Tipps und Tricks allgemein,
bereitgestellt am: 11.09.2017
Scannen Sie Papierbelege zur Übernahme in das Belegbuch ein, werden die Inhalte soweit möglich automatisch erkannt, ausgelesen und in die Informationen zum Beleg übernommen. Der Erkennungsgrad hängt maßgeblich vom Scanner und den optimalen Einstellungen beim Scannen ab.
Empfehlungen bei der Neuanschaffung
Wir empfehlen bei der Neuanschaffung eines Scanners folgende Scanner-Eigenschaften zu beachten:
Auflösung mind. 300 dpi
Einzelblatteinzug, automatisch
Duplex, Farbe
Möglichkeit zur differenzierten Auswahl des Zielverzeichnisses der Scan-Datei
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir auf Grund der Vielzahl der am Markt verfügbaren Produkte an dieser Stelle keine Kaufempfehlung aussprechen.
Einrichtung des Scanners
Optimales Ergebnis erzielen
Für die automatische Texterkennung (OCR-Erkennung) von ADNOVA+, die es ermöglicht umfangreiche Informationen aus dem Beleg auszulesen und in die Verschlagwortung im Belegbuch zu übernehmen, ist das richtige Scannen maßgeblich. Je besser die OCR-Erkennung desto geringer der Nachbearbeitungsaufwand.
Bitte beachten Sie folgende Einstellungsempfehlungen für Ihren Scanner:
Komprimierung deaktivieren:
Generell sollte der Scanner nicht komprimieren. Stellen Sie die Qualität für das Ausgabedokument in der Scannersoftware sehr hoch ein. Die Dateien werden beim Import in ADNOVA+ automatisch komprimiert.OCR-Erkennung aktivieren:
Häufig liefert die OCR-Erkennung des Scanners ein gutes Ergebnis. Wenn die OCR-Erkennung konfigurierbar ist, wählen Sie bitte folgende Einstellungen:- Format der Ausgabedatei: PDF-Datei im Format pdf-a
- OCR-Sprache: Deutsch
OCR-Bereich: Alles
- Kein mehrseitiges Scannen einsetzen:
Bitte aktivieren Sie, dass je Seite eine eigene Datei erzeugt wird. Ist ein mehrseitiger Beleg enthalten, kann dieser im Nachhinein im Belegbuch einfach zusammengeheftet werden (s. auch die Erläuterungen zum „Scannen von mehrseitigen Dokumenten“ weiter unten). Verfügt Ihr Scanner über einen Einzugsschacht, können Sie bei dieser Einstellung zudem mehrere Belege als Stapel einlegen und scannen lassen. - Erweiterte Einstellungen zur Optimierung:
Im Folgenden sind weitere Einstellungsempfehlungen aufgelistet, die Sie an Ihrem Scanner vornehmen sollten, sofern die Scannersoftware die Möglichkeit bietet. Die fett gekennzeichneten Angaben sind für die Qualität besonders wichtig.- Vor- und Rückseite scannen aktivieren
- Bild
- Auflösung (dpi): 300
- Auto Farberkennung vorn
- Auto Farberkennung hinten
- Nicht-Farb Auswahl: Schwarz und Weiß
- Umkehren: Schwarz auf Weiß
- Scanquelle: Automatischer Einzelblatteinzug
- Papier
- Zuschneiden: Automatisch
- Hochformat
- Hintergrund einstellen: Weißer Hintergrund
- Drehung
- Drehungsgrad: Automatisch einrichten
- Trennung
- Leere Seite entfernen
- Schwelle für Leere Seite entfernen: Aktivieren
- Auf 40 % einstellen
- Leere Seite entfernen
- Optimierung
- Lochstellenentfernung: Aktivieren
Richtiges Verzeichnis im Scanner angeben
In ADNOVA+ sind je Firma mindestens zwei Belegbücher vorhanden: ein Eingangsbelegbuch und ein Ausgangsbelegbuch. Zudem können Sie weitere Belegbücher anlegen.
Für jedes vorhandene Belegbuch müssen die Belege in ein eigenes Verzeichnis auf Ihrem Computer oder im Netz abgelegt werden, damit sie beim Aufruf des jeweiligen Belegbuchs korrekt automatisch importiert werden können. Bevor Sie mit dem Scannen beginnen, sollten Sie Ihre Belege nach Firma und nach Eingangs- bzw. Ausgangsbeleg sortieren.
Um das richtige Importverzeichnis je Belegbuch korrekt im Scanner anzugeben, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:
- Öffnen Sie ADNOVA+ und in der gewünschten Firma das entsprechende Belegbuch.
- Wählen Sie die Aktion Importordner öffnen aus. Es wird der Importordner angezeigt.
- Kopieren Sie das Verzeichnis des Importordners mit der Tastenkombination [STRG + C].
- Wechseln Sie in die Einstellungen des Scanners und fügen Sie das Verzeichnis mit [STRG + V] ein.
Verfügt Ihr Scanner über die Möglichkeit, verschiedene Zielverzeichnisse zu hinterlegen (bei Avision-Scannern z. B. als Buttonmanager bezeichnet) und dabei zudem die Scanoptionen zu definieren, können Sie die Ablage in unterschiedlichen Verzeichnissen optimal gestalten.
Wichtige Hinweise
Scannen von mehrseitigen Dokumenten
Grundsätzlich ist zu empfehlen, nicht mehrseitig zu scannen. Das Belegbuch in ADNOVA+ bietet komfortable Möglichkeiten die Einzelseiten mehrseitiger Dokumente zusammenzuheften.
Möchten Sie jedoch mehrseitig scannen, z. B. weil Sie ein sehr langes Dokument einscannen, achten Sie bitte darauf, dass das Belegbuch, in welches das Dokument importiert werden soll, nicht geöffnet ist. Einige Scanner legen bereits zu Beginn des Scan-Vorgangs eine Datei an und ADNOVA+ beginnt automatisch mit dem Import der Datei, obwohl der Scan-Vorgang noch nicht beendet ist und noch nicht alle Seiten enthalten sind. Öffnen Sie das Belegbuch jedoch erst dann, wenn der Scan-Vorgang abgeschlossen ist, wird die Datei mit dem vollständigen Dokument automatisch eingelesen.
Scannen von Kassenbons
Auch Kassenbons, z. B. von Supermärkten oder Tankstellen, können Sie problemlos einscannen und weiter bearbeiten. Dabei ist zu beachten, dass pro Scan-Vorgang nur ein Bon eingescannt wird. Jeder Bon muss als eigener Beleg im Belegbuch in ADNOVA+ abgelegt werden. Auch bei Scannern mit Einzelblatteinzug sollten keine Klarsichthüllen verwendet und die Bons einzeln (nicht als Stapel, Staugefahr) eingelegt werden. Bei Nichtbeachtung dieser grundlegenden Empfehlungen werden beim Scan-Vorgang größere Dokumente in geringerer Qualität erzeugt, was zu einer schlechteren Texterkennung und erhöhtem Nachbearbeitungsaufwand führen kann.
Wenn ein Scanner das Dokument automatisch zuschneidet (empfohlen), müssen keine weiteren Hinweise beachtet werden. Sollte der Scanner das Dokument nicht automatisch zuschneiden, muss der Bon für eine automatische Erkennung so eingelegt werden, dass er im eingescannten Dokument oben links angeordnet ist.
Und wenn Sie unterwegs sind, scannen Sie Bons einfach und übergeben sie mit der App zu ADNOVA+ direkt an das Belegbuch.