Durch einen Sammellauf können Sie in den Fristen und Terminen in einem Arbeitsschritt bei einer Vielzahl von Partnern Fristen bzw. Terminen anlegen. So können Sie mit einem Minimum an Arbeitsaufwand z. B. die Abgabetermine USt-Voranmeldung bei Ihren Mandanten eintragen.
>> Mein Schreibtisch - Fristen und Termine - Sammellauf
Voraussetzung für die Nutzung des Sammellaufs Frist und Termin ist, dass in den Partnerstammdaten der Fristumfang hinterlegt ist.
Sammellauf aufrufen
In der Übersicht sehen Sie bereits ausgeführte Sammelläufe und angelegte, aber noch nicht ausgeführte Sammelläufe. Sie können neue Sammelläufe anlegen, Sammelläufe bearbeiten, duplizieren und löschen. Zum Ausführen und zum Zurücksetzten eines Sammellaufs ist der Sammellauf zur Bearbeitung zu öffnen.
| Bearbeitungsstand | In diesem Filterfeld wird die Übersicht auf die Anzeige bestimmter Sammelläufe eingeschränkt, z. B. alle neuen, noch nicht aufgeführten Sammelläufe. Lassen Sie das Feld leer, werden alle Sammelläufe angezeigt. Mögliche Bearbeitungsstände sind Neu, Ausgeführt und Zurückgesetzt. |
| Sammellauf | Hier können Sie auswählen, ob nur der letzte Lauf oder alle Sammelläufe angezeigt werden sollen. |
| Suche | Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, um die Übersichtstabelle zu durchsuchen. Es ist nicht notwendig zuvor festzulegen, in welcher Spalte der Übersicht gesucht werden soll. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten. |
| Tabelle | Erläuterung |
|---|---|
In der Übersicht werden die Sammelläufe mit allen wichtigen Angaben angezeigt. Die Übersichtstabelle können Sie um Spalten erweitern oder verringern, s. Beschreibung der grundlegenden Funktionen. | |
| Schaltflächen | Erläuterung |
| Neu | Klicken Sie auf Neu [Alt+N], um einen neuen Sammellauf anzulegen. Sie gelangen zur Erfassung der Angaben zum Sammellauf. |
| Bearbeiten | Wählen Sie in der Übersicht einen Sammellauf aus, den Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf Bearbeiten [Alt+B] oder führen Sie einen Doppelklick aus. Sie gelangen zur Erfassung der Angaben zum Sammellauf. |
| Duplizieren | Wenn Sie einen neuen Sammellauf anlegen möchten, der sich nur geringfügig von einem bereits vorhandenen Sammellauf unterscheidet, bietet es sich an, den Sammellauf zu duplizieren [Alt+D]. |
| Löschen | Über die Schaltfläche Löschen [Alt+L] können Sie einen Sammellauf löschen, sofern er noch nicht ausgeführt ist. |
| Infobereich | Im Infobereich rechts werden Ihnen neben einer Auswahl möglicher Aktionen weitere Informationen angezeigt. |
|---|---|
| Historie | Hier wird die Historie zum in der Übersicht ausgewählten Sammellauf angezeigt. So erkennen Sie z. B. wann der Sammellauf ausgeführt oder zurückgesetzt wurde. |
| Fristumfang | Hier erhalten Sie Informationen zur Frist, die mit dem ausgewählten Sammellauf bei den Partnern hinzugefügt wurde. |
| Kommentar | Hier können Sie einen Kommentar zum ausgewählten Sammellauf einfügen. |
Sammellauf erstellen und bearbeiten
Die Bearbeitung eines Sammellaufs umfasst die Abschnitte Allgemein, Partner, Fristen/Termine und Ergebnis. Der Abschnitt Ergebnis ist bei der Neuerfassung eines Sammellaufs nicht sichtbar.
Sie können die einzelnen Abschnitte mit einem Mausklick auf die Titelleiste auf- bzw. zuklappen. Mit Speichern + Schließen [ALT+S] speichern Sie die Angaben und verlassen die Sammellauferfassung. Mit Speichern + Ausführen [ALT+U] speichern Sie die Angaben und führen den Sammellauf aus. Bei ausgeführten Sammelläufen können Sie sich das Protokoll zum Sammellauf ansehen, sofern Sie über entsprechende Rechte verfügen. Eine Überprüfung des Sammellaufs erfolgt nicht anhand des Protokolls, sondern im Abschnitt Ergebnis.
Im Folgenden wird jeder Abschnitt beschrieben.
