Über das Belegbuch werden Belege aus unterschiedlichen Quellen in ADNOVA+ importiert, verschlagwortet, mit einem Kontoumsatz verknüpft und abschließend im Dokumentenmanagement von ADNOVA+ archiviert - entweder in einer vorgegebenen Struktur oder in einer von Ihnen definierten Struktur. Zudem kann ein Belegbuch mit einem Fristenbuch verknüpft werden und so zu einem Posteingangs-/ausgangsbuch mit Verbindung zur Fristen- und Terminkontrolle werden.
>> Mein Schreibtisch - Belegbuch
In jeder Firma besteht mindestens ein Belegbuch für eingehende Belege, d. h. für alle Belege, die Sie erhalten, und ein Belegbuch für ausgehende Belege, z. B. von Ihnen erstellte Rechnungen. Weitere Belegbücher können unter Einrichtung Belegbuch angelegt werden. Rufen Sie den Menüpunkt Mein Schreibtisch - Belegbuch auf, wird Ihnen ein zentrales Belegbuch angezeigt, welches alle Belege aller Belegbücher aller Firmen enthält unabhängig davon, welchem Belegbuch sie zugeordnet sind. Über entsprechenden Filtermöglichkeiten können Sie auf Belege eines bestimmten Belegbuchs eingrenzen.
Im Belegbuch werden alle importierten Belege in einer Tabelle angezeigt und können dort ausgewählt und bearbeitet werden. Der ausgewählte Beleg wird im Fenster rechts zur Ansicht (Dokumentvorschau) dargestellt. Die Dokumentvorschau kann über die entsprechende Aktion auch ausgelagert werden. In den Einstellungen zu den Belegbüchern können Sie einen Rechnungsworkflowassistenten und/oder einen Zahlungsassistenten aktivieren. Der Rechnungsworkflowassistent unterstützt Sie bei der Nachbearbeitung der importierten Belege und mit Hilfe des Zahlungsassistenten können Sie im Eingangsbelegbuch die Bezahlung der offenen Rechnungen abwickeln. Zudem kann ein Belegbuch zur Dokumentenablage in einer selbst definierten Ordnerstruktur oder als Postbuch genutzt werden.
Werden die Kontoumsätze Ihrer Bankkonten und/oder Warenwirtschaftskonten bereits für den Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ bereitgestellt, können Sie die Kontoumsätze im Belegbuch einem ausgewählten Beleg zuordnen. Das Gleiche gilt für Barumsätze, die Sie im Kassenbuch von ADNOVA+ erfasst haben.
Eine hilfreiche Übersicht über den Bearbeitungsstand Ihrer Belegbücher in Ihren Firmen bietet Ihnen die Minianwendung Belegstatus, die Sie in Mein ADNOVA+ anzeigen lassen können.
- Wie gelangen Belege in das Belegbuch?
- Empfehlungen für das Scannen von Papierbelegen
- Dokumentvorschau
- Anzeige von E-Rechnungen
- Bearbeitung der importierten Belege (Tabelle)
- Aktionen
- Ausgewählte Umsätze (Beleg mit einem Kontoumsatz verknüpfen)
- Festschreiben der Belege
Wie gelangen Belege in das Belegbuch?
Im Belegbuch können alle Dateiformate bearbeitet werden, die im Dokumentenmanagement archiviert werden können. Eine Liste der Dateiformate finden Sie bei der Beschreibung des Dokumentenmanagements. Bilddateien ( .tiff, .tif, .jpeg, . jpg, . gif, .png) werden in PDF-Dateien umgewandelt. Dokumente, die größer als A4 sind (A1 oder A3) werden auf eine Größe von A4 geändert.
