Zulässige E-Rechnungen sind in einem speziellen Format erstellt, aus dem die Angaben der Rechnung elektronisch ausgelesen werden können. Beim „ZUGFeRD“-Format ist in die per E-Mail versendete PDF-Rechnung ein Anhang im XML-Format integriert, der die Rechnungsinformationen in maschinenlesbarer Form enthält.
Aber auch die XRechnung, die im öffentlichen Auftragswesen bereits seit längerem Standard ist, gewinnt an Verbreitung. Bei der XRechnung sind die Rechnungsinformationen nur noch im maschinenlesbaren XML-Format enthalten, es gibt kein Belegbildbild im PDF-Format mehr.
Empfang von E-Rechnungen
Ab dem 01.01.2025 muss der Empfang von E-Rechnungen von Geschäftspartnern möglich sein, denn ab dann ist eine Zustimmung nicht mehr erforderlich. Ab dieser Version ist in ADNOVA+ auch der Empfang und die Anzeige von XRechnungen integriert. Damit ist der letzte Baustein zur vollständigen Unterstützung von E-Rechnungen an seinem Platz. Sie sind daher bestens für die Einführung der E-Rechnung vorbereitet.
Was wurde im Einzelnen umgesetzt:
- Anzeige der XML-Informationen der XRechnungen in der Dokumentvorschau
Beispiel XRechnung
Anzeige der XRechnung in ADNOVA+
- Übernahme der XML-Daten in die Informationen zum Beleg (XRechnungen und ZUGFeRD-Format)
- Erweiterung der Volltextsuche um die maschinenlesbaren Informationen
- Beleg als E-Rechnung erkennbar: bei XML-Dateien durch den Vermerk oben in der Anzeige und bei ZUGFerRD-Rechnungen anhand der Büroklammer. Klicken Sie auf die Büroklammer, wird Ihnen die integrierte XML-Datei angezeigt.
Versand von E-Rechnungen
In der Fakturierung in ADNOVA+ ist der Versand von Rechnungen im ZuGFeRD-Format bereits seit längerem möglich. Es reicht eine einfache Aktivierung in den Einstellungen. Bei der Rechnungserstellung wird zur PDF als Anhang eine XML-Datei erzeugt, die alle relevanten Informationen zur Rechnung in maschinenlesbarer Form enthält und somit auch die Vorgaben für E-Rechnungen erfüllt.
GoBD-konforme Archivierung
Sind Eingangsbelege festgeschrieben und Ausgangsbelege fakturiert, sind sie direkt im LAND-DATA Rechenzentrum gespeichert. Selbstverständlich sind bei E-Rechnungen sowohl die Belegbilder als auch die maschinenlesbaren XML-Inhalte von ZUGFeRD-Formaten und XRechnungen GoBD-konform archiviert und können im Fall einer Betriebsprüfung digital zur Verfügung gestellt werden.