Im Kontoumsatzassistenten verknüpfen Sie Ihre im Belegbuch vorhandenen Belege mit den Kontoumsätzen, die Ihre Bank bereitstellt (Kontoauszug). Nach dem Einlesen der Kontoumsätze wird das Belegbuch automatisch nach passenden Belegen durchsucht und eine Verknüpfung vorgeschlagen. Ist eine Verknüpfung zwischen Beleg und Kontoumsatz gespeichert, wird bei der Verbuchung der Kontoumsätze über den Kontierassistenten in ADNOVA finance der jeweilige Beleg in ADNOVA+ angezeigt. Somit müssen Sie bei der Nachbearbeitung der Buchungen im Kontierassistenten keine Papierbelege mehr hinzuziehen bzw. den Beleg im Dokumentenmanagement von ADNOVA+ raussuchen.
Der Menüpunkt ist nur bei Betrieben (Firmen) sichtbar, bei denen die Bereitstellung von Kontoumsätzen über die Datendrehscheibe in ADNOVA finance aktiviert wurde. Zudem müssen Sie das Recht zur Bearbeitung besitzen
Es ist zu empfehlen, mit zwei Bildschirmen zu arbeiten und auf einem Bildschirm ADNOVA finance zu öffnen und auf dem anderen Bildschirm den Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ bzw. die aus ADNOVA+ ausgelagerte Belegvorschau aus ADNOVA+ anzuzeigen.
Einleitung
Wer kann den Kontoumsatzassistenten nutzen?
- Mandanten einer Buchstelle, die bereits mit dem Kontierassistenten in ADNOVA finance Profiline oder Combiline arbeiten und ADNOVA+ zur Belegablage einsetzen
- Mandanten, die ADNOVA+ zur Belegablage einsetzen und bei denen die betreuende Buchstelle in ADNOVA finance mit dem Kontierassistenten arbeitet
- Unternehmer, die ADNOVA+ zur Belegablage einsetzen und den Kontierassistenten in ADNOVA finance Profiline nutzen
Voraussetzungen für die Nutzung des Kontoumsatzassistenten
Verwendung des Belegbuchs in ADNOVA+ für die Belegablage
- Teilnahme am Verfahren der Datendrehscheibe in ADNOVA finance, somit erfolgt bereits ein Abruf der Kontoumsätze von den Banken und Warengenossenschaften
Nutzung des Kontoumsatzassistenten in ADNOVA finance ist aktiviert
- Betriebe importieren?
Varianten der Zusammenarbeit zwischen Buchstelle und Mandant
Die Übergänge in der Arbeitsteilung zwischen Mandant und Buchstelle bei Verwendung des Kontoumsatzassistenten sind fließend. Die Aufteilung und die zeitliche Abfolge der einzelnen Schritte sollte daher im Vorfeld abgesprochen werden. Folgende Varianten der Zusammenarbeit sind häufiger vertreten:
- Der Mandant füllt das Belegbuch mit den für die Buchhaltung relevanten Belegen und bearbeitet diese nach. In der Buchstelle erfolgt die Verknüpfung der Belege mit den Kontoumsätzen parallel zur Nachbearbeitung der Buchungen im Kontierassistenten. Bei dieser Variante ist es nicht notwendig, dass der Mandant Zugriff auf ANOVA finance hat. Der Sachbearbeiter arbeitet gleichzeitig im Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ und im Kontierassistenten in ADNOVA finance
- Über die Belegablage hinaus führt der Mandant die Verknüpfung der Belege mit den Kontoumsätzen durch. Auch bei dieser Variante benötigt der Mandant kein ADNOVA finance. In der Buchstelle bearbeitet der Sachbearbeiter die Buchungen im Kontierassistenten nach und hat dabei die Belegvorschau des Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ geöffnet. Sofern mit dem Kontoumsatz, der im Kontierungsassisten gerade bearbeitet wird, ein Beleg verknüpft ist, wird dieser in ADNOVA+ automatisch angezeigt.
