Kontoumsatzassistent

Im Kontoumsatzassistenten verknüpfen Sie Ihre im Belegbuch vorhandenen Belege mit den Kontoumsätzen, die Ihre Bank bereitstellt (Kontoauszug). Nach dem Einlesen der Kontoumsätze wird das Belegbuch automatisch nach passenden Belegen durchsucht und eine Verknüpfung vorgeschlagen. Ist eine Verknüpfung zwischen Beleg und Kontoumsatz gespeichert, wird bei der Verbuchung der Kontoumsätze über den Kontierassistenten in ADNOVA finance der jeweilige Beleg in ADNOVA+ angezeigt. Somit müssen Sie bei der Nachbearbeitung der Buchungen im Kontierassistenten keine Papierbelege mehr hinzuziehen bzw. den Beleg im Dokumentenmanagement von ADNOVA+ raussuchen. 

Der Menüpunkt ist nur bei Betrieben (Firmen) sichtbar, bei denen die Bereitstellung von Kontoumsätzen über die Datendrehscheibe in ADNOVA finance aktiviert wurde. Zudem müssen Sie das Recht zur Bearbeitung besitzen

Es ist zu empfehlen, mit zwei Bildschirmen zu arbeiten und auf einem Bildschirm ADNOVA finance zu öffnen und auf dem anderen Bildschirm den Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ bzw. die aus ADNOVA+ ausgelagerte Belegvorschau aus ADNOVA+ anzuzeigen.

Einleitung

Wer kann den Kontoumsatzassistenten nutzen?

• Mandanten einer Buchstelle, die bereits mit dem Kontierassistenten in ADNOVA finance Profiline oder Combiline arbeiten und ADNOVA+ zur Belegablage einsetzen
• Mandanten, die ADNOVA+ zur Belegablage einsetzen und bei denen die betreuende Buchstelle in ADNOVA finance mit dem Kontierassistenten arbeitet
• Unternehmer, die ADNOVA+ zur Belegablage einsetzen und den Kontierassistenten in ADNOVA finance Profiline nutzen

Voraussetzungen für die Nutzung des Kontoumsatzassistenten 

1. Verwendung des Belegbuchs in ADNOVA+ für die Belegablage

2. Teilnahme am Verfahren der Datendrehscheibe in ADNOVA finance, somit erfolgt bereits ein Abruf der Kontoumsätze von den Banken und Warengenossenschaften

3. Nutzung des Kontoumsatzassistenten in ADNOVA finance ist aktiviert

    Anleitung anzeigen/verbergen

   Hier eine genaue Beschreibung, wie der Buchstellenmitarbeiter es einrichten muss

4. Betriebe importieren?

Varianten der Zusammenarbeit zwischen Buchstelle und Mandant

Die Übergänge in der Arbeitsteilung zwischen Mandant und Buchstelle bei Verwendung des Kontoumsatzassistenten sind fließend. Die Aufteilung und die zeitliche Abfolge der einzelnen Schritte sollte daher im Vorfeld abgesprochen werden. Folgende Varianten der Zusammenarbeit sind häufiger vertreten:

1. Der Mandant füllt das Belegbuch mit den für die Buchhaltung relevanten Belegen und bearbeitet diese nach. In der Buchstelle erfolgt die Verknüpfung der Belege mit den Kontoumsätzen parallel zur Nachbearbeitung der Buchungen im Kontierassistenten. Bei dieser Variante ist es nicht notwendig, dass der Mandant Zugriff auf ANOVA finance hat. Der Sachbearbeiter arbeitet gleichzeitig im Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ und im Kontierassistenten in ADNOVA finance
2. Über die Belegablage hinaus führt der Mandant die Verknüpfung der Belege mit den Kontoumsätzen durch. Auch bei dieser Variante benötigt der Mandant kein ADNOVA finance. In der Buchstelle bearbeitet der Sachbearbeiter die Buchungen im Kontierassistenten nach und hat dabei die Belegvorschau des Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ geöffnet. Sofern mit dem Kontoumsatz, der im Kontierungsassisten gerade bearbeitet wird, ein Beleg verknüpft ist, wird dieser in ADNOVA+ automatisch angezeigt.
3. Mandanten, die die laufende Buchführung über den Kontierassistenten eigenständig verbuchen, können dies selbstverständlich mit dem Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ verbinden. In diesem Fall benötigen Sie sowohl ADNOVA+ als auch ADNOVA finance Profiline oder Combiline. Bearbeitet der Sachbearbeiter Buchungen, mit denen ein Beleg verknüpft ist, in ADNOVA finance in den Umsatzbuchungen nach, wird dieser Beleg in ADNOVA+ angezeigt. 

Belege verknüpfen

Um mit dem Kontoumsatzassistenten zur arbeiten, öffnen Sie bitte zunächst den Betrieb/die Firma (des Mandanten) und rufen im Betrieb den Menüpunkt Belegassistent - Kontoumsatzassistent auf. Sobald Sie den Assistenten öffnen werden alle bereitstehenden Kontoumsätze automatisch eingelesen und das Belegbuch nach passenden Belegen durchsucht. Das beste Ergebnis erhalten Sie, wenn Sie alle Belege zeitnah eingescannt haben und die Informationen zu den Belegen (z. B. IBAN, Partner usw.) nachbearbeitet und ggf. ergänzt wurden.

