Mein Schreibtisch - Belegbuch
In jeder Firma besteht mindestens ein Belegbuch für eingehende Belege, d. h. für alle Belege, die Sie erhalten, und ein Belegbuch für ausgehende Belege, z. B. von Ihnen erstellte Rechnungen. Weitere Belegbücher können unter Einrichtung Belegbuch angelegt werden. Rufen Sie den Menüpunkt Mein Schreibtisch - Belegbuch auf, wird Ihnen ein zentrales Belegbuch angezeigt, welches alle Belege aller Belegbücher aller Firmen enthält unabhängig davon, welchem Belegbuch sie zugeordnet sind. Über entsprechenden Filtermöglichkeiten können Sie auf Belege eines bestimmten Belegbuchs eingrenzen.
Im Belegbuch werden alle importierten Belege in einer Tabelle angezeigt und können dort ausgewählt und bearbeitet werden. Der ausgewählte Beleg wird im Fenster rechts zur Ansicht (Dokumentvorschau) dargestellt. Die Dokumentvorschau kann über die entsprechende Aktion auch ausgelagert werden. In den Einstellungen zu den Belegbüchern können Sie einen Rechnungsworkflowassistenten und/oder einen Zahlungsassistenten aktivieren. Der Rechnungsworkflowassistent unterstützt Sie bei der Nachbearbeitung der importierten Belege und mit Hilfe des Zahlungsassistenten können Sie im Eingangsbelegbuch die Bezahlung der offenen Rechnungen abwickeln. Zudem kann ein Belegbuch zur Dokumentenablage in einer selbst definierten Ordnerstruktur oder als Postbuch genutzt werden.
Werden die Kontoumsätze Ihrer Bankkonten bereits für den Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ bereitgestellt, können Sie die Kontoumnsätze im Belegbuch einem ausgewählten Beleg zuordnen. Das Gleiche gilt für Barumsätze, die Sie im Kassenbuch von ADNOVA+ erfasst haben.
Eine hilfreiche Übersicht über den Bearbeitungsstand Ihrer Belegbücher in Ihren Firmen bietet Ihnen die Minianwendung Belegstatus, die Sie in Mein ADNOVA+ anzeigen lassen können.
Im Belegbuch können alle Dateiformate bearbeitet werden, die im Dokumentenmanagement archiviert werden können. Eine Liste der Dateiformate finden Sie bei der Beschreibung des Dokumentenmanagements. Bildateien ( .tiff, .tif, .jpeg, . jpg, . gif, .png) werden in PDF-Dateien umgewandelt. Dokumente, die größer als A4 sind (A1 oder A3) werden auf eine Größe von A4 geändert.
Bei geeigneten Dateiformaten (PDF, Word, Excel usw.) erfolgt beim Import eine automatische Texterkennung. Somit werden die Belege bereits mit einer Verschlagwortung versehen und für die Volltextsuche vorbereitet. PDF-Dateien werden in einem Viewer angezeigt, bei den anderen Dateiformaten wird ausschließlich der Text dargestellt. Möchten Sie diese Dateien im ursprünglichen Layout sehen, sind sie extern zu Ansicht zu öffnen.
|
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Belege in ein Belegbuch gelangen:
| Aktion Belege hinzufügen | Wähen Sie diese Aktion, wenn Sie eine auf Ihrem Computer oder im Netz abgelegte Datei in das Belegbuch übernehmen wollen. Die Datei bleibt am Ursprungsort erhalten. | |
| Belegimport (automatischer Import) | Für jedes Belegbuch in ADNOVA+ ist ein eigener Importordner vorhanden. Es handelt sich um das Verzeichnis C:/Users/ Ihr Benutzername /ADNOVA/Belege/ die Mandantennummer / Nummer des Belegbuchs und Eingang für eingehende Belege bzw. /Ausgang für ausgehende Belege. Der Bestandteil "ADNOVA/Belege/ die Mandantennummer / Nummer und Eingang bzw. Ausgang" ist immer vorhanden und kann nicht verändert werden. Der vordere Bestandteil kann durch Setzen einer Umgebungsvariable angepasst werden. Zusätzlich können Sie eigene Importordner anlegen (Menüpunkt Einrichtung - Belegbuch/Zahlungsvorgänge - Importordner). Über die Benutzereinstellungen können Sie steuern, ob alle Dateien, die sich in einem der Importordner befinden, beim Aufruf des Belegbuchs automatisch importiert werden. Anschließend werden die Dateien aus den Importordnern gelöscht. So ist sichergestellt, dass einmal importierte Belege nicht erneut importiert werden. Ist eine Datei aktuell noch durch ein anderes Programm gesperrt, weil Sie in diesem Programm geöffnet ist, ist der Import über den Importordner nicht möglich. Bitte schließen Sie die Datei und rufen Sie das Belegbuch erneut auf. Dadurch wird der automatische Import erneut gestartet und die Datei importiert. Über die Aktion Belegimport haben Sie die Möglichkeit, direkt aus ADNOVA+ heraus auf den Ordner zuzugreifen, z. B. um eine Datei zu kontrollieren, deren Import fehlgeschlagen ist, oder um während der Bearbeitung des Belegbuchs weitere Dateien einzustellen und importieren zu lassen. Die Verwendung dieser Importordner empfiehlt sich insbesondere beim Scannen von Papierbelegen als Zielordner des Scanners. Verfügt Ihr Scanner über die Möglichkeit mehrere Ordner zur Dokumentenablage zu verwenden, können Sie eingehende bzw. ausgehende Belege direkt beim Scannen in die entsprechenden Ordner ab, sofern Sie die Belege zuvor entsprechend der Belegbücher sortiert haben. Die Belege sollten mit einer Auflösung von mindestens 300 DPI und möglichst in Farbe gescannt werden.
| |
Drag & Drop (nicht auf MAC-Systemen) | Per Drag & Drop können Dateien, die in einer anderen Anwendung angezeigt werden, bei festgehaltener linker Maustaste einfach in den Tabellenbereich des Belegbuchs gezogen werden. Diese Vorgehensweise bietet sich z. B. bei einer an eine E-Mail angehängte Datei an. Die Datei bleibt am Ursprungsort erhalten.
| |
| ADNOVA+ App | Für ADNOVA+ steht bei GooglePlay bzw. im App Store eine kostenlose App bereit. Die App enthält Funktionen und Daten zu den Partnern. Sie kann Dokumente des Dokumentenmanagements anzeigen und drucken sowie Belege hochladen. Über eine frei wählbare Scan-App erfolgen die Belegerfassung und die Weitergabe an ADNOVA+. Digitale Belege werden direkt weitergegeben und hier im Belegbuch abgelegt. | |
| aus der Fakturierung | Nutzen Sie die Fakturierung in ADNOVA+, werden alle Fakturierungsbelege in einem Belegbuch zur Nachbearbeitung bereitgestellt. In welchem Belegbuch die Belege bereitgestellt werden, legen Sie in den Einstellungen zum Fakturierungsbuch fest, |
Belege, die Ihnen in Papierform vorliegen, scannen Sie bitte mit einer Auflösung von mindestens 300 DPI und wenn möglich in Farbe. Sofern die Scanner-Software selbst eine OCR-Texterkennung unterstützt, verwenden Sie bitte diese, da direkt im Scan-Vorgang Geschwindigkeit und Erkennungsrate sehr hoch liegen. Bitte scannen Sie die Dokumente in diesem Fall als PDF im Format PDF-A ein.
