In den Einstellungen zur Fakturierung richten Sie ein, wie die Fakturierung in Ihrer Firma erfolgt, z. B. welche Belegarten (Angebot, Auftrag, Lieferschein oder Rechnung/Gutschrift) grundsätzlich notwendig sind. Innerhalb einer Firma können mehrere Fakturierungsbücher angelegt werden, um z. B. abzubilden, dass eine Firma mehrere Außenstellen hat, für die jeweils ein eigenes Fakturierungsbuch genutzt werden soll. Der Normalfall ist jedoch ein Fakturierungsbuch, das die Fakturierung für eine Firma abdeckt.
Zu jeder Belegart, die verwendet wird, können umfangreiche Einstellungen zu den Beleginhalten, zu Vor- Nachlaufzeilen, zum Aussehen usw. vorgenommen werden. Anhand dieser Einstellungen werden bei der Erfassung der Belege die grundlegenden Angaben vorgeschlagen. So ist dabei über die Erfassung der Positionen (Produkte) hinaus nur eine geringfügige Nachbearbeitung notwendig.
Übersicht
Wurde noch kein Fakturierungsbuch angelegt, gelangen Sie direkt zur Neuanlage eines Fakturierungsbuchs und können alle Einstellungen vornehmen. Wenn Sie bereits ein oder mehrere Fakturierungsbücher angelegt haben, erhalten Sie eine Übersicht über die angelegten Fakturierungsbücher.
- Übersicht: Aus der Übersicht heraus können Sie Fakturierungsbücher neu anlegen, bearbeiten, duplizieren und löschen.
- Neu: Wählen Sie Neu, um ein neues Fakturierungsbuch anzulegen. Sie gelangen zur Detailansicht und können dort die Einstellungen vornehmen.
- Bearbeiten: Wählen Sie in der Übersicht das Fakturierungsbuch aus, das Sie bearbeiten möchten. Mit Doppelklick auf das Fakturierungsbuch oder über die Schaltfläche Bearbeiten gelangen Sie zur Detailansicht.
- Duplizieren: Wenn Sie ein neues Fakturierungsbuchs anlegen möchten, dessen Einstellungen sich nur geringfügig von den Einstellungen zu einem bereits vorhandenen Fakturierungsbuch unterscheiden, bietet es sich an, das Fakturierungsbuch zu duplizieren.
- Löschen: Wählen Sie in der Übersicht das Fakturierungsbuch aus, das gelöscht werden soll und klicken Sie auf Löschen. Nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage wird das Fakturierungsbuch endgültig gelöscht.
- Infobereich: Im Infobereich rechts werden Ihnen zum ausgewählten Fakturierungsbuch weitere Informationen angezeigt.
- Aktionen: Im Infobereich können Sie für das markierte Fakturierungsbuch die dort angebotenen Aktionen direkt ausführen, z. B. eine Beleg-Vorschau anzeigen lassen.
- Kommentar: Hier können Sie einen Kommentar einfügen.
- Suche: Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, z. B. die Bezeichnung. Es ist nicht notwendig zuvor festzulegen, in welcher Spalte der Übersicht gesucht werden soll. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten.
In der Detailansicht sind umfangreiche Einstellungen möglich, die in Abschnitte gegliedert sind. Im Abschnitt Berechtigungen werden die unterschiedlichen Berechtigungen für einzelne Benutzer festgelegt.
Details
In der Detailansicht können Sie die einzelnen Abschnitte mit einem Mausklick auf die Titelleiste auf- bzw. zuklappen. Dort werden Einstellungen erfasst, kontrolliert und geändert. Mit Speichern + Schließen speichern Sie die Angaben und verlassen die Detailansicht. Mit Speichern + Neu speichern Sie die Angaben, bleiben in der Detailansicht und können direkt ein neues Fakturierungsbuch anlegen.
Im Folgenden wird zu jedem Abschnitt jede einzelne Angabe beschrieben. Bestimmte Abschnitte werden erst angezeigt, wenn im Abschnitt Allgemein mindesten eine Belegart ausgewählt wurde.
