In den Einstellungen zum Belegbuch legen Sie fest, welche Assistenten Sie im Belegbuch nutzen möchten. Der Rechnungsworkflowassistent unterstützt Sie bei der Nachbearbeitung der importierten Belege und mit Hilfe des Zahlungsassistenten können Sie im Eingangsbelegbuch die Bezahlung der offenen Rechnungen steuern. Möchten Sie keinen Assistenten nutzen, sind hier keine Eingaben notwendig.
> Belegassistent - Einstellungen - Firma - Belegbuch
Um Belegbucheinstellungen vorzunehmen, ist zunächst das entsprechende Belegbuch auszuwählen. Die Einstellungen werden je Firma und innerhalb der Firma je Belegbuch vorgenommen. Bitte markieren Sie in der Übersicht ein Belegbuch und öffnen Sie die Bearbeitung über die Schaltfläche Bearbeiten. Zur übersichtlichen Gliederung ist die Bearbeitung in Abschnitte gegliedert. Klicken Sie auf den Titel um den Abschnitt auf- bzw. zuzuklappen, in dem Sie Angaben kontrollieren/vornehmen möchten. Mit Speichern speichern Sie die Angaben und verlassen die Bearbeitung.
Allgemein
Der Abschnitt Allgemein enthält die grundlegenden Angaben zum ausgewählten Belegbuch. Hier sind keine Änderungen möglich.
Assistenten
Hier legen Sie fest, welche Assistenten Sie nutzen möchten. Die entsprechenden Funktionen stehen im Belegbuch nur zur Verfügung, wenn der Assistent hier aktiviert ist.
Der Rechnungsworkflowassistent unterstützt Sie im Belegassistenten bei der Nachbearbeitung der importierten Rechnungsbelege, z. B. wenn die Rechnungen zunächst durch einen anderen Mitarbeiter geprüft bzw. für die Zahlung freigegeben werden sollen. Der Zahlungsassistent unterstützt Sie beim elektronischen Zahlungsverkehr. Mit aktiviertem Zahlungsassistenten können Sie im Belegassistenten bei Eingangsrechnungen alle Angaben für Überweisungen ergänzen und eine Zahlungsdatei erstellen. Über Ihr Homebanking-Programm oder Online-Banking senden Sie die Datei anschließend an Ihre Bank.
| Assistent | Beschreibung |
|---|---|
| Zahlungsassistent benutzen | Dieser Assistent steht nur im Eingangsbelegbuch zur Verfügung. Wenn Sie diesen Assistenten aktivieren, können Sie im Belegbuch zusätzliche Informationen für die Überweisung erfassen und eine Zahlungsdatei für die Übergabe an Homebanking-Programme oder an das Online-Banking erstellen. |
| Rechnungsworkflowassistent benutzen | Aktivieren Sie hier den Assistenten. Anschließend ist eine Auswahl der Aufgaben möglich, die Sie bei der Nachbearbeitung von Rechnungen durchführen. |
| Auswahl der Arbeitsschritte | Markieren Sie hier alle Aufgaben, die bei den importierten Rechnungen im Rahmen der Nachbearbeitung im Belegassistenten durchgeführt werden sollen. Diese Schritte werden Ihnen im Belegassistenten im Feld Aufgaben zur Auswahl angeboten. Bitte passen Sie die Auswahl an Ihre Arbeitsabläufe an, wobei zwischen Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen unterschieden werden sollte. Ein Beispiel zur Verwendung finden Sie auf in den Erläuterungen zum Belegbuch bearbeiten. Eingangsbelegbuch: Zur Auswahl stehen in Erfassung, 1. Prüfung, 2. Prüfung, Freigegeben, Überweisen, Abgeschlossen, wobei die Aufgabe in Erfassung und die Aufgabe Abgeschlossen immer aktiviert sind. Nutzen Sie den Zahlungsassistenten, ist die Aufgabe Überweisen ebenfalls grundsätzlich aktiv. Für einen erweiterten Workflow stehen Ihnen also 1. Prüfung, 2. Prüfung und Freigegeben zur Verfügung. Ausgangsbelegbuch: Im Ausgangsbelegbuch tritt die Aufgabe Fakturiert an Stelle der Aufgabe Überweisen. Diese Aufgabe könnten Sie z. B. verwenden, um zu kennzeichnen, dass eine Rechnung geschrieben und versendet ist. Abgeschlossen wäre dann zu setzen, wenn die Rechnung durch den Kunden bezahlt wurde. |