Im Kontoumsatzassistenten verknüpfen Sie Ihre im Belegbuch vorhandenen Belege mit den Kontoumsätzen, die Ihre Bank bereitstellt (Kontoauszug). Nach dem Einlesen der Kontoumsätze wird das Belegbuch automatisch nach passenden Belegen durchsucht und eine Verknüpfung vorgeschlagen. Ist eine Verknüpfung zwischen Beleg und Kontoumsatz gespeichert, wird bei der Verbuchung der Kontoumsätze über den Kontierassistenten in ADNOVA finance der jeweilige Beleg in ADNOVA+ angezeigt. Somit müssen Sie bei der Nachbearbeitung der Buchungen im Kontierassistenten keine Papierbelege mehr hinzuziehen bzw. den Beleg im Dokumentenmanagement von ADNOVA+ raussuchen. 

Der Menüpunkt ist nur bei Betrieben (Firmen) sichtbar, bei denen die Bereitstellung von Kontoumsätzen über die Datendrehscheibe in ADNOVA finance aktiviert wurde. Zudem müssen Sie das Recht zur Bearbeitung besitzen

Es ist zu empfehlen, mit zwei Bildschirmen zu arbeiten und auf einem Bildschirm ADNOVA finance zu öffnen und auf dem anderen Bildschirm den Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ bzw. die aus ADNOVA+ ausgelagerte Belegvorschau aus ADNOVA+ anzuzeigen.

Einleitung

Wer kann den Kontoumsatzassistenten nutzen?

• Mandanten einer Buchstelle, die bereits mit dem Kontierassistenten in ADNOVA finance Profiline oder Combiline arbeiten und ADNOVA+ zur Belegablage einsetzen
• Mandanten, die ADNOVA+ zur Belegablage einsetzen und bei denen die betreuende Buchstelle in ADNOVA finance mit dem Kontierassistenten arbeitet
• Unternehmer, die ADNOVA+ zur Belegablage einsetzen und den Kontierassistenten in ADNOVA finance Profiline nutzen

Voraussetzungen für die Nutzung des Kontoumsatzassistenten 

1. Verwendung des Belegbuchs in ADNOVA+ für die Belegablage

2. Teilnahme am Verfahren der Datendrehscheibe in ADNOVA finance, somit erfolgt bereits ein Abruf der Kontoumsätze von den Banken und Warengenossenschaften

3. Nutzung des Kontoumsatzassistenten in ADNOVA finance ist aktiviert

   Hier eine genaue Beschreibung, wie der Buchstellenmitarbeiter es einrichten muss

4. Betriebe importieren?

Varianten der Zusammenarbeit zwischen Buchstelle und Mandant

Die Übergänge in der Arbeitsteilung zwischen Mandant und Buchstelle bei Verwendung des Kontoumsatzassistenten sind fließend. Die Aufteilung und die zeitliche Abfolge der einzelnen Schritte sollte daher im Vorfeld abgesprochen werden. Folgende Varianten der Zusammenarbeit sind häufiger vertreten:

1. Der Mandant füllt das Belegbuch mit den für die Buchhaltung relevanten Belegen und bearbeitet diese nach. In der Buchstelle erfolgt die Verknüpfung der Belege mit den Kontoumsätzen parallel zur Nachbearbeitung der Buchungen im Kontierassistenten. Bei dieser Variante ist es nicht notwendig, dass der Mandant Zugriff auf ANOVA finance hat. Der Sachbearbeiter arbeitet gleichzeitig im Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ und im Kontierassistenten in ADNOVA finance
2. Über die Belegablage hinaus führt der Mandant die Verknüpfung der Belege mit den Kontoumsätzen durch. Auch bei dieser Variante benötigt der Mandant kein ADNOVA finance. In der Buchstelle bearbeitet der Sachbearbeiter die Buchungen im Kontierassistenten nach und hat dabei die Belegvorschau des Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ geöffnet. Sofern mit dem Kontoumsatz, der im Kontierungsassisten gerade bearbeitet wird, ein Beleg verknüpft ist, wird dieser in ADNOVA+ automatisch angezeigt.
3. Mandanten, die die laufende Buchführung über den Kontierassistenten eigenständig verbuchen, können dies selbstverständlich mit dem Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ verbinden. In diesem Fall benötigen Sie sowohl ADNOVA+ als auch ADNOVA finance Profiline oder Combiline. Bearbeitet der Sachbearbeiter Buchungen, mit denen ein Beleg verknüpft ist, in ADNOVA finance in den Umsatzbuchungen nach, wird dieser Beleg in ADNOVA+ angezeigt. 

Belege verknüpfen

Um mit dem Kontoumsatzassistenten zur arbeiten, öffnen Sie bitte zunächst den Betrieb/die Firma (des Mandanten) und rufen im Betrieb den Menüpunkt Belegassistent - Kontoumsatzassistent auf. Sobald Sie den Assistenten öffnen werden alle bereitstehenden Kontoumsätze automatisch eingelesen und das Belegbuch nach passenden Belegen durchsucht. Das beste Ergebnis erhalten Sie, wenn Sie alle Belege zeitnah eingescannt haben und die Informationen zu den Belegen (z. B. IBAN, Partner usw.) nachbearbeitet und ggf. ergänzt wurden.

Beim Aufruf erhalten Sie eine Übersicht über die Konten, zu denen Kontoumsätze eingelesen wurden, mit umfangreichen Informationen z. B. zur Anzahl der unbearbeiteten Kontoumsätze oder zum Datum der letzten Bearbeitung. Über die Schaltfläche Bearbeiten (Alt+B) öffnen Sie die Anzeige der einzelnen Kontoumsätze und können die Verknüpfung mit dem Belegen vornehmen.

In einer Tabelle werden die einzelnen Kontoumsätze angezeigt und in der Dokumentenvorschau rechts daneben die Belege, die vorgeschlagen oder bereits verknüpft wurden. Die Informationen zu den Kontoumsätzen können nicht verändert oder ergänzt werden und auch nicht gelöscht werden (die Schaltfläche Löschen löscht nur die Verknüpfung zum Beleg, nicht den Kontoumsatz).

Im Rahmen der Nachbearbeitung ist nun für jeden Kontoumsatz zu kontrollieren, ob vorgeschlagene Beleg korrekt ist, bzw. der korrekte Beleg auszuwählen. Ob zum Kontoumsatz ein Beleg gefunden wurde, erkennen Sie an der Spalte Anzahl Belege. Ist der in der Belegvorschau angezeigte Beleg korrekt, reicht zur Nachbearbeitung die Bestätigung der Verknüpfung über die Schaltfläche Speichern. Wird zum Kontoumsatz kein Beleg vorgeschlagen, öffnen Sie bitte über die Schaltfläche Beleg ändern die Übersicht zur Zuordnung der Belege. Dort werden Ihnen Belegvorschläge unterbreitet oder Sie können Sie alle noch nicht  zugeordneten Belege anzeigen lassen und den Beleg manuell zuordnen.

Was möchten Sie tun

Überlegungen: