Im Modul Buchungsvorschläge prüfen und ergänzen Sie die aus den Bankdaten mittels künstlicher Intelligenz (KI) generierten Buchungsvorschläge. Im Anschluss übertragen Sie die fertigen Buchungen an ADNOVA finance. Die Buchungen werden zunächst in das Nebenbuch von ADNOVA finance übernommen. Hier ist weiterhin eine Korrektur der Buchungen möglich. Die Übernahme ins Hauptbuch erfolgt wie gehabt aus dem Nebenbuch in ADNOVA finance.
Dieses Modul ist seit Ende des Jahres 2023 einsetzbar und wird seit Januar 2024 in den Buchstellen und Steuerberatungskanzleien nach Abstimmung eines organisationsindividuellen Starttermins eingeführt. Dabei wird jede Organisation durch das LAND-DATA Accountmanagement in Form von Informationsveranstaltungen und Schulungen intensiv begleitet.
>> Buchführung - Buchungsvorschläge
Voraussetzung und Aktivierung
Grundvoraussetzung für die Nutzung der KI-basierten Fibu-Automatisierung+ ist die Teilnahme an der Datendrehscheibe.
Die Aktivierung des Moduls Buchungsvorschläge erfolgt in ADNOVA finance im Dialog Erstaufnahme - Buchführung einrichten - ADNOVA+. Die Aktivierung ist möglich in Wirtschaftsjahren mit einem Wirtschaftsjahresbeginn ab 01.01.2019. Die Aktivierung bezieht sich grundsätzlich auf alle Bankkonten des Betriebes, die aktuell über die Datendrehscheibe beliefert werden.
Nach abgeschlossener Aktivierung werden die Bankdaten, die von den Rechenzentren geliefert werden, direkt in ADNOVA+ bereitgestellt. Bankdaten, die vor dem Tag der Aktivierung abgerufen und in ADNOVA finance übernommen wurden, bleiben in ADNOVA finance erhalten und werden nicht in ADNOVA+ bereitgestellt.
Anzeige der Daten aus dem Bankauszug
Standardmäßig werden Ihnen die Daten aus dem Bankauszug im Infobereich an der rechten Bildschirmseite angezeigt. Alternativ können Sie sich die Daten aus dem Bankauszug zwischen der Tabelle und dem Eingabebereich oder unterhalb des Eingabebereichs anzeigen lassen. Im Fenster mit den Daten aus dem Bankauszug finden Sie ein Rädchen, über das Sie in die Einstellmöglichkeiten gelangen.
Eingabebereich - Beschreibung der Eingabefelder und Schaltflächen
Die Buchungsgenerierung erfolgt in ADNOVA+ mittels künstlicher Intelligenz (KI). Hierfür werden die Buchungsdaten der drei letzten Wirtschaftsjahre an ADNOVA+ übergeben. Die in der Vergangenheit vorgenommenen Kontierungen der Buchungen im Hauptbuch dienen als Grundlage für die Buchungsgenerierung durch die KI.
Die Anzeige der Eingabefelder richtet sich nach den Grundeinstellungen in ADNOVA finance.
Anzeige der Buchungsvorschläge (Tabelle)
Die Anzeige der Buchungsvorschläge erfolgt in tabellarischer Form. Oberhalb der Tabelle stehen Ihnen Filter für den Buchungsstatus und den Prognose-Score zur Verfügung.
| Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
| Filter Buchungsstatus (Tabelle) | In diesem Feld können Sie die Anzeige der Buchungsvorschläge auf nur einen oder auch mehrere Filter gleichzeitig einfiltern. Öffnen Sie dazu die Auswahl der Filter über den grünen Pfeil oben rechts und aktivierten Sie die entsprechenden Filter durch einen Haken. Standardmäßig sind folgende Filter aktiviert: Hinweis prüfen, Offen, Restbetrag vorhanden, Vollständig. Als weitere Filter stehen zur Verfügung: Nachbearbeitet, Festgeschrieben |
Filter Prognose-Score (Tabelle) | In diesem Feld können sie die Anzeige der Buchungsvorschläge nach dem Prognose-Score filtern. Die zuletzt genutzte Einstellung wird gespeichert und beim erneuten Aufruf der Buchungsvorschläge wieder angezeigt. |
| Anzahl Buchungssätze | Anzeige: Anzahl der in der Tabelle angezeigten Buchungssätze von den insgesamt vorhandenen Buchungssätzen. |
| Suche | Das Suchfeld finden Sie oberhalb der Tabelle mit den Buchungsvorschlägen. Sie können in den Buchungsvorschlägen nach Texten und Datum suchen. Die Suche wird durch anklicken der Lupe im Suchfeld gestartet. Die Tabelle mit den Buchungsvorschlägen wird Ihrer Suche entsprechend eingefiltert. Um die Filterung wieder aufzuheben klicken Sie auf das Kreuz im Suchfeld. |
Anzeige von Buchungsalternativen
Findet die KI in den vorhandenen Buchungsdaten (Buchungsdaten der vergangenen drei Wirtschaftsjahre) mehrere Kontierungsmöglichkeiten, so wird im Buchungsvorschlag die zuletzt verwendete Kontierung eingesetzt.