Bei geeigneten Dateiformaten (PDF, Word, Excel usw.) erfolgt beim Import eine automatische Texterkennung. Somit werden die Belege bereits mit einer Verschlagwortung versehen und für die Volltextsuche vorbereitet. PDF-Dateien werden in einem Viewer angezeigt, bei den anderen Dateiformaten wird ausschließlich der Text dargestellt. Möchten Sie diese Dateien im ursprünglichen Layout sehen, sind sie extern zu Ansicht zu öffnen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Belege in ein Belegbuch gelangen:
| Aktion Belege hinzufügen | Wähen Sie diese Aktion, wenn Sie eine auf Ihrem Computer oder im Netz abgelegte Datei in das Belegbuch übernehmen wollen. Die Datei bleibt am Ursprungsort erhalten. |
| Belegimport (automatischer Import) | Für jedes Belegbuch in ADNOVA+ ist ein eigener Importordner vorhanden. Es handelt sich um das Verzeichnis C:/Users/ Ihr Benutzername /ADNOVA/Belege/ die Mandantennummer / Nummer des Belegbuchs und Eingang für eingehende Belege bzw. /Ausgang für ausgehende Belege. Der Bestandteil "ADNOVA/Belege/ die Mandantennummer / Nummer und Eingang bzw. Ausgang" ist immer vorhanden und kann nicht verändert werden. Der vordere Bestandteil kann durch Setzen einer Umgebungsvariable angepasst werden. Zusätzlich können Sie eigene Importordner anlegen (Menüpunkt Einrichtung - Belegbuch/Zahlungsvorgänge - Importordner). Über die Benutzereinstellungen können Sie steuern, ob alle Dateien, die sich in einem der Importordner befinden, beim Aufruf des Belegbuchs automatisch importiert werden. Anschließend werden die Dateien aus den Importordnern gelöscht. So ist sichergestellt, dass einmal importierte Belege nicht erneut importiert werden. Ist eine Datei aktuell noch durch ein anderes Programm gesperrt, weil Sie in diesem Programm geöffnet ist, ist der Import über den Importordner nicht möglich. Bitte schließen Sie die Datei und rufen Sie das Belegbuch erneut auf. Dadurch wird der automatische Import erneut gestartet und die Datei importiert. Über die Aktion Belegimport haben Sie die Möglichkeit, direkt aus ADNOVA+ heraus auf den Ordner zuzugreifen, z. B. um eine Datei zu kontrollieren, deren Import fehlgeschlagen ist, oder um während der Bearbeitung des Belegbuchs weitere Dateien einzustellen und importieren zu lassen. Die Verwendung dieser Importordner empfiehlt sich insbesondere beim Scannen von Papierbelegen als Zielordner des Scanners. Verfügt Ihr Scanner über die Möglichkeit mehrere Ordner zur Dokumentenablage zu verwenden, können Sie eingehende bzw. ausgehende Belege direkt beim Scannen in die entsprechenden Ordner ab, sofern Sie die Belege zuvor entsprechend der Belegbücher sortiert haben. Die Belege sollten mit einer Auflösung von mindestens 300 DPI und möglichst in Farbe gescannt werden. |
Drag & Drop (nicht auf MAC-Systemen) | Per Drag & Drop können Dateien, die in einer anderen Anwendung angezeigt werden, bei festgehaltener linker Maustaste einfach in den Tabellenbereich des Belegbuchs gezogen werden. Diese Vorgehensweise bietet sich z. B. bei einer an eine E-Mail angehängte Datei an. Die Datei bleibt am Ursprungsort erhalten. |
| ADNOVA+ App | Für ADNOVA+ steht bei GooglePlay bzw. im App Store eine kostenlose App bereit. Die App enthält Funktionen und Daten zu den Partnern. Sie kann Dokumente des Dokumentenmanagements anzeigen und drucken sowie Belege hochladen. Über eine frei wählbare Scan-App erfolgen die Belegerfassung und die Weitergabe an ADNOVA+. Digitale Belege werden direkt weitergegeben und hier im Belegbuch abgelegt. |
| aus der Fakturierung | Nutzen Sie die Fakturierung in ADNOVA+, werden alle Fakturierungsbelege in einem Belegbuch zur Nachbearbeitung bereitgestellt. In welchem Belegbuch die Belege bereitgestellt werden, legen Sie in den Einstellungen zum Fakturierungsbuch fest, |
Empfehlungen für das Scannen von Papierbelegen
Belege, die Ihnen in Papierform vorliegen, scannen Sie bitte mit einer Auflösung von mindestens 300 DPI und wenn möglich in Farbe. Sofern die Scanner-Software selbst eine OCR-Texterkennung unterstützt und Sie auch Dokumente im Dokumentenmanagement von ADNOVA+ ablegen, verwenden Sie bitte diese, da direkt im Scan-Vorgang Geschwindigkeit und Erkennungsrate sehr hoch liegen. Bitte scannen Sie die Dokumente in diesem Fall als PDF im Format PDF-A ein.
