zu überarbeiten In diesem Dialog können Sie Belege erstellen oder bestehende Belege bearbeiten, d. h. den Inhalt der Belege, die sich "in Erfassung" befinden, verändern. Belege können Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen oder Gutschriften sein. Das Kernstück der Belegerstellung ist die Erfassung der Positionen in der alle Leistungen bzw. Produkte eingetragen werden, die in diesem Beleg berücksichtigt werden sollen.
Welche Belegarten (Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften) in Ihrer Firma benötigt werden und somit hier zur Verfügung stehen, wird zuvor in den Einstellungen zur Fakturierung festgelegt. Zudem sind vor der ersten Belegerstellung weitere Angaben zu erfassen, z. B. der Produktkatalog oder die Belegvorlagen. Mehr dazu finden Sie in der Einführung zur Fakturierung.
Fristen- und Terminkontrolle aufrufen
Bestehen in Ihrer Firma mehrere Fristenbücher, die Sie bearbeiten dürfen, erhalten Sie bei Aufruf der Fristen- und Terminkontrolle eine Übersicht über die angelegten Fristenbücher. Existiert nur ein Fristenbuch, gelangen Sie direkt zur Fristenübersicht, d. h. in die Übersicht über Ihre aktuellen Fristen und können neue Fristen anlegen, die Fristen bearbeiten, duplizieren, stornieren oder an einen anderen Mitarbeiter übertragen.
Als Mitarbeiter sehen Sie in dieser Übersicht ausschließlich Ihre Fristen und Termine. Der Fristenwächter, d. h. ein Mitarbeiter, der in der Berechtigung Fristenbuch das Recht Wächter erhalten hat, sieht in der Fristen- und Terminkontrolle die Termine aller Mitarbeiter und kann diese verwalten.
| Bearbeitungsstand | In diesem Filterfeld wird die Übersicht auf die Anzeige bestimmter Fristen eingeschränkt. Mögliche Bearbeitungsstände sind Unterledigt, Erledigt, Storniert. Lassen Sie das Filterfeld leer, werden alle Belege Bearbeitungsstände. Wie Sie den Filter bedienen ist in der Beschreibung der grundlegenden Funktionen näher erläutert. | ||||||
| Fristart | Hier können Sie auf die Fristarten filtern. | ||||||
Über dieses Symbol öffnen Sie die erweiterte Suche. In der erweiterten Suche kann über zusätzliche Suchkriterien gesucht werden, die nicht in der Übersichtstabelle enthalten sind. Z. B. ist so eine Eingrenzung auf alle Fristen möglich, die für Partner mit einem bestimmten Stichwort erstellt wurden. Aufheben können Sie die erweiterte Suche über das Symbol rechts daneben. | |||||||
| Suche | Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, um die Übersichtstabelle zu durchsuchen. Es ist nicht notwendig zuvor festzulegen, in welcher Spalte der Übersicht gesucht werden soll. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten. | ||||||
| Tabelle | Erläuterung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
In der Übersicht werden die Fristen mit allen wichtigen Angaben angezeigt. Die Übersichtstabelle können Sie um Spalten erweitern oder verringern, s. Erläuterung der grundlegenden Funktionen.
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| Schaltflächen | Erläuterung | ||||||
| Neu | Klicken Sie auf Neu [Alt+N], um eine Frist neu anzulegen. Sie gelangen zur Erfassung der Angaben zur Frist. | ||||||
| Bearbeiten | Wählen Sie in der Übersicht eine Frist aus, die Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf Bearbeiten [Alt+B] oder führen Sie einen Doppelklick aus. Sie gelangen zur Erfassung der Angaben zur Frist. | ||||||
| Duplizieren | Wenn Sie eine neue Frist anlegen möchten, die sich nur geringfügig von einer bereits vorhandenen Frist unterscheidt, bietet es sich an, die Frist zu duplizieren [Alt+D]. | ||||||
| Stornieren | Über die Schaltfläche Stornieren [Alt+S] können Sie eine Frist stornieren. Das Löschen einer Frist ist nicht möglich, damit die Nachvollziehbarkeit erhalten bleibt. | ||||||
| Übertragen | Die Schaltfläche Übertragen [Alt+GRT??S] dient dazu, diese Frist an einen anderen Mitarbeiter zu übergeben, z. B. wenn Sie im Urlaub sind oder zu einer Fortbildung fahren. Anschließend ist dir Frist nicht mehr in Ihrer Übersicht enthalten, sondern taucht in der Fristen und Terminkontrolle des gewählen Mitarbeiters auf. | ||||||
| Infobereich | Im Infobereich rechts werden Ihnen neben einer Auswahl möglicher Aktionen zum ausgewählten Beleg weitere Informationen angezeigt. | ||||||||
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| Aktion | Hier können Sie bestimmte Aktionen direkt aufrufen.