Verwenden Sie die OCR-Texterkennung des Scanners nicht, erfolgt die OCR-Erkennung automatisch beim Import in ADNOVA+. Scannen Sie die Dokumente in diesem Fall bitte als JPG-Datei. In der Scanner-Software sollte die Komprimierung deaktiviert und die Qualität für das Ausgabedokument sehr hoch eingestellt sein. Bei der Übernahme in ADNOVA+ wird die Datei in eine PDF-Datei umgewandelt und komprimiert.
Lesen Sie dazu auch: Wichtige Einstellungen bei der Einrichtung Ihres Scanners.
Bitte beachten Sie, dass für die in ADNOVA+ integrierte OCR-Texterkennung zur automatisierten Übernahme der Beleginformationen eine hohe Eingabequalität von Vorteil ist. Zudem sollten Sie Vermerke oder Stempel im oberen linken Bereich des Beleges vermeiden, da dort der Identifikationsprozess für die Bezeichnung des Partners beginnt. Sie erreichen durch diese Maßnahmen eine bessere Trefferquote und müssen so weniger Zeit für die Nachbearbeitung der Belege aufwenden. Weitere Optimierungen, wie beispielsweise die Funktionalitäten geraderücken oder automatisches ausrichten sollten am Scanner aktiviert sein. Eine OCR-Erkennung ist bei Belegen im Querformat nicht möglich.
Scannen von Papierbelegen/Dokumenten
Grundsätzlich ist zu empfehlen, nicht mehrseitig zu scannen. Das Belegbuch in ADNOVA+ bietet komfortable Möglichkeiten die Einzelseiten mehrseitiger Dokumente zusammenzuheften.
Möchten Sie jedoch mehrseitig scannen, z. B. weil Sie ein sehr langes Dokument einscannen, achten Sie bitte darauf, dass das Belegbuch, in welches das Dokument importiert werden soll, nicht geöffnet ist. Einige Scanner legen bereits zu Beginn des Scan-Vorgangs eine Datei an und ADNOVA+ beginnt automatisch mit dem Import der Datei, obwohl der Scan-Vorgang noch nicht beendet ist und noch nicht alle Seiten enthalten sind. Öffnen Sie das Belegbuch jedoch erst dann, wenn der Scan-Vorgang abgeschlossen ist, wird die Datei mit dem vollständigen Dokument automatisch eingelesen.
Scannen von Kassenbons
Auch Kassenbons, z. B. von Supermärkten oder Tankstellen, können Sie problemlos einscannen und weiter bearbeiten. Dabei ist zu beachten, dass pro Scan-Vorgang nur ein Bon eingescannt wird. Jeder Bon muss als eigener Beleg im Belegbuch in ADNOVA+ abgelegt werden. Auch bei Scannern mit Einzelblatteinzug sollten keine Klarsichthüllen verwendet und die Bons einzeln (nicht als Stapel, Staugefahr) eingelegt werden. Bei Nichtbeachtung dieser grundlegenden Empfehlungen werden beim Scan-Vorgang größere Dokumente in geringerer Qualität erzeugt, was zu einer schlechteren Texterkennung und erhöhtem Nachbearbeitungsaufwand führen kann.
Wenn ein Scanner bzw. die Scanner-Software das Dokument automatisch zuschneidet (empfohlen), müssen keine weiteren Hinweise beachtet werden. Sollte der Scanner bzw. die Scanner-Software das Dokument nicht automatisch zuschneiden, muss der Bon für eine automatische Erkennung der Adresse so eingelegt werden, dass er im eingescannten Dokument oben links angeordnet ist.
Über die Anzeige in der Tabelle ist eine Nachbearbeitung der Belege möglich. Zunächst wird der allgemeine Aufbau beschrieben bevor auf die nutzungsabhängigen Besonderheiten näher eingegangen wird.
Bei vielen Eingaben müssen Sie eine Auswahl treffen. Die Liste der Auswahlmöglichkeiten öffnen Sie entweder mit der Maus über das Symbol |
| Feld | Erläuterung | ||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Filter | Über dieses Filterfeld wird die Anzeige der im Belegbuch enthaltenen Belege auf die Anzeige bestimmter Belege eingeschränkt. Möglich Filter sind:
| ||||||||||||||
| - | Nutzen Sie im Belegbuch den Zahlungsassistenen oder den Rechnungsworkflowassistenen, ist ein zweites Filterfeld sichtbar. In diesem Filterfeld kann auf die zum jeweiligen Assistenten festgelegten Bearbeitungsschritte gefiltert werden. | ||||||||||||||
| Filter Belegbuch | Über dieses Filterfeld können Sie die Anzeige auf ein oder mehrere Belegbücher filtern. Es werden alle Belege angezeigt, die dem ausgewählten Belegbuch/den ausgewählten Belegbüchern zugeordnet sind. | ||||||||||||||
 | Über die Erweiterte Suche Für eine Volltextsuche geben Sie im Feld Volltext einfach mehrere Suchbegriffe ein. Es wird eine "oder"-Suche durchgeführt, d. h. es werden alle Fundstellen angezeigt, die einen der gesuchten Begriffe enthalten. Sollen nur Fundstellen angezeigt werden, die alle gesuchten Begriffe enthalten, ist eine "und"-Suche durchzuführen. Setzen Sie dazu alle Begriffe in Anführungszeichen, z. B. "Rechnung" "2015" usw.
Ist bereits eine erweiterte Suche aktiv, ist das rechte Lupensymbol aktiviert. Hierüber können Sie die erweiterte Suche wieder deaktivieren. | ||||||||||||||
| Suche [F3] | Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, um alle in der Übersichtstabelle aktuell angezeigten Vorgänge zu durchsuchen. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten. | ||||||||||||||
| Eingabebereich | |||||||||||||||
| Nummer | Im jeweiligen Belegbuch erhält jedes importierte Dokument eine fortlaufende Nummer. Diese Nummer dient der Sortierung der Tabelle. Es handelt sich nicht um die eindeutige Vorgangsnummer, die bei der Festschreibung der Belege vergeben wird. Ordnen Sie einen Beleg nachträglich einem anderen Belegbuch zu, ändert sich die Nummer auf die nächst freie Nummer des neuen Belegbuchs. | ||||||||||||||
| Status | Hier wird angezeigt, in welchem Status sich der Beleg gerade befindet: Unbearbeitet, Bearbeitet, Festgeschrieben, Storniert (Erläuterung: siehe oben). | ||||||||||||||
| Gebucht | Wurde eine Buchung über die entsprechende Schaltfläche als Gebucht gekennzeichnet, wird dies hier angezeigt. | ||||||||||||||
| Belegbuch | Hier nehmen Sie die Zuordnung des Belegs zum entsprechenden Belegbuch in der entsprechenden Firma fest. Es wird ein Belegbuch vorgeschlagen, welches ggf. geändert werden muss. Importieren Sie die Belege aus dem Standardimportordner oder zusätzlich festgelegten Importordnern, wird das Belegbuch gemäß der zum Importordner hinterlegten Angaben zugeordnet. | ||||||||||||||
| Vorgangsnummer | Die Vorgangsnummer wird bei der Festschreibung eines Belegs der Vorgangsart 1 - 9 automatisch vergeben. Es handelt sich um eine eindeutige, unveränderbare Nummer, die die Verknüpfung zwischen Beleg und Buchung darstellt und somit die Nachvollziehbarkeit ermöglicht. Eine Anzeige erfolgt nur bei festgeschriebenen Belegen.
| ||||||||||||||
| Vorgangsart | Zur Untergliederung der Dokumente werden verschiedene Vorgangsarten zur Auswahl angeboten. Die Vorgangsart bestimmt, in welcher Weise Sie das Dokument bearbeiten möchten. Die drei Varianten sind weiter unten detailliert beschrieben.
Bei geeigneten Dateiformaten (PDF, Word, Excel usw.) wird durch eine automatische Texterkennung beim Import die Vorgangsart des Beleges ermittelt und hier vorgeschlagen. | ||||||||||||||
| Partner | Wählen Sie hier den Partner aus den eingerichteten Partnern aus. Handelt es sich um einen Vorgang zur Belegarchivierung, können Sie auch einfach einen Partner erfassen. Bei geeigneten Dateiformaten (PDF, Word, Excel usw.) wird durch eine automatische Texterkennung beim Import der Absender bzw. Empfänger des Belegs ermittelt und hier als Partner vorgeschlagen. Wenn Sie im Feld stehen, wird der entsprechende Bestandteil in der Dokumentvorschau gelb markiert.
Handelt es sich um die Dokumentenablage in ein Verzeichnis der Firmenakte (extern) oder um einen Postein-/ausgang, ist der Partner grundsätzlich aus den eingerichteten Partnern auszuwählen. | ||||||||||||||
| Dokumentendatum | Bei geeigneten Dateiformaten (PDF, Word, Excel usw.) wird durch eine automatische Texterkennung beim Import das im Beleg enthaltene Datum ermittelt und hier als Dokumentendatum vorgeschlagen. Wenn Sie im Feld stehen und das Datumsformat übereinstimmt, wird der entsprechende Bestandteil in der Dokumentvorschau gelb markiert. | ||||||||||||||
| Dokumentenjahr bzw. VZ | Im Dokumentenjahr wird das Jahr angezeigt, in dem der Vorgang liegt. Beim Festschreiben wird das Dokument unterhalb des Registers gemäß Vorgangsart einem jahresbezogenen Unterordner im Dokumentenmanagement abgelegt. Handelt es sich um einen erweiterten Vorgang, der im Rahmen eines Posteingang oder -ausgangs verwendet wird, wird hier der Veranlagungszeitraum (VZ) verwendet. | ||||||||||||||
| Erläuterung | Hier können Sie zusätzliche Erläuterungen zum Dokument eingeben.
| ||||||||||||||
| Stichwort | Hier können Sie dem Dokument ein oder mehrere Stichwort aus der hinterlegten Liste der Stichwörter zuordnen. Möchten Sie z. B. später alle Dokumente zu einem bestimmten Bauprojekt durch wenige Eingaben wiederfinden, empfiehlt es sich hier ein entsprechendes Stichwort (z. B. Stallbau) zu erfassen. | ||||||||||||||
Die folgenden Felder sind in Abhängigkeit von der Vorgangsart und den zum Belegbuch aktivierten Assistenten unterschiedlich. Eine Beschreibung erfolgt bei der Erläuterung der Verwendung der Vorgangsarten, d. h. der drei Nutzungsvarianten
| |||||||||||||||
| Schaltflächen | Erläuterung | ||||||||||||||
| Speichern | Mit Speichern speichern Sie die Angaben zum Beleg und der nächste noch unbearbeitete Beleg wird zur Bearbeitung angezeigt. | ||||||||||||||
| Speichern + "nächste Aufgabe gemäß Workflow" | Diese Schaltfläche ist nur sichtbar, wenn Sie einen Assistenten nutzen. Zusätzlich zum Speichern wird bei Nutzung dieser Schaltfläche im Feld Aufgabe die nächste Aufgabe gemäß Workflow eingetragen. Z. B. Prüfen Sie gerade die Rechnung und der nächste Schritt ist die Freigabe. In diesem Fall wird auf der Schaltfläche Speichern + Freigeben angezeigt. Mit einem Klick können Sie so Rechnung für Rechnung durchgehen und freigeben. | ||||||||||||||
| Speichern + Festschreiben | Mit Speichern + Festschreiben können Sie den ausgewählten Beleg in einem Arbeitsschritt speichern und festschreiben. | ||||||||||||||
| Heften | Über die Schaltfläche Heften können Sie Dokumente, die im PDF-Format vorliegen, zusammenheften, z. B. wenn bei einer mehrseitigen Eingangsrechnung beim Scannen zu jeder Seite eine Datei erzeugt wurde. Klicken Sie auf Heften, wird immer das ausgewählte Dokument mit dem in der Liste vorher angezeigten Dokument zusammengeheftet. Die beiden Dokumente werden unter der Nummer und den Angaben des vorherigen Dokuments zusammengeführt.
| ||||||||||||||
| Entheften | Diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn Sie ein Dokument im PDF-Format ausgewählt haben, welches mehrere Seiten hat. Klicken Sie auf Entheften, werden die Seiten voneinander getrennt und jede einzelne Seite als Dokument im Belegbuch angelegt. Es erfolgt zu jeder Seite eine Erkennung, so dass der Partner und das Vorgangsdatum vorgeschlagen werden.
| ||||||||||||||
| Abbrechen | Über diese Schaltflächen können Sie die Bearbeitung abbrechen. | ||||||||||||||
| Weitere Schaltflächen über Mehr | |||||||||||||||
| Löschen | Diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn die Belege noch nicht festgeschrieben bzw. storniert sind. Klicken Sie auf Löschen, um den ausgewählten Beleg unwiderruflich zu löschen. | ||||||||||||||
| Stornieren | Diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn Sie ein Dokument ausgewählt haben, welches bereits festgeschrieben wurde. Damit die Nachvollziehbarkeit nach den Vorgaben der GoBD gewährleistet ist, können einmal festgeschriebene und im Dokumentenmanagement abgelegte Belege nicht einfach gelöscht werden. Über Stornieren werden die Belege/Dokumente im Belegbuch storniert und im Dokumentenmanagement in das Register Belege storniert bzw. Dokumente storniert verschoben. Belege/Dokumente, die von der Buchstelle fälschlicherweise in der Firmenakte extern eines Mandanten abgelegt wurden, werden beim Stornieren in die Firmenakte intern in das Register Belege storniert bzw. Dokumente storniert verschoben. Auf Wunsch können Sie den Beleg als Korrekturbeleg vorschlagen lassen.
| ||||||||||||||
| Protokoll | Über die Schaltfläche Protokoll sehen Sie alle Änderungen, die an den Daten vorgenommen wurden. | ||||||||||||||
| Minderung | Diese Schaltfläche können Sie nutzen, wenn der Zahlungsassistent aktiviert ist und Überweisungen getätigt werden. Es handelt sich um einen Rechenhilfe um eine prozentuale Minderung des eingegebenen Rechnungsbetrags (bei Skontoziehung, Mängeln usw.) zu berechnen. Zudem können Sie das Zahlungsziel angeben. Mit OK übernehmen Sie den angezeigten Rechnungsbetrag und ggf. das angezeigt Ausführungsdatum. | ||||||||||||||
 QR-Code | Bei Eingangsrechnungen können Sie - sofern alle notwendigen Angaben erfasst sind - einen QR-Code für die Überweisung erzeugen und mit Ihrer Banking-App einscannen. Gehen Sie bei der Erfassung so vor, wie bei der Nutzung des Zahlungsassistenten beschrieben. Im letzten Schritt erzeugen Sie jedoch keine Zahlungsdatei, sondern erstellen den QR-Code über diese Schaltfläche. Haben Sie den QR-Code gescannt und über Ihre Banking-App überwiesen, schließen Sie die Anzeige bitte mit Abgeschlossen, damit der Beleg entsprechend gekennzeichnet und nicht versehentlich noch einmal überwiesen wird. | ||||||||||||||
 Gebucht | Über die Schaltfläche Gebucht [ALT+G] können Sie einen Beleg als Gebucht kennzeichnen. Gleichzeitig wird der Beleg gespeichert und der nächste Beleg für die Bearbeitung aufgerufen. Ist eine Buchung als Gebucht gekennzeichnet, wird dies neben dem Status angezeigt, wenn Sie die Buchung aufrufen. Klicken Sie die Schaltfläche erneut, wird die Kennzeichnung Gebucht wieder aufgehoben.
| ||||||||||||||
| Über Drucken können Sie den ausgewählten Beleg ausdrucken. | |||||||||||||||
| Festschreiben | Nutzen Sie diese Schaltfläche, um alle bearbeiteten Belege festzuschreiben. Die Belege erhalten durch das Festschreiben eine eindeutige Vorgangsnummer und werden im Dokumentenmanagement in den entsprechenden Unterordnern abgelegt. Das Festschreiben ist für ein bestimmtes Belegbuch und bis zu einem bestimmten Datum durchzuführen. | ||||||||||||||
| Freies Heften | Mit der Aktion Freies Heften können Sie beliebige Dokumente, die als PDF-Datei vorliegen, zusammenheften und dabei die Reihenfolge der Seiten festlegen. Voraussetzung ist, dass die Dokumente noch nicht festgeschrieben bzw. storniert wurden.
Wählen Sie die Aktion aus, öffnet sich ein Assistent zum freien Heften. In der Auflistung Mögliche Belege werden alle Belege im PDF-Format angezeigt, die aktuell in der Tabelle des Belegbuchs angezeigt werden - ohne die festgeschriebenen Belege.
Im unteren Bereich wird der Dokumentinhalt angezeigt. | ||||||||||||||
| Neu | Über Neu können Sie einen Eigenbeleg anlegen. Dabei werden alle zum Beleg eingegebenen Angaben auf den Beleg übernommen, den das Programm erstellt. Diese Belege können z. B. dazu genutzt werden, Überweisungen über den Zahlungsassistenten zu erzeugen. | ||||||||||||||
Die Ablage der für die Finanzbuchhaltung relevanten Belege steuern Sie über die Vorgangsarten 1 - 9 an (Angebot, Auftrag, Rechnung usw...). Mit der Festschreibung der Belege erfolgt die Ablage im Dokumentenmanagement in der Firmenakte - Belege in den Registern, die der von Ihnen im Belegbuch für den Beleg ausgewählten Vorgangsart entsprechen. Auf die Firmenakte eines Mandanten hat die betreuende Stelle grundsätzlich Zugriff. Der Zugriff auf einzelne Dokumente kann im Dokumentenmanagement entzogen werden. Möchten Sie private Dokumente ablegen, ist dies über die Definition weiterer Vorgangsarten (ab 1000) möglich, denen selbst definierten Ablageorte zugeordnet sind.
Sind zu einem Beleg weitere Hinweise sinnvoll, z. B. um dem Sachbearbeiter wichtige Informationen für die korrekte Verbuchung zu geben oder weil Fragen zu klären sind, können Sie dafür das Kommentarfeld nutzen.
Belege mit den Vorgangsarten Rechnung, Gutschrift oder Mahnung werden im Kontoumsatzassistenten den Kontoumsätzen automatisch zugeordnet bzw. können zugeordnet werden. Über den Infobereich, Abschnitt Ausgewählte Umsätze, sehen Sie, welche Kontoumsätze dem ausgewählten Beleg zugeordnet sind bzw. können über die Schaltfläche Speichern + Umsätze zuordnen in die Zuordnung der Kontoumsätze wechseln.
Erfassen Sie Ihre Barkasse im Kassenbuch von ADNOVA+, können Sie im Belegbuch den Kassenbelegen die Kassenumsätze zuordnen. Wechseln Sie dazu über den Abschnitt Ausgewählte Umsätze in die Zuordnung der Umsätze und wählen Sie en Umsatztyp Kasse aus. Dadurch werden die von Ihnen erfassten Kassenbuchungen anezeigt udn können dem Beleg zugeordnet werden. Somit werden die Kassenbelege im Kassenbuch angezeigt, wenn Sie die entsprechende Buchung dort auswählen.
