In der vorliegenden Version bietet ADNOVA+ mit der Fakturierung die Möglichkeit individuelle Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen komfortabel und flexibel zu erstellen. In einer workflowbasierten Prozesskette können automatisiert die Inhalte von Angeboten und Aufträgen in Lieferscheine bzw. Rechnungen überführt werden. Natürlich können Sie als Anwender von ADNOVA+ auch ohne einen Lieferschein erstellen zu müssen eine Rechnung schreiben.

Das Fakturierungsbuch

Im Fakturierungsbuch zu einer Firma legen Sie fest, wer der Rechnungssteller ist und wer mit welchen Produkten und zu welchen Preisen an wen Rechnungen schreibt. Mittels dieses zwischengeschalteten Fakturierungsbuches ist es möglich, innerhalb einer Firma verschiede­ne Niederlassungen zu führen und über diese gesondert Rechnungen schreiben zu können. Es stehen Ihnen je Firma mehrere Fakturierungsbücher zur Verfügung.

Die Prozesskette: vom Angebot zur Rechnung

Unter dem Begriff Belegart werden Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung individuell bezüglich des Layouts und des Inhalts unabhängig voneinander konfiguriert. Dabei können Sie auf bestehendes Briefpapier zugreifen und dieses mittels Platzhalter erweitern.

Herzstück der Fakturierung ist der Produktkatalog. Einzelne Produkte können Produktberei­chen und -gruppen zugeteilt werden. Je Produkt legen Sie die Fakturierungsart fest: Sie können wählen zwischen der Einzelfakturierung, Abschlag/Vorschuss oder Mitgliedsbeitrag. Bei der Einzelfakturierung besteht die Möglichkeit nach verschiedenen Berechnungsregeln abrechnen zu können. Dazu gehören u. a. Menge x Preis, StBVV, Staffelpreise oder individuelle Gebührentabellen.

Der Rechnungsworkflow ermöglicht das Erstellen von vorläufigen Rechnungen für die Rechnungsfreigabe durch Dritte.

Am Ende der Prozesskette der Rechnungserstellung steht die festgeschriebene Rechnung im Ausdruck zur Verfügung. Diese kann natürlich auch digital versendet werden. Je nach Lastschrift oder Überweisung erfolgt die Erzeugung einer SEPA-Zahlungsdatei.

Für die Eigenbuchhaltung mit ADNOVA finance steht je Fakturierungslauf die Buchungsdatei für die Übernahme der Buchungen (Debitor/Erlös) bereit.

Das Berechtigungsmanagement zur Fakturierung

Einstellungen im Berechtigungsmanagement erlauben zu koordinieren, wer überhaupt Rech­nung erstellen, wer welche Produkte fakturieren, wer welchem Partner eine Rechnung schrei­ben und wer Produkte und Preise festlegen darf.

Diese grundlegenden Fragestellungen müssen im Vorfeld geklärt werden und mit dem Sys­temverantwortlichen von ADNOVA+ innerhalb Ihres Unternehmen oder Organisation abge­stimmt werden. Dann erfolgt als erster Schritt die Einrichtung der notwendigen Berechtigun­gen im Berechtigungsmanagement bevor die Fakturierung zum Einsatz kommt.

Die Belegtypen wurden erweitert, um im Belegbuch die Belege besser gruppieren und sortieren zu können.

Folgende Belegtypen stehen Ihnen im Eingangsbuch zur Verfügung:

• Angebot
• Auftrag
• Lieferschein
• Rechnung
• Gutschrift
• Sonstiges
• Kontoauszug
• Vertrag

Folgende Belegtypen stehen Ihnen im Ausgangsbuch zur Verfügung:

• Angebot
• Auftrag
• Lieferschein
• Rechnung
• Gutschrift
• Sonstiges

Mehrfirmenfähigkeit

Dem Geschäftspartnermanagement vorangestellt ist eine optionale Mehrfirmenfähigkeit. Sie als Unternehmer können entscheiden, ob in ADNOVA+ innerhalb Ihres Unternehmens eine oder mehrere Firmen geführt werden sollen. Sie können diesen Firmen Geschäftspartner und Mitarbeiter zuordnen. Mitarbeiter können für mehrere Firmen tätig sein.

Im operativen Tagesgeschäft mit ADNOVA+ ist immer zu erkennen, für welche Firma der Mitarbeiter gerade tätig und wer Partner bzw. Kunde dieser Firma ist.

Stichworte und Zusatzfelder

Über das zusätzliche Stammdatenfeld Stichwort zum Partner können diese gruppiert und/oder selektiert werden. Stichworte werden durch einen autorisierten Mitarbeiter an zentraler Stelle hinterlegt. Aus diesen vordefinierten Stichworten können dem Partner Stichwörter zugeordnet werden.

Über das zusätzliche Stammdatenfeld Zusatzfeld zu einem Partner sind mathematische Ver­knüpfungen zur Fakturierung möglich. Der Wert aus einem Zusatzfeld kann z. B. als Bemes­sungsgrundlage in der Einzelfakturierung genutzt werden.

Mittels des Attributes Partnergruppe können Partner zu einer Gruppe zusammengeführt werden. So ist es möglich nur bestimmten Mitarbeitern den Zugriff auf bestimmte Partner­gruppen zu gewähren. Die Partnergruppen sind frei wählbar und nicht limitiert.

Folgende Akten stehen innerhalb des Dokumentenmanagementsystems zur Verfügung:

• Unternehmensakte
• Firmenakte
• Partnerakte

Die Unternehmensakte wird standardmäßig mit folgenden Registern ausgeliefert: Benutzerberechtigung, Protokollierung und Sonstiges.

Die Firmenakte wird standardmäßig mit folgenden Registern ausgeliefert: Belege, Fakturierung, Lohn, Rechnungswesen, Sonstiges, Steuern.

Die Partner wird standardmäßig mit folgenden Registern ausgeliefert: Belege, Fakturierung, Lohn, Rechnungswesen, Sonstiges, Steuern.

In den Akten zur Firma und zum Partner können beliebige Ordner und Register eingerichtet werden. Bitte beachten Sie, dass neu definierte Ordner und Register zur Firma oder zum Partner automatisch für alle Firmen und Partner angelegt werden.

Die Ablage von Dokumenten in die jeweiligen Akten zum Unternehmen, zur Firma und zum Partner kann per Drag & Drop oder per Hochladen erfolgen. Im Anschluss an den Dateitrans­fer erfolgt die Verschlagwortung des Dokumentes.

Die Ablage von Dokumenten im Register Belege sowohl in der Firmenakte als auch in der Partnerakte erfolgt ausschließlich über den Belegassistenten. Unterhalb des Registers Belege erfolgt eine Sortierung in die jeweiligen Ordner je nach Belegtyp.

In allen Tabellen stehen Ihnen zahlreiche Funktionen zur Gestaltung und Erweiterung zur Verfügung

• Sortieren: Durch einen Mausklick auf die Spaltenbezeichnung sortieren Sie innerhalb der Spalten aufsteigend bzw. absteigend. In welcher Spalte gerade sortiert ist, erkennen Sie am Dreieckssymbol oberhalb der Spaltenbezeichnung. 
• Spalten anordnen: In allen Tabellen können die Tabellenspalten per Drag & Drop beliebig umsortiert werden. Das ermöglicht einen Aufbau der Tabellen nach individuellen Wünschen.
• Über die rechte Maustaste bzw. den Kreis rechts neben der Spaltenbezeichnung haben Sie die Möglichkeit den Tabellenaufbau zu beeinflussen und die Daten zu exportieren.