Allgemein
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nummer | Erfassen Sie eine Nummer für dieses Fakturierungsbuch. |
| Bezeichnung | Geben Sie eine Bezeichnung ein. |
| Beschreibung | Sie können eine weitere Beschreibung des Fakturierungsbuchs vornehmen. |
| Bearbeitung zeitgleich nur... | Setzen Sie hier einen Haken, wenn zukünftig die Bearbeitung des Fakturierungsbuchs zu einem bestimmten Zeitpunkt nur von einem Benutzer erlaubt ist. Somit kann kein anderer Benutzer zeitgleich Positionen erfassen, Lieferscheine erstellen usw. In der Übersicht werden so gekennzeichnete Fakturierungsbücher als Bücher mit eingeschränkter Bearbeitung angezeigt. |
| Archivierung | Nehmen Sie Vorgaben zur Archivierung der fertigen Belege vor. Möchten Sie die Belege nach dem Schreiben kontrollieren, bevor sie endgültig im Informationsmanagement abgelegt werden, können Sie die Belege zunächst in den Belegassistenten stellen lassen. Dort ist eine komfortable Nachkontrollen und ggf. Ergänzung der Verschlagwortung möglich. Wählen Sie dazu die Option: Einzelbelege vor dem Archivieren zur Kontrolle in den Belegassistenten einstellen. Sollen die Belege direkt archiviert werden, wählen Sie die Option: Einzelbelege beim Schreiben direkt im Informationsmanagement archivieren. |
| Ablage des Fakturierungslaufes im Informationsmanagement | Setzen Sie hier einen Haken, wenn beim Schreiben von Belegen zusätzlich ein zusammenfassendes Dokument erstellt und zur Firma im Informationsmanagement abgelegt werden soll. |
| Nutzung | Geben Sie hier an, welche Belegarten in diesem Fakturierungsbuch Verwendung finden. Es ist mindesten eine Belegart auszuwählen. Zur Verfügung stehen die Belegarten: Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift. |
| Vorlage | Das spätere Aussehen der gedruckten Belege hinterlegen Sie als Vorlage. An dieser Stelle muss der entsprechenden Belegart nur noch die dazugehörige Vorlage zugeordnet werden. Bitte wählen Sie zu jeder verwendeten Belegart eine Vorlage aus der Auswahl aus. |
| Produktbereich | Hinterlegen Sie hier Produktbereiche, wenn nur bestimmte Produktbereiche innerhalb dieses Fakturierungsbuchs zur Verwendung angeboten werden sollen. |
| Partnergruppe | Hinterlegen Sie hier Partnergruppen, wenn in diesem Fakturierungsbuch die Fakturierung nur für Partner möglich sein soll, die diesen Partnergruppen zugeordnet sind. |
| Erfasste Postionen sperren | Setzen Sie hier einen Haken, wenn die Positionen bei der Erfassung von Belegen zur Sicherheit zunächst grundsätzlich gesperrt sein sollen. Im Zuge der Überprüfung werden die Positionen später einzeln freigegeben. |
Belegarten
Im Abschnitt Belegarten legen Sie fest, welche Belege in Ihrer Organisation verwendet werden und welche Belegvorlage beim Schreiben der Belege herangezogen werden soll.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nutzung | Markieren Sie hier die Belegarten, die in diesem Fakturierungsbuch Verwendung finden. Es ist mindesten eine Belegart auszuwählen. Zur Verfügung stehen die Belegarten: Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift. |
| Vorlage | Das spätere Aussehen der gedruckten Belege hinterlegen Sie als Vorlage. An dieser Stelle muss der entsprechenden Belegart nur noch die dazugehörige Vorlage zugeordnet werden. Bitte wählen Sie zu jeder verwendeten Belegart eine Vorlage aus der Auswahl aus. |
Beleginhalte
Im Abschnitt Beleginhalte legen Sie fest, welche Informationen und Spalten in welchen Belegarten verwendet werden sollen, wenn in der Belegvorlage die entsprechenden Platzhalter eingefügt sind. Dieser Abschnitt ist nur sichtbar, wenn zuvor mindestens eine Belegart zur Nutzung ausgewählt wurde.