Bei der Belegarchivierung können Sie einen Zahlungsassistenten und/oder einen Rechnungsworkflowassistenten nutzen. Die Nutzung der Assistenten aktivieren Sie in den Einstellungen zum Belegbuch. Der Rechnungsworkflowassistent unterstützt Sie bei der Nachbearbeitung der importierten Rechnungsbelege, z. B. wenn die Rechnungen zunächst durch eine andere Person geprüft bzw. für die Zahlung freigegeben werden sollen. Mit aktiviertem Zahlungsassistenten können Sie im Belegbuch bei Eingangsrechnungen alle Angaben für Überweisungen ergänzen und eine Zahlungsdatei erstellen. Über Ihr Homebanking-Programm oder Online-Banking senden Sie die Datei anschließend an Ihre Bank.
Nutzen Sie keinen dieser Assistenten, können Sie als Zusatzinformation über die oben beschriebenen Informationen hinaus den Betrag erfassen.
Haben Sie den Zahlungsassistenten aktiviert, stehen im Belegbuch zur Nachbearbeitung zusätzliche Felder zur Verfügung.
| Feld | Erläuterung | |
|---|---|---|
| Aufgabe | Über dieses Feld steuern Sie bei Rechnungen (Vorgangsart Rechnung), welche Aufgabe im Rahmen der Nachbearbeitung als nächstes durchzuführen ist, z. B. die Rechnung zu überweisen. Die Aufgabe Überweisen kann nur gesetzt werden, wenn die Zahlungsart Überweisung ausgewählt wurde. | |
| Zahlungsart | Kennzeichnen Sie hier, auf welchem Weg diese Rechnung bezahlt werden soll bzw. wie sie bezahlt wurde, z. B. über Lastschrift. Wenn Sie Überweisung auswählen, können Sie im Anschluss die für die Überweisung notwendigen Angaben erfassen und abschließend eine Zahlungsdatei erzeugen. | |
| In diesen Feldern erfassen Sie die für eine Überweisung notwendigen Informationen. Sie sind daher nur aktiv, wenn es sich um die Vorgangsart Rechnung handelt und die Zahlungsart Überweisung ausgewählt wurde. Die Angaben werden aus den Partnerstammdaten bzw. dem Beleg ausgelesen und vorgeschlagen. Bei wiederkehrenden Belegen tritt ein Lerneffekt auf und die IBAN und der Verwendungszweck werden zunehmend besser erkannt. Alle Vorschlagswerte sind grundsätzlich auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen. | ||
| Betrag | Erfassen Sie hier den Rechnungsbetrag, sofern er nicht bereits korrekt vorgeschlagen wird. | |
| Zahlungsbetrag | Hier können Sie einen vom Betrag abweichenden Zahlungsbetrag erfassen, z. B. wenn Sie eine Eingangsrechnung über den Zahlungsassistenten überweisen möchten und dabei Skonto ziehen oder bei Dauerbelegen den Abschlagsbetrag, der monatlich zu zahlen ist. Über diese Angaben verbessern Sie im Kontoumsatzassistenten das Ergebnis der automatischen Zuordnung, da die geänderten Beträge mit den tatsächlichen Kontoumsätzen übereinstimmen. | |
| Dauerbeleg | Dauerbelege sind Belege, die nicht nur zu einem sondern zu mehreren Kontoumsätzen zugeordnet werden müssen, z. B bei Abschlagszahlungen für Strom. Über die Checkbox Dauerbeleg können Sie einen solchen sich wiederholenden Beleg als Dauerbeleg kennzeichnen. Durch die Kennzeichnung als Dauerbeleg wird dieser Beleg im Kontoumsatzassistenten bei der Zuordnung zu den Kontoumsätzen entsprechend berücksichtigt, so dass alle weiteren Kontoumsätze mit diesem Sachverhalt und Betrag automatisch mit dem Beleg verknüpft werden. | |
| IBAN | Geben Sie die IBAN ein bzw. kontrollieren Sie die vorgeschlagene IBAN. Die vorgeschlagene IBAN wird aus den Partnerstammdaten ermittelt, wenn Sie im Feld Partner einen Ihrer eingerichteten Partner ausgewählt haben bzw. aus dem Beleg ausgelesen. Die IBAN wird beim Speichern auf Korrektheit geprüft.
| |
| BIC | Die BIC wird angezeigt. | |
| Bank | Das Kreditinstitut wird aus der IBAN ermittelt. | |
| Verwendungszweck | Geben Sie hier den Verwendungszweck der Überweisung ein bzw. kontrollieren Sie den vorgeschlagenen Verwendungszweck. | |
| Fälligkeitsdatum | Legen Sie hier fest, an welchem Datum die Überweisung ausgeführt werden soll. Geben Sie hier kein Datum ein, wird das bei der Erstellung der Zahlungsdatei festgelegte Datum herangezogen. | |
Sie können Texte aus der Dokumentenvorschau kopieren und in die oben genannten Felder einfügen. Betätigen Sie dafür in der Dokumentenvorschau auf dem Dokument die rechte Maustaste und wählen Sie die Funktion Text auswählen. Markieren Sie den gewünschten Text und betätigen Sie wieder die rechte Maustaste. Wählen Sie die Funktion In die Zwischenablage kopieren aus. Anschließend fügen Sie den Text über die rechte Maustaste und Einfügen in die Belegnachbearbeitung ein. Alternativ können Sie den markierten Text auch mit STRG+C kopieren und mit STRG+V einfügen. |
Die Zahlungsdatei erstellen Sie über die Aktion Zahlungsdatei erzeugen. Es werden alle mit dem Status Überweisen gekennzeichneten Eingangsrechnungen in eine Zahlungsdatei überführt. Diese Datei können Sie über Ihr Homebanking-Programm oder das Online-Banking an Ihre Bank übermitteln.