Über das + vor dem Text Buchungsalternativen öffnen Sie die Tabelle mit den weiteren Kontierungsmöglichkeiten. Bitte prüfen Sie die Kontierungen im Buchungsvorschlag und in den Buchungsalternativen. Sofern aus Ihrer Sicht eine Kontierung aus den Buchungsalternativen für den vorhandenen Sachverhalt verwendet werden soll, können Sie die alternative Kontierung durch Auswahl des Übernahme-Symbols in der ersten Spalte der Tabelle in den aktuellen Buchungsvorschlag übernehmen.
Anzeige von Ähnlichen Buchungen
Findet die KI in den über die Datendrehscheibe bereitgestellten Kontoumsätzen ähnliche Sachverhalte z. B. gleicher Empfänger oder gleiche IBAN, so werden diese Buchungen in der Tabelle Ähnliche Buchungen aufgelistet. Die Anzeige der Tabelle aktivieren Sie über das + vor dem Text. Bitte prüfen und vergleichen Sie die angezeigten Kontoumsätze/Buchungen in der Tabelle mit dem aktuellen Buchungsvorschlag. Sofern in der Tabelle identische Sachverhalte vorhanden sind, die dementsprechend die gleiche Kontierung erhalten sollen, aktivieren Sie die Checkbox in der ersten Spalte. Anschließend wählen Sie die Schaltfläche Übertragen aus.
Eingabefelder
| Feldbezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
| Buchungsart | Anzeigefeld: Die Buchungsart Allgemeine Buchung ist vorgegeben und nicht änderbar. |
| Buchungszeitraum | Der Buchungszeitraum dient dazu, einzelne Buchungen einem bestimmten Meldezeitraum für die Umsatzsteuer-Voranmeldung/-zusammenstellung zuzuordnen. Es wird immer der Monat /Jahr eingegeben, in den die Umsatz- / Vorsteuer fließen soll. Erfolgt kein Eintrag im Feld Buchungszeitraum, so ist das Belegdatum entscheidend für die Zuordnung der Buchung zu einem Meldezeitraum in der Umsatzsteuer-Voranmeldung. |
| Buchungs-Nr. | Buchungsnummern werden vom Programm fortlaufend vergeben und dienen der eindeutigen Identifikation einer Buchung. |
| Finanzkonto | Anzeige des Finanzkontos. |
| Beleg-Nr. | Eingabe der bis zu 8-stelligen Belegnummer. |
| Seite | Sie können eine bis zu 2-stellige Seitennummerierung eingeben. Dieses bietet sich bei Kontoauszügen an, bei denen zu einer Belegnummer mehrere Blätter gehören. |
| Belegdatum | Eingabe des Belegdatums. Es wird das Belegdatum aus den Bankdaten übernommen. |
| Betrag | Es wird der Betrag aus den Bankdaten übernommen. Sofern der Betrag mehreren unterschiedlichen Sachverhalten bzw. Gegenkonten zuzuordnen ist, nutzen Sie hierfür die Funktion Buchung splitten |
| Gegenkonto | Das vorgeschlagene Gegenkonto kann geändert werden. Sobald Sie mit der Eingabe von Zahlen oder Buchstaben beginnen öffnet sich ein DropDown-Fenster mit der Auswahl der Konten, die zu Ihrer Eingabe passen. |
| Gesellschafterkonto | Die Eingabe eines Gesellschafterkontos ist lediglich bei den Rechtsformen 13 = GbR, 14 = OHG, 15 = KG, 16 = Sonstige Personengesellschaft und 17 GmbH & Co. KG möglich. |
| Zeitraum | Bei Zahlungen an das Finanzamt kann optional eine Zeitraumangabe erfasst werden. Die Angaben werden in den Auswertungen Primanota, USt-Zusammenstellung und der Übersicht USt-Zahllasten berücksichtigt. Bei folgenden Konten ist die Erfassung eines Zeitraums möglich: 2160xx Einkommensteuer 2460xx ESt-Erstattung 2801xx USt Zahllast/VoSt Erstattung 3801xx USt Zahllast/VoSt Erstattung 7610xx Gewerbesteuer § 4 (5b) EStG |
| Kostenstelle I | Die Erfassung der KST I in den Umsatzbuchungen hat mehrere Funktionen: - Die Buchung wird dem entsprechenden Produktionsverfahren zugeordnet. im Rahmen der Schuldzinsenberechnung erforderlich. |
| Kostenstelle II | In diesem Feld erfolgt die Erfassung der Kostenstelle II. Das Feld steht nur zur Verfügung, wenn es über die Eingabebegrenzung in ADNOVA finance aktiviert wurde. |
