In den Einstellungen zum Belegbuch legen Sie fest, wie Sie das Belegbuch nutzen möchten - ausschließlich zur GoBD-konformen Belegablage und/oder zur Ablage sonstiger Dokumente im Dokumentenmanagement. Zudem kann ein Belegbuch mit einem Fristenbuch verknüpft werden und so zu einem Posteingangs-/ausgangsbuch werden, um durch Posteingänge bzw. -ausgänge automatisch die Erstellung oder Austragung von Fristen zu veranlassen. Zur Belegablage können Sie verschiedene Assistenten aktivieren. Der Rechnungsworkflowassistent unterstützt Sie bei der Nachbearbeitung der importierten Belege und mit Hilfe des Zahlungsassistenten können Sie im Eingangsbelegbuch die Bezahlung der offenen Rechnungen steuern.
>> Einrichtung - Belegbuch/Zahlungsvorgänge - Belegbuch
Welche und wieviele Belegbücher Sie für Ihre Anforderungen anlegen sollten und was die verschiedenen Nutzungsvarianten im Einzelnen bieten, erfahren Sie in der Einführung zum Belegbuch.
Ein Standardbelegbuch für den Eingang und ein Buch für den Ausgang von Dokumenten sind grundsätzlich angelegt und können über die Schaltfläche Bearbeiten aufgerufen und den firmeninternen Vorgaben angepasst werden. Über die Schaltfläche Neu können Sie weitere Belegbücher anlegen und über die Schaltfläche Löschen nicht benötigte Belegbücher löschen. Die beiden Standardbelegbücher können nicht gelöscht werden.
Um Belegbucheinstellungen vorzunehmen, ist zunächst das entsprechende Belegbuch auszuwählen oder ein neues Belegbuch zu erstellen. Die Einstellungen werden je Firma und innerhalb der Firma je Belegbuch vorgenommen. Bitte markieren Sie in der Übersicht ein Belegbuch und öffnen Sie die Bearbeitung über die Schaltfläche Bearbeiten oder erstellen Sie ein neues Belegbuch über die Schaltfläche Neu. Zur übersichtlichen Gliederung ist die Bearbeitung in Abschnitte gegliedert. Klicken Sie auf den Titel um den Abschnitt auf- bzw. zuzuklappen, in dem Sie Angaben kontrollieren/vornehmen möchten. Mit Speichern speichern Sie die Angaben und verlassen die Bearbeitung.
Allgemein
Der Abschnitt Allgemein enthält die grundlegenden Angaben zum ausgewählten Belegbuch.
| Feld | Beschreibung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nummer | Erfassen Sie eine Nummer für dieses Belegbuch. | ||||||
| Bezeichnung | Geben Sie eine Bezeichnung ein. Diese Bezeichnung wird in der Übersicht angezeigt und sollte enthalten, wie das Belegbuch verwendet wird. | ||||||
| Beschreibung | Sie können eine weitere Beschreibung des Belegbuchs vornehmen. | ||||||
| Belegbuchein-/ausgang | Legen Sie hier fest, ob es sich um ein Eingangsbelegbuch oder ein Ausgangsbelegbuch handelt. | ||||||
| Typ Vorgangsart | Über den Typ der Vorgangsart legen Sie fest, welche Möglichkeiten Sie aus dem Angebotsspektrum des Belegbuchs nutzen möchten. Es stehen drei Nutzungsvarianten zur Verfügung, die einzeln oder auch alle zusammen in einem Belegbuch verwendet werden können.
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Assistenten
Hier legen Sie fest, welche Assistenten Sie nutzen möchten. Die Assistenten können nur verwendet werden, wenn Sie bei dem Typ der Vorgangsart den Typ Belege aktiviert haben. Ist ein Assistent/sind beide Assistenten aktiviert, stehen die dazugehörigen Funktionen im Belegbuch zur Verfügung, wenn es sich um Rechnungen handelt.
