Anleitung für Unternehmer, letzte Überarbeitung am: 28..04.2021

Wie geht das in ADNOVA+?

Sie beliefern mehrere Filialen einer großen Einkaufskette mit Ihren Produkten, z. B. Eiern oder Milch, und stellen somit regionale Produkte für eine breite Konsumentengruppe zur Verfügung? Super…

Das bedeutet aber auch, dass Sie für die Auslieferung Lieferscheine für die einzelnen Filialen erstellen müssen. Die Rechnung über die ausgelieferten Produkte geht jedoch an die Zentrale der Einkaufskette, wobei in der Regel anzugeben ist, an welche Filiale geliefert wurde – gerne mit Liefernummer und -datum, eventuell mit zusätzlichen Anforderungen wie einer Lieferantennummer.

Hier zeigen wir auf, welche verschiedenen Möglichkeiten Ihnen dafür in ADNOVA+ zur Verfügung stehen und wie Sie die Fakturierung einrichten können, damit die Rechnungsstellung automatisch an die richtige Adresse erfolgt und die Lieferorte ohne zusätzliche Eingaben ausgewiesen werden. Welche Möglichkeit am besten zu Ihren Ansprüchen passt, ist nicht immer einfach zu entscheiden. Gerne steht Ihnen unser Benutzerservice beratend zur Seite.

Das Motto: Einmal Zeit in die Einrichtung investieren, dafür später minimalen Aufwand bei den laufenden Tätigkeiten!

Mehrere Lieferorte - Rechnung an die Zentrale mit Angabe des Lieferortes

Ausgangslage: Bisher haben Sie ausschließlich Kunden, deren Lieferadresse mit der Rechnungsadresse identisch ist und an diese bereits Produkte verkauft. Sie haben daher die Fakturierung bereits grundlegend eingerichtet, d. h. Sie haben Ihre Produkte erfasst, ein Fakturierungsbuch angelegt, die Belegvorlagen gestaltet usw. 

Jetzt bekommen Sie als Kunden eine große Einkaufskette hinzu und beliefern zwei Filialen. Lieferscheine wollen Sie jeweils mit der Adresse des Lieferortes (der Filiale) erstellen, die Rechnung geht jedoch an die Zentrale und soll den Lieferort, das Lieferdatum und die Lieferscheinnummer zusätzlich enthalten. Teilweise fassen Sie auch mehrere Lieferungen an eine Filiale in einer Sammelrechnung zusammen.

Damit das reibungslos funktioniert, legen Sie die einzelnen Filialen als Partner an und steuern über die Belegvorlage die Belegerstellung so, dass die richtigen Adressen an der richtigen Stelle angezeigt werden. Dabei nutzen Sie die Zusatzfelder, um bei Bedarf die Lieferadresse heranzuziehen.

Hier der Ablauf im Einzelnen:

Zusatzfelder anlegen

>> Einrichtung - Globale Einstellungen - Zusatzfeld

Die Zusatzfelder, die Sie hier anlegen, stehen Ihnen bei den Partnerstammdaten für Eingaben zur Verfügung, so dass Sie später zu jeder Filiale die entsprechende Adresse hinterlegen können.

Wie viele Zusatzfelder Sie für die Adresse benötigen, hängt davon ab, wie die Adresse später auf den Belegen positioniert wird. Nutzen Sie nur ein Zusatzfeld, wird die Adresse hintereinander in einer langen Zeile ausgewiesen. Dafür muss auf den Belegen natürlich entsprechend Platz zur Verfügung stehen. Möchten Sie die Filialbezeichnung, die Straße und den Ort untereinander darstellen, benötigen Sie drei Zusatzfelder.

Sie sind frei in der Gestaltung - probieren Sie einfach aus, wie es am besten zu Ihren Belegen passt. In unserem Beispiel werden wir mit drei Zusatzfeldern arbeiten, die wir wie folgt benennen:

• Lieferadresse
• Lieferstraße
• Lieferort

Bitte legen Sie alle Zusatzfelder als Textfelder an. Wir haben hier Textfeld (kurz) gewählt. Sollte das Textfeld kurz für Ihre Angaben nicht ausreichen, können Sie es auch im Nachhinein noch auf Textfeld (lang) wechseln.

Zentrale und Filialen als Kunden (Partner) anlegen

>> Mein Schreibtisch - Kunden

Legen Sie bitte die Zentrale und die Filialen als Kunden an. Besonders übersichtlich ist es, wenn Sie die einzelnen Filialen unterhalb eines Geschäftspartners (der Zentrale) anlegen.

Um zunächst die Zentrale als Kunden und übergeordneten Geschäftspartner anzulegen, gehen Sie in die Kundenübersicht und klicken auf Neu. Im folgenden Bildschirm wählen Sie Neuen Geschäftspartner anlegen.

Erfassen Sie die Angaben zur Zentrale und lassen Sie über die Abfrage beim Speichen der Angaben gleich den Geschäftspartner mit der entsprechenden Bezeichnung anlegen. So haben Sie in einem Schritt die Zentrale als Kunden sowie den Geschäftspartner angelegt und diesem die Zentrale zugeordnet.

Um nun die Filialen als Kunden unterhalb des Geschäftspartners anzulegen, gehen Sie wieder in die Kundenübersicht und klicken auf Neu. Im folgenden Bildschirm wählen Sie Bestehenden Geschäftspartner wählen und wählen den Geschäftspartner Zentrale aus. Haben Sie die erste Filiale angelegt, bietet es sich für die weiteren Filialen an, die erste Filiale zu duplizieren.

Zusätzlich zu den Feldern, die Sie bei Ihren bisherigen Kunden gefüllt haben, nehmen Sie bei den Filialen noch folgende Angaben vor:

Abschnitt Angaben zum Partner - Abweichende Adressen/Empfänger

Hier erfassen Sie die Adresse, die auf der Rechnung ausgewiesen werden soll, d. h. die Adresse der Zentrale. Haben Sie die Zentrale als Kunden angelegt, können Sie hier auch die Funktion Bestehende Adresse eines Partners übernehmen nutzen.

Unter Verwendung für geben Sie bitte an, dass die abweichende Adresse bei der Erstellung einer Rechnung für diesen Kunden/diese Filiale herangezogen werden soll. So wird automatisch die Adresse der Zentrale in die Rechnung eingefügt, wohingegen bei der Erstellung von Lieferscheinen die Adresse der Filiale herangezogen wird.

Abschnitt Zusatzfeld

In den Zusatzfeldern/im Zusatzfeld zum Partner erfassen Sie die Adresse der Filiale.

Diese Adresse haben Sie bereits weiter oben einmal angegeben, sie ist jedoch zusätzlich in den Zusatzfeldern zu hinterlegen, um sie später über Platzhalter in die Belegvorlage und somit in die Rechnung einzubinden.

Belegvorlage erstellen

>> Einrichtung - Fakturierung - Belegvorlage

Wählen Sie bitte die Belegvorlage, die Sie für Ihre Rechnungen benutzen und führen Sie folgende Änderungen in der neuen Belegvorlage durch:

• Ändern Sie die Bezeichnung (ggf. auch die Beschreibung), so dass Sie erkennen, dass diese Belegvorlage für Rechnungen an die Einkaufskette gedacht ist, z. B. Rechnungen Kette xy.
• Fügen Sie über Platzhalter die Zusatzfelder zur Lieferadresse an der gewünschten Position ein und ergänzen Sie ggf. weitere Angaben, die für die Rechnungsstellung an die Kette benötigt werden.
  
  
  

Sie können auf der Belegvorlage z. B. auch Ihre Lieferantennummer und weitere Angaben fest eintragen. Bitte beachten Sie dabei aber, dass diese Angaben dann auf jeder Rechnung erscheinen, die mit dieser Belegvorlage erstellt wird. Beliefern Sie also zwei Ketten, müssen Sie auch Angaben wie die Lieferantennummer über Zusatzfelder steuern, damit Sie unterschiedliche Angaben ausweisen können. 

Ergebnis

Erstellen Sie nun einen Lieferschein, wird die Adresse der Filiale eingefügt. Da in der Belegvorlage für den Lieferschein keine Zusatzfelder berücksichtigt sind, wird auf dem Beleg keine weitere Angabe aufgeführt.

Überführen Sie den Lieferschein anschließend in eine Rechnung, wird die abweichende Adresse der Zentrale aufgrund der Einstellungen zum Partner/zur Filiale herangezogen. Im Kopf der Rechnung erscheint also die Adresse der Zentrale. In der Rechnung selber wird über die Platzhalter der Belegvorlage für die Rechnung die Lieferadresse aus den Zusatzfeldern eingefügt.

Sie können auch mehrerer Lieferscheine in eine Rechnung (Sammelrechnung) überführen. Der Lieferort steht dann einmal an der in der Belegvorlage festgelegten Position.

Soll der Lieferort zu jeder Lieferung aufgeführt werden, können Sie dies nicht über Zusatzfelder, sondern nur durch die Einbindung eines entsprechenden Textartikels in die Positionen steuern. Auch das Lieferscheindatum und die Lieferscheinnummer können nur über Textartikel in die Rechnung eingefügt werden. Die Vorgehensweise dazu wird weiter unten erläutert.

Weitere Möglichkeiten

Mehrere Lieferorte - Rechnung an die Zentrale ohne Angabe des Lieferortes

Muss auf der Rechnung keine Lieferadresse ausgewiesen werden, genügt es, die einzelnen Filialen als Kunden anzulegen und dort als abweichende Adresse für Rechnungen die Adresse der Zentrale einzugeben. Zusatzfelder, zusätzliche Belegvorlagen und Änderungen am Fakturierungsbuch benötigen Sie nur, wenn die Lieferadresse auf der Rechnung mit ausgewiesen werden soll.

Belegvorlage mit Lieferadresse nur für wenige Kunden

Wenn Sie die Lieferangaben nur für wenige Kunden oberhalb der Produkte in der Rechnung ausweisen möchten, können Sie eine zweite Belegvorlage anlegen und ADNOVA+ so einrichten, dass diese Belegvorlage nur bei bestimmten Kunden herangezogen wird. Für alle anderen Kunden werden die Rechnungen mit der Belegvorlage ohne Lieferangaben erstellt.

Schritt 1:
Wählen Sie bitte die Belegvorlage, die Sie für Ihre normalen Rechnungen benutzen, als Grundlage aus und duplizieren Sie diese. So erstellen Sie mit wenigen Anpassungen eine Belegvorlage für die Rechnung mit Lieferangaben, die Ihren allgemeinen Rechnungen gleicht. Natürlich können Sie auch eine deutlich anders aufgebaute Belegvorlage erstellen, wenn das gewünscht sein sollte.

Schritt 2:
Nehmen Sie folgende Einstellungen in Ihrem Fakturierungsbuch vor (Menüpunkt Einrichtung - Fakturierung - Fakturierungsbuch):

Abschnitt Allgemein - Erfassung

Aktivieren Sie hier die Möglichkeit Abweichende Einstellungen nutzen und speichern Sie die Änderung. Dadurch gelangen Sie in den neuen Bildschirm Abweichende Fakturierungsbucheinstellungen vornehmen.

• Überprüfen Sie den Abschnitt Absenderinformationen und passen Sie die Angaben ggf. an.

• Ordnen Sie im Abschnitt Belegarten den im Fakturierungsbuch verwendeten Belegarten die richtige Belegvorlage zu.

  Icon

  Bei Rechnungen ist hier die extra für die Rechnungsstellung an die Zentrale erstellte Belegvorlage auszuwählen.

  

• Wählen Sie im Abschnitt Zuordnung Partner, die Partner (Kunden) aus, bei denen die abweichenden Angaben herangezogen werden sollen, wenn an sie eine Rechnung gestellt wird. Im Beispiel oben also die Filialen der Kette xy.

Lieferadresse mittels Zusatzfelder in die Vorlaufzeile einbinden

Die Lieferadresse kann auch in den Vorlaufzeilen mittels Zusatzfeld eingebunden werden. Zum Beispiel: Wir erlauben uns nachfolgende Positionen in Rechnung zu stellen. <Zusatzfeld: Die Lieferung erfolgte an:> Wichtig ist, dass der vollständige Text im Zusatzfeld eingegeben wird, damit der Teil "Die Lieferung erfolgte an:" nicht bei den Kunden auftaucht, bei denen keine Angaben im Zusatzfeld vorhanden sind.

Belegerstellung mit einer anderen Adresse nur in Einzelfällen 

Kommt es bei einem Ihrer Partner nur in Einzelfällen vor, dass ein Beleg mit einer Adresse erstellt werden soll, die von seiner eigentlichen Adresse abweicht, können Sie die abweichende Adresse auch direkt bei der Erstellung des Belegs anpassen (unterhalb der Positionen im Abschnitt Adresse). Dort können Sie die Adresse direkt eingeben oder - wenn sie z. B. für die Verwendung bei Angeboten an diesen Kunden bereits eingerichtet ist - auch auswählen. Die Adresse wird nur in diesem einen Beleg verwendet und nicht automatisch jedes Mal bei der Belegerstellung herangezogen.