Beim Aufruf erhalten Sie eine Übersicht über die Konten, zu denen Kontoumsätze eingelesen wurden, mit umfangreichen Informationen z. B. zur Anzahl der unbearbeiteten Kontoumsätze oder zum Datum der letzten Bearbeitung. Über die Schaltfläche Bearbeiten (Alt+B) öffnen Sie die Anzeige der einzelnen Kontoumsätze und können die Verknüpfung mit dem Belegen vornehmen.

Die Informationen zu den Kontoumsätzen können nicht verändert oder ergänzt werden und auch nicht gelöscht werden (die Schaltfläche Löschen löscht nur die Verknüpfung zum Beleg, nicht den Kontoumsatz).

Im Rahmen der Nachbearbeitung ist nun für jeden Kontoumsatz zu kontrollieren, ob vorgeschlagene Beleg korrekt ist, bzw. der korrekte Beleg auszuwählen. Ob zum Kontoumsatz ein Beleg gefunden wurde, erkennen Sie an der Spalte Anzahl Belege. Ist der Beleg korrekt, reicht zur Nachbearbeitung die Bestätigung der Verknüpfung über die Schaltfläche Speichern. Wird zum Kontoumsatz kein Beleg vorgeschlagen, öffnen Sie bitte über die Schaltfläche Beleg ändern die Übersicht zur Zuordnung der Belege. Dort werden Ihnen Belegvorschläge unterbreitet oder Sie können Sie alle noch nicht  zugeordneten Belege anzeigen lassen und den Beleg manuell zuordnen.

Kontoumsatz	Über dieses Filterfeld können Sie die Übersicht auf die Anzeige bestimmter Kontoumsätze einschränken. Die Eingrenzung auf die unbearbeiteten Belege ist vorgegeben, da Sie diese durchgehen müssen, um die Verknüpfung mit den Belegen zu speichern.   eingeschränkt. Mögliche Belegarten sind Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift. Welche Belegarten im gewählten Fakturierungsbuch verwendet werden, ist zum Fakturierungsbuch hinterlegt. Je nachdem, welchen Menüeintrag (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, oder Gutschrift) Sie für den Aufruf der Fakturierungsübersicht genutzt haben, ist der entsprechende Filter in der Übersicht bereits aktiv. Möchten Sie die angezeigte Belegart wechseln ist dies über das Filterfeld oder über den Menüeintrag möglich. Lassen Sie das Filterfeld leer, werden alle Belege angezeigt.
Bearbeitungsstand	Hier können Sie auf Bearbeitungsstände filtern, nachdem Sie eine Belegart ausgewählt haben.
	Über dieses Symbol öffnen Sie die Erweiterte Suche. In der Erweiterten Suche kann über zusätzliche Suchkriterien gesucht werden, die nicht in der Übersichtstabelle enthalten sind. Z. B. ist so eine Eingrenzung auf alle Belege möglich, die für Partner mit einem bestimmten Stichwort erstellt wurden. Aufheben können Sie die Erweiterte Suche über das Symbol rechts daneben.
Suche	Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, um die Übersichtstabelle zu durchsuchen. Es ist nicht notwendig zuvor festzulegen, in welcher Spalte der Übersicht gesucht werden soll. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten.
Tabelle	Erläuterung
In der Übersicht werden die Fakturierungsbelege mit allen wichtigen Angaben angezeigt. Die Übersichtstabelle können Sie um Spalten erweitern oder verringern, s. Erläuterung der grundlegenden Funktionen .
Schaltflächen	Erläuterung
Neu	Klicken Sie auf Neu [Alt+N], um einen Beleg neu anzulegen. Sie gelangen zur Erfassung der Angaben zum Beleg, z. B. der Angebotspositionen.
Bearbeiten	Wählen Sie in der Übersicht einen Beleg aus, den Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf Bearbeiten [Alt+B] oder führen Sie einen Doppelklick aus. Sie gelangen zur Erfassung der Angaben zum Beleg.
Löschen	Wählen Sie in der Übersicht den zu löschenden Beleg aus und klicken Sie auf Löschen [Alt+L] oder [Entf]. Nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage wird der Beleg endgültig gelöscht. Geschriebene Belege, z. B. Rechnungen, können nicht gelöscht werden. Sie sind über das Verarbeiten der Belege zu stornieren.
Verarbeiten	Über Verarbeiten [Alt+V] starten Sie die weitere Verarbeitung des ausgewählten Belegs. Sie können so z. B. eine Vorschau erzeugen, den Bearbeitungsstand ändern oder den Beleg an die nächste Stufe der Fakturierungskette übergeben (z. B. Lieferschein zu Rechnung). Eine ausführliche Beschreibung finden Sie unter Belege verarbeiten. Icon Möchten Sie mehrere Belege in einem Arbeitsschritt verarbeiten, dann Filtern Sie bitte auf die entsprechenden Belege und wählen Sie die Aktion Angezeigte Belege verarbeiten. Die Aktion ist nur dann möglich, wenn in der Anzeige alle Belege dieselbe Belegart und denselben Bearbeitungsstatus haben. Es werden alle angezeigten Belege für die Verarbeitung vorgeschlagen, wobei Sie noch die Möglichkeit haben, einzelne Belege oder Positionen vor der Verarbeitung auszuschließen.

Was möchten Sie tun

Überlegungen: