Über den Export können Sie beliebige Daten aus ADNOVA+ exportieren, um sie außerhalb von ADNOVA+ z. B. in Tabellenkalkulationsprogrammen weiter auszuwerten. Einige häufig verwendete Exporte zur Fakturierung und zu den Partnerstammdaten sind bereits hinterlegt, so dass Sie nicht definieren müssen, welche einzelnen Felder beim Export berücksichtigt werden sollen. Weitere Exporte können Sie jederzeit definieren.
In der Übersicht werden die hinterlegten und alle bereits durchgeführten Exporte aufgelistet. Sie können neue Exportabfragen anlegen, bestehende Exporte anzeigen bzw. bearbeiten, ausführen, duplizieren oder löschen. Um die Übersicht nach einem bestimmten Export zu durchsuchen, geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, z. B. die Bezeichnung. Es werden die Daten aller Firmen und aller Partner ausgewertet, auf die Sie gemäß Berechtigungsmanagement Zugriff haben.
Damit die Exportabfragen performant laufen können, werden sie nicht auf der Grundlage der ADNOVA+ Online-Datenbank durchgeführt, sondern auf Grundlage einer zuvor erstellen lokalen Datenbank. Bevor Sie einen Export erstellen, ist daher die Aktualität der Datenbank sicher zu stellen. Zur Orientierung wird das Erstellungsdatum der aktuellen Datenbank im Infobereich angezeigt. Über die Aktion Datenbank aktualisieren können Sie einen aktuellen Stand erstellen, der automatisch im Hintergrund lokal gespeichert wird.
Hinterlegte Exporte nutzen
Einige häufig verwendete Abfragen zur Fakturierung und zu den Partnerstammdaten sind bereits hinterlegt und können auf Grundlage der aktuellen Daten direkt erstellt werden. Diese Exporte können nicht bearbeitet werden. Über den Export der Partnerliste erhalten Sie eine CSV-Datei, die umfangreiche Adress- und Bankdaten zum Partner enthält. Der Export von Fakturierungsinformationen bietet Ihnen die Möglichkeit den Umsatz je Produkt, je Bearbeiter oder je Kunde in einer CSV-Datei bereitzustellen. Auch eine Liste der Offenen Posten, d. h. der fakturierten, aber noch nicht bezahlten Rechnungen, kann über den Export erstellt werden.
Offene Posten
Mit dieser Abfrage erhalten Sie eine Übersicht über die fakturierten, aber noch nicht bezahlten Rechnungen. Angegeben wird die Netto-Summe zu den einzelnen Belegen sowie Informationen zum Partner.
| Fakturierungsbuch | Partner-Nr. | Belegdatum | Beleg-Nr. | Nettobetrag | Partnerbezeichnung | Straße | PLZ | Ort | Belegart |
Umsatz je Produkt
Diese Abfrage zeigt Ihnen die Netto-Summe je Produkt inkl. der Menge auf.
| Produkt-Nr. | Produktbezeichnung | Menge | Mengeneinheit | Netto-Summe |
Umsatz je Produkt pro Kunde
Diese Abfrage zeigt Ihnen je Partner für die einzelnen Produkte die Netto-Summe auf.
| Partner-Nr. | Partnerbezeichnung | Straße | PLZ | Ort | Produkt-Nr. | Produktbezeichnung | Netto-Summe |
Umsatz je Kunde
Diese Abfrage listet die Netto-Summe je Partner auf.
| Partner-Nr. | Partnerbezeichnung | Netto-Summe | Straße | PLZ | Ort | Postfach |
Umsatz je Bearbeiter
Diese Abfrage listet die Netto-Summe je Bearbeiter auf. Es werden nur die Positionen berücksichtigt, denen ein Bearbeiter zugeordnet wurde.
| Bearbeiter-Nr. | Vorname | Nachname | Kürzel | Netto-Summe |
Partnerliste
Mit dieser Abfrage erhalten Sie eine Liste aller Partner mit umfangreichen Adress- und Bankverbindungsdaten.
Partnerliste inkl. Zusatzfelder
Mit dieser Abfrage erhalten Sie eine Liste aller Partner mit Adressdaten und hinterlegten Zusatzfeldern.
Partnerliste inkl. Stichwörter
Mit dieser Abfrage erhalten Sie eine Liste aller Partner mit Adressdaten und hinterlegten Stichwörtern.
Neue Exporte anlegen und ausführen
Sie können jederzeit neue eigene Exporte definieren (Schaltfläche Neu) oder bereits durchgeführte eigene Exporte bearbeiten bzw. duplizieren. Je nach Komplexität der Exporte müssen einfache oder sehr umfangreiche Abfragen erfasst werden. Mit Speichern + Schließen speichern Sie den Export. Anschließend können Sie ihn ausführen und erhalten im Abschnitt Ergebnis einen Überblick über die zusammengestellten Daten. Über Exportieren wird die CSV-Datei erstellt. Bitte speichern Sie die Datei in einem Verzeichnis Ihrer Wahl auf Ihrem Rechner bzw. im Netz ab und ändern Sie dabei ggf. die Bezeichnung. Nach dem Speichern wird die Datei automatisch geöffnet.
Allgemein
| Eingabefelder | Erläuterung | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Bezeichnung | Geben Sie hier eine Bezeichnung für den Export ein. Diese Bezeichnung wird in der Übersicht angezeigt und sollte den Export sinnvoll benennen. | ||||
| Beschreibung | Sie können eine zusätzliche Beschreibung hinterlegen. | ||||
| Abfrageart | Einfach: Diese Abfrageart ermöglicht es Ihnen, Daten im CSV-Format zur Weiterbearbeitung in Tabellenkalkulationsprogrammen (z. B. Excel) zu erstellen. Beim Export kann nur eine Tabelle herangezogen werden.
Komplex: Mit Hilfe komplexer Abfragen können Sie einen Export erstellen, deren Inhalt Sie sich aus verschiedenen Tabellen zusammenstellen. Gerne beraten die Mitarbeiter des LAND-DATA Benutzerservice Sie zu den umfangreichen Möglichkeiten und unterstützen Sie bei der Erstellung der Abfrage. |
Spalten (nur bei einfacher Abfrage)
Führen Sie eine einfache Abfrage durch und haben Spalten ausgewählt, können Sie in diesem Abschnitt die Spalten weiter definieren, z. B. die Sortierung oder die Eingrenzung anhand von Operatoren. In der Übersicht sind die zuvor gewählten Spalten aufgelistet und können über die Schaltfläche Bearbeiten geöffnet werden. Mit den Pfeilen können Sie einen ausgewählten Eintrag nach oben bzw. unten verschieben und damit festlegen, in welcher Reihenfolge die Spalten in der Exportdatei ausgegeben werden.
| Feld | Diesem Feld können Sie entnehmen, welche Spalte Sie aktuell bearbeiten. Über die Auswahl Anzeigen können Sie beeinflussen, ob die Spalte angezeigt und exportiert werden soll (Haken gesetzt) oder nicht. Dies ist z. B. dann hilfreich, wenn Sie einen bereits bestehenden Export nutzen, in dem im Abschnitt Allgemein eine Spalte mit ausgewählt wurde, die aktuell nicht enthalten sein soll. Sie können den bereits definierten Export nutzen und müssen keinen neuen Export erstellen. |
| Sortierung | Über die Sortierung beeinflussen Sie die Sortierreihenfolge innerhalb einer Spalte. Haben Sie z. B. eine Spalte, die eine Nummerierung wie die Partnernummer enthält, können Sie aufsteigend oder absteigend sortieren lassen. Sortieren Sie in mehreren Spalten, wird zunächst innerhalb der Spalte sortiert, die in der Übersicht weiter oben steht, anschließend werden die folgenden Spalten berücksichtigt. |
| Operator | Über die Operatoren können Sie weitere Bedingungen für den Export festlegen. Welche Operatoren zur Verfügung stehen hängt von der ausgewählten Spalte ab. Bei Spalten mit nummerischen Werten stehen z. B. folgende Operatoren zur Verfügung: = - gleich, <> - ungleich, < - kleiner, <= kleiner gleich, > - größer, >= größer gleich und von ... bis. |
| Value | Geben Sie hier den Wert ein, der bezüglich der Operatoren herangezogen werden soll, z. B. die Nummern 1 bis 100. |
Abfrage (nur bei komplexer Abfrage)
In diesem Bereich sind die Parameter der Abfrage im Detail sichtbar. Die Anzeige hat reinen Informationscharakter.
Ergebnis
Bei bereits durchgeführten Exporten kommt der Abschnitt Ergebnis hinzu, in dem die exportierten Datensätze dokumentiert sind. Über die Schaltfläche Exportieren werden die dargestellten Ergebnisse in eine CSV-Datei exportiert.