Bei Belegen, die Sie in das Belegbuch importieren, greift dann zusätzlich die umfangreiche Texterkennung von ADNOVA+. So ist immer eine bestmögliche Erkennung garantiert.
Lesen Sie dazu auch: Wichtige Einstellungen bei der Einrichtung Ihres Scanners.
Bitte beachten Sie, dass für die in ADNOVA+ integrierte OCR-Texterkennung zur automatisierten Übernahme der Beleginformationen eine hohe Eingabequalität von Vorteil ist.
Scannen von Papierbelegen/Dokumenten
Grundsätzlich ist zu empfehlen, nicht mehrseitig zu scannen. Das Belegbuch in ADNOVA+ bietet komfortable Möglichkeiten die Einzelseiten mehrseitiger Dokumente zusammenzuheften.
Möchten Sie jedoch mehrseitig scannen, z. B. weil Sie ein sehr langes Dokument einscannen, achten Sie bitte darauf, dass das Belegbuch, in welches das Dokument importiert werden soll, nicht geöffnet ist. Einige Scanner legen bereits zu Beginn des Scan-Vorgangs eine Datei an und ADNOVA+ beginnt automatisch mit dem Import der Datei, obwohl der Scan-Vorgang noch nicht beendet ist und noch nicht alle Seiten enthalten sind. Öffnen Sie das Belegbuch jedoch erst dann, wenn der Scan-Vorgang abgeschlossen ist, wird die Datei mit dem vollständigen Dokument automatisch eingelesen.
Scannen von Kassenbons
Kassenbons, z. B. von Supermärkten oder Tankstellen, können Sie direkt von unterwegs per ADNOVA+ App einscannen oder Sie scannen Sie im Büro mit dem Scanner.
Scannen Sie Kassenbons mit Hilfe eines Scanners, ist zu beachten, dass pro Scan-Vorgang nur ein Bon eingescannt wird. Jeder Bon muss als eigener Beleg im Belegbuch in ADNOVA+ abgelegt werden. Auch bei Scannern mit Einzelblatteinzug sollten keine Klarsichthüllen verwendet und die Bons einzeln (nicht als Stapel, Staugefahr) eingelegt werden. Bei Nichtbeachtung dieser grundlegenden Empfehlungen werden beim Scan-Vorgang größere Dokumente in geringerer Qualität erzeugt, was zu einer schlechteren Texterkennung und erhöhtem Nachbearbeitungsaufwand führen kann.
Wenn ein Scanner bzw. die Scanner-Software das Dokument automatisch zuschneidet (empfohlen), müssen keine weiteren Hinweise beachtet werden. Sollte der Scanner bzw. die Scanner-Software das Dokument nicht automatisch zuschneiden, muss der Bon für eine automatische Erkennung der Adresse so eingelegt werden, dass er im eingescannten Dokument oben links angeordnet ist.
Dokumentvorschau
In der Dokumentvorschau wird der ausgewählte Beleg angezeigt und kann von hier aus gedruckt werden. Z. B. bei E-Mails sowie Word- und Excel-Dateien werden alle Textelemente angezeigt, enthaltene Grafiken sind in der Dokumentenvorschau nicht enthalten.
