In der Fakturierung können Sie wichtige Angaben hinterlegen, die speziell die Anforderungen des Lebensmitteleinzelhandels (LEH) und öffentlicher Auftraggeber, z. B. Kommunen oder Landesforsten, unterstützen. Diese Angaben ermöglichen eine reibungslose elektronische Rechnungsstellung und verbesserte Kompatibilität mit den Systemen Ihrer Handelspartner.
GLN Ihr Unternehmen
Die GLN (Global Location Number) ist eine 13-stellige, weltweit eindeutige Nummer zur Identifizierung von Unternehmen, Standorten oder anderen Einheiten. Sie ermöglicht einen automatisierten, fehlerfreien Datenaustausch in der Logistik und wird beispielsweise für elektronische Rechnungen verwendet.
Die GLN-Nummer Ihres Unternehmens können Sie in der Firmeneinrichtung hinterlegen und über Platzhalter automatisch in Ihre Belege einfügen >> Einrichtung - Firmeneinrichtung .
Soll die GLN auf den Belegen ausgewiesen werden, positionieren Sie einfach den entsprechenden Platzhalter an der gewünschten Stelle in der Belegvorlage ( >> Einrichtung – Fakturierung – Belegvorlage ). Selbstverständlich wird die GLN dann bei E-Rechnungen elektronisch mitgeliefert.
GLN und E-Mail-Adresse Ihrer Kunden
Die GLN Ihrer Kunden können Sie direkt in den Partnerstammdaten hinterlegen und über Platzhalter in der Belegvorlage in die Belege/Rechnungen integrieren.
Sie finden die Felder/Funktionen unter:
- >> Partnerübersicht – Partner bearbeiten – Angaben zum Partner
- >> Einrichtung – Fakturierung – Belegvorlage
Neben einer allgemeinen GLN können Sie zu jedem Partner auch eine WE-GLN (Wareneingangs-GLN) und eine RE-GLN (Rechnungsstellungs-GLN) hinterlegen.
Insbesondere fordert der REWE-Konzern diese Angaben bei der elektronischen Rechnungsstellung. Die RE-GLN ist die eindeutige Identifikationsnummer eines Lagers oder Marktes, die für den Wareneingangsprozess genutzt wird. Die RE-GLN ist die zentrale Identifikationsnummer für einen bestimmten Standort, der für die Rechnungsstellung relevant ist. Als Lieferant können Sie die RE-GLN nutzen, um Rechnungen an die korrekte Stelle bei der REWE Group zu senden.
Bei Bedarf können Sie außerdem im Bereich Kommunikation eine gesonderte E-Mail-Adresse hinterlegen, die als Anforderer-Adresse beim Versand der E-Rechnung herangezogen wird.
Hinweise auf Rechnung bei Entgeltminderung
Einige Rechnungsempfänger, z. B. REWE, erwarten auf der Rechnung einen der drei folgenden Hinweise, wenn Entgeltminderungen vereinbart wurden:
- Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt und Bonusvereinbarungen.
- Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen.
- Es bestehen Rabatt- und Bonusvereinbarungen.
Welcher Hinweis auf der Rechnung ausgewiesen wird, können Sie nun beim Partner im Abschnitt Fakturierung, Unterabschnitt Entgeltminderung hinterlegen.
Bei der Rechnungsstellung können Sie im Abschnitt Vor-/Nachlaufzeile kontrollieren, welcher Hinweis bei diesem Kunden/Partner auf der Rechnung ausgewiesen wird.
GTIN Ihrer Produkte
Verfügen Sie Ihre Produkte über eine GTIN, können Sie diese im Produktkatalog hinterlegen.
>> Einrichtung – Fakturierung – Produkt
Die GTIN (kurz für Global Trade Item Number) ist die 13-stellige Nummer, die oft unterhalb des Barcodes steht. Mit der GTIN kann jeder Artikel, jedes Produkt oder jede Produktvariante weltweit überschneidungsfrei identifiziert werden.
Die GTIN sollte zusätzlich in der Produktbeschreibung angegeben werden, wenn sie auf den Belegen ausgewiesen werden soll. Sie können nicht über Platzhalter in die Belegvorlage eingefügt werden.
Weitere Referenzfelder für E-Rechnungen, z. B. Projektreferenz
Mir neuen Feldern kommen wir Ihren Wünschen nach der Angabe zusätzlicher Informationen auf der Rechnung nach, die Ihren Fakturierungsprozess weiter optimieren und insbesondere für E-Rechnungen relevant sind.
Bei der Rechnungsstellung können Sie nun folgende Informationen zusätzlich erfassen:
- Projektreferenz
- Bestellnummer des Käufers
- Vertragsnummer
- Auftragsnummer
- Lieferscheinnummer
Sie finden die Felder/Funktionen unter >> Mein Schreibtisch – Fakturierung – Belege erstellen.
Geben Sie die Informationen unter Weitere Angaben E-Rechnung ein, sind sie in den elektronisch übermittelten Daten der Rechnung enthalten. Über Platzhalter können Sie zusätzlich auf dem Beleg direkt ausgewiesen werden.
Leitweg-ID als Platzhalter auf Rechnungen einfügen
Die Leitweg-ID kann nun automatisch in eine Rechnung eingefügt werden. Dies wird insbesondere von der Bahn und der öffentlichen Verwaltung bei E-Rechnungen erwartet.
Hinterlegen Sie die Leitweg-ID dazu in den Partnerstammdaten und erweitern Sie die Belegvorlage entsprechend.
Sie finden die Felder/Funktionen unter:
- >> Partnerübersicht – Partner bearbeiten – Angaben zum Partner
- >> Einrichtung – Fakturierung – Belegvorlage
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