In der Minianwendung Daten importieren sind alle Betriebe aufgelistet, die in ADNOVA finance unter Datei - ADNOVA+ bereitgestellt wurden. Ist in ADNOVA finance hinterlegt, dass die Archivierung in ADNOVA+ erfolgen soll, werden zukünftig in ADNOVA finance erstellte Auswertungen dieses Betriebes im Dokumentenmanagement von ADNOVA+ archiviert. Wurden Kassenbuchkonten in ADNOVA finance eingerichtet und für ADNOVA+ aktiviert, werden beim Import die Stammdaten, die Wirtschaftsjahre und die angelegten Konten in ADNOVA+ zum Betrieb eingerichtet. Damit sind alle notwendigen Daten für die Nutzung des Kassenbuchs und/oder des Belegbuchs bzw. Kontoumsatzassistenten vorhanden.
Der Import neuer Betriebe erfolgt in der Buchstelle/Steuerberatungskanzlei. Um Daten zur Finanzbuchhaltung der eigenen Firma importieren zu können, muss unter Firmeneinrichtung die Betriebs-Nr. aus ADNOVA finance hinterlegt werden. |
Der Import ist nur einmal je Betrieb notwendig. Anschließend stehen neu aus ADNOVA finance bereitgestellte Betriebsdaten und Auswertungen ohne weitere Aktivitäten in ADNOVA+ zur Verfügung, nachdem Sie ADNOVA finance beendet haben und ADNOVA+ starten. Möchten Sie die Daten sofort bereitstellen, ist dies aus ADNOVA finance über den Menüpunkt Datei - ADNOVA+ - Datenübergabe möglich.
Bei welchen Betrieben beim Start von ADNOVA+ Daten aus ADNOVA finance übernommen wurden, ist in der Minianwendung Daten importieren aufgelistet. Wurden dabei Änderungen nicht übernommen, wird die Ursache angezeigt, wenn Sie die Maus auf dem Eintrag platzieren (Tooltipp).
In ADNOVA+ selbst können noch keine Betriebe mit Kassenbuchkonten angelegt werden. Handelt es sich z. B. um einen neuen Mandanten, der das Kassenbuch in ADNOVA+ nutzen möchte, muss dieser Betrieb mit den notwendigen Stammdaten und Kassenbuchkonten in ADNOVA finance angelegt werden und für ADNOVA+ bereitgestellt werden. Auch die zukünftige Anlage neuer Wirtschaftsjahre muss in ADNOVA finance erfolgen. Betriebe, die ausschließlich das Belegbuch und/oder das Dokumentenmanagementsystem nutzen möchten, können direkt in ADNOVA+ angelegt werden. Dies ist jedoch nur zu empfehlen, wenn der Betrieb nicht in ADNOVA finance geführt wird. In ADNOVA finance geführte Betriebe lassen sich schneller und bequemer über die Datenübergabe in ADNOVA+ anlegen.
Der Import der aus ADNOVA finance übertragenen Dateien wird anhand der Betriebsnummer gesteuert. Damit die Daten aus ADNOVA finance dem richtigen Mandanten zugeordnet werden, sollten Sie vor der Datenübergabe von ADNOVA finance an ADNOVA+ prüfen, ob die Betriebsnummer in ADNOVA+ (s. Partnerstammdaten - Betriebsnummer) demselben Mandanten bzw. derselben Firma wie in ADNOVA finance zugeordnet ist. |
Um einen Betrieb als neuen Mandanten in ADNOVA+ anzulegen, benötigen Sie die Berechtigung Einstellungen - Unternehmen Neue Partner anlegen. Für die Aktualisierung der Daten eines Mandanten und den Import der Auswertungen ist in Buchstellen/Steuerberatungskanzleien anschließend die Berechtigung Partnergruppe Datenübertragung ADNOVA finance notwendig.
Um Daten zur Finanzbuchhaltung der eigenen Firma importieren zu können, ist dagegen die Berechtigung Finanzbuchhaltung Datenübertragung ADNOVA finance erforderlich.
Hinweis für Buchstellen/Steuerberatungskanzleien: Erteilen Sie externen Benutzern (Mandanten) die Berechtigung Finanzbuchhaltung Datenübertragung ADNOVA finance, wenn der Mandant selbst die Aktualisierung seiner Finanzbuchhaltungsdaten und den Import der Auswertungen vornehmen darf. |
Bevor ein Betrieb in der Auswahlliste in ADNOVA+ erscheint, muss er in ADNOVA finance bereitgestellt werden. Dies erfolgt in ADNOVA finance im Menüpunkt Datei - ADNOVA+.
Ebenfalls in ADNOVA finance steuern Sie, welche Funktionen ADNOVA+ zur Verfügung stehen sollen.
