In den Einstellungen zur Fakturierung hinterlegen Sie grundlegende Informationen, die für die Fakturierung notwendig sind. Neben dem Produktkatalog sind dies z. B. die Belegvorlage, die das Aussehen Ihrer Belege vorgibt, und die Einstellungen im Fakturierungsbuch, welche den Ablauf der Fakturierung in Ihrer Organisation abbilden.
Im Fakturierungsbuch richten Sie ein, wie die Fakturierung in Ihrer Firma erfolgt, z. B. welche Belegarten (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung bzw. Gutschrift oder Mahnung) grundsätzlich notwendig sind. Innerhalb einer Firma können mehrere Fakturierungsbücher angelegt werden, um z. B. abzubilden, dass eine Firma mehrere Außenstellen hat, für die jeweils ein eigenes Fakturierungsbuch genutzt werden soll. Der Normalfall ist jedoch ein Fakturierungsbuch, das die Fakturierung für eine Firma abdeckt. Zu jeder Belegart, die verwendet wird, können umfangreiche Einstellungen zu den Beleginhalten, zu Vor- Nachlaufzeilen, zum Aussehen usw. vorgenommen werden. Anhand dieser Einstellungen werden bei der Erfassung der Belege die grundlegenden Angaben vorgeschlagen. So ist dabei über die Erfassung der Positionen (Produkte) hinaus nur eine geringfügige Nachbearbeitung notwendig.
Belegvorlagen geben Ihnen die Möglichkeit, das Aussehen Ihrer Belege (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung bzw. Gutschrift und Mahnung) für jede einzelne Belegart individuell festzulegen. Dabei hinterlegen Sie in den einzelnen Belegvorlagen das Briefpapier und definieren anhand von Platzhaltern welche Angaben aus dem Partnerstammdaten bzw. der Fakturierung an welcher Stelle auf dem fertigen Beleg ausgewiesen werden sollen.
Die Hinterlegung der angebotenen Produkte ist Voraussetzung für die Erfassung sowie Bearbeitung von Angeboten, Lieferscheinen, Aufträgen, Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen. Zu jeder Firma wird ein Produktkatalog hinterlegt, der alle Produkte mit den für die Fakturierung notwendigen Angaben und Vorschlagswerten enthält. Rechnen Sie bestimmte Produkte häufig gemeinsam ab, können Sie diese in Produktpakete zusammenfassen. Häufig sind für die Erstellung und Pflege des Produktkatalogs bestimmte Personen zuständig, so dass der Menüpunkt nicht für alle Benutzer zur Verfügung steht.
ADNOVA+ unterstützt nicht nur Steuerberatungskanzleien bei der Fakturierung ihrer Leistungen nach Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) sondern auch Unternehmen wie z. B. Hofläden bei der Abrechnung Ihrer Produkte gegenüber ihren Kunden und Verbände sowie Vereine beim Einzug Ihres Mitgliedsbeitrags. Dementsprechend umfangreich sind die Fakturierungsarten und Berechnungsregeln, die im Produktkatalog angeboten werden. Nähere Erläuterungen finden Sie unter
den Angaben zum Produkt
und den separat erläuterten Berechnungsregeln.
Zudem kann der Produktkatalog durch die Verwendung von Produktbereichen und Produktgruppen strukturiert werden, um im Anschluss an die Fakturierung Auswertungen über diese Bereiche und Gruppen zu ermöglichen. Über Produktbereiche können Sie zudem steuern, welche Produkte in welchem Fakturierungsbuch gültig sein sollen. Dass für unterschiedliche Gruppen von Kunden abweichende Preise herangezogen werden, kann über Preisgruppen gesteuert werden. Des Weiteren sind für die Übergabe von Daten an nachgelagerte Programme ggf. die Mengeneinheiten zu hinterlegen.
Sofern Sie im Produktkatalog mit diesen Angaben arbeiten möchten, sollten Sie sie hinterlegen, bevor Sie das erste Produkt anlegen. Der entsprechende Eintrag kann dann zum Produkt aus der Vorschlagsliste ausgewählt werden. Über die Aktionen im Informationsbereich rechts besteht jedoch auch während der Anlage eines Produktes die Möglichkeit die Hinterlegungen vorzunehmen bzw. zu ergänzen.