Scanner einrichten

Tipps und Tricks allgemein,
bereitgestellt am: 11.09.2017, aktualisiert am: 30.11.2017

Scannen Sie Papierbelege zur Übernahme in das Belegbuch ein, werden die Inhalte soweit möglich automatisch erkannt, ausgelesen und in die Informationen zum Beleg übernommen. Der Erkennungsgrad hängt maßgeblich vom Scanner und den optimalen Einstellungen beim Scannen ab.

Empfehlungen bei der Neuanschaffung

Wir empfehlen bei der Neuanschaffung eines Scanners folgende Scanner-Eigenschaften zu beachten:

• Auflösung mind. 300 dpi

• Einzelblatteinzug, automatisch

• Duplex, Farbe

• Möglichkeit zur differenzierten Auswahl des Zielverzeichnisses der Scan-Datei

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir auf Grund der Vielzahl der am Markt verfügbaren Produkte an dieser Stelle keine Kaufempfehlung aussprechen.

Einrichtung des Scanners

Optimales Ergebnis erzielen

Bei allen Belegen, die in ADNOVA+ archiviert werden, ist eine automatische Texterkennung (OCR-Erkennung) vorgeschaltet, die es ermöglicht umfangreiche Informationen aus dem Beleg auszulesen und in die Verschlagwortung im Belegbuch zu übernehmen. Diese OCR-Erkennung sollte möglichst direkt beim Scannen von der Scan-Software Ihres Scanners durchgeführt werden. Unterstützt Ihr Scanner keine OCR-Erkennung erfolgt diese automatisch beim Import der Datei in ADNOVA+.

Für die automatische Texterkennung (OCR-Erkennung) ist das richtige Scannen maßgeblich. Je besser die OCR-Erkennung, desto geringer der Nachbearbeitungsaufwand im Belegbuch. Bitte beachten Sie daher folgende Einstellungsempfehlungen für Ihren Scanner:

Allgemeine Scanner-Einstellungen

Im Folgenden sind allgemeine Einstellungsempfehlungen aufgelistet, die Sie an Ihrem Scanner vornehmen sollten, sofern die Scannersoftware die Möglichkeit bietet. Die fett gekennzeichneten Angaben sind für die Qualität besonders wichtig.

• Kein mehrseitiges Scannen einsetzen:
  Bitte aktivieren Sie, dass je Seite eine eigene Datei erzeugt wird. Ist ein mehrseitiger Beleg enthalten, kann dieser im Nachhinein im Belegbuch einfach zusammengeheftet werden (s. auch die Erläuterungen zum „Scannen von mehrseitigen Dokumenten“ weiter unten). Verfügt Ihr Scanner über einen Einzugsschacht, können Sie bei dieser Einstellung zudem mehrere Belege als Stapel einlegen und scannen lassen.
• Twain aktivieren
• Vor- und Rückseite (duplex) scannen aktivieren
• Bild
  • Auflösung (dpi): 300
  • Scannen in Farbe
  • Auto Farberkennung vorn
  • Auto Farberkennung hinten
  • Nicht-Farb Auswahl: Schwarz und Weiß
  • Umkehren: Schwarz auf Weiß
  • Scanquelle: Automatischer Einzelblatteinzug
• Papier
  • Zuschneiden: Automatisch
  • Hochformat
  • Hintergrund einstellen: Weißer Hintergrund
• Drehung
  • Drehungsgrad: Automatisch einrichten
• Trennung
  • Leere Seite entfernen
    • Schwelle für Leere Seite entfernen: Aktivieren
    • Auf 40 % einstellen
• Optimierung
  • Lochstellenentfernung: Aktivieren

Einstellungen, wenn der Scanner PDF-Dateien mit OCR-Erkennung erzeugen kann

• OCR-Erkennung aktivieren:

  • Format der Ausgabedatei: PDF-Datei 
    Wenn verfügbar: Scannen in PDF-A aktivieren

    Icon

    Bitte scannen Sie nicht im JPEG 2000-Format. JPEG 2000-Dateien werden in der Dokumentenvorschau nur mit spürbaren Verzögerungen angezeigt.

    Beim Import von JPEG 2000-Dateien erhalten Sie daher einen Hinweis auf das Format und müssen entscheiden, ob diese Belege trotzdem importiert werden sollen und ob mit oder ohne Komprimierung.

  • Zielformat: DIN A4
  • OCR-Sprache: Deutsch

  • OCR-Bereich: Alles

• Komprimierung aktivieren
  • Empfehlung: Faktor 0.3 bzw.70%
  • Eine stärkere Komprimierung kann durchgeführt werden, um kleinere Dateien zu erhalten. Dabei ist jedoch darauf zu achten, dass der Inhalt deutlich erkennbar bleibt. 

Einstellungen, wenn die OCR-Erkennung in ADNOVA+ erfolgt

Sie können auch ohne OCR-Erkennung scannen, wenn Ihr Scanner diese Funktionalität nicht bietet. In diesem Fall ist ganz besonders auf eine hohe Qualität des Ausgabedokuments zu achten, damit die nachgelagerte OCR-Erkennung von ADNOVA+ ebenfalls zu einem guten Ergebnis führt.

• Bitte scannen Sie die Dokumente als Bild. Die Umwandlung in eine PDF-Datei erfolgt automatisch durch ADNOVA+.
  • Mögliche Formate: 
    • JPEG (Empfehlung)
    • TIFF, PNG
  • Komprimierung deaktivieren
    • Der Scanner sollte möglichst nicht komprimieren. Somit werden größere, aber auch qualitativ hochwertige Bilder erstellt. Beim Import in ADNOVA+ werden die Dateien automatisch komprimiert.
    • Kann die Komprimierung nicht deaktiviert werden, setzen Sie bitte die Komprimierungsrate auf sehr niedrig bzw. stellen Sie die Qualität für das Ausgabedokument sehr hoch ein.

Importverzeichnis im Scanner hinterlegen

In ADNOVA+ sind je Firma mindestens zwei Belegbücher vorhanden: ein Eingangsbelegbuch und ein Ausgangsbelegbuch. Zudem können Sie weitere Belegbücher anlegen.

Für jedes vorhandene Belegbuch müssen die Belege in ein eigenes Verzeichnis auf Ihrem Computer oder im Netz abgelegt werden, damit sie beim Aufruf des jeweiligen Belegbuchs korrekt automatisch importiert werden können. Bevor Sie mit dem Scannen beginnen, sollten Sie Ihre Belege nach Firma und nach Eingangs- bzw. Ausgangsbeleg sortieren.

Um das richtige Importverzeichnis je Belegbuch korrekt im Scanner anzugeben, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

• Öffnen Sie ADNOVA+ und in der gewünschten Firma das entsprechende Belegbuch.
• Wählen Sie die Aktion Importordner öffnen aus. Es wird der Importordner angezeigt.
• Kopieren Sie das Verzeichnis des Importordners mit der Tastenkombination [STRG + C].
• Wechseln Sie in die Einstellungen des Scanners und fügen Sie das Verzeichnis mit [STRG + V] ein.

Verfügt Ihr Scanner über die Möglichkeit, verschiedene Zielverzeichnisse zu hinterlegen (bei Avision-Scannern z. B. als Buttonmanager bezeichnet) und dabei zudem die Scanoptionen zu definieren, können Sie die Ablage in unterschiedlichen Verzeichnissen optimal gestalten.

Wichtige Hinweise

Scannen von mehrseitigen Dokumenten

Grundsätzlich ist zu empfehlen, nicht mehrseitig zu scannen. Das Belegbuch in ADNOVA+ bietet komfortable Möglichkeiten die Einzelseiten mehrseitiger Dokumente zusammenzuheften.

Möchten Sie jedoch mehrseitig scannen, z. B. weil Sie ein sehr langes Dokument einscannen, achten Sie bitte darauf, dass das Belegbuch, in welches das Dokument importiert werden soll, nicht geöffnet ist. Einige Scanner legen bereits zu Beginn des Scan-Vorgangs eine Datei an und ADNOVA+ beginnt automatisch mit dem Import der Datei, obwohl der Scan-Vorgang noch nicht beendet ist und noch nicht alle Seiten in der Datei enthalten sind. Öffnen Sie das Belegbuch jedoch erst dann, wenn der Scan-Vorgang abgeschlossen ist, wird die Datei mit dem vollständigen Dokument automatisch eingelesen.

Scannen von Kassenbons

Auch Kassenbons, z. B. von Supermärkten oder Tankstellen, können Sie problemlos einscannen und weiter bearbeiten. Dabei ist zu beachten, dass pro Scan-Vorgang nur ein Bon eingescannt wird. Jeder Bon muss als eigener Beleg im Belegbuch in ADNOVA+ abgelegt werden. Auch bei Scannern mit Einzelblatteinzug sollten keine Klarsichthüllen verwendet und die Bons einzeln (nicht als Stapel, Staugefahr) eingelegt werden. Bei Nichtbeachtung dieser grundlegenden Empfehlungen werden beim Scan-Vorgang größere Dokumente in geringerer Qualität erzeugt, was zu einer schlechteren Texterkennung und erhöhtem Nachbearbeitungsaufwand führen kann.

Wenn ein Scanner das Dokument automatisch zuschneidet (empfohlen), müssen keine weiteren Hinweise beachtet werden. Sollte der Scanner das Dokument nicht automatisch zuschneiden, muss der Bon für eine automatische Erkennung so eingelegt werden, dass er im eingescannten Dokument oben links angeordnet ist.

  Und wenn Sie unterwegs sind, scannen Sie Bons einfach und übergeben sie mit der App zu ADNOVA+ direkt an das Belegbuch.