zur 3.10 zu beschreiben HEA
Bereits durchgeführte Überweisungen können Sie jederzeit erneut ansehen sowie ein Zahlungsprotokoll dazu erstellen. Der Menüpunkt ist nur bei Betrieben (Firmen) sichtbar, bei denen das Recht zur Nutzung des Zahlungsverkehrs erteilt wurde. Auf die Zahlungsvorgänge eines Mandanten hat die Buchstelle/Steuerberatungskanzlei grundsätzlich keinen Zugriff.
Recht zur Nutzung des Zahlungsverkehrs in ADNOVA+ wurde vom Systemverantwortlichen in der Buchstelle erteilt
Die Berechtigungen bezüglich ADNOVA+ pflegt in der Regel der Systemverantwortliche in der Buchstelle sowohl für den Sachbearbeiter (interner Benutzer) als auch für den Mandanten (externer Benutzer). Für den Mandanten erteilen Sie das Recht, den Zahlungsverhekr zu nutzen, indem Sie im Berechtigungsmanagement - Benutzer (extern) den Partner auswählen und im Abschnitt Berechtigung - Zahlungsassistent die Berechtigung Zahlungen ausführen aktivieren. Wenn Sie mit Benutzergruppen arbeiten, erweitern Sie einfach die Rechte der entsprechenden Benutzergruppe. Sachbearbeiter erhalten grundsätzlich keine Möglichkeit, auf die Zahlungsvorgänge des Mandanten zuzugreifen. Daher ist im Berechtigungsmanagement - Benutzer (intern) kein entsprechendes Recht aufgeführt. Sehr wohl jedoch können interne Benutzer Zahlungsvorgänge im Auftrag der eigenen Organisation durchführen. Dieses Recht ist im Berechtigungsmanagement - Benutzer (Intern) im Abschnitt Berechtigungen für Buchstelle/Kanzlei/Verband, Unterabschnitt Berechtigung - Zahlungsverkehr oder über die entsprechende Benutzergruppe zu erteilen. |
Zu allen Eingangsbelegen mit der Vorgangsart Rechnung oder Mahnung, bei denen Sie im Belegbuch als Zahungsart Überweisung ausgewählt haben, finden Sie einen Zahlungsvorgang. Dabei werden die notwendigen Angaben wie Name des Empfänger, IBAN usw. aus den Belegen automatisch übernommen.
Alle Belege, die Sie im Belegbuch mit der Zahlungsart Überweisung versehen haben, werden unter Zahlungsvorgänge aufgelistet
Der Beleg, d. h., eine Eingangsrechnung wurde in das Belegbuch importiert.
Der Beleg wurde nachbearbeitet, insbesondere der Partner ergänz
Rechnungen überweisen ohne Beleg
Überweisungen nachvollziehen
Über die Anzeige in der Tabelle ist eine Nachbearbeitung der Belege möglich. Zunächst wird der allgemeine Aufbau beschrieben bevor auf die nutzungsabhängigen Besonderheiten näher eingegangen wird.
Bei vielen Eingaben müssen Sie eine Auswahl treffen. Die Liste der Auswahlmöglichkeiten öffnen Sie entweder mit der Maus über das Symbol |
| Feld | Erläuterung | ||||||||||||
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| Filter | Über dieses Filterfeld wird die Anzeige der im Belegbuch enthaltenen Belege auf die Anzeige bestimmter Belege eingeschränkt. Möglich Filter sind:
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| - | Nutzen Sie im Belegbuch den Zahlungsassistenen oder den Rechnungsworkflowassistenen, ist ein zweites Filterfeld sichtbar. In diesem Filterfeld kann auf die zum jeweiligen Assistenten festgelegten Bearbeitungsschritte gefiltert werden. | ||||||||||||
 | Über die Erweiterte Suche Für eine Volltextsuche geben Sie im Feld Volltext einfach mehrere Suchbegriffe ein. Es wird eine "oder"-Suche durchgeführt, d. h. es werden alle Fundstellen angezeigt, die einen der gesuchten Begriffe enthalten. Sollen nur Fundstellen angezeigt werden, die alle gesuchten Begriffe enthalten, ist eine "und"-Suche durchzuführen. Setzen Sie dazu alle Begriffe in Anführungszeichen, z. B. "Rechnung" "2015" usw.