Der Rechnungsworkflowassistent unterstützt Sie im Belegbuch bei der Nachbearbeitung der importierten Rechnungsbelege, z. B. wenn die Rechnungen zunächst durch einen anderen Mitarbeiter geprüft bzw. für die Zahlung freigegeben werden sollen. Der Zahlungsassistent unterstützt Sie beim elektronischen Zahlungsverkehr. Mit aktiviertem Zahlungsassistenten können Sie im Belegbuch bei Eingangsrechnungen alle Angaben für Überweisungen ergänzen und eine Zahlungsdatei erstellen. Über Ihr Homebanking-Programm oder Online-Banking senden Sie die Datei anschließend an Ihre Bank. Einzelüberweisungen können Sie über die Zahlungsvorgänge auch direkt aus ADNOVA+ heraus vornehmen.
| Assistent | Beschreibung |
|---|---|
| Zahlungsassistent benutzen | Dieser Assistent steht nur im Eingangsbelegbuch zur Verfügung.
|
| Rechnungsworkflowassistent benutzen | Aktivieren Sie hier den Assistenten. Anschließend ist eine Auswahl der Aufgaben möglich, die Sie bei der Nachbearbeitung von Rechnungen durchführen. |
| Auswahl der Arbeitsschritte | Markieren Sie hier alle Aufgaben, die bei den importierten Rechnungen im Rahmen der Nachbearbeitung im Belegbuch durchgeführt werden sollen. Diese Schritte werden Ihnen im Belegbuch im Feld Aufgaben zur Auswahl angeboten. Bitte passen Sie die Auswahl an Ihre Arbeitsabläufe an, wobei zwischen Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen unterschieden werden sollte. Ein Beispiel zur Verwendung finden Sie auf in den Erläuterungen zum Belegbuch bearbeiten. Eingangsbelegbuch: Zur Auswahl stehen in Erfassung, 1. Prüfung, 2. Prüfung, Freigegeben, Überweisen, Abgeschlossen, wobei die Aufgabe in Erfassung und die Aufgabe Abgeschlossen immer aktiviert sind. Nutzen Sie den Zahlungsassistenten, ist die Aufgabe Überweisen ebenfalls grundsätzlich aktiv. Für einen erweiterten Workflow stehen Ihnen also 1. Prüfung, 2. Prüfung und Freigegeben zur Verfügung. Ausgangsbelegbuch: Im Ausgangsbelegbuch tritt die Aufgabe Fakturiert an Stelle der Aufgabe Überweisen. Diese Aufgabe könnten Sie z. B. verwenden, um zu kennzeichnen, dass eine Rechnung geschrieben und versendet ist. Abgeschlossen wäre dann zu setzen, wenn die Rechnung durch den Kunden bezahlt wurde. |
Buchführung
Wenn Sie das Digitalen Belegbuchen in ADNOVA+ nutzen möchten, müssen Sie im Abschnitt Buchführung die dafür notwendigen Einstellungen vornehmen, insbesondere zu den zu verwendenden Konten. Beim Digitalen Belegbuchen wird anhand des Beleges eine Buchung mit den Grundinformationen erstellt, die an ADNOVA finance übergeben wird - auf ein Forderungen- bzw. Verbindlichkeitenkonto, auf ein Barverrechnungskonto oder auf Kreditoren/Debitoren-Konten. Das Digitale Belegbuchen eignet sich somit für Unternehmen, die bereits mit der Offenen-Posten-Buchhaltung in ADNOVA finance arbeiten oder der Soll-Versteuerung unterliegen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Einstellungen Firmeneinrichtung | |
| Fibu-Software | Es wird ADNOVA finance als Buchhaltungssoftware angegeben. |
| Kontenrahmen | Hinterlegen Sie hier, welcher Kontenrahmen in der Finanzbuchhaltung verwendet wird. Zur Auswahl stehen: LAND-DATA kr+ LuF, LAND-DATA kr+ Gewerbe. |
| Buchführung | |
| Digitales Belegbuchen (inkl. Buchungsdatei übergeben) | Setzen Sie hier einen Haken, wenn Sie die Möglichkeit des Digitalen Belegbuchens nutzen möchten. Erst dann werden die weiteren Einstellungsmöglichkeiten editierbar. |
| Bar-Beleg: Keine Buchung erstellen | Setzen Sie hier einen Haken, wenn bei Bar-Belegen keine Buchung erstellt werden soll. Dies ist der Fall, wenn Sie das Kassenbuch in ADNOVA+ buchen und die Barumsätze über diesen Weg an die Buchführung übergeben. |
