In den Einstellungen zum Belegbuch legen Sie fest, wie Sie das Belegbuch nutzen möchten - ausschließlich zur GoBD-konformen Belegablage und/oder zur Ablage sonstiger Dokumente im Dokumentenmanagement. Zudem kann ein Belegbuch mit einem Fristenbuch verknüpft werden und so zu einem Posteingangs-/ausgangsbuch werden, um durch Posteingänge bzw. -ausgänge automatisch die Erstellung oder Austragung von Fristen zu veranlassen. Zur Belegablage können Sie verschiedene Assistenten aktivieren. Der Rechnungsworkflowassistent unterstützt Sie bei der Nachbearbeitung der importierten Belege und mit Hilfe des Zahlungsassistenten können Sie im Eingangsbelegbuch die Bezahlung der offenen Rechnungen steuern.
> Beleg und Kontoumsatz - Einstellungen - Firma - Belegbuch
Welche und wieviele Belegbücher Sie für Ihre Anforderungen anlegen sollten und was die verschiedenen Nutzungsvarianten im Einzelnen bieten, erfahren Sie in der Einführung zum Beleg und Kontoumsatz.
Ein Standardbelegbuch für den Eingang und ein Buch für den Ausgang von Dokumenten sind grundsätzlich angelegt und können über die Schaltfläche Bearbeiten aufgerufen und den firmeninternen Vorgaben angepasst werden. Über die Schaltfläche Neu können Sie weitere Belegbücher anlegen und über die Schaltfläche Löschen nicht benötigte Belegbücher löschen. Die beiden Standardbelegbücher können nicht gelöscht werden.
Um Belegbucheinstellungen vorzunehmen, ist zunächst das entsprechende Belegbuch auszuwählen oder ein neues Belegbuch zu erstellen. Die Einstellungen werden je Firma und innerhalb der Firma je Belegbuch vorgenommen. Bitte markieren Sie in der Übersicht ein Belegbuch und öffnen Sie die Bearbeitung über die Schaltfläche Bearbeiten oder erstellen Sie ein neues Belegbuch über die Schaltfläche Neu. Zur übersichtlichen Gliederung ist die Bearbeitung in Abschnitte gegliedert. Klicken Sie auf den Titel um den Abschnitt auf- bzw. zuzuklappen, in dem Sie Angaben kontrollieren/vornehmen möchten. Mit Speichern speichern Sie die Angaben und verlassen die Bearbeitung.
Allgemein
Der Abschnitt Allgemein enthält die grundlegenden Angaben zum ausgewählten Belegbuch.
| Feld | Beschreibung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nummer | Erfassen Sie eine Nummer für dieses Belegbuch. | ||||||
| Bezeichnung | Geben Sie eine Bezeichnung ein. Diese Bezeichnung wird in der Übersicht angezeigt und sollte enthalten, wie das Belegbuch verwendet wird. | ||||||
| Beschreibung | Sie können eine weitere Beschreibung des Belegbuchs vornehmen. | ||||||
| Belegbuchein-/ausgang | Legen Sie hier fest, ob es sich um ein Eingangsbelegbuch oder ein Ausgangsbelegbuch handelt. | ||||||
| Typ Vorgangsart | Über den Typ der Vorgangsart legen Sie fest, welche Möglichkeiten Sie aus dem Angebotsspektrum des Belegbuchs nutzen möchten. Es stehen drei Nutzungsvarianten zur Verfügung, die einzeln oder auch alle zusammen in einem Belegbuch verwendet werden können.
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Assistenten
Hier legen Sie fest, welche Assistenten Sie nutzen möchten. Die Assistenten können nur verwendet werden, wenn Sie bei dem Typ der Vorgangsart den Typ Belege aktiviert haben. Ist ein Assistent/sind beide Assistenten aktiviert, stehen die dazugehörigen Funktionen im Belegbuch zur Verfügung, wenn es sich um Rechnungen handelt.
Der Rechnungsworkflowassistent unterstützt Sie im Belegbuch bei der Nachbearbeitung der importierten Rechnungsbelege, z. B. wenn die Rechnungen zunächst durch einen anderen Mitarbeiter geprüft bzw. für die Zahlung freigegeben werden sollen. Der Zahlungsassistent unterstützt Sie beim elektronischen Zahlungsverkehr. Mit aktiviertem Zahlungsassistenten können Sie im Belegbuch bei Eingangsrechnungen alle Angaben für Überweisungen ergänzen und eine Zahlungsdatei erstellen. Über Ihr Homebanking-Programm oder Online-Banking senden Sie die Datei anschließend an Ihre Bank.
| Assistent | Beschreibung |
|---|---|
| Zahlungsassistent benutzen | Dieser Assistent steht nur im Eingangsbelegbuch zur Verfügung. Wenn Sie diesen Assistenten aktivieren, können Sie im Belegbuch zusätzliche Informationen für die Überweisung erfassen und eine Zahlungsdatei für die Übergabe an Homebanking-Programme oder an das Online-Banking erstellen. |
| Rechnungsworkflowassistent benutzen | Aktivieren Sie hier den Assistenten. Anschließend ist eine Auswahl der Aufgaben möglich, die Sie bei der Nachbearbeitung von Rechnungen durchführen. |
| Auswahl der Arbeitsschritte | Markieren Sie hier alle Aufgaben, die bei den importierten Rechnungen im Rahmen der Nachbearbeitung im Belegbuch durchgeführt werden sollen. Diese Schritte werden Ihnen im Belegbuch im Feld Aufgaben zur Auswahl angeboten. Bitte passen Sie die Auswahl an Ihre Arbeitsabläufe an, wobei zwischen Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen unterschieden werden sollte. Ein Beispiel zur Verwendung finden Sie auf in den Erläuterungen zum Belegbuch bearbeiten. Eingangsbelegbuch: Zur Auswahl stehen in Erfassung, 1. Prüfung, 2. Prüfung, Freigegeben, Überweisen, Abgeschlossen, wobei die Aufgabe in Erfassung und die Aufgabe Abgeschlossen immer aktiviert sind. Nutzen Sie den Zahlungsassistenten, ist die Aufgabe Überweisen ebenfalls grundsätzlich aktiv. Für einen erweiterten Workflow stehen Ihnen also 1. Prüfung, 2. Prüfung und Freigegeben zur Verfügung. Ausgangsbelegbuch: Im Ausgangsbelegbuch tritt die Aufgabe Fakturiert an Stelle der Aufgabe Überweisen. Diese Aufgabe könnten Sie z. B. verwenden, um zu kennzeichnen, dass eine Rechnung geschrieben und versendet ist. Abgeschlossen wäre dann zu setzen, wenn die Rechnung durch den Kunden bezahlt wurde. |