Möchten Sie diese Dokumente im ursprünglichen Layout sehen, ist dies über die Funktion Dokument extern öffnen möglich.
Die Dokumentvorschau kann über die Aktion Dokumentvorschau auslagern in ein gesondertes Fenster ausgelagert werden. Dies bietet sich z. B. an, wenn Sie mit zwei Bildschirmen arbeiten. Wenn Sie die ausgelagerte Vorschau schließen, wird der Dokumenteninhalt wieder im Fenster des Belegbuchs angezeigt.
Über die Steuerungsinstrumente am oberen Rand der Dokumentvorschau (Belegvorschau) ist die Navigation innerhalb der Belege möglich. Fahren Sie mit der Maus über das jeweilige Symbol, wird eine Information zur Funktion angezeigt. Aktvieren Sie den Autofocus über das Symbol AF, können Sie bei der Nachbearbeitung eines Belegs erkennen, an welcher Stelle des Dokuments sich die übernommene Information befindet (gelb hinterlegt).
Bei festgeschriebenen Belegen wird auf jeder Seite oben links ein Wasserzeichen mit wichtigen Angaben (Betriebsnummer, Dokumentenjahr) und der eindeutigen Vorgangsnummer angezeigt. Dieses Wasserzeichen ist auf dem im Dokumentenmanagement archivierten Originaldokument nicht vorhanden, sondern nur hier bei der Dokumentvorschau bzw. beim Druck aus dem Belegbuch heraus. Im Dokumentenmanagement ist die Nachvollziehbarkeit durch die eindeutige Vorgangsnummer gegeben, die Bestandteil der Bezeichnung ist.
Anzeige von E-Rechnungen
E-Rechnungen enthalten die Rechnungsinformationen in maschinenlesbarer Form. Folgende Formate sind weit verbreitet:
ZUGFeRD-Format: Bei Rechnungen im ZUGFeRD-Format ist neben dem maschinenlesbaren Inhalten (XML-Datei) auch ein lesbares PDF-Dokument enthalten, welches in der Dokumentvorschau angezeigt wird. Über die Büroklammer zum Dokument können Sie sich die XML-Daten anzeigen lassen.
XRechnung: XRechnungen bestehen ausschließlich aus einer XML-Datei, die die Informationen in maschinenlesbarer Form enthält. In ADNOVA+ werden diese Informationen zusätzlich in einer PDF-Datei aufbereitet, so dass sie für Sie in der Dokumentvorschau lesbar werden.
Bei beiden Formen von E-Rechnungen werden die Beleginformationen aus der maschinenlesbaren XML-Datei übernommen. Bei der Archivierung im LAND-DATA Rechenzentrum wird selbstverständlich die Ursprungsrechnung mit XML-Datei archiviert., so dass eine GoBD-konforme Aufbewahrung sicher gestellt ist.
Bearbeitung der importierten Belege (Tabelle)
Über die Anzeige in der Tabelle ist eine Nachbearbeitung der Belege möglich. Zunächst wird der allgemeine Aufbau beschrieben bevor auf die nutzungsabhängigen Besonderheiten näher eingegangen wird.
Bei vielen Eingaben müssen Sie eine Auswahl treffen. Die Liste der Auswahlmöglichkeiten öffnen Sie entweder mit der Maus über das Symbol 
oder über die Taste [F4] . Statt die Auswahl zu öffnen, können Sie auch einfach mit der Eingabe beginnen, z. B. im Feld Vorgangsart "Re" eintippen. Die Auswahl wird dadurch eingegrenzt. Wird der richtige Inhalt im Eingabefeld angezeigt, können Sie ihn mit Enter übernehmen und zum nächsten Eingabefeld springen.
