Digitale Belegzustellung

Ab 22.08.2020 möglich: Schicken Sie Ihren Kunden die Rechnungen zukünftig direkt aus ADNOVA+ per E-Mail und machen Sie das umständliche Ausdrucken und den Postversand überflüssig. Ihr Kunde kann den Beleg direkt digital archivieren und so Papier und Aufwand sparen.

Diese Möglichkeit bietet ADNOVA+ in Kürze direkt bei der Rechnungserstellung! Am Samstag, den 22.08.2020 stellen wir eine Aktualisierung bereit, die die dafür notwendigen Erweiterungen enthält. ADNOVA+ ist aus diesem Grund in der Zeit von 8:00 Uhr bis 12:00 Uhr nicht erreichbar.

Die digitale Rechnungszustellung in ADNOVA+

Auch wenn Sie die Rechnungen zukünftig digital versenden, der Ablauf der Rechnungserstellung in ADNOVA+ ist kaum anders als bisher und Sie müssen auch nicht Ihren kompletten Belegversand zu einem Stichtag auf die digitale Zustellung umstellen, denn: Beim Verarbeiten erkennt ADNOVA+, welche Kunden die Rechnungen noch per Post bekommen und welche sie per E-Mail erhalten.

Je nachdem, wie Sie und Ihre Kunden es wünschen, richten Sie es in ADNOVA+ passend ein und müssen sich bei der Belegerstellung keine Gedanken mehr machen. Gedruckt werden nur die Belege, die noch per Post versendet werden sollen. Alle anderen werden automatisch per E-Mail zugestellt. Vorab zu beachten sind einige wenige rechtliche Vorgaben für den digitalen Rechnungsversand.

Digitale Rechnungszustellung einrichten

Schritt 1: E-Mail-Vorlagen erstellen und dabei über Platzhalter individualisieren (Menüpunkt > Einrichtung - Fakturierung - E-Mail-Vorlagen)

Es sind bereits einige Vorlagen angelegt, die Sie über Duplizieren kopieren und entsprechend anpassen können.

Schritt 2: Im Fakturierungsbuch angeben, welche E-Mail-Vorlage für welchen Beleg, z. B. Angebot, Rechnung usw. verwendet wird. Auch die E-Mail-Adresse für die Antworten auf die zugesendeten E-Mails hinterlegen Sie im Fakturierungsbuch (Menüpunkt > Einrichtung - Fakturierung - Fakturierungsbuch - Abschnitt Digitale Belegzustellung).

Schritt 3: Bei allen Kunden, die die Belege digital erhalten sollen, die E-Mail-Adresse eintragen und dabei festlegen, ob alle Belege oder z. B. nur Rechnungen digital an diese Adresse versendet werden sollen (Partnerübersicht oder Menüpunkt Mein Schreibtisch - Mandanten/Kunden - Abschnitt Angaben zum Partner: Kommunikation).

Bei der nächsten Rechnungserstellung wird nun an alle Kunden, die ihre Rechnungen per E-Mail erhalten möchten, eine E-Mail versendet. Alle anderen Rechnungen werden weiterhin ausgedruckt. Zu jeder Rechnung können Sie jederzeit nachvollziehen, auf welchem Weg sie an Ihre Kunden gegangen ist. 

Rechnungen digital zustellen

Um Rechnungen digital zu versenden, gehen Sie ebenso vor, wie bisher. Sie wählen die Rechnungen aus, starten das Verarbeiten und erstellen sie (bei Rechnungen Status Fakturiert setzen). Setzen Sie den Haken vor Rechnungen digital zustellen, um Rechnungen per Mail zu versenden.

Die Möglichkeit Rechnungen digital zustellen wird erst angezeigt, wenn zuvor eine E-Mail-Vorlage definiert und die Einrichtung der digitalen Belegzustellung im Fakturierungsbuch vorgenommen wurde. Zudem muss in der Verarbeitung ein Partner enthalten sein, der die Belege digital erhält.

• Wenn in der Verarbeitung nur Belege für Partner erstellt werden, die sie per Post erhalten, ist nur die Auswahl Rechnungen drucken sichtbar und aktiv. Entfernen Sie den Haken, wird kein Beleg zum Druck an den Drucker übergeben. Die Belege werden allerdings erstellt und im Dokumentenmanagement abgelegt.
• Sind in der Verarbeitung sowohl Partner enthalten, die die Belege per Post erhalten als auch Partner, die die Belege digital zugesendet bekommen, sind beide Haken gesetzt. Je nach Hinterlegung in den Partnerstammdaten - Abschnitt Kommunikation werden die Belege zum Druck an den Drucker übergeben oder als PDF-Anhang per E-Mail versendet. Das Programm steuert automatisch, ob der Beleg gedruckt oder per Mail versendet wird. Sie müssen nicht zuvor nach zu druckenden bzw. digital zu versendenden Belegen unterscheiden.
• Wenn in der Verarbeitung nur Belege für Partner erstellt werden, die sie per E-Mail erhalten, ist nur die Auswahl Rechnungen digital zustellen vorbelegt. Setzen Sie den Haken bei Rechnungen drucken in diesem Fall zusätzlich manuell, hat das keine Auswirkung.

Häufige Fragen

Kann ich auch Angebote, Lieferscheine usw. digital versenden?

Kein Problem - aus ADNOVA+ heraus können Sie nicht nur Rechnungen, sondern jede Belegart einfach bei der Belegerstellung per E-Mail versenden, also auch Angebote oder Aufträge usw. Dabei ist es möglich, für unterschiedliche Belegarten unterschiedliche Layoutvorlagen und E-Mail-Inhalte zu verwenden. Auch die E-Mail-Adresse, an die z. B. ein Angebot geht, kann eine andere sein, als die E-Mail-Adresse, unter der Ihr Kunde Rechnungen erhalten möchte.

Muss ich die Rechnungen, die per Post versendet werden, getrennt von den Rechnungen per E-Mail erstellen?

Nein, müssen Sie nicht. Das Programm steuert automatisch, ob der Beleg gedruckt oder per Mail versendet wird, je nachdem, wie es zum entsprechenden Partner eingerichtet ist. Sie müssen nicht zuvor nach zu druckenden bzw. digital zu versendenden Belegen unterscheiden.

Sind in einer Verarbeitung sowohl zu druckende als auch per E-Mail zu versendende Belege enthalten, sind automatisch beide Haken gesetzt.

Ich möchte mit dem digitalen Versand beginnen. Muss ich nun bei allen Partner angeben, an welche E-Mail Adresse die Belege versendet werden?

Ja, so können Sie ganz genau steuern, welcher Kunde eine Rechnung oder andere Belege an welche E-Mail-Adresse bekommt. Sollen alle Belegarten an dieselbe E-Mail-Adresse gehen, lässt sich das mit nur einem Mausklick auf Alle Belegarten setzen erledigen.

Kann ich eine digital versendete Rechnung erneut per E-Mail versenden?

Ja, dazu haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Wählen Sie die Rechnung in der Übersicht aus und versenden Sie mit einem eigenen E-Mail-Text über die Aktion Belege per E-Mail versenden.
2. Stellen Sie für die Verarbeitung die Rechnungen bereit, die erneut per E-Mail versendet werden sollen (Filter in der Übersicht oder bei der Verarbeitung entsprechend auswählen). Entfernen Sie den Haken vor Rechnung auf Status xxx setzen. Bei Rechnungen digital zustellen wählen Sie die Option Alle selektierten Belege. Es werden alle für die Verarbeitung ausgewählten Belege per E-Mail an die Partner versendet, für die digitale Belegzustellung eingerichtet ist.

Kann ich per E-Mail zuzusendende Belege auch ausdrucken?

Ja, dazu haben Sie zwei Möglichkeiten.

1. Sie wechseln in das Dokumentenmanagement und drucken den archivierten Beleg aus.
2. Sie wählen den Beleg oder die Belege, den/die Sie drucken möchten, für die Verarbeitung aus. 

   Achten Sie darauf, dass in der Verarbeitung nur Belege enthalten sind, die per E-Mail zugestellt werden. Ist dies der Fall, ist nur die Auswahl Rechnungen digital zustellen vorbelegt. Entfernen Sie den Haken vor Rechungen digital zustellen und setzen Sie den Haken bei Rechnungen drucken, um die Belege zu drucken.

Was wird beim digitalen Rechnungsversand archiviert? Nur die PDF des Belegs oder auch die E-Mail?

Es wird nur die PDF archiviert. Die E-Mail ist mit dem Briefumschlag beim Postversand zu vergleichen und muss nicht archiviert werden.

Wie kann ich feststellen, dass eine Rechnung per E-Mail zugestellt wurde.

Wählen Sie die Rechnung in der Übersicht über die Belege aus. Wurde der Beleg digital zugestellt, ist im Infobereich ein zusätzlicher Abschnitt Digitale Zustellung mit Informationen zum E-Mail-Versand enthalten.