Schritt 1: Im ersten Schritt geben Sie das Ausführungsdatum, das Zahlungskonto und den Zielordner für die Datei an.
| Feld | Erläuterung |
|---|---|
| Firma/Belegbuch | Wählen Sie das Belegbuch aus, für das eine Zahlungsdatei erstellt werden soll. |
| SEPA-Ausführungsdatum | Geben Sie hier das Ausführungsdatum für Überweisungen ein. Alle mit dem Bearbeitungsstatus Überweisen gekennzeichneten Belege ohne Ausführungsdatum erhalten das hier eingegebene Datum als Ausführungsdatum. Belege, bei denen bei der Nachbearbeitung ein Ausführungsdatum erfasst wurde, werden mit dem eingegebenen Ausführungsdatum für die Zahlungsdatei bereitgestellt. |
| Zahlungskonto | Wählen Sie das Zahlungskonto aus, von dem die Beträge überwiesen werden sollen. Sie können zwischen allen zu Ihrer Firma hinterlegten Bankkonten wählen. Ist noch kein Konto in den Firmenstammdaten hinterlegt, gelangen Sie über den Link Zahlungskonten einrichten direkt zur Firmeneinrichtung und können im Abschnitt Zahlung ein Konto erfassen. |
| Zielordner der Zahlungsdatei | Im hier angegebenen Ordner wird die Zahlungsdatei abgelegt. |
Schritt 2: Im zweiten Schritt werden alle anstehenden Überweisungen (Belege mit der Aufgabe Überweisen) aufgelistet. So können Sie die Überweisungen noch einmal kontrollieren und Überweisungen, die noch nicht ausgeführt werden sollen, abwählen. Zudem sehen Sie, wie viele Tage für die einzelnen Überweisungen bis zur tatsächlichen Ausführung durch die Bank noch vergehen und die Gesamtsumme, um eine Liquiditätsbeurteilung durchführen zu können.
Schritt 3: Die Zahlungsdatei wird erzeugt und alle Belege auf abgeschlossen (Aufgabe Abgeschlossen) gesetzt. Zudem wird bei Belegen, bei denen kein Ausführungsdatum gesetzt wurde, das im ersten Schritt eingegebene SEPA-Ausführungsdatum eingetragen.
Die wichtigsten Angaben werden protokolliert. Mehrere Zahlungen an einen Partner werden im Protokoll in einer Summe zusammen gefasst. Unterhalb des Protokolls wird Ihnen ein Link zum Zielordner der Zahlungsdatei angeboten.
Teilzahlungen Handelt es sich um Teilzahlungen, ist der Beleg nach der Erstellung der Zahlungsdatei ebenfalls automatisch auf abgeschlossen gesetzt. Hier ist es notwendig, die Aufgabe wieder auf Überweisen zu ändern. Wir empfehlen, den Beleg sofort erneut aufzurufen und die Aufgabe anzupassen. Ergänzend können Sie bei diesen Belegen im Verwendungszeck eine eindeutige Erläuterung bzw. einen zusätzlichen Kommentar erfassen. So finden Sie die Belege mit Teilzahlungen später direkt über die erweiterte Suche. |
Beispiel für einen Rechnungsworkflow im Eingangsbelegbuch
Im Unternehmen werden eingehende Rechnungen durch den Buchhalter in das Belegbuch importiert und auf Ordnungsmäßigkeit kontrolliert, ggf. werden die Rechnungsbelege auch bereits festgeschrieben. Bereits bezahlte Rechnungen (Bar, Lastschrift) werden als abgeschlossen gekennzeichnet. Offene Rechnungen werden zunächst vom Unternehmensleiter inhaltlich geprüft und freigegeben. Danach bearbeitet der Buchhalter die Rechnungen erneut. Da der Zahlungsassistent verwendet wird, werden bei Rechnungen, die noch bezahlt werden müssen, alle notwendigen Angaben erfasst und die Rechnung anschließend zum Überweisen gekennzeichnet. Im nächsten Schritt wird die Zahlungsdatei erstellt und die Aufgabe um Beleg auf Abgeschlossen gesetzt. Die Zahlungsdatei wird abschließend durch den Buchhalter über das Online-Banking an die Bank überwiesen.
Begrenzen Sie die Arbeitsschritte auf ein Mindestmaß, da die Überführung in den nächsten Arbeitsschritt immer eine Bearbeitung des Belegs bedeutet. Natürlich können Sie Arbeitsschritte auch überspringen. |
| Ablauf | |
|---|---|
Assistenten und gewünschte Nachbearbeitungsaufgaben in den Einstellungen zum Belegbuch aktivieren:
Sie können die beiden Assistenten unabhängig voneinander aktivieren. Die Aufgaben in Erfassung und Abgeschlossen sind grundsätzlich notwendig und daher immer gesetzt. Nutzen Sie den Zahlungsassistenten, kennzeichnen Sie über die Aufgabe Überweisen alle Belege, die bei der nächsten Erstellung der Zahlungsdatei berücksichtigt werden sollen. Daher wird die Aufgabe bei Aktivierung des Zahlungsassistenten automatisch aktiviert. | |
Belege importieren: Werden die Belege beim Import als Rechnung erkannt (Vorgangsart Rechnung), wird im Belegbuch automatisch die Aufgabe in Erfassung gesetzt. Andere Vorgangsarten werden direkt als abgeschlossen gekennzeichnet und das Feld Aufgabe kann nicht bearbeitet werden. Sobald Sie die Vorgangsart auf Rechnung geändert haben, wird die Aufgabe in Erfassung gesetzt. | |
Belege zur Prüfung geben: Bei der ersten Bearbeitung sind alle aus dem Dokument ausgelesenen und übernommenen Angaben zu prüfen bzw. die Angaben zum Beleg zu erfassen. Die Angaben zur Überweisung werden erst dann ausgelesen, wenn Sie zum Beleg die Zahlungsart Überweisung ausgewählt haben. Das kann vor oder nach der Prüfung der Rechnungen erfolgen. Im Feld Aufgabe tragen Sie zum Beleg die Aufgabe 1. Prüfung ein.
| |
Belege prüfen (Unternehmensleiter): Als Unternehmensleiter filtern Sie die Anzeige der Belege über das zweite Filterfeld auf die Aufgabe 1. Prüfung ein. Somit werden Ihnen alle Rechnungen angezeigt, die überprüft werden sollen. Nach der Prüfung setzten Sie die Aufgabe auf Freigegeben. Als Komfortfunktion steht Ihnen dafür die Schaltfläche Speichern + Freigegeben zur Verfügung.