| Feld | Beschreibung | ||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Absenderinformationen | |||||||||||||||||||||||||||
| Firmenbezeichnung | Geben Sie hier die Firmenbezeichnung ein. @GRT HEA Sind das alles Angaben, die dann fest auf JEDEM Beleg gedruckt werden (Ersatz für Briefpapier)? An welche Position? Und wenn ich auf einem Lieferschein weniger haben möchte als auf einem Angebot? | ||||||||||||||||||||||||||
Adresse | Wählen Sie die Adresse aus, die auf den Belegen ausgewiesen werden soll, wenn in der Belegvorlage der entsprechende Platzhalter verwendet wird. In der Auswahl werden alle zur Firma hinterlegten Adressen angezeigt. @HEA stimmt dieser Satz | ||||||||||||||||||||||||||
| Telefonnummer | Wählen Sie hier die Telefonnummer aus, die auf den Belegen ausgewiesen werden soll. In der Auswahl werden alle zur Firma hinterlegten Telefonnummern angezeigt. | ||||||||||||||||||||||||||
| Mobiltelefon | Wählen Sie hier die Nummer des Mobiltelefons aus, die auf den Belegen ausgewiesen werden soll. In der Auswahl werden alle zur Firma hinterlegten Nummern angezeigt. | ||||||||||||||||||||||||||
| Fax | Wählen Sie hier die Nummer aus, die auf den Belegen ausgewiesen werden soll. In der Auswahl werden alle zur Firma hinterlegten Fax-Nummern angezeigt. | ||||||||||||||||||||||||||
| Wählen Sie hier die E-Mail-Adresse aus, die auf den Belegen ausgewiesen werden soll. In der Auswahl werden alle zur Firma hinterlegten Adressen angezeigt. | |||||||||||||||||||||||||||
| Internetadresse | Wählen Sie hier die Internetadresse aus, die auf den Belegen ausgewiesen werden soll. In der Auswahl werden alle zur Firma hinterlegten Adressen angezeigt. | ||||||||||||||||||||||||||
| Absenderzeile Sichtfenster | Hier ist die Adresse in der Form zu hinterlegen, in der Sie auf den Belegen an der Position des Sichtfenster der Briefumschläge oberhalb der Empfängeradresse gedruckt werden soll. Aus den oben erfassten Angaben wird ein Vorschlag erstellt, der überschrieben werden kann. Haben Sie in den Belegvorlagen ein Briefpapier hinterlegt, welches an dieser Position bereits die Absenderanschrift enthält, ist keine Eingabe vorzunehmen. | ||||||||||||||||||||||||||
| Optionen | |||||||||||||||||||||||||||
| Namenszusatz ausweisen | Setzen Sie einen Haken, wenn in den Belegen später der Namenszusatz, der in den Partnerstammdaten hinterlegt ist, ausgewiesen werden soll. | ||||||||||||||||||||||||||
| Leerzeile nach einem Produkt | Setzen Sie einen Haken, wenn nach jedem Produkt eine Leerzeile eingefügt werden soll. | ||||||||||||||||||||||||||
| Beträge inkl. USt (nur Bruttoausweis) | Setzen Sie einen Haken, wenn die Beträge grundsätzlich nur Brutto ausgewiesen werden sollen. | ||||||||||||||||||||||||||
| Anlage zur Rechnung/Gutschrift drucken | Setzen Sie einen Haken, wenn eine Anlage zur Rechnung/Gutschrift gedruckt werden soll. In der Anlage werden Beträge und die Mengen (Stück und/oder Gewicht) für Produkte aufsummiert, die in dem Beleg mehrmals aufgeführt sind (mehrere Positionen, gleich Produktnummer). Die Anlage ist z. B. für Direktvermarkter interessant, die täglich Restaurants den gleichen Prdukten zu unterschiedlichen Tagespreisen beliefern und am Monatsende eine Rechnung über alle Lieferungen schreiben. Die Anlage zur Rechnung steht Buchstellen/Steuerberatungskanzleien nicht zur Verfügung. | ||||||||||||||||||||||||||
| Sortierung der Positionen nach... | Hier können Sie festlegen, in welcher Reihenfolge die Positionen später in den Belegen sortiert sein sollen. Zur Auswahl stehen: Erfassungs-Reihenfolge, Produkt-Nr., Bezeichnung. Legen Sie keine abweichende Reihenfolge fest, wird nach Erfassungsreihenfolge sortiert. | ||||||||||||||||||||||||||
| Spaltenauswahl bei den Positionen | Hier ist festzulegen, welche zu den Positionen erfassten Angaben später in den Belegen ausgegeben werden sollen. Alle mit einem Haken gekennzeichneten Spalten werden ausgewiesen. Möchten Sie die vorgeschlagenen Angaben ändern, setzen bzw. entfernen Sie den Haken in den Spalten, die ausgewiesen bzw. nicht ausgewiesen werden sollen. Die Angaben sind je Belegart vorzunehmen, wobei die Eingabemöglichkeit auf die Belegarten beschränkt ist, die im Abschnitt Allgemein ausgewählt wurden.
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Finanzbuchführung/Sepa
In diesem Abschnitt legen Sie Einstellungen fest, die bei der Übergabe der Buchungsdatei an ihre Finanzbuchhaltung und bei der Bereitstellung der SEPA-Datei benötigt werden.
| Feld | Beschreibung | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Zielordner der Buchungsdatei | Definieren Sie den Zielordner, in den die Buchungsdatei für die Finanzbuchaltung bereitgestellt werden soll. | ||||||||||
| Gutschrift verrechnen als | Sie können auswählen, ob Gutschriften als Erlösschmälerung oder als Aufwand verrechnet werden sollen. | ||||||||||
| Kontokorrent-Konto | Geben Sie hier das Kontokorrentkonto (Verdichtungskonto) ein, auf dem die Forderungen gesammelt in der jeweiligen Finanzbuchführung dargestellt werden sollen. | ||||||||||
| Lastschrift-Verrechnungskonto | Geben Sie hier das Verrechnungskonto der Finanzbuchhaltung ein, auf das die Lastschriften gebucht werden sollen. | ||||||||||
| Buchungen zusammenfassen | Soll nicht jede einzelne Rechnungs-/Gutschriftenposition als Buchungssatz an die Finanzbuchführung übergeben werden, können Positionen mit identischem Angaben innerhalb einer Rechnung zu einem Buchungssatz für die Übergabe an die Finanzbuchführung zusammengefasst werden. | ||||||||||
| Buchungstext | Hier können Sie festlegen, welcher Text bei der Erstellung der Buchungen für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung als Buchungstext übernommen werden soll. Bitte wählen Sie die entsprechende Einstellung aus:
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| Empfängerkonto | Wählen Sie die Kontoverbindung aus, auf die die SEPA-Lastschriften eingezogen werden sollen. Zur Auswahl werden die Kontoverbindungen angeboten, die zur Firma in den Firmenstammdaten im Abschnitt Zahlung hinterlegt sind. | ||||||||||
| Zielordner der SEPA-Datei | Definieren Sie den Zielordner, in den die SEPA-Datei bereitgestellt werden soll. |
Vor-/Nachlaufzeilen
Zu jeder Belegart können Vor- bzw. Nachlaufzeilen definiert werden, die oberhalb bzw. unterhalb der Positionen auf den gedruckten Belegen ausgegeben werden. Aus der Übersicht heraus können Sie zu jeder Belegart die hinterlegten Vor-/Nachlaufzeiten mit Bearbeiten öffnen und Änderungen vornehmen. Die Angaben sind je Belegart vorzunehmen, wobei die Eingabemöglichkeit auf die Belegarten beschränkt ist, die im Abschnitt Allgemein ausgewählt wurden. @jeh Platzhalter?
