Für Organisationen stehen auf der Unternehmensebene unterhalb des Dokumentenmanagements die Firmenakten zu den Firmen der Organisation und die Partnerakten aller Partner der Organisation, sowie eine firmenübergreifende Unternehmensakte zur Verfügung. In der Unternehmensakte werden organisationsinterne, firmenübergreifende Dokumente abgelegt. Besteht eine Organisation z. B. eine Kanzlei aus mehreren Firmen, d. h. mehreren Außenstellen, steht für jede Firma eine Firmenakte zur Verfügung. Für jede Firma kann eine eigene Ordnerstruktur angelegt werden (s. Einstellungen). In den Partnerakten der Organisation befindet sich für jeden Partner eine Akte für organisationsinterne Dokumente zu diesem Partner.
Über das Berechtigungsmanagement können Benutzern die Rechte Dokumente zu lesen, neue Dokumente abzulegen bzw. Dokumente zu löschen für einzelne Ordner gegeben/entzogen werden.
Für Unternehmer stehen unterhalb des Dokumentenmanagements die Firmenakten zu seinen Firmen und die Partnerakten zu seinen Partnen, sowie eine firmenübergreifende Unternehmensakte zur Verfügung. In der Unternehmensakte werden firmenübergreifende Dokumente abgelegt. Besitzt ein Unternehmer z. B. ein Landwirt mehrere Firmen, d. h. den landwirtschaftlichen Betrieb und einen Hofladen, steht für jede Firma eine Firmenakte zur Verfügung. Für jede Firma kann eine eigene Ordnerstruktur angelegt werden (s. Einstellungen).
Auf die Unternehmensakte und die Firmenakten hat die betreuende Buchstelle/Kanzlei ebenfalls Zugriff. Insbesondere über die Firmenakte erfolgt die Zusammenarbeit mit einer betreuenden Buchstelle/Steuerberatungskanzlei. Zu einzelnen Dokumenten können Sie den beiderseitigen Zugriff erteilen/entziehen. |
In den Partnerakten des Unternehmers befindet sich für jeden Partner eine Akte für Dokumente zu diesem Partner. Auf diese Partnerakten hat die Buchstelle/Steuerberatungskanzlei grundsätzlich keinen Zugriff.
| Organisation | Unternehmer | ||
|---|---|---|---|
| Unternehmensebene | |||
| Unternehmensakte (der Organisation) | Firmenübergreifende Dokumente der Organisation, z. B. werden Auswertungen zur Protokollierung der in ADNOVA+ vorgenommenen Änderungen automatisch in der Unternehmensakte abgelegt. | ||
| Firmenakte (der Organisation) | Firmenbezogene Dokumente der Organisation, z. B. werden hier die Belege aus dem firmeneigenen Belegbuch abgelegt. | ||
| Partnerakte (intern) | Dokumente zu allen Partnern der Organisation, z. B. Schriftverkehr mit den Finanzämtern. | ||
| Partnerebene | |||
Unternehmensakte | Firmenübergreifende Dokumente des Unternehmens (des Partners). Wird der Unternehmer von einer Buchstelle betreut, hat der Unternehmer Zugriff auf die Dokumente in der Unternehmensakte (des Partners), zu denen Zugriffsrechte erteilt wurden. | Unternehmensakte | Firmenübergreifende Dokumente des Unternehmens. Wird der Unternehmer von einer Buchstelle betreut, hat diese Zugriff auf die Dokumente in der Unternehmensakte, zu denen Zugriffsrechte erteilt wurden. |
| Firmenakte (extern) (der Firmen des Partners/Unternehmers | Firmenbezogene Dokumente des Unternehmens (des Partners), z. B. die aus ADNOVA finance bereitgestellten Auswertungen. Die Zusammenarbeit mit dem Mandanten erfolgt in erster Linie in dieser Akte. | Firmenakte | Firmenbezogene Dokumente des Unternehmens, z. B. die aus ADNOVA finance bereitgestellten Auswertungen. Die Zusammenarbeit mit der betreuenden Buchstelle/Steuerberatungskanzlei erfolgt in erster Linie in dieser Akte. |
| Partnerakte | Dokumente zu allen Partnern des Unternehmens. Auf diese Akte hat die betreuenden Buchstelle/Steuerberatungskanzlei grundsätzlich keinen Zugriff. | ||