| Feld | Erläuterung | ||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Filter | Über dieses Filterfeld wird die Anzeige der im Belegbuch enthaltenen Belege auf die Anzeige bestimmter Belege eingeschränkt. Möglich Filter sind:
| ||||||||||||||
| - | Nutzen Sie im Belegbuch den Zahlungsassistenten oder den Rechnungsworkflowassistenten, ist ein zweites Filterfeld sichtbar. In diesem Filterfeld kann auf die zum jeweiligen Assistenten festgelegten Bearbeitungsschritte gefiltert werden. | ||||||||||||||
| - | Über dieses Filterfeld können Sie die Anzeige der Belege zeitlich eingrenzen, z. B. nur die Belege der letzten 30 Tage anzeigen lassen. | ||||||||||||||
| Filter Belegbuch | Über dieses Filterfeld können Sie die Anzeige auf ein oder mehrere Belegbücher filtern. Es werden alle Belege angezeigt, die dem ausgewählten Belegbuch/den ausgewählten Belegbüchern zugeordnet sind. | ||||||||||||||
 | Über die Erweiterte Suche Für eine Volltextsuche geben Sie im Feld Volltext einfach mehrere Suchbegriffe ein. Es wird eine "oder"-Suche durchgeführt, d. h. es werden alle Fundstellen angezeigt, die einen der gesuchten Begriffe enthalten. Sollen nur Fundstellen angezeigt werden, die alle gesuchten Begriffe enthalten, ist eine "und"-Suche durchzuführen. Setzen Sie dazu alle Begriffe in Anführungszeichen, z. B. "Rechnung" "2015" usw. Ist bereits eine erweiterte Suche aktiv, ist das rechte Lupensymbol aktiviert. Hierüber können Sie die erweiterte Suche wieder deaktivieren. | ||||||||||||||
| Suche [F3] | Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, um alle in der Übersichtstabelle aktuell angezeigten Vorgänge zu durchsuchen. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten. | ||||||||||||||
| Eingabebereich | |||||||||||||||
| Nummer | Im jeweiligen Belegbuch erhält jedes importierte Dokument eine fortlaufende Nummer. Diese Nummer dient der Sortierung der Tabelle. Es handelt sich nicht um die eindeutige Vorgangsnummer, die bei der Festschreibung der Belege vergeben wird. Ordnen Sie einen Beleg nachträglich einem anderen Belegbuch zu, ändert sich die Nummer auf die nächst freie Nummer des neuen Belegbuchs. | ||||||||||||||
| Status | Hier wird angezeigt, in welchem Status sich der Beleg gerade befindet: Unbearbeitet, Bearbeitet, Festgeschrieben, Storniert (Erläuterung: siehe oben). | ||||||||||||||
| Gebucht | Wurde eine Buchung über die entsprechende Schaltfläche als Gebucht gekennzeichnet, wird dies hier angezeigt. | ||||||||||||||
| Belegbuch | Hier nehmen Sie die Zuordnung des Belegs zum entsprechenden Belegbuch in der entsprechenden Firma fest. Es wird ein Belegbuch vorgeschlagen, welches ggf. geändert werden muss. Importieren Sie die Belege aus dem Standardimportordner oder zusätzlich festgelegten Importordnern, wird das Belegbuch gemäß der zum Importordner hinterlegten Angaben zugeordnet. | ||||||||||||||
| Vorgangsnummer | Die Vorgangsnummer wird bei der Festschreibung eines Belegs der Vorgangsart 1 - 9 automatisch vergeben. Es handelt sich um eine eindeutige, unveränderbare Nummer, die die Verknüpfung zwischen Beleg und Buchung darstellt und somit die Nachvollziehbarkeit ermöglicht. Eine Anzeige erfolgt nur bei festgeschriebenen Belegen. | ||||||||||||||
| Vorgangsart | Zur Untergliederung der Dokumente werden verschiedene Vorgangsarten zur Auswahl angeboten. Die Vorgangsart bestimmt, in welcher Weise Sie das Dokument bearbeiten möchten. Die drei Varianten sind weiter unten detailliert beschrieben.
