Firmeneinstellungen Belegbuch

In den Einstellungen zum Belegbuch legen Sie fest, welche Assistenten Sie im Belegbuch nutzen möchten. Der Rechnungsworkflowassistent unterstützt Sie bei der Nachbearbeitung der importierten Belege und mit Hilfe des Zahlungsassistenten können Sie im Eingangsbelegbuch die Bezahlung der offenen Rechnungen steuern. Möchten Sie keinen Assistenten nutzen, sind hier keine Eingaben notwendig.

Belegassistent - Einstellungen - Firma - Belegbuch

Um Belegbucheinstellungen vorzunehmen, ist zunächst das entsprechende Belegbuch auszuwählen. Die Einstellungen werden je Firma und innerhalb der Firma je Belegbuch vorgenommen. Bitte markieren Sie in der Übersicht ein Belegbuch und öffnen Sie die Bearbeitung über die Schaltfläche Bearbeiten. Zur übersichtlichen Gliederung ist die Bearbeitung in Abschnitte gegliedert. Klicken Sie auf den Titel um den Abschnitt auf- bzw. zuzuklappen, in dem Sie Angaben kontrollieren/vornehmen möchten. Mit Speichern speichern Sie die Angaben und verlassen die Bearbeitung.

Allgemein

Der Abschnitt Allgemein enthält die grundlegenden Angaben zum ausgewählten Belegbuch. Hier sind keine Änderungen möglich.

Assistenten

Hier legen Sie fest, welche Assistenten Sie nutzen möchten. Die entsprechenden Funktionen stehen im Belegbuch nur zur Verfügung, wenn der Assistent hier aktiviert ist.

Der Rechnungsworkflowassistent unterstützt Sie im Belegassistenten bei der Nachbearbeitung der importierten Rechnungsbelege, z. B. wenn die Rechnungen zunächst durch einen anderen Mitarbeiter geprüft bzw. für die Zahlung freigegeben werden sollen. Der Zahlungsassistent unterstützt Sie bei der Optimierung Ihres Rechnungsmanagement bei importierten Eingangsrechnungen. Er steht im Ausgangsbelegbuch nicht zur Verfügung. Mit aktiviertem Zahlungsassistenten können Sie im Belegassistenten bei Eingangsrechnungen alle Angaben für Überweisungen ergänzen und eine Zahlungsdatei erstellen. Über Ihr Homebanking-Programm oder Online-Banking senden Sie die Datei anschließend an Ihre Bank.

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Für Ausgangsrechnungen steht Ihnen für die Erstellung einer Zahlungsdatei die Fakturierung in ADNOVA+ zur Verfügung.

Rechnungsworkflowassistent

Beschreibung

Zahlungsassistenten nutzen

Dieser Assistent steht nur im Eingangsbelegbuch zur Verfügung.
Wenn Sie diesen Assistenten aktivieren, können Sie im Belegbuch zusätzliche Informationen für die Überweisung erfassen und eine Zahlungsdatei für die Übergabe an Hombanking-Programme oder an das Online-Banking erstellen.

Rechnungsworkflowassistent benutzen

Aktivieren Sie hier den Assistenten. Anschließend ist eine Auswahl der Arbeitsschritte möglich, die Sie bei der Nachbearbeitung der Belege unterstützt.

Auswahl der Arbeitsschritte

Markieren Sie hier alle Arbeitsschritte, die die importierten Rechnungen im Rahmen der Nachbearbeitung im Belegassistenten durchlaufen sollen. Diese Arbeitsschritte werden Ihnen im Belegassistenten in einem Statusfeld zur Auswahl angeboten. Bitte passen Sie die Auswahl an Ihre Arbeitsabläufe an, wobei zwischen Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen unterschieden werden sollte. Eine mögliche Auswahl ist im Folgenden exemplarisch dargestellt

Beispiel für das Eingangsbelegbuch

Akivierte Arbeitsschritte

Im Unternehmen werden eingehende Rechnungen in der Abteilung Buchhaltung in den Belegassistenten importiert und auf Ordnungsmäßigkeit kontrolliert. Anschließend werden Sie vom Unternehmensleiter inhaltlich geprüft und freigegeben. Danach bearbeitet die Abteilung Buchhaltung die Belege erneut. Bereits bezahlte Rechnungen (Bar, Lastschrift) werden als abgeschlossen gekennzeichnet. Da der Zahlungsassistent verwendet wird, werden bei Rechnungen, die noch bezahlt werden müssen, alle notwendigen Angaben erfasst und die Rechnung anschließend zum Überweisen gekennzeichnet. Im nächsten Schritt wird die Zahlungsdatei erstellt und zur Bank übertragen. Einige Tage später wird anhand es Kontoauszug kontrolliert, ob die Zahlung erfolgt ist und der Beleg auf abgeschlossen gesetzt.

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Begrenzen Sie die Arbeitsschritte auf ein Mindestmaß, da die Überführung in den nächsten Arbeitsschritt immer eine Bearbeitung des Belegs bedeutet. Natürlich können Sie Arbeitsschritte auch überspringen.

Eine Festschreibung der Belege ist erst dann möglich, wenn die Nachbearbeitung den Status Abgeschlossen hat. Daher ist der Status Abgeschlossen - ebenso wie der Status Offen - grundsätzlich aktiviert.

Nutzen Sie den Zahlungsassistenten ist zudem der Status Überweisen automatisch aktiviert.

noch zu aktualisieren

Ausgangsbelegbuch: Im Ausgangsbelegbuch tritt der Status Fakturiert an Stelle des Status Überweisen. Diesen Status könnten Sie z. B. verwenden, um zu kennzeichnen, dass eine Rechnung geschrieben und versendet ist. Der Staus Abgeschlossen wäre dann zu setzen, wenn die Rechnung bezahlt wurde.