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| Partner | Hier werden die Kontaktdaten zu dem Partner angezeigt, zu dem die Frist besteht. | ||||||||
| Kommentar | Hier können Sie ein Kommentar zum ausgewählten Beleg einfügen. |
Fristen und Termine bearbeiten
Die Bearbeitung eines Beleges umfasst die Abschnitte Allgemein, Eintragung, Austragung und Beteiligung. Sie können die einzelnen Abschnitte mit einem Mausklick auf die Titelleiste auf- bzw. zuklappen. Dort werden Angaben erfasst, kontrolliert und geändert. Mit Speichern + Schließen speichern Sie die Angaben und verlassen die Fristerfassung. Mit Speichern + Neu speichern Sie die Angaben und verlassen diese Frist und können sofort eine neue Frist erfassen.
Im Folgenden wird jeder Abschnitt beschrieben.
Allgemein
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nummer | |
| Bearbeitungsstand | Hier wird der aktuelle Bearbeitungsstand angezeigt. Neu erfasste Belege erhalten automatisch den Bearbeitungsstand Unerledigt. Die Änderung der Bearbeitungsstände erfolgt im Zuge der Bearbeitung der Frist über die Austragung bzw. über eine Sornierung. |
| Bezeichnung | Hier können Sie eine erläuternde Bezeichnung eingeben, z. B. die unterschiedlichen Flurstücksnummern bei mehreren Grundsteuerbescheiden. In der Übersicht angezeigt wird nicht diese Bezeichnung, sondern die Frist/der Termin. |
| Frist/Termin | Wählen Sie hier die Frist aus den in den Firmeneinstellungen hinterlegten Fristen aus. |
| Sachgebiet | Ist dieser Frist ein Sachgebiet zugeordnet, wird es nach Auswahl der Frist angezeigt. |
| VZ/Jahr | Geben Sie hier den Veranlagungszeitraum (VZ) bzw. das Jahr ein, dem diese Frist zuzuordnen ist. Die Eingabe ist 4stellig vorzunehmen. |
| Zeitraum | Wählen Sie hier den Zeitraum für die Frist aus. GRT mehr erläutern? |
Eintragung
Hier erfassen Sie die einzelnen Positionen (Produkte), die in diesem Beleg enthalten sein sollen. Je Partner kann sich jeweils nur ein Beleg einer Belegart im Status "In Erfassung" befinden. Eine in Erfassung befindliche Rechnung kann jederzeit um weitere Positionen ergänzt werden.
Zur Erfassung wird eine minimierte und eine maximierte Ansicht angeboten. Die Erfassung erfolgt in der Regel in der minimierten Ansicht. Bestimmte Angaben wie der USt-Schlüssel, das Erlös- bzw. Aufwandskonto oder die Kostenstelle werden jedoch nur in der maximierten Ansicht angezeigt und können nur dort geändert werden. Die maximierte Ansicht öffnen Sie über die Schaltfläche 
.
Tabelle der erfassten Positionen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Bereits erfasste Positionen | |
| Tabelle | In der Tabelle sind die bereits zu diesem Beleg erfassten Positionen aufgeführt. Spalte Bezug Spalte Gesp. (Gesperrt) |
| Summe ∑ | Es wird die Gesamtsumme aller erfassten Positionen angezeigt. Gesperrte Positionen sind in der Summe nicht enthalten. |
Positionen erfassen/bearbeiten
Die Erfassung der Positionen kann in der minimierten Ansicht oder in der maximierten Ansicht erfolgen. In der Regel reicht die minimiert Ansicht aus. Sollen jedoch der USt-Schlüssel, das Erlös- bzw. Aufwandskonto oder die Kostenstelle von den zum Produkt hinterlegten Angaben abweichen, ist die Abweichung in der maximierten Ansicht einzugeben.
| Feld | Bezeichnung | ||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Position | Zu jeder neuen Position wird eine fortlaufende Nummer vergeben. Legen Sie in den Einstellungen zum Fakturierungsbuch keine abweichende Reihenfolge fest, werden die Positionen später auf dem gedruckten Beleg in Erfassungsreihenfolge angeordnet. Im Anschluss an die Erfassung ist in der minimierten Ansicht außerdem eine individuelle Festlegung der Reihenfolge über die Pfeiltasten (s. Schaltflächen) möglich. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Produkt | Wählen Sie hier das Produkt aus. Im Firmeneinstellungen Fakturierung - Produkt sind die Berechnungsregeln und ggf. weitere Angaben zu jedem einzelnen Produkt hinterlegt und werden nach der Produktauswahl angezeigt. Ändern Sie im Folgenden die Angaben zur Berechnung, gilt dies nur für diese Position in diesem Beleg, die Angaben im Produktkatalog werden nicht angepasst. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Leistungsdatum | Das Leistungsdatum wird auf dem Beleg ausgewiesen. Der hier eingegebene Wert wird bei den folgenden Positionen automatisch als Vorschlag vorgeben, kann jedoch überschrieben werden. In welchem Format das Leistungsdatum später auf dem Beleg ausgewiesen wird, hängt von den Einstellungen zum Produkt bzw. von der Voreinstelltung bei der Konfiguration des Produktkatalogs ab. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Gesperrt | Die Position kann für die Verarbeitung gesperrt werden (Schaltfläche Sperren [ALT + R] / [LEERTASTE]). Die Sperre kann jederzeit über die Schaltfläche Sperren/Entsperren [ALT + R] / [LEERTASTE] wieder aufgehoben werden. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Lieferschein | Wurde bereits ein Lieferschein mit dieser Position geschrieben, ist in diesem Feld ein Haken gesetzt. Es handelt sich um ein reines Informationsfeld, eine manuelle Änderung ist nicht möglich. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| VZ oder Jahr | Hier kann der Veranlagungszeitraum (Buchstellen/Steuerberatungskanzleien) bzw. das entsprechende Jahr (Unternehmen, Verbände), für welches/welchem die Leistung zuzurechnen ist, angegeben werden. Der angegebene Veranlagungszeitraum bzw. das Jahr kann auf den Belegen ausgewiesen werden. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Unterstützung von | Je nach ausgewähltem Produkt sind hier zusätzliche Eingaben möglich, die als zusätzliche Information herangezogen werden können:
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| Berechnung | Je nach ausgewähltem Produkt (genauer: zum Produkt hinterlegter Berechnungsregel) unterscheiden sich die folgenden Felder. Einige wichtige Beispiele sind hier erläutert. Für nicht beschriebene Berechnungen finden Sie eine Erläuterung der Bedeutung der Felder bei der Beschreibung der Berechnungsregeln im Produktkatalog.
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| Rabatt | Legen Sie hier fest, ob und in welcher Höhe ein Rabatt auf diese Position gewährt wird. In ADNOVA+ kann sowohl zum Partner hinterlegt werden, welcher Rabatt ihm gewährt wird (Partnerrabatt), als auch zum Produkt, welcher Rabatt auf dieses Produkt gewährt wird (Produktrabatt). Ist zum Produkt hinterlegt, dass kein Rabatt gewährt werden soll (Rabattausschluss), kann kein Rabatt angegeben werden.
Leeren Sie das Feld, wenn kein Rabatt gewährt werden soll bzw. überschreiben Sie den vorgeschlagenen Rabatt, wenn ein anderer als der vorgeschlagene Prozentsatz gewährt werden soll. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Betrag | Hier wird der Betrag automatisch errechnet und angezeigt, der sich aus den oben erfassten Angaben ergibt. Eine individuelle Änderung ist möglich. Es handelt sich um den Betrag, der für die entsprechende Leistung bzw. das Produkt abgerechnet wird. Bei der automatischen Berechnung nach der Steuerberatervergütungsverordnung wird bei Beträgen unterhalb der Mindestgebühr automatisch die Mindestgebühr errechnet. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Anmerkung | Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn unter Produktkatalog konfigurieren die Anzeige von Anmerkungen aktiviert ist. Bei der Fakturierung können Sie - wenn Anmerkungen beim Produkt hinterlegt sind - aus dieser Liste jene Anmerkung auswählen, welche auf dem gedruckten Beleg mit ausgewiesen werden soll. Diese Funktion kann z. B. für Kartoffelsorten verwendet werden, um nicht für jede Sorte ein Produkt anlegen zu müssen. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Bearbeiter | Der Bearbeiter kann aus der Liste der angelegten Benutzer ausgewählt werden. So kann z. B. auf einer Rechnung später auf Wunsch ausgewiesen sein, welcher Sachbearbeiter eine Leistung erbracht hat. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Positionen erfassen/bearbeiten - maximiert | |||||||||||||||||||||||||||||||
| In der maximierten Ansicht sind zusätzliche Informationen sichtbar und weitere Angaben möglich. Zur Information werden die vollständige Berechnungsregel sowie die Produktgruppe bzw. der Produktbereich angezeigt. Die zusätzlichen Angaben, die aus dem Produktkatalog vorgeschlagen werden, für diesen Beleg jedoch geändert werden können, sind im Folgenden einzeln beschrieben: | |||||||||||||||||||||||||||||||
| Beschreibung | Hier wird die zum Produkt hinterlegte Beschreibung angezeigt. Dieser Text wird beim Druck als Produktbeschreibung verwendet. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Mengeneinheit | Zur Information wird die zum Produkt hinterlegte Mengeneinheit angezeigt. Sind die Eingabe von Gewichts- und Stückmenge im Produktkatalog für das gewählte Produkt aktiviert, werden beide Mengeneinheiten ausgegeben. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Produktgruppe | Zur Information wird angezeigt, welcher Produktgruppe das Produkt zugeordnet ist. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Produktbereich | Zur Information wird angezeigt, welchem Produktbereich das Produkt zugeordnet ist. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| USt-Schlüssel | Es wird der zum Partner bzw. Produkt hinterlegte USt-Schlüssel vorgeschlagen und kann für diese Position angepasst werden. Entsprechend des jeweiligen Schlüssels wird bei der Rechnungs-/Gutschriftspostenerfassung der Umsatzsteuerbetrag berechnet. Werden die Positionen als Buchung an eine Finanzbuchhaltungssoftware (z. B. ADNOVA finance) übergeben, bestimmt der hier eingegebene USt-Schlüssel, wie die Umsatzsteuer in der Finanzbuchführung verbucht wird. Ist zum Partner kein USt-Schlüssel hinterlegt, wird der zum Produkt hinterlegte Schlüssel vorgeschlagen. Ist weder zum Partner noch zum Produkt ein Schlüssel hinterlegt, wird kein Schlüssel vorgeschlagen. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Erlös-/Aufwandskonto | Auf dieses Erlös- bzw. Aufwandskonto wird der Betrag des Artikels bei einem Export der Buchführungsdatei in der Finanzbuchführung gebucht. Es wird das zum Partner hinterlegte Konto vorgeschlagen und kann für diese Position angepasst werden. Ist zum Partner kein Konto hinterlegt, wird das zum Produkt hinterlegte Konto angezeigt, sofern dort ein Konto hinterlegt ist. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Kostenstelle | Dieser Kostenstelle wird der Betrag des Artikels bei einem Export der Buchführungsdatei in der Finanzbuchführung zugeordnet. Es wird die zum Partner hinterlegte Kostenstelle vorgeschlagen und kann für diese Position angepasst werden. Ist zum Partner keine Kostenstelle hinterlegt, wird die zum Produkt hinterlegte Kostenstelle angezeigt, sofern dort eine Kostenstelle hinterlegt ist. Bei Übergabe der Fakturierungsdaten an ADNOVA finance wird dort die Kostenstelle II angesprochen. | ||||||||||||||||||||||||||||||
Schaltflächen
| Schaltfläche | Erläuterung |
|---|---|
| Übernehmen Übernehmen + Neu | Mit Übernehmen [ALT+B] wird diese Position in die Liste der erfassten Positionen übernommen, die Position bleibt geöffnet und Sie können weitere Eingaben vornehmen. Möchten Sie anschließend eine neue Position erfassen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Neu [ALT+N]. Mit Übernehmen + Neu wird die Postion, die Sie gerade bearbeitet haben, übernommen und der Eingabebereich für die Erfassung einer neuen Position geleert. |
| Neu | Klicken Sie auf Neu [ALT+N], um eine neue Position zu erfassen. |
| Löschen | Klicken Sie auf Löschen [ALT+L] oder [Entf], um die markierte Position zu löschen. |
| ↑ ↓ | Über die Pfeile können Sie die Anordnung der Positionen auf dem Beleg beeinflussen, d. h. die Druckreihenfolge. Wählen Sie dazu bitte eine Position aus und verschieben Sie sie mit den Pfeilen nach oben bzw. unten an die gewünschte Stelle. Nehmen Sie hier keine individuelle Sortierung vor, wird gemäß der in den Einstellungen zum Fakturierungsbuch definierten Reihenfolge sortiert. |
| + - | Zur Erfassung der Positionen reichen häufig wenige Eingaben aus, weshalb als Standard eine minimierte Anzeige erfolgt. In der maximierten Anzeige, die über Die maximierte Anzeige kann über |
geöffnet werden kann, sind zusätzliche Informationen und Erfassungsmöglichkeiten verfügbar.
wieder geschlossen werden.Adresse
Im Abschnitt Adresse werden die Adressangaben angezeigt, die zum dem Partner hinterlegt sind, für den dieser Beleg erstellt wird (Empfänger). Änderungen bzw. Ergänzungen, die hier vorgenommen werden, gelten nur für diesen Beleg und haben keine Auswirkungen auf die Partnerstammdaten. Die hier angezeigte Adresse wird auf dem fertigen Beleg ausgedruckt.
| Schaltfläche | Erläuterung |
|---|---|
| Adresse wählen | In den Partnerstammdaten können zu einem Partner mehrere Adressen hinterlegt werden, z. B. eine Straßen- und eine Postfachadresse. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um eine Auflistung der hinterlegten Adressen zu erhalten und die gewünschte Adresse mit Übernehmen in den Abschnitt Adresse zu übernehmen. |
Zahlung
Im Abschnitt Zahlung ist für Rechnungsempfänger, die am Lastschriftverfahren teilnehmen und für Gutschriften per Überweisung, das Verfahren und die Kontoverbindung sowie der Verwendungszweck, der bei der Abbuchung/Überweisung ausgewiesen wird, zu hinterlegen. Zudem können Bemerkungen zu den Zahlungskonditionen, die auf dem gedruckten Beleg ausgewiesen werden sollen, erfasst werden.
Die Angaben werden aus den Partnerstammdaten vorgeschlagen. Änderungen bzw. Ergänzungen, die hier vorgenommen werden, gelten nur für diesen Beleg.
| Lastschriftverfahren | Wenn ein Empfänger am Lastschriftverfahren teilnimmt, ist dies in den Partnerstammdaten hinterlegt (ggf. ist die Hinterlegung nachzuholen, es sei denn dieser Kunde nimmt nur einmalig am Lastschriftverfahren teil). In diesem Fall wird hier das Lastschriftverfahren mit der in den Partnerstammdaten dazu hinterlegten Kontoverbindung inkl. Mandatsreferenz und Mandatsdatum vorgeschlagen.
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| Zahlungskonditionen | In diesem Feld wird der Text zu den Zahlungskonditionen vorgeschlagen, der sich aus den Einstellungen zur Fakturierung ergibt. In den Einstellungen zur Fakturierung können unterschiedliche Texte für Zahlungskonditionen mit bzw. ohne Lastschriftverfahren eingerichtet werden. Je nachdem, ob der Empfänger am Lastschriftverfahren teilnimmt oder nicht, wird der entsprechende Text vorgeschlagen. Sie können den Text zu den Zahlungskonditionen überschreiben und somit für diesen Beleg individuell anpassen. | ||||
| Verwendungszweck | Handelt es sich um eine Lastschrift oder Überweisung, wird in diesem Feld der Verwendungszweck vorgeschlagen, der sich aus den Einstellungen zur Fakturierung ergibt. Sie können den Text überschreiben und somit für diesen Beleg individuell anpassen. |
Vor-/Nachlaufzeilen
Im Abschnitt Vor-/Nachlaufzeilen werden die Texte vorgeschlagen, die in den Einstellungen zur Fakturierung im Abschnitt Vor-/Nachlaufzeilen für diese Belegart hinterlegt sind. Änderungen bzw. Ergänzungen, die hier vorgenommen werden, gelten nur für diesen Beleg.
Infobereich
Im Infobereich rechts erhalten Sie Informationen zum Empfänger, zur ausgewählten Position usw. Nicht benötigte Informationen können Sie durch einen Mausklick auf die Überschrift einklappen.
| Aktion | Hier können Sie bestimmte Aktionen direkt aufrufen.
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| Partner | Hier werden die Kontaktdaten zum Partner angezeigt, für den dieser Beleg gilt. | ||||||
| Berechnungsinformationen lt. Produkt | Hier werden Informationen zur zum Produkt hinterlegten Berechnungsregel angezeigt. | ||||||
| Fakturierungskette | Hier werden Belege vor- und nachgelagerter Belegarten angezeigt, in denen die Position aufgeführt ist. | ||||||
| Produkt in vorherigen Belegen | Wird eine Position erfasst, die bereits zu einem früheren Zeitpunkt (beispielsweise in Vorjahren) zum Partner fakturiert wurde, so werden die wichtigsten Angaben des früheren Belegs (Rechnungsdatum, Wert, Multiplikator, Divisor, Netto-Betrag), | ||||||
Gegenstandswert/Berechnungsgrundlage Zusatzfeld | Zur Kontrolle wird hier die in der Position eingegebene Berechnungsgrundlage der in der Partnerstammdaten hinterlegten Berechnungsgrunglage gegenübergestellt. | ||||||
| Kommentar | Hier können Sie einen Kommentar zum Beleg hinterlegen. |