Sind bereits alle Angaben zur Überweisung korrekt gefüllt (IBAN, Verwendungszweck), können Sie den Status Freigeben auch überspringen und im Feld Aufgabe direkt die Aufgabe Überweisen eintragen. | |
Freigegebene Belege zur Überweisung bereitstellen: Zur Nachbearbeitung der freigegebenen Rechnungen filtern Sie über das zweite Filterfeld auf die entsprechende Aufgabe Freigegeben. Spätestens jetzt ist bei allen Rechnungen die Zahlungsart Überweisen auszuwählen und alle Angaben für die Überweisung sind zu erfassen. Um zu kennzeichnen, dass die Überweisung bei der nächsten Erstellung einer Zahlungsdatei berücksichtigt werden soll, tragen Sie im Feld Aufgabe die Aufgabe Überweisen ein. Anschließend sind die IBAN und der Verwendungszweck Pflichtfelder. Ein Ausführungsdatum, d. h. das Datum an dem die Bank die Überweisung durchführen soll, kann angegeben werden. Ist kein Ausführungsdatum erfasst, erfolgt die Überweisung am dem Tag, der bei der Erstellung der Zahlungsdatei als Ausführungsdatum angegeben wird. | |
Zahlungsdatei erzeugen: Bei der Erzeugung der Zahlungsdatei werden alle Rechnungen berücksichtigt, bei denen die Aufgabe Überweisen eingetragen ist. Wurde die Zahlungsdatei erfolgreich erzeugt, werden die betroffenen Belege automatische bzgl. der Aufgabe auf Abgeschlossen gesetzt. | |
Bearbeitung abschließen: Übermitteln Sie die Zahlungsdatei an Ihre Bank. |
Ausgangsbelegbuch: Im Ausgangsbelegbuch tritt der Status Fakturiert an Stelle des Status Überweisen. Diesen Status können Sie z. B. verwenden, um zu kennzeichnen, dass eine Rechnung geschrieben und versendet ist. Der Staus Abgeschlossen wäre dann zu setzen, wenn die Rechnung vom Kunden bezahlt wurde.
Um Dokumente in einer von Ihnen angelegten Ablagestruktur individuell abzulegen, definieren Sie entsprechende Vorgangsarten, in denen der Ablageort hinterlegt ist. Im Belegbuch wählen Sie dann einfach die entsprechende Vorgangsart aus. Das Dokument wird bei der Festschreibung automatisch am hinterlegten Ort abgelegt. Erfolgt die Ablage in der Firmenakte extern, d. h. legt eine Buchstelle ein Dokument zu einem Mandanten ab, ist der Mandaten grundsätzlich aus den eingerichteten Partnern auszuwählen. Sind andere Ablageorte hinterlegt, kann der Partner auch einfach eingegeben werden.
Wir empfehlen, die Vorgangsarten bei der Anlage entsprechend der Ablagesystematik zu benennen, damit Sie die richtige Vorgangsart hier im Belegbuch sofort auswählen können. |
Möchten Sie rein private Dokumente im Dokumentenmanagement von ADNOVA+ ablegen, empfiehlt sich, dafür einen Sonstigen Partner anzulegen und unterhalb dieses Partners eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Ablagestruktur einzurichten.
Nutzen Sie das Belegbuch als Postbuch, ist es mit der Fristen- und Terminkontrolle eng verzahnt: Aus erfassten Posteingängen können automatisch Fristen und Aufgaben entstehen, ein Postausgang kann Fristen und Aufgaben als erledigt markieren. Für diese Nutzung sind entsprechende Vorgangsarten zu definieren und weitere Firmeneinstellungen vorzunehmen. Eine umfangreiche Vorschlagsliste zu den in Buchstellen/Steuerberatungskanzleien benötigen Vorgangsarten ist bereits im Programm hinterlegt und kann über Ihre individuellen Vorgangsarten ergänzt werden. Die detaillierte Rechteverwaltung in ADNOVA+ macht es Ihnen möglich, nur bestimmten Mitarbeitern eine Erfassung von Postein-/ und Postausgängen zu erlauben.
Haben Sie eine Vorgangsart zwischen 10 und 999 gewählt, stehen Ihnen folgende Felder für die Bearbeitung eines Posteingangs bzw. Postausgangs zusätzlich zur Verfügung. Welche der Felder als Pflichtfelder zu verwenden sind, kann bei der Definition der Vorgangsarten festgelegt werden. Zudem können bei der Definition Angaben zur Vorbelegung hinterlegt werden, die hier vorgeschlagen werden.
| Feld | Erläuterung |
|---|---|
| Sachgebiet | Wählen Sie hier ein Sachgebiet aus den für dieses Belegbuch hinterlegten Sachgebieten aus. Über das Sachgebiet ist hinterlegt, an welchem Ablageort im Dokumentenmanagement das Dokument bei der Festschreibung abgelegt wird. |
| Status Vorgangsart | Hier können Sie einen Status zur Vorgangsart auswählen, um Sie die Bearbeitung des Posteingangs bzw. - ausgangs zu dokumentieren. |
| Zustellungsart | Hier können Sie die Zustellungsart auswählen. So ist die Art der Zustellung dokumentiert. |
| Steuer-Nr. | Hier können Sie die Steuernummer des Partners erfassen. Unter folgenden Voraussetzungen wird die Steuernummer vorgeschlagen: |
| Absender bzw. Empfänger | Hier ist der Absender bzw. Empfänger des Dokuments anzugeben. |
| Bearbeiter | Wählen Sie hier aus den in ADNOVA+ eingerichteten Benutzern den Bearbeiter, d. h. den Mitarbeiter, aus. In der Fristen- und Terminkontrolle des Benutzers wird eine entsprechende Aufgabe/Frist ein- oder ausgetragen. |
| Eingangs- bzw. Ausgangsdatum | Hier können Sie das Eingangs- bzw. Ausgangsdatum des Dokuments angeben. Es wird das Datum vorgeschlagen, an dem das Dokument in das Belegbuch importiert wurde. |
| Bekanntgabedatum | Dieses Feld steht nur im Eingangsbuch zur Verfügung. Geben Sie das Bekanntgabedatum an. Das Bekanntgabedatum ist maßgeblich für die Fristberechnung, s. folgende Beispiele unter Verwendung der 3-Tage-Regel: Beispiel 1:
Beispiel 2:
|
| Zeitraum | Hier können Sie einen Zeitraum angeben. |
| Fällig am | Dieses Feld steht nur im Eingangsbuch zur Verfügung. Geben Sie an, wann die mit diesem Dokument verbundene Frist fällig ist. |
| Akten-/Bezugsnummer | Hier können Sie als zusätzliche Information eine Akten-Bezugsnummer zum Dokument erfassen. |
Zur Bedienung des Belegbuchs stehen im Infobereich verschiedene Aktionen zur Verfügung.
| Aktion | Erläuterung | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Belegimport: X/X erledigt | Diese Anzeige informiert Sie darüber, wie viele Belege erfolgreich in das Belegbuch übernommen wurden bzw. gerade übernommen werden. Dabei spielt es keine Rolle, welche der drei Möglichkeiten für den Import Sie genutzt haben (automatischer Import aus dem Importordner, Belege hinzufügen oder Drag & Drop). Lassen Sie die Belege nicht automatisch aus einem Importordner importieren, können Sie den Import über diese Aktion starten. Klicken Sie auf die Aktion, öffnet sich ein Fenster. Dort können Sie den Importordner auswählen und öffnen, z. B. um eine Datei zu kontrollieren, deren Import fehlgeschlagen ist, oder um während der Bearbeitung des Belegbuchs weitere Dateien einzustellen und importieren zu lassen. Zudem können Sie den Import hier komplett für alle Ordner oder für einzelne Ordner starten. Beispiel:
Die Anzeige wird bei jedem Neuaufruf des Belegbuchs auf 0 gesetzt. | ||||||||
| Belege hinzufügen | Wählen Sie diese Aktion, wenn Sie eine oder mehrere auf Ihrem Computer oder im Netz abgelegte Dateien in das Belegbuch übernehmen wollen. Die Datei bleibt am Ursprungsort ebenfalls erhalten. | ||||||||
| Zahlungsdatei erzeugen | Diese Aktion steht nur zur Verfügung, wenn Sie den Zahlungsassistenten aktiviert haben. Über die Aktion Zahlungsdatei erzeugen, werden alle mit dem Status Überweisen gekennzeichneten Eingangsrechnungen in eine Zahlungsdatei überführt. Diese Datei können Sie über Ihr Homebanking-Programm oder das Online-Banking an Ihre Bank übermitteln.
| ||||||||
| Dokumentvorschau auslagern | Über diese Aktion lagern Sie die Dokumentvorschau in ein gesondertes Fenster aus. Dies bietet sich z. B. an, wenn Sie mit 2 Bildschirmen arbeiten. Wenn Sie die ausgelagerte Vorschau schließen, wird der Dokumenteninhalt wieder im Fenster des Belegbuchs angezeigt. |
Über den Infobereich, Abschnitt Ausgewählte Umsätze, sehen Sie, welche Kontoumsätze dem ausgewählten Beleg zugeordnet sind bzw. können über die Schaltfläche Zuordnen in die Zuordnung der Umsätze wechseln und Beleg und Kontoumstz miteinander verknüpfen. Bei Kassenbelegen können Sie hierüber zudem die Kassenumsätze zuordnen, sofern Sie Ihre Barkasse im Kassenbuch von ADNOVA+ erfassen.
Im unteren Bereich der Umsatzzuordnung werden links alle Informationen zum Beleg dagestellt und rechts alle Informationen zum Umsatz - sobald ein Umsatz ausgewählt wurde, d. h. ein Haken vor dem Umsatz gesetzt wurde. Im oberen Bereich können Sie sich Umsatzvorschläge für den ausgewählten Beleg oder auch alle Umsätze anzeigen lassen und so den passenden Umsatz finden. Anhand eines Ampelsystems erkennen Sie auf einen Blick, ob die grundlegenden Daten übereinstimmen. Mit Speichern + Schließen speichern Sie die Zuordnung Beleg - Kontoumsatz und kehren zum Belgbuch zurück.
Möchten Sie einen Kassenbeleg mit einem Kassenumsatz verknüpfen, können Sie die angezeigten Umsätze über den Filter Umsatztyp auf die Kassenumsätze begrenzen und so schnell die richtige Kassenbuchung finden.
Über die Aktion Kontoumsätze abrufen, rufen Sie die bereitgestellten Kontoumsätze aller dafür freigegebenen Banken ab und stellen so sicher, dass alle Umsätze zur Auswahl zur Verfügung stehen.
In der Dokumentvorschau wird der ausgewählte Beleg angezeigt und kann von hier aus gedruckt werden. Z. B. bei E-Mails sowie Word- und Excel-Dateien werden alle Textelemente angezeigt, enthaltene Grafiken sind in der Dokumentenvorschau nicht enthalten.
|
Möchten Sie diese Dokumente im unsprünglichen Layout sehen, ist dies über die Funktion Dokument extern öffnen möglich.
Bei festgeschriebenen Belegen wird auf jeder Seite oben links ein Wasserzeichen mit wichtigen Angaben (Betriebsnummer, Dokumentenjahr) und der eindeutigen Vorgangsnummer angezeigt. Dieses Wasserzeichen ist auf dem im Dokumentenmanagement archivierten Originaldokument nicht vorhanden, sondern nur hier bei der Dokumentvorschau bzw. beim Druck aus dem Belegbuch heraus. Im Dokumentenmanagement ist die Nachvollziehbarkeit durch die eindeutige Vorgangsnummer gegeben, die Bestandteil der Bezeichnung ist.
Das Festschreiben der Belege erfolgt über die Schaltfläche Speichern + Festschreiben für einzelne Belege bzw. über Mehr - Festschreiben für alle Belege eines Belegbuchs in einem Arbeitsschritt. Bei Unternehmern erscheint zudem eine entsprechende Abfrage beim Verlassen eines Belegbuchs.
Beim Festschreiben aller Belege ist das Belegbuch auszuwählen. Sie erhalten die Information, wann die letzte Festschreibung erfolgte und können bestimmen, bis zu welchem Datum die Belege festgeschrieben werden sollen. Mit Festschreiben starten Sie das Festschreiben. Es werden alle Belege mit dem Status Bearbeitet auf den Status Festgeschrieben gesetzt.
Die Belege erhalten durch das Festschreiben eine eindeutige Vorgangsnummer und werden im Dokumentenmanagement in den entsprechenden Unterordnern abgelegt. Die Dateibezeichnung setzt sich in Abhängigkeit von der Vorgangsart wie folgt zusammen:
| Belegarchivierung | Partner_Vorgangsdatum_E (eingehende Belege bzw. A (ausgehende Belege)_Nummer des Belegbuchs |
| Dokumentenablage in selbst definierter Ablagestruktur (einfache Vorgangsart) | Partner_Bezeichnung der Vorgangsart_Vorgangsdatum |
| Posteingang-/-ausgang (erweiterte Vorgangsart) | Partner_Bezeichnung der Vorgangsart_Bezeichnung Sachgebiet_ Zeitraum und VZ |
Nach dem Festschreiben kann der Beleg sowie die Vorgangsart, der Partner, das Dokumentdatum sowie das Dokumentenjahr/der Veranlagungszeitraum nicht mehr verändert werden. Somit ist die für die GoBD-Konformität notwendige Unveränderbarkeit der abgelegten Belege gegeben. Bei notwendigen nachträglichen Anpassungen ist eine Stornierung des Beleges vorzunehmen und der Beleg als neuer Beleg anzulegen.
Es ist jedoch weiterhin möglich, die Erläuterungen und Stichwörter zu ergänzen, sowie einen anderen Status zu setzen, z. B. um die Überweisung mittels Zahlungsassistenten zu dokumentieren.
oder über die Taste [F4] . Statt die Auswahl zu öffnen, können Sie auch einfach mit der Eingabe beginnen, z. B. im Feld Vorgangsart "Re" eintippen. Die Auswahl wird dadurch eingegrenzt. Wird der richtige Inhalt im Eingabefeld angezeigt, können Sie ihn mit Enter übernehmen und zum nächsten Eingabefeld springen.
können Sie Einträge nicht mehr benötigte in der Vorschlagsliste löschen.