E-Rechnungen empfangen, versenden und archivieren
Zulässige E-Rechnungen sind in einem speziellen Format erstellt, aus dem die Angaben der Rechnung elektronisch ausgelesen werden können. Beim „ZUGFeRD“-Format ist in die per E-Mail versendete PDF-Rechnung ein Anhang im XML-Format integriert, der die Rechnungsinformationen in maschinenlesbarer Form enthält.
Aber auch die XRechnung, die im öffentlichen Auftragswesen bereits seit längerem Standard ist, gewinnt an Verbreitung. Bei der XRechnung sind die Rechnungsinformationen nur noch im maschinenlesbaren XML-Format enthalten, es gibt kein Belegbildbild im PDF-Format mehr.
Empfang von E-Rechnungen
Ab dem 01.01.2025 muss der Empfang von E-Rechnungen von Geschäftspartnern möglich sein, denn ab dann ist eine Zustimmung nicht mehr erforderlich. Immer mehr Rechnungen werden daher als E-Rechnung versendet und im E-Mail-Postfach eingehen. Der Inhalt der XML-Datei kann jedoch von normalen E-Mail-Programmen nicht angezeigt werden, so dass die richtige Verarbeitung und GoBD-konforme Archivierung erst mit Übernahme in ADNOVA+ erfolgen kann. Dazu sind die E-Rechnungen - wie bisherige PDF-Rechnungen auch - einfach per Drag & Drop in das Belegbuch zu übernehmen oder zwischenzuspeichern und dann aus dem Speicherverzeichnis zu importieren.
Ab dieser Version ist in ADNOVA+ auch die Anzeige von XRechnungen integriert. Damit ist der letzte Baustein zur vollständigen Unterstützung von E-Rechnungen an seinem Platz. Sie sind daher bestens für die Einführung der E-Rechnung vorbereitet.
Was wurde im Einzelnen umgesetzt:
- Anzeige der XML-Informationen der XRechnungen in der Dokumentvorschau
So sieht eine XRechnung ohne entsprechende Aufbereitung aus:
So wird die XRechnung in ADNOVA+ aufbereitet und angezeigt:
- Übernahme der XML-Daten in die Informationen zum Beleg (XRechnungen und ZUGFeRD-Format)
- Erweiterung der Volltextsuche um die maschinenlesbaren Informationen
- Beleg als E-Rechnung erkennbar: bei XML-Dateien durch den Vermerk oben in der Anzeige und bei ZUGFerRD-Rechnungen anhand der Büroklammer. Klicken Sie auf die Büroklammer, wird Ihnen die integrierte XML-Datei angezeigt.
- E-Rechnungen lassen sich nicht entheften, da sie unveränderlich archiviert werden müssen. Möchten Sie Unterlagen hinzufügen, steht dafür im Kontoumsatzassistenten die Möglichkeit zur Verfügung, Kontoumsätzen weitere Belege hinzuzufügen.
Versand von E-Rechnungen
In der Fakturierung in ADNOVA+ ist der Versand von Rechnungen im ZuGFeRD-Format bereits seit längerem möglich. Dabei wird ein ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 erstellt, welches die Anforderungen der Norm EN 16931 für E-Rechnungen erfüllt. Es reicht eine einfache Aktivierung in den Einstellungen. Bei der Rechnungserstellung wird zur PDF als Anhang eine XML-Datei erzeugt, die alle relevanten Informationen zur Rechnung in maschinenlesbarer Form enthält und somit auch die Vorgaben für XRechnungen erfüllt.
GoBD-konforme Archivierung
Sind Eingangsbelege festgeschrieben und Ausgangsbelege fakturiert, sind sie direkt im LAND-DATA Rechenzentrum gespeichert. Selbstverständlich sind bei E-Rechnungen sowohl die Belegbilder als auch die maschinenlesbaren XML-Inhalte von ZUGFeRD-Formaten und XRechnungen GoBD-konform archiviert und können im Fall einer Betriebsprüfung digital zur Verfügung gestellt werden.
Kontoumsatzassistent - Mehr Effizienz bei der Belegzuordnung
Mit optimierter Performance ermöglicht unser Kontoumsatzassistent jetzt eine noch effizientere Zuordnung der Belege zu den Bankumsätzen.
Performancesteigerung durch Verarbeitung im Hintergrund
Die Bereitstellung der Bankkontoumsätze erfolgt nun täglich und die Zuordnung der Belege zu diesen Umsätzen wurde in den Hintergrund verlagert. Zuvor starteten diese Prozesse erst, wenn Sie den Kontoumsatzassistenten aufgerufen haben. Der Vorteil der laufenden Verarbeitung im Hintergrund: Beim Aufruf des Kontoumsatzassistenten sind bereits alle Umsätze vorhanden und die Belege zugeordnet, es entstehen keine Wartezeiten mehr. Sie können sofort mit der Zuordnung der Belege loslegen.
Für die Belegzuordnung aus dem Belegbuch heraus gilt dies ebenso.
Belegzuordnung erneut durchführen
Über die Aktion Automatische Belegzuordnung starten können Sie den Abruf aller bisher nicht übermittelten Umsätze anstoßen und die Belegzuordnung erneut starten. Da alle neuen Umsätze ab dieser Version täglich automatisiert bereitgestellt werden und im Anschluss auch die automatische Zuordnung gestartet wird, ist die Aktion nur notwendig, um fehlende Umsätze abzurufen oder um bei Bedarf die automatische Zuordnung neu zu starten, insbesondere wenn zwischenzeitlich viele hochgeladene Belege nachbearbeitet wurden.