| USt-Schlüssel | Es wird der zum Gegenkonto hinterlegte USt-Schlüssel vorgeschlagen, dieser kann angepasst werden. Im DropDown-Menü werden Ihnen die zulässigen USt-Schlüssel angezeigt. |
| USt-Betrag | Anzeige des ermittelten USt-Betrags. |
| USt-Identifikationsnummer | Bei Eingabe der Umsatzsteuerschlüssel 210 – 212 und 371 – 389 sowie bei pauschalierenden Betrieben zusätzlich 4210 und 4371 – 4389 öffnet sich ein Zusatzfenster zur Erfassung der Umsatzsteuer-ID des Lieferanten/Kunden. |
| Gewicht (kg) | Das Feld Gewicht wird in Abhängigkeit vom eingegebenen Gegenkonto angesteuert. Die Erfassung erfolgt in der Mengeneinheit, die in ADNOVA finance dem jeweiligen Konto zugeordnet ist. |
| Stück (Stk) | Das Feld Stück wird in Abhängigkeit vom eingegebenen Gegenkonto angesteuert. Erfassen Sie die Stückzahl. |
| Lieferdatum | Kontenrahmen LAND-DATA kr+ LuF (Code 11): Abweichend vom Belegdatum können Sie ein Lieferdatum eintragen. Das Lieferdatum wird in Inventarbuchungen als Anschaffungsdatum bzw. Abgangsdatum übernommen und für die Berechnung des Durchschnittbestands herangezogen. |
| Buchungstext | Im Buchungstext wird der Empfänger/Auftraggeber aus den Bankdaten angezeigt. Der Text kann angepasst werden, es sind maximal 40 Stellen möglich. |
| Abgrenzungskonto | In diesem Feld erfolgt die Eingabe des Abgrenzungskontos (es sind nur Forderungs-/Verbindlichkeitskonten zulässig). Die Eingabe ist nur möglich, wenn bereits ein Vorjahr vorhanden ist. Automatische Abgrenzungsbuchungen ins Inventar sind nicht möglich. Die Abgrenzung muss hier manuell erfolgen. Mit der Eingabe des Abgrenzungskontos können Abgrenzungen in das vorherige Wirtschaftsjahr automatisch (Ausnahme: Inventarkonten) aus dem aktuellen WJ erstellt werden. Bei der Übernahme ins Hauptbuch in ADNOVA finance werden vom Programm zwei Buchungssätze erzeugt: |
| Abgr.-Datum | Nach Eingabe des Abgrenzungskontos wird Ihnen ein Standardabgrenzungsdatum vorgeschlagen: Bei pauschalierenden Betrieben wird als Standardabgrenzungsdatum jeweils der letzte Tag des vorangegangenen Wirtschaftsjahres vorgeschlagen. Bei partieller Umsatzsteuer und Regelbesteuerung richtet sich das Abgrenzungsdatum nach dem Meldezeitraum, der in ADNOVA finance im Dialog Datei – WJ anlegen / Btr.steuerungsdaten im Register Umsatzsteuer eingetragen ist. Es wird der letzte Tag des vorangegangenen Voranmeldezeitraumes vorgeschlagen. Das vorgeschlagene Abgrenzungsdatum kann bei Bedarf geändert werden. |
Schaltflächen
| Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
| Speichern | Die vorgenommenen Änderungen im aktiven Buchungsvorschlag werden gespeichert. |
| Buchung splitten | Sofern Sie einen Betrag aufteilen und unterschiedlichen Gegenkonten zuordnen möchten, können Sie über diese Schaltfläche die Splittbetragsroutine starten. Die vorhandene Buchung wird damit zur Masterbuchung, das Feld Gegenkonto wird geleert. Nach dem Speichern dieser Masterbuchung wird als Nächstes eine neue Splittbuchung vorgeschlagen. |
| Neuer Splitter | Mit dieser Schaltfläche können Sie eine weitere Splittbuchung erzeugen. |
| Löschen | Die Buchung in der Bearbeitungszeile wird gelöscht. Sie erhält in der Tabelle das Gelöschtkennzeichen = L. |
| Aktivieren | Eine gelöschte Buchung kann durch Betätigung dieser Schaltfläche wieder aktiviert werden. |
| Abbrechen | Die getätigten Änderungen werden nicht gespeichert. |
Splittbuchungen
Sofern ein Betrag mehreren Sachverhalten und somit unterschiedlichen Sachkonten zuzuteilen ist, wählen Sie die Schaltfläche Buchung splitten.