Ist bereits eine erweiterte Suche aktiv, ist das rechte Lupensymbol aktiviert. Hierüber können Sie die erweiterte Suche wieder deaktivieren. | ||||||||||||
| Suche [F3] | Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, um alle in der Übersichtstabelle aktuell angezeigten Vorgänge zu durchsuchen. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten. | ||||||||||||
  | Über diese Symbole können Sie auf die Anzeige mit und ohne Detailinformationen umschalten. | ||||||||||||
| Nummer | Jedes importierte Dokument erhält in der Tabellenanzeige eine fortlaufende Nummer. Diese Nummer dient der Übersichtlichkeit der Tabelle. Es handelt sich nicht um die eindeutige Vorgangsnummer, die bei der Festschreibung der Belege vergeben wird. | ||||||||||||
| Status | Hier wird angezeigt, in welchem Status sich der Beleg gerade befindet: Unbearbeitet, Bearbeitet, Festgeschrieben, Storniert (Erläuterung: siehe oben). | ||||||||||||
| Gebucht | Wurde eine Buchung über die entsprechende Schaltfläche als Gebucht gekennzeichnet, wird dies hier angezeigt. | ||||||||||||
| Vorgangsnummer | Die Vorgangsnummer wird bei der Festschreibung eines Belegs der Vorgangsart 1 - 8 automatisch vergeben. Es handelt sich um eine eindeutige, unveränderbare Nummer, die die Verknüpfung zwischen Beleg und Buchung darstellt und somit die Nachvollziehbarkeit ermöglicht. Eine Anzeige erfolgt nur bei festgeschriebenen Belegen.
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| Vorgangsart | Zur Untergliederung der Dokumente werden verschiedene Vorgangsarten zur Auswahl angeboten. Die Vorgangsart bestimmt, in welcher Weise Sie das Dokument bearbeiten möchten. Die drei Varianten sind weiter unten detailliert beschrieben.
Bei geeigneten Dateiformaten (PDF, Word, Excel usw.) wird durch eine automatische Texterkennung beim Import die Vorgangsart des Beleges ermittelt und hier vorgeschlagen. | ||||||||||||
| Partner | Wählen Sie hier den Partner aus den eingerichteten Partnern aus. Handelt es sich um einen Vorgang zur Belegarchivierung, können Sie auch einfach einen Partner erfassen. Bei geeigneten Dateiformaten (PDF, Word, Excel usw.) wird durch eine automatische Texterkennung beim Import der Absender bzw. Empfänger des Belegs ermittelt und hier als Partner vorgeschlagen. Wenn Sie im Feld stehen, wird der entsprechende Bestandteil in der Dokumentvorschau gelb markiert. Handelt es sich um die Dokumentenablage in ein Verzeichnis der Firmenakte (extern) oder um einen Postein-/ausgang, ist der Parner grundsätzlich aus den eingerichteten Partnern auszuwählen. | ||||||||||||
| Vorgangsdatum | Bei geeigneten Dateiformaten (PDF, Word, Excel usw.) wird durch eine automatische Texterkennung beim Import das im Beleg enthaltene Datum ermittelt und hier als Vorgangsdatum vorgeschlagen. Wenn Sie im Feld stehen und das Datumsformat übereinstimmt, wird der entsprechende Bestandteil in der Dokumentvorschau gelb markiert. | ||||||||||||
| Dokumentenjahr bzw. VZ | Im Dokumentenjahr wird das Jahr angezeigt, in dem der Vorgang liegt. Beim Festschreiben wird das Dokument unterhalb des Registers gemäß Vorgangsart einem jahresbezogenen Unterordner im Dokumentenmanagement abgelegt. Handelt es sich um einen erweiterten Vorgang, der im Rahmen eines Posteingang oder -ausgangs verwendet wird, wird hier der Veranlagungszeitraum (VZ) verwendet. | ||||||||||||
| Erläuterung | Hier können Sie zusätzliche Erläuterungen zum Dokument eingeben. | ||||||||||||