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Belegart | Es wird die Belegart angezeigt, für die Sie Vor-/Nachlaufzeiten erfassen. |
| Vorlaufzeile | Geben Sie den Text ein, der auf den Belegen vor den Positionen angezeigt werden soll. |
| Nachlaufzeile | Geben Sie den Text ein, der auf den Belegen nach den Positionen angezeigt werden soll. |
Zahlungskonditionen
Zu den Belegarten Rechnung sowie Gutschrift können Angaben zu den Zahlungskonditionen hinterlegt werden, die auf den gedruckten Belegen ausgegeben werden. Dieser Abschnitt ist nur sichtbar, wenn im Abschnitt Allgemein die Nutzung der Belegarten Rechnung und/oder Gutschrift ausgewählt wurde.
Aus der Übersicht heraus können Sie zu den angebotenen Belegart die hinterlegten Zahlungskonditionen mit Bearbeiten öffnen und Änderungen vornehmen. Die Angaben sind je Belegart vorzunehmen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Belegart | Es wird die Belegart angezeigt, für die Sie Zahlungskonditionen erfassen. |
| Partner ohne Lastschrifteinzugskennzeichen | Geben Sie den Text ein, der auf den Belegen ausgewiesen werden soll, z. B. Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag auf das u. a. Konto. @jeh Platzhalter? |
| Partner mit Lastschrifteinzugskennzeichen | Geben Sie den Text ein, der auf den Belegen ausgewiesen werden soll, z. B. Der Rechnungsbetrag wird von Ihrem Konto abgebucht. @jeh Platzhalter? |
Verwendungszweck
Zu den Belegarten Rechnung und Gutschrift kann hinterlegt werden, welcher Verwendungszweck bei der Erstellung der SEPA-Datei zur Buchung erstellt wird. Dabei kann ein Text mit Platzhaltern ergänzt werden, so dass aussagekräftige Verwendungszwecke erstellt werden. Dieser Abschnitt ist nur sichtbar, wenn im Abschnitt Allgemein die Nutzung der Belegarten Rechnung und/oder Gutschrift ausgewählt wurde.
Aus der Übersicht heraus können Sie zu Rechnungen bzw. Gutschriften die Definition von Verwendungszwecken mit Bearbeiten öffnen und Änderungen vornehmen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Belegart | Es wird die Belegart angezeigt, für die Sie den Verwendungszweck definieren. |
| Verwendungszweck | Geben Sie den Text (ggf. mit Platzhaltern) ein, der als Verwendungszweck ausgewiesen werden soll, z. B. Gutschrifts-Nr. <<Platzhalter: BELEG_NUMMER>> - Gutschriftsdatum <<Platzhalter: BELEG_DATUM>> @jeh Platzhalter? |
Sammellauf
In diesem Abschnitt definieren Sie, in welchem Format das Leistungsdatum bei einem Sammellauf dargestellt werden soll. Durch einem Sammellauf können gleichzeitig für alle Partner oder einen eingegrenzten Teil des Partnerbestands Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungs- bzw. Gutschriftspositionen schnell und übersichtlich erstellt werden.
Das gewählte Format gilt für die Belegarten Auftrag, Lieferschein, Rechnung bzw. Gutschrift. Wenn Sie keine abweichenden Eingaben vornehmen, wird das Datum im Format TT.MM.JJJJ (01.07.2015) bzw. Bei Buchstellen/Steuerberatungskanzleien im Format MM/JJJJ (07/2015) dargestellt.
Berechtigungen
Über die Berechtigungen legen Sie fest, welche Benutzer Zugriff auf dieses Fakturierungsbuch haben. Die Einstellungen, die Sie hier vornehmen, werden automatisch zum Benutzer hinterlegt.
In der Tabelle werden alle eingerichteten Benutzer aufgelistet. Im rechten Bereich erteilen Sie durch Setzen der Haken mit der Maus das jeweilige Recht. Mit einem erneuten Mausklick entfernen Sie den Haken und entziehen dem Benutzer somit das Recht. In der obersten Zeile können Sie mit einem Mausklick allen Benutzer ein Recht erteilen bzw. entziehen
Welche Rechte erteilt werden können und welche Auswirkungen dies im Einzelnen hat, ist unter Berechtigungen des Benutzers beschrieben.