Belegbuch
Damit die Stammdaten des Betriebes für die Nutzung des Belegbuchs an ADNOVA+ übergeben werden, müssen Sie die Funktion für ADNOVA+ aktivieren. Dies erfolgt in ADNOVA finance im Menüpunkt Datei - ADNOVA+ - Belegassistent - Aktivieren/Deaktivieren
Dokumentenmanagement
Die Übernahme der archivierten Auswertungen in das Dokumentenmanagement in ADNOVA+ steuern Sie in ADNOVA finance im Menüpunkt Datei - ADNOVA+ - Archiv - Aktivieren/Deaktivieren. Dort legen Sie auch fest, ob das Dokumentenmanagement in ADNOVA+ als alleiniger Speicherort für Dokumente genutzt wird oder parallel zu einem der Fremdsysteme, die von ADNOVA finance unterstützt werden.
Weitere Informationen zur Bereitstellung entnehmen Sie bitte dem Handbuch zu ADNOVA finance.
Markieren Sie mit der Maus in der Minianwendung Daten importieren den Betrieb, den Sie neu importieren möchten und starten Sie den Import über die Schaltfläche Betrieb importieren. Nach Auswahl des Betriebes, der importiert werden soll, führt ein Assistent durch die Einrichtung dieses Betriebes in ADNOVA+. Ist der Import erfolgreich, wird der Betrieb als Partner des Typs Mandant in ADNOVA+ angelegt.
1. Die in ADNOVA finance hinterlegte Betriebsnummer und die Adressdaten des Betriebes werden angezeigt. Folgende Angaben sind zu ergänzen:
Geben Sie die Partnernummer ein, mittels derer der Mandant eindeutig in ADNOVA+ identifizierbar ist.
Sollen Fakturierungsbuchungen zum Partner über den Export einer Fibu-Datei an ADNOVA fiance übergeben werden, ist die Kontoart des Personenkontos auszuwählen. Ist die Partner-Nr. 5- bis 8-stellig, wird das Feld Personenkonto gefüllt, sobald eine Kontoart ausgewählt wird. Vergeben Sie ggf. eine abweichende Kontonummer für das Personenkonto.
Nun erfolgt die Zuordnung des Mandanten zu einem Geschäftspartner. Um abzubilden, dass sämtliche Mandanten (Betriebe) eines Unternehmers (natürliche Person) zu einem Unternehmer gehören, werden sie unter einem Geschäftspartner zusammengefasst.
Behalten Sie die Markierung im Feld Neuen Geschäftspartner anlegen bei, wird zum Mandanten ein neuer Geschäftspartner angelegt. Geben Sie die Geschäftspartnernummer ein, mittels derer der Geschäftspartner eindeutig in ADNOVA+ identifizierbar ist.
Ist der zum Mandanten zugehörige Geschäftspartner bereits vorhanden, markieren Sie Bestehendem Geschäftspartner zuordnen und wählen anschließend den entsprechenden Geschäftspartner aus der Liste mit Doppelklick aus.
2. Firmen zuordnen
Haken Sie die Firmen an, denen der Mandant zugeordnet sein soll. Der Mandant ist nur in diesen und nicht in anderen Firmen, die zu Ihrem Unternehmen gehören, sichtbar. Kennzeichnen Sie zusätzlich, welche Firma für LAND-DATA als Abrechnungsempfänger dieses Partners gilt.
3. Der Mandant muss nun einer Partnergruppe zugeordnet werden.
Ist einer Partnergruppe Ihrer Firma die Orga-/Empfänger-Nr. des Partners zugeordnet, wird sie als zugeordnet vorgeschlagen. Dies dient zur Sicherheit, falls Sie den Zugriff auf Betriebe abhängig von der Organisations- und Empfängernummer in den Betriebsdaten steuern möchten.
Beachten Sie bei der Zuordnung der Partnergruppen, dass automatisch alle Benutzer mit der Berechtigung Partnergruppe Zugriff den Mandanten sehen können.
4. Beginnen Sie den Import über die Auswahl Starten. Der Import wird durchgeführt.
Der Fortschritt wird am Bildschirm angezeigt. Wenn vor allen Schritten ein grüner Haken erschienen ist, ist die Übernahme abgeschlossen und Sie können den Bildschirm über die Schaltfläche Ende verlassen. Im Anschluss steht der importierte Betrieb in der Partnerübersicht bereit.
Über den Link Zugriff auf Mandanten für externe Benutzer einrichten gelangen Sie direkt zur Möglichkeit, den Betrieb für die Bearbeitung durch einen vorhandenen externen Benutzer freizugeben. Es können nur externe Benutzer ausgewählt werden, die zu dem gleichen Geschäftspartner gehören. Beispiel: Ein Landwirt führt bereits in seinem landwirtschaftlichen Unternehmen das Belegbuch in ADNOVA+. Nun haben Sie die Photovoltaikanlage importiert, für die der Landwirt ebenfalls das Belegbuch führen möchte.
Möchte ein Landwirt, der noch nicht als externer Benutzer angelegt ist, den gerade importieren Betrieb bearbeiten, wechseln Sie bitte in die Partnerübersicht, wählen den Betrieb aus und legen den Benutzer über die Aktion Externen Benutzer anlegen an.
5. Mit Aktivierung der Schaltfläche Aktualisieren werden die erfolgreich übernommenen Betriebe aus der Übersicht entfernt. Wurden Betriebe nicht übernommen, wird die Ursache angezeigt, wenn Sie die Maus auf dem Eintrag platzieren (Tooltipp).