Bei geeigneten Dateiformaten (PDF, Word, Excel usw.) wird durch eine automatische Texterkennung beim Import die Vorgangsart des Beleges ermittelt und hier vorgeschlagen. | ||||||||||||||
| Partner | Wählen Sie hier den Partner aus den eingerichteten Partnern aus. Über das Symbol Handelt es sich um einen Vorgang zur Belegarchivierung, können Sie auch einfach einen Partner erfassen. Bei geeigneten Dateiformaten (PDF, Word, Excel usw.) wird durch eine automatische Texterkennung beim Import der Absender bzw. Empfänger des Belegs ermittelt und hier als Partner vorgeschlagen. Wenn Sie im Feld stehen, wird der entsprechende Bestandteil in der Dokumentvorschau gelb markiert. Frühere Eingaben werden in einer Vorschlagsliste gespeichert und bei der Eingabe angezeigt. Über das Symbol Handelt es sich um die Dokumentenablage in ein Verzeichnis der Firmenakte (extern) oder um einen Postein-/ausgang, ist der Partner grundsätzlich aus den eingerichteten Partnern auszuwählen. | ||||||||||||||
| Dokumentendatum | Bei geeigneten Dateiformaten (PDF, Word, Excel usw.) wird durch eine automatische Texterkennung beim Import das im Beleg enthaltene Datum ermittelt und hier als Dokumentendatum vorgeschlagen. Wenn Sie im Feld stehen und das Datumsformat übereinstimmt, wird der entsprechende Bestandteil in der Dokumentvorschau gelb markiert sofern Sie dort den Autofocus (AF) aktiviert haben. | ||||||||||||||
| Dokumentenjahr bzw. VZ | Im Dokumentenjahr wird das Jahr angezeigt, in dem der Vorgang liegt. Beim Festschreiben wird das Dokument unterhalb des Registers gemäß Vorgangsart einem jahresbezogenen Unterordner im Dokumentenmanagement abgelegt. Handelt es sich um einen erweiterten Vorgang, der im Rahmen eines Posteingang oder -ausgangs verwendet wird, wird hier der Veranlagungszeitraum (VZ) verwendet. | ||||||||||||||
| Erläuterung | Hier können Sie zusätzliche Erläuterungen zum Dokument eingeben. Frühere Eingaben werden in einer Vorschlagsliste gespeichert und bei der Eingabe angezeigt. Über das Symbol | ||||||||||||||
| Stichwort | Hier können Sie dem Dokument ein oder mehrere Stichwort aus der hinterlegten Liste der Stichwörter zuordnen. Möchten Sie z. B. später alle Dokumente zu einem bestimmten Bauprojekt durch wenige Eingaben wiederfinden, empfiehlt es sich hier ein entsprechendes Stichwort (z. B. Stallbau) zu erfassen. | ||||||||||||||
Die folgenden Felder sind in Abhängigkeit von der Vorgangsart und den zum Belegbuch aktivierten Assistenten unterschiedlich. Zudem kommen Felder hinzu, wenn Sie das Digitale Belegbuchen nutzen. Eine Beschreibung erfolgt bei der Erläuterung der Verwendung der Vorgangsarten, d. h. der drei Nutzungsvarianten
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| Schaltflächen | Erläuterung | ||||||||||||||
| Speichern | Mit Speichern speichern Sie die Angaben zum Beleg und der nächste noch unbearbeitete Beleg wird zur Bearbeitung angezeigt. | ||||||||||||||
| Speichern + "nächste Aufgabe gemäß Workflow" | Diese Schaltfläche ist nur sichtbar, wenn Sie einen Assistenten nutzen. Zusätzlich zum Speichern wird bei Nutzung dieser Schaltfläche im Feld Aufgabe die nächste Aufgabe gemäß Workflow eingetragen. Z. B. Prüfen Sie gerade die Rechnung und der nächste Schritt ist die Freigabe. In diesem Fall wird auf der Schaltfläche Speichern + Freigeben angezeigt. Mit einem Klick können Sie so Rechnung für Rechnung durchgehen und freigeben. | ||||||||||||||
| Speichern + Festschreiben | Mit Speichern + Festschreiben können Sie den ausgewählten Beleg in einem Arbeitsschritt speichern und festschreiben. | ||||||||||||||
| Heften | Über die Schaltfläche Heften können Sie Dokumente, die im PDF-Format vorliegen, zusammenheften, z. B. wenn bei einer mehrseitigen Eingangsrechnung beim Scannen zu jeder Seite eine Datei erzeugt wurde. Klicken Sie auf Heften, wird immer das ausgewählte Dokument mit dem in der Liste vorher angezeigten Dokument zusammengeheftet. Die beiden Dokumente werden unter der Nummer und den Angaben des vorherigen Dokuments zusammengeführt. | ||||||||||||||
| Entheften | Diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn Sie ein Dokument im PDF-Format ausgewählt haben, welches mehrere Seiten hat. Klicken Sie auf Entheften, werden die Seiten voneinander getrennt und jede einzelne Seite als Dokument im Belegbuch angelegt. Es erfolgt zu jeder Seite eine Erkennung, so dass der Partner und das Vorgangsdatum vorgeschlagen werden. | ||||||||||||||
| Abbrechen | Über diese Schaltflächen können Sie die Bearbeitung abbrechen. | ||||||||||||||
| Weitere Schaltflächen über Mehr | |||||||||||||||
| Löschen | Diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn die Belege noch nicht festgeschrieben bzw. storniert sind. Klicken Sie auf Löschen, um den ausgewählten Beleg unwiderruflich zu löschen. | ||||||||||||||
| Stornieren | Diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn Sie ein Dokument ausgewählt haben, welches bereits festgeschrieben wurde. Damit die Nachvollziehbarkeit nach den Vorgaben der GoBD gewährleistet ist, können einmal festgeschriebene und im Dokumentenmanagement abgelegte Belege nicht einfach gelöscht werden. Über Stornieren werden die Belege/Dokumente im Belegbuch storniert und im Dokumentenmanagement in das Register Belege storniert bzw. Dokumente storniert verschoben. Belege/Dokumente, die von der Buchstelle fälschlicherweise in der Firmenakte extern eines Mandanten abgelegt wurden, werden beim Stornieren in die Firmenakte intern in das Register Belege storniert bzw. Dokumente storniert verschoben. Auf Wunsch können Sie den Beleg als Korrekturbeleg vorschlagen lassen. | ||||||||||||||
| Protokoll | Über die Schaltfläche Protokoll sehen Sie alle Änderungen, die an den Daten vorgenommen wurden. | ||||||||||||||
| Minderung | Diese Schaltfläche können Sie nutzen, wenn der Zahlungsassistent aktiviert ist und Überweisungen getätigt werden. Es handelt sich um einen Rechenhilfe um eine prozentuale Minderung des eingegebenen Rechnungsbetrags (bei Skontoziehung, Mängeln usw.) zu berechnen. Zudem können Sie das Zahlungsziel angeben. Mit OK übernehmen Sie den angezeigten Rechnungsbetrag und ggf. das angezeigt Ausführungsdatum. | ||||||||||||||
 QR-Code | Bei Eingangsrechnungen können Sie - sofern alle notwendigen Angaben erfasst sind - einen QR-Code für die Überweisung erzeugen und mit Ihrer Banking-App einscannen. Gehen Sie bei der Erfassung so vor, wie bei der Nutzung des Zahlungsassistenten beschrieben. Im letzten Schritt erzeugen Sie jedoch keine Zahlungsdatei, sondern erstellen den QR-Code über diese Schaltfläche. Haben Sie den QR-Code gescannt und über Ihre Banking-App überwiesen, schließen Sie die Anzeige bitte mit Abgeschlossen, damit der Beleg entsprechend gekennzeichnet und nicht versehentlich noch einmal überwiesen wird. | ||||||||||||||
 Zahlung gebucht | Bei Betrieben mit Offener-Posten-Verwaltung bzw. Soll-Versteuerung werden zunächst die Belege, bei denen mit Belegeingang