Das Feld Gegenkonto wird geleert und der Cursor befindet sich im Feld Buchungstext. Wählen Sie anschließend die Schaltfläche Speichern.
Es wird eine neue Splittbuchung erzeugt. Innerhalb der Splittbuchungen wird Ihnen auf der rechten Seite der jeweilige, noch zu verteilende, Restbetrag angezeigt.
Wechselschalter Storno, Nettobetragseingabe
Die Nutzung der Wechselschalter ist ausschließlich innerhalb von Splittbuchungen möglich.
Wechselschalter S für Storno
Innerhalb einer Splittbuchung ist die Erfassung von Stornobuchungen möglich. Betätigen Sie hierfür im Betragsfeld die Taste S.
Wechselschalter N für Nettobetragseingabe
Der Wechselschalter N unterstützt Sie bei der Erfassung von Rechnungseinzelpositionen, wenn diese auf einer Rechnung nur als Nettobeträge ausgewiesen sind.
Sie aktivieren die Nettobetragseingabe indem Sie im Feld Betrag die Taste N betätigen. Oberhalb des Betrags wird nun zusätzlich der Bruttobetrag angezeigt, der sich nach der Erfassung des USt-Schlüssels ergibt.
Informationsbereich - Beschreibung der Aktionen und Anzeigen
An ADNOVA finance übertragen
Im Aktionsbereich finden Sie die Funktion An ADNOVA finance übertragen. Nach Auswahl der Funktion wird Ihnen ein Auswahlfenster angezeigt. Hier können Sie die Restriktionen für die Übergabe der Buchungen festlegen. Die Buchungsvorschläge können übergeben werden
- bis zum ersten offenen Buchungsvorschlag
- bis zum ersten offenen Buchungsvorschlag je Finanzkonto
- maximal bis zu einem von Ihnen gewählten Datum.
Die für die Übertragung relevanten Buchungsvorschläge werden in ADNOVA+ festgeschrieben und in einer Datei lokal im Verzeichnis Laufwerk:\ ADNOVA\BUCHUNGSVORSCHLAEGE gespeichert. Sobald in ADNOVA finance ein Wirtschaftsjahr des Betriebes geöffnet wird, erfolgt das Einlesen der Buchungen ins Nachbearbeiten Buchungsvorschläge.
Sollten die bereitgestellten Buchungen z. B. aus technischen Gründen einmal nicht in ADNOVA finance angekommen sein, können Sie bereits festgeschriebene und übergebene Buchungen erneut bereitstellen.
Letzter Import Betrieb / Umsätze
Bei Auswahl dieser Funktion öffnet sich ein Informationsfenster. Diesem können Sie entnehmen, wann der letzte Betriebs-Import sowie Umsatz-Import stattgefunden hat. Zudem wird im Informationsfenster angezeigt, ob der Import erfolgreich war. Sofern beim Import ein Fehler aufgetreten ist, wird ein entsprechender Fehlertext ausgewiesen.
Belegvorschau einblenden
Erhalten Sie die Belege zu diesem Betrieb digital, können Sie den mit diesem Bankumsatz verknüpften Beleg in einer Vorschau anzeigen lassen. Wir empfehlen, für die Vorschau einen zweiten Bildschirm zu verwenden.
Kommentar
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Betrieb
Hier werden die wichtigsten Informationen zum Betrieb angezeigt.