Allgemein
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Bearbeitungsstand | Hier wird der aktuelle Bearbeitungsstand angezeigt. Neu erfasste Sammelläufe erhalten automatisch den Bearbeitungsstand Neu. Der Status wird im Zuge der Bearbeitung des Sammellaufs, d. h. bei der Ausführung bzw. Zurücksetzung, automatisch angepasst. |
| Bezeichnung | Geben Sie hier eine erläuternde Bezeichnung ein. Die Bezeichnung wird in der Übersicht über alle Fristen zum Partner verwendet. |
| Beschreibung | Sie können eine weitere Beschreibung des Sammellaufs vornehmen. |
| Fristenbuch | Bitte wählen Sie das Fristenbuch aus. |
Partner
In diesem Abschnitt legen Sie anhand verschiedener Kriterien fest, welche Partner bei diesem Sammellauf berücksichtigt werden sollen. Nehmen Sie hier keine Angaben vor, wird das unten ausgewählte Produkt in allen Firmen bei allen Partnern der Partnertypen Kunde, Lieferant, Sonstiger Partner, Mandant oder Mitglied hinterlegt.
| Feld | Bezeichnung |
|---|---|
| Partnertyp | Hier können Sie auf einen bestimmten Partnertyp eingrenzen. |
| Partner-Nr. von - bis | Hier können Sie auf die Partnernummern eingrenzen. |
| Partner-Status | Hier ist zurzeit keine Auswahl möglich. Es können nur aktive Partner berücksichtigt werden. |
| Partnergruppe | Wählen Sie hier die Partnergruppe/n aus, wenn Sie auf die Partner eingrenzen möchten, die bestimmten Partnergruppen zugeordnet sind. |
| Stichwort zugeordnet | Wählen Sie hier ein Stichwort bzw. mehrere Stichworte aus, wenn Sie auf die Partner eingrenzen möchten, denen bestimmte Stichworte zugeordnet sind. |
| Stichwort nicht zugeordnet | Sollen alle Partner berücksichtigt werden, bei denen bestimmte Stichworte nicht hinterlegt ist, wählen Sie bitte hier das Stichwort bzw. die Stichworte aus. |
Fristen/Termine
In diesem Abschnitt sind alle Fristen aufzulisten, die beim Ausführen des Sammellaufs als Frist bzw. Termin zum Partner eingetragen werden sollen. Bitte betätigen Sie die Schaltfläche Neu [Alt+N], um Fristen hinzuzufügen. Solange der Sammellauf noch nicht ausgeführt ist, können Sie die Angaben zu den Fristen jederzeit ändern, Fristen löschen oder auch neue hinzufügen.
| Feld | Bezeichnung |
|---|---|
| Frist/Termin | Wählen Sie hier eine Frist aus den hinterlegten Fristen aus. |
| Sachgebiet | Das Sachgebiet wird gemäß der Zuordnung Fristenbuch-Belegbuch-Sachbegiet in den Partnerstammdaten eingetragen. |
| VZ/Jahr | Geben Sie den Veranlagungszeitraum (Buchstellen/Steuerberatungskanzleien) bzw. das entsprechende Jahr (Unternehmen, Verbände) an, welchem die Frist zuzurechnen ist. Die Eingabe ist 4stellig vorzunehmen. |
| Zeitraum | Wählen Sie aus, für welchen Zeitraum/welche Zeiträume die Frist eingetragen werden sollen. |
| Fristbeginn | Geben Sie an, ab welchem Tag die Frist eingetragen werden sollen. |
| Schaltflächen | |
| OK | Klicken Sie auf OK [ALT+O], um die Frist aufzunehmen. |
| Abbrechen | Klicken Sie auf Abbrechen [ALT+A], wenn Sie die Erfassung bzw. Veränderung der Frist abbrechen möchten. |
Ergebnis
In diesem Abschnitt ist bei ausgeführten und bei zurückgesetzten Sammelläufen einzeln dokumentiert, welche Fristen bei welchen Partnern eingetragen oder eben wieder entfernt wurden. Der Abschnitt Ergebnis ist bei der Neuerfassung eines Sammellaufs nicht sichtbar.
| Feld | Bezeichnung |
|---|---|
| Zusammenfassung | In der Zusammenfassung ist aufgeführt, welche Aktionen bezüglich des Sammellaufs bereits durchgeführt wurden. Es wird die Anzahl der Partner angegeben, die im Sammellauf enthalten waren, und die Anzahl der erfolgreich bzw. nicht erfolgreich eingefügten Fristen. |
| Details | In den Details werden umfangreiche Informationen zu jeder einzelnen durch den Sammellauf eingetragenen Frist dargestellt. Bei fehlgeschlagenen Einträgen erhalten Sie Hinweise zur Ursache des Fehlschlags. Aus der Tabelle heraus ist ein Quersprung direkt in die Fristenübersicht möglich. |