Firmeneinstellungen Belegbuch

zu überarbeiten Über Preisgruppen können Sie steuern, dass für unterschiedliche Partner abweichende Preise herangezogen werden, z. B. um im Preiskatalog eines Hofladens abzubilden, dass Unternehmen aufgrund der höheren Abnahmemenge die Produkte zu anderen Preisen erhalten als Privatpersonen. In den Angaben zum Partner hinterlegen Sie, welcher Preisgruppe er angehört. Bei der Fakturierung des Produktes wird je nach Angabe zum Partner der Preis gemäß zugeordneter Preisgruppe fakturiert.

zu überarbeiten Welche Preisgruppen verwendet werden sollen, können Sie frei definieren. In der zu hinterlegenden Liste ist die Bezeichnung einzutragen. Bitte hinterlegen Sie nur Preisgruppen für die Besonderheiten und nicht für die Standardabrechnung, da der zum Produkt hinterlegte Standardpreis herangezogen wird, wenn bei der Fakturierung keine Preisgruppe berücksichtigt wird. In unserem Beispiel genügt es, eine Preisgruppe Unternehmen einzurichten. Privatpersonen erhalten die Produkte zu Standardpreisen. Preisgruppen können bei der Abrechnung gemäß StBVV nicht verwendet werden.

Belegbucheinstellungen

Um Einstellungen zu einem Belegbuch vorzunehmen, ist zunächst das entsprechende Belegbuch auszuwählen. Bitte markieren Sie in der Übersicht ein Belegbuch und öffnen Sie die Bearbeitung über die Schaltfläche Bearbeiten. Zur übersichtlichen Gliederung ist die Bearbeitung in Abschnitte gegliedert. Klicken Sie auf den Titel um den Abschnitt auf- bzw. zuzuklappen, in dem Sie Angaben kontrollieren/vornehmen möchten. Mit Speichern speichern Sie die Angaben und verlassen die Bearbeitung.

Allgemein

Der Abschnitt Allgemein enthält die grundlegeneden Angaben zum ausgewählten Belegbuch. Hier sind keine Änderungen möglich.

Assistenten

Hier legen Sie fest, welche Assistenten Sie nutzen möchten. Die entsprechenden Funktionen stehen im Belegbuch nur zur Verfügung, wenn der Assistent hier aktiviert ist.

Der Rechnungsworkflowassistent unterstützt Sie im Belegassistenten bei der Nachbearbeitung der importierten Rechnungsbelege, z. B. wenn die Rechnungen zunächst durch einen anderen Mitarbeiter geprüft bzw. für die Zahlung freigegeben werden sollen. Der Zahlungsassistent unterstützt Sie bei der Optimierung Ihres Rechnungsmanagement bei importierten Ein- und Ausgangsrechnungen. Neben der Unterstützung des Ablaufs der Nachbearbeit können Sie im Belegassistenten bei Eingangsrechnungen alle Angaben für Überweisungen ergänzen und eine Zahlungsdatei erstellen. Über Ihr Homebanking-Programm oder Online-Banking senden Sie die Datei anschließend an Ihre Bank.

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Nutzen Sie die Fakturierung in ADNOVA+, wird die Zahlungsdatei für Ausgangsrechnungen im Rahmen der Fakturierung erstellt. In diesem Fall ist die Nutzung des Zahlungsassistenten im Belegbuch nicht sinnvoll.

Rechnungsworkflowassistent

Beschreibung

Rechnungsworkflowassistent benutzen

Aktivieren Sie hier den Assistenten. Anschließend ist eine Auswahl der Arbeitsschritte möglich.

Auswahl der Arbeitsschritte

Markieren Sie hier alle Arbeitsschritte, die die importierten Rechnungen im Rahmen der Nachbearbeitung im Belegassistenten durchlaufen sollen. Diese Arbeitsschritte werden Ihnen im Belegassistenten in einem Statusfeld zur Auswahl angeboten. Bitte passen Sie die Auswahl an Ihre Arbeitsabläufe an, wobei zwischen Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen unterschieden werden sollte. Eine mögliche Auswahl ist im Folgenden exemplarisch dargestellt

Beispiel für das Eingangsbelegbuch

Akivierte Arbeitsschritte

Im Unternehmen werden eingehende Rechnungen in der Abteilung Buchhaltung in den Belegassistenten importiert und auf Ordnungsmäßigkeit kontrolliert. Anschließend werden Sie vom Unternehmensleiter inhaltich geprüft und freigegeben. Danach bearbeitet die Abteilung Buchhaltung die Belege erneut. Bereits bezahlte Rechnungen (Bar, Lastschrift) werden als abgeschlossen gekennzeichnet. Da der Zahlungsassitent verwendet wird, werden bei Rechnungen, die noch bezahlt werden müssen, alle notwendigen Angaben erfasst und die Rechnung anschließend zur Zahlung freigegeben. Im nächsten Schritt wird die Zahlungsdatei erstellt und zur Bank übertragen. Einige Tage später wird anhand es Kontoauszug kontrolliert, ob die Zahlung erfolgt ist und der Beleg auf abgeschlossen gesetzt.

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Begrenzen Sie die Arbeitsschritte auf ein Mindestmaß, da die Überführung in den nächsten Arbeitsschritt immer eine Bearbeitung des Belegs bedeutet. Natürlich können Sie Arbeitsschritte auch überspringen.

Eine Festschreibung der Belege ist erst dann möglich, wenn die Nachbearbeitung den Status Abgeschlossen hat. Daher ist der Status Abgeschlossen - ebenso wie der Status Offen - grundsätzlich aktiviert.

Zahlungsassistent

Zahlungsassistent benutzen

Aktivieren Sie hier den Assistenten. Im Belegbuch stehen somit zusätzliche Funktionen zur Verfügung. Sie können zusätzliche Informationen für die Überweisung erfassen und eine Zahlungsdatei für die Übergabe an Hombanking-Programme oder an das Online-Banking erstellen.