Lieferscheinnummer bzw. -datum auf der Rechnung jeweils zum Produkt ausweisen

Sie haben die Möglichkeit, jeweils zum Produkt die Lieferscheinnummer auszugeben. Auch das Lieferdatum kann ausgegeben werden. Richten Sie es so ein, wie es Ihren Anforderungen entspricht. Häufig wird diese Vorgehensweise mit dem Ausweis der Lieferadresse über die Belegvorlage (s. o.) kombiniert.

Damit die Lieferscheinnummer in der Rechnung jeweils zum Produkt ausgegeben wird, ist sie über Platzhalter beim Produkt in die Beschreibung einzufügen. Öffnen Sie dazu in der Beschreibung über die Schaltfläche Platzhalter die Platzhalterauswahl und übernehmen Sie den Platzhalter LieferscheinNummer. 

Lieferort, Lieferdatum und Lieferscheinnummer bei den Rechnungspositionen einfügen

Es gibt eine weitere Möglichkeit, die Lieferadresse mit auf der Rechnung auszuweisen: über ein Produkt - genauer gesagt einen Textartikel. Über diese Textartikel können Sie zudem das Lieferscheindatum und die Lieferscheinnummer automatisch einfügen lassen. Allerdings sollten Sie in diesem Fall die Positionen im Beleg in Erfassungsreihenfolge einfügen lassen, damit sichergestellt ist, dass die Lieferangaben auch über den richtigen Produkten stehen (Festlegung in den Fakturierungsbucheinstellungen - Abschnitt Beleginhalte).

Wenn Sie die Lieferscheinangaben über einen Textartikel als Position einfügen, müssen Sie keine Zusatzfelder anlegen, keine Belegvorlage anpassen und das Fakturierungsbuch nicht erweitern. Aber Sie müssen ein zusätzliches Produkt definieren und grundsätzlich im Lieferschein! als Position einfügen. Die abweichende Adresse zum Partner, die bei der Rechnungsstellung herangezogen werden soll, müssen Sie ebenfalls hinterlegen (Anleitung s. o.).

Textartikel anlegen

>> Einrichtung - Fakturierung - Produkt

Bitte legen Sie ein neues Produkt an und nehmen Sie dabei folgende Angaben vor:

• Geben Sie dem Produkt eine entsprechende Bezeichnung, z. B. Lieferangaben.
• Setzen Sie einen Haken vor Ausweis der Produktnummer auf dem Beleg unterdrücken. Andernfalls würde die Produktnummer im Lieferschein ohne weitere Angaben eingedruckt.
• Öffnen Sie in der Beschreibung über die Schaltfläche Platzhalter die Platzhalterauswahl und übernehmen Sie die Platzhalter zu den Lieferangaben. Sie finden die Platzhalter zu den Lieferangaben im Bereich Fakturierungskette.

• Wählen Sie im Abschnitt Fakturierungsdaten die Fakturierungsart Einzelfakturierung und als Berechnungsregel Keine aus. Durch die Auswahl Keine legen Sie einen reinen Textartikel an und müssen keine weiteren Angaben zur Berechnung machen.

  Icon

  Solch ein Textartikel eignet sich auch, um zusätzliche Hinweise in einen Beleg einzufügen, z. B. den Bearbeiter/Ansprechpartner, das Lager aus dem die Waren geliefert wurden oder die Chargennummer.

  

Textartikel in Beleg einbinden

Bitte fügen Sie den Textartikel bereits bei der Erstellung des Lieferscheins als Position in den Beleg ein, z. B. immer gleich als erste Position. Nur wenn der Textartikel bereits im Lieferschein enthalten ist, werden später die Angaben zur Lieferung im Rahmen der Fakturierungskette korrekt bei der Rechnungsstellung eingelesen. 

An der Stelle des Textartikels wird auf dem Lieferschein eine Leerzeile angezeigt.

Wenn Sie den Lieferschein an die Rechnung übergeben und die Rechnung erstellen, werden die Angaben zum Lieferschein eingesetzt. Wenn Sie mehrere Lieferscheine in einer Rechnung zusammenführen, wird zu jedem Lieferschein der entsprechende Textartikel in die Rechnung eingefügt, d. h. zu jeder Lieferung werden die Lieferangaben auf der Rechnung ausgewiesen.