| Stichwort | Hier können Sie dem Dokument ein oder mehrere Stichwort aus der hinterlegten Liste der Stichwörter zuordnen. Möchten Sie z. B. später alle Dokumente zu einem bestimmten Bauprojekt durch wenige Eingaben wiederfinden, empfiehlt es sich hier ein entsprechendes Stichwort (z. B. Stallbau) zu erfassen. | ||||||||||||
Die folgenden Felder sind in Abhängigkeit von der Vorgangsart und den zum Belegbuch aktivierten Assistenten unterschiedlich. Eine Beschreibung erfolgt bei der Erläuterung der Verwendung der Vorgangsarten, d. h. der drei Nutzungsvarianten
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| Schaltflächen | Erläuterung | ||||||||||||
| Speichern | Mit Speichern speichern Sie die Angaben zum Beleg und der nächste noch unbearbeitete Beleg wird zur Bearbeitung angezeigt. | ||||||||||||
| Speichern + "nächste Aufgabe gemäß Workflow" | Diese Schaltfläche ist nur sichtbar, wenn Sie einen Assistenten nutzen. Zusätzlich zum Speichern wird bei Nutzung dieser Schaltfläche im Feld Aufgabe die nächste Aufgabe gemäß Workflow eingetragen. Z. B. Prüfen Sie gerade die Rechnung und der nächste Schritt ist die Freigabe. In diesem Fall wird auf der Schaltfläche Speichern + Freigeben angezeigt. Mit einem Klick können Sie so Rechnung für Rechnung durchgehen und freigeben. | ||||||||||||
| Heften | Über die Schaltfläche Heften können Sie Dokumente, die im PDF-Format vorliegen, zusammenheften, z. B. wenn bei einer mehrseitigen Eingangsrechnung beim Scannen zu jeder Seite eine Datei erzeugt wurde. Klicken Sie auf Heften, wird immer das ausgewählte Dokument mit dem in der Liste vorher angezeigten Dokument zusammengeheftet. Die beiden Dokumente werden unter der Nummer und den Angaben des vorherigen Dokuments zusammengeführt.
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| Entheften | Diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn Sie ein Dokument im PDF-Format ausgewählt haben, welches mehrere Seiten hat. Klicken Sie auf Entheften, werden die Seiten voneinander getrennt und jede einzelne Seite als Dokument im Belegbuch angelegt. Es erfolgt zu jeder Seite eine Erkennung, so dass der Partner und das Vorgangsdatum vorgeschlagen werden.
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| Stornieren | Diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn Sie ein Dokument ausgewählt haben, welches bereits festgeschrieben wurde. Damit die Nachvollziehbarkeit nach den Vorgaben der GoBD gewährleistet ist, können einmal festgeschriebene und im Dokumentenmanagement abgelegte Belege nicht einfach gelöscht werden. Über Stornieren werden die Belege/Dokumente im Belegbuch storniert und im Dokumentenmanagement in das Register Belege storniert bzw. Dokumente storniert verschoben. Belege/Dokumente, die von der Buchstelle fälschlicherweise in der Firmenakte extern eines Mandanten abgelegt wurden, werden beim Stornieren in die Firmenakte intern in das Register Belege storniert bzw. Dokumente storniert verschoben. Auf Wunsch können Sie den Beleg als Korrekturbeleg vorschlagen lassen.
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| Löschen | Diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn die Belege noch nicht festgeschrieben bzw. storniert sind. Klicken Sie auf Löschen, um den ausgewählten Beleg unwiderruflich zu löschen. | ||||||||||||
oder über die Taste [F4] . Statt die Auswahl zu öffnen, können Sie auch einfach mit der Eingabe beginnen, z. B. im Feld Vorgangsart "Re" eintippen. Die Auswahl wird dadurch eingegrenzt. Wird der richtige Inhalt im Eingabefeld angezeigt, können Sie ihn mit Enter übernehmen und zum nächsten Eingabefeld springen.