| Vorgangsnummer als Belegnummer übergeben (E = 1, A =2) | Setzen Sie hier einen Haken, wenn die Vorgangsnummer als Belegnummer in der Buchführung herangezogen werden soll. Bei allen Einnahmen (E) wird automatisch eine 1 an der ersten Stelle ergänzt, bei allen Ausgaben (A) eine 2. |
| Buchungstext | Wählen Sie hier aus, welche Angaben als Buchungstext an die Buchhaltung übergeben werden sollen. |
Beleg gegen Personen- oder Ford.-/Verb.-Konto buchen | |
| Forderungskonto L+L (KK) | Hinterlegen Sie hier für Personenkonten das Forderungskonto für Lieferungen und Leistungen mit Kontokorrent für die Zuordnung der Lieferungen und Leistungen in der Bilanz. Ist zum Partner im Abschnitt Buchführung ein Konto hinterlegt, wird dieses vorgeschlagen. |
| Forderungskonto L+L ( ohne KK) | Hinterlegen Sie hier das Forderungskonto für Lieferungen und Leistungen ohne Kontokorrent, welches als Konto vorgeschlagen werden soll, wenn zum Partner kein Personen- oder Forderungskonto hinterlegt ist und die Zahlungsart nicht Bar ist. |
| Verbindlichkeitskonto L+L (KK) | Hinterlegen Sie hier für Personenkonten das Verbindlichkeitskonto für Lieferungen und Leistungen mit Kontokorrent für die Zuordnung der Lieferungen und Leistungen in der Bilanz. Ist zum Partner im Abschnitt Buchführung ein Konto hinterlegt, wird dieses vorgeschlagen. |
| Verbindlichkeitskonto L+L (ohne KK) | Hinterlegen Sie hier das Verbindlichkeitskonto für Lieferungen und Leistungen ohne Kontokorrent, welches als Konto vorgeschlagen werden soll, wenn zum Partner kein Personen- oder Verbindlichkeitskonto hinterlegt ist und die Zahlungsart nicht Bar ist. |
Zahlung gegen Personen- oder Ford.-/Verb.-Konto buchen | |
| Finanzkonten (Bar) | Geben Sie hier das entsprechende Kassenkonto ein. Haben Sie oben eingestellt, dass bei Bar-Belegen keine Buchungen erstellt werden sollen, können Sie dieses Feld nicht bearbeiten. Zusätzlich können Sie aktivieren, dass auch eine Zahlungsbuchung erstellt werden soll. |
| Finanzkonto (Zahlungsdienstl.) | Geben Sie hier das Konto für Zahlungsdienstleiser, z. B. PayPal ein. Zusätzlich können Sie aktivieren, dass auch eine Zahlungsbuchung erstellt werden soll. |
| Finanzkonto (Lastschrift) | Geben Sie hier das Konto für Zahlungen per Lastschrift ein. Zusätzlich können Sie aktivieren, dass auch eine Zahlungsbuchung erstellt werden soll. |
| Beleg gegen Barkonto buchen: | |
| Verrechnungskonto (Private Bareinlage) | Hinterlegen Sie hier das Verrechnungskonto (Bar), welches als Konto vorgeschlagen werden soll, wenn zum Partner kein Personen- oder Verbindlichkeitskonto hinterlegt ist und die Zahlungsart nicht Bar ist. Haben Sie oben eingestellt, dass bei Bar-Belegen keine Buchungen erstellt werden sollen, können Sie dieses Feld nicht bearbeiten. |
| Barzahlung einer Rechnung gegen Privatkonto buchen: | |
| Privatkonto (Bar) | Geben Sie hier das entsprechende Konto ein. Haben Sie oben eingestellt, dass bei Bar-Belegen keine Buchungen erstellt werden sollen, können Sie dieses Feld nicht bearbeiten. |
Berechtigungen - Belegbuch
Über die Berechtigungen legen Sie fest, welche Benutzergruppen bzw. Benutzer mit individuellen Rechten Zugriff auf dieses Belegbuch haben. Die Einstellungen, die Sie hier vornehmen, werden automatisch zur Benutzergruppe/zum Benutzer hinterlegt.
In der Tabelle werden alle eingerichteten Benutzergruppen/Benutzer aufgelistet. Im rechten Bereich erteilen Sie durch Setzen der Haken mit der Maus das jeweilige Recht. Mit einem erneuten Mausklick entfernen Sie den Haken und entziehen der Benutzergruppe/dem Benutzer somit das Recht. In der obersten Zeile können Sie mit einem Mausklick allen Benutzergruppen/Benutzern ein Recht erteilen bzw. entziehen
Welche Rechte erteilt werden können und welche Auswirkungen dies im Einzelnen hat, ist unter Berechtigungen des Benutzers beschrieben.