auswahl werden die Kontoverbindungen angeboten, die zur Firma in den Firmenstammdaten im Abschnitt Zahlung hinterlegt sind. | ||||||||||
| Zielordner der Zahlungsdatei | Definieren Sie den Zielordner, in den die Zahlungsdatei bereitgestellt werden soll. |
Vor-/Nachlaufzeilen
Zu jeder Belegart können Vor- bzw. Nachlaufzeilen definiert werden, die oberhalb bzw. unterhalb der Positionen auf den gedruckten Belegen ausgegeben werden. Aus der Übersicht heraus können Sie zu jeder Belegart die hinterlegten Vor-/Nachlaufzeilen mit Bearbeiten öffnen und Änderungen vornehmen. Die Angaben sind je Belegart vorzunehmen, wobei die Eingabemöglichkeit auf die Belegarten beschränkt ist, die im Abschnitt Allgemein ausgewählt wurden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Art | Es wird die Belegart angezeigt, für die Sie Vor-/Nachlaufzeilen erfassen. |
| Vorlaufzeilen | Geben Sie den Text ein, der auf den Belegen vor den Positionen angezeigt werden soll. In den Text können Platzhalter eingefügt werden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Platzhalter und wählen Sie den gewünschten Platzhalter aus. |
| Nachlaufzeilen | Geben Sie den Text ein, der auf den Belegen nach den Positionen angezeigt werden soll. In den Text können Platzhalter eingefügt werden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Platzhalter und wählen Sie den gewünschten Platzhalter aus. |
Zahlungskonditionen
Zu den Belegarten Rechnung, Gutschrift sowie Mahnung können Angaben zu den Zahlungskonditionen hinterlegt werden, die auf den gedruckten Belegen ausgegeben werden. Dieser Abschnitt ist nur sichtbar, wenn im Abschnitt Allgemein die Nutzung der Belegarten Rechnung und/oder Gutschrift ausgewählt wurde.
Aus der Übersicht heraus können Sie zu den angebotenen Belegart die hinterlegten Zahlungskonditionen mit Bearbeiten öffnen und Änderungen vornehmen. Die Angaben sind je Belegart vorzunehmen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Art | Es wird die Belegart angezeigt, für die Sie Zahlungskonditionen erfassen. |
| Partner ohne Lastschrifteinzugskennzeichen | Geben Sie den Text ein, der auf den Belegen ausgewiesen werden soll, z. B. Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag auf das u. a. Konto. In den Text können Platzhalter eingefügt werden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Platzhalter und wählen Sie den gewünschten Platzhalter aus. |
| Partner mit Lastschrifteinzugskennzeichen | Geben Sie den Text ein, der auf den Belegen ausgewiesen werden soll, z. B. Der Rechnungsbetrag wird von Ihrem Konto abgebucht. In den Text können Platzhalter eingefügt werden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Platzhalter und wählen Sie den gewünschten Platzhalter aus. |
Verwendungszweck
Zu den Belegarten Rechnung, Gutschrift sowie Mahnung kann hinterlegt werden, welcher Verwendungszweck bei der Erstellung der Zahlungsdatei zum Beleg erstellt wird. Dabei kann ein Text mit Platzhaltern ergänzt werden, so dass aussagekräftige Verwendungszwecke erstellt werden. Dieser Abschnitt ist nur sichtbar, wenn im Abschnitt Allgemein die Nutzung der Belegarten Rechnung und/oder Gutschrift ausgewählt wurde.
Aus der Übersicht heraus können Sie zu Rechnungen bzw. Gutschriften die Definition von Verwendungszwecken mit Bearbeiten öffnen und Änderungen vornehmen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Art | Es wird die Belegart angezeigt, für die Sie den Verwendungszweck definieren. |
| Verwendungszweck | Geben Sie den Text (ggf. mit Platzhaltern) ein, der als Verwendungszweck ausgewiesen werden soll, z. B. Gutschrifts-Nr. <<Platzhalter: BelegNummer>> - Gutschriftsdatum <<Platzhalter: BelegDatum>> Um Platzhalter einzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Platzhalter und wählen Sie den gewünschten Platzhalter aus. Bestätigen Sie mit OK, um den Platzhalter in das Eingabefeld zu übernehmen. |
Berechtigungen
Über die Berechtigungen legen Sie fest, welche Benutzer Zugriff auf dieses Fakturierungsbuch haben. Die Einstellungen, die Sie hier vornehmen, werden automatisch zum Benutzer hinterlegt. Die Änderung einer Benutzerberechtigung ist nur möglich, wenn der Benutzer das jeweilige Recht nicht bereits auf Firmenebene besitzt. In den Stammdaten des Benutzers erkennen Sie dies daran, dass bei dem Recht ein Haken auf Ebene der Firma (fett markiert) gesetzt ist.
In der Tabelle werden alle eingerichteten Benutzer aufgelistet. Im rechten Bereich erteilen Sie durch Setzen der Haken mit der Maus das jeweilige Recht. Mit einem erneuten Mausklick entfernen Sie den Haken und entziehen dem Benutzer somit das Recht. In der obersten Zeile können Sie mit einem Mausklick allen Benutzer ein Recht erteilen bzw. entziehen
Welche Rechte erteilt werden können und welche Auswirkungen dies im Einzelnen hat, ist unter Berechtigungen des Benutzers beschrieben.