- Mandanten, die die laufende Buchführung über den Kontierassistenten eigenständig verbuchen, können dies selbstverständlich mit dem Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ verbinden. In diesem Fall benötigen Sie sowohl ADNOVA+ als auch ADNOVA finance Profiline oder Combiline. Bearbeitet der Sachbearbeiter Buchungen, mit denen ein Beleg verknüpft ist, in ADNOVA finance in den Umsatzbuchungen nach, wird dieser Beleg in ADNOVA+ angezeigt.
Belege verknüpfen
Um mit dem Kontoumsatzassistenten zur arbeiten, öffnen Sie bitte zunächst den Betrieb/die Firma (des Mandanten) und rufen im Betrieb den Menüpunkt Belegassistent - Kontoumsatzassistent auf. Sobald Sie den Assistenten öffnen werden alle bereitstehenden Kontoumsätze automatisch eingelesen und das Belegbuch nach passenden Belegen durchsucht. Das beste Ergebnis erhalten Sie, wenn Sie alle Belege zeitnah eingescannt haben und die Informationen zu den Belegen (z. B. IBAN, Partner usw.) nachbearbeitet und ggf. ergänzt wurden.
Beim Aufruf erhalten Sie eine Übersicht über die Konten, zu denen Kontoumsätze eingelesen wurden, mit umfangreichen Informationen z. B. zur Anzahl der unbearbeiteten Kontoumsätze oder zum Datum der letzten Bearbeitung. Über die Schaltfläche Bearbeiten (Alt+B) öffnen Sie die Anzeige der einzelnen Kontoumsätze und können die Verknüpfung mit dem Belegen vornehmen.
In einer Tabelle werden die einzelnen Kontoumsätze angezeigt und in der Dokumentenvorschau rechts daneben die Belege, die vorgeschlagen oder bereits verknüpft wurden. Die Informationen zu den Kontoumsätzen können nicht verändert oder ergänzt werden und auch nicht gelöscht werden (die Schaltfläche Löschen löscht nur die Verknüpfung zum Beleg, nicht den Kontoumsatz).
Im Rahmen der Nachbearbeitung ist nun für jeden Kontoumsatz zu kontrollieren, ob vorgeschlagene Beleg korrekt ist, bzw. der korrekte Beleg auszuwählen. Ob zum Kontoumsatz ein Beleg gefunden wurde, erkennen Sie an der Spalte Anzahl Belege. Ist der in der Belegvorschau angezeigte Beleg korrekt, reicht zur Nachbearbeitung die Bestätigung der Verknüpfung über die Schaltfläche Speichern. Wird zum Kontoumsatz kein Beleg vorgeschlagen, öffnen Sie bitte über die Schaltfläche Beleg ändern die Übersicht zur Zuordnung der Belege. Dort werden Ihnen Belegvorschläge unterbreitet oder Sie können Sie alle noch nicht zugeordneten Belege anzeigen lassen und den Beleg manuell zuordnen.
| Kontoumsatz | Über dieses Filterfeld können Sie die Übersicht auf die Anzeige bestimmter Kontoumsätze einschränken. Vorgegeben ist die Eingrenzung auf die unbearbeiteten Belege, da Sie diese durchgehen müssen, um die Verknüpfung mit den Belegen zu speichern. Der Filter Unbearbeitet + ohne Buchung eignet sich besonders, um Kontoumsäzte nachzubearbeiten, zu denen kein passender Beleg gefunden wurde. |
| Bearbeitungsstand | Hier können Sie auf das Jahr filtern, in dem der Kontoumsatz erfolgte. |
| Suche | Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, um die Übersichtstabelle zu durchsuchen. Es ist nicht notwendig zuvor festzulegen, in welcher Spalte der Übersicht gesucht werden soll. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten. |
| Symbole einfügen | Über diese Symbole können Sie auf die Anzeige mit und ohne Detailinformationen umschalten. |
| Tabelle | Erläuterung |
|---|---|
In der Übersicht werden die Fakturierungsbelege mit allen wichtigen Angaben angezeigt. Die Übersichtstabelle können Sie um Spalten erweitern oder verringern, s. Erläuterung der grundlegenden Funktionen . | |
| Schaltflächen | Erläuterung |
| Speichern | Passt der vorgeschlagene Beleg zum Kontoumsatz, können Sie die Verknüpfung über dieses Schaltfläche speichern. |
| Beleg ändern | Nutzen Sie diese Schaltfläche wenn Sie einen Beleg ändern möchten, z. B. weil nicht der korrekte oder gar kein Beleg vorgeschlagen wird. |
| Löschen | Wählen Sie in der Übersicht den Kontoumsatz aus, bei dem die Verknüpfung gelöscht werden soll und klicken Sie auf Löschen [Alt+L] oder [Entf]. Es wird die Verknüpfung zum Beleg gelöscht, nicht der Kontoumsatz! Geschriebene Belege, z. B. Rechnungen, können nicht gelöscht werden. Sie sind über das Verarbeiten der Belege zu stornieren. |
| Aktivieren | Über Verarbeiten [Alt+V] starten Sie die weitere Verarbeitung des ausgewählten Belegs. Sie können so z. B. eine Vorschau erzeugen, den Bearbeitungsstand ändern oder den Beleg an die nächste Stufe der Fakturierungskette übergeben (z. B. Lieferschein zu Rechnung). Eine ausführliche Beschreibung finden Sie unter Belege verarbeiten. |
Infobereich | Im Infobereich rechts werden Ihnen neben einer Auswahl möglicher Aktionen zum ausgewählten Beleg weitere Informationen angezeigt. | ||||||
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| Aktion | Hier können Sie bestimmte Aktionen direkt aufrufen.
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| Position | Hier werden alle zum ausgewählten Beleg bereits erfassten Positionen angezeigt. | ||||||
| Partner | Hier werden die Kontaktdaten zu dem Partner angezeigt, für den der ausgewählte Beleg erstellt wird. | ||||||
| Stichwort | Hier werden alle Stichwörter angezeigt, die dem Partner (Empfänger dieses Belegs) zugewiesen sind. Stichwörter dienen der Gruppierung von Partnern und werden von der jeweiligen Organisation vorgegeben. | ||||||
| Kommentar | Hier können Sie ein Kommentar zum ausgewählten Beleg einfügen. |
Was möchten Sie tun
| Was | Variante 1 | Variante 2 |
|---|---|---|
| Papierbelege scannen und in das Belegbuch importieren, elektronische Belege in das Belegbuch übernehmen | Mandant | |
| Belege im Belegbuch nachbearbeiten, ggf. Informationen ergänzen | Welchen Bearbeitungsstand die Belege im Belegbuch haben, ist für die Verknüpfung mit einem Kontoumsatz unerheblich. Allerdings empfehlen wir, die Belege nachzubearbeiten bzw. zumindest alle Informationen zum Beleg zu pflegen, da so ein besseres Ergebnis bei der automatischen Zuordnung erreicht wird.
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| Belege im Kontoumsatzassistenten den Kontoumsätzen zuordnen | Mandant | |
| Belege in ADNOVA finance über den Kontierassistenten verbuchen | Buchstelle |
Überlegungen:
| Voraussetzungen | alles in einer Hand | Mandant scannt und verknüpft | Buchstelle und Mandant mit ADf |
|---|---|---|---|
| ADNOVA+ vorhanden | notwendig | notwendig bei beiden | notwendig |
| ADNOVA finance mit Nutzung DDS vorhanden | notwendig | ||
| Inbetriebnahme Ersteinrichtung | |||
| Einrichtung Nutzung des Kontoumsatzassistenten in ADNOVA finance | Das macht die Buchstelle für ihre Mandanten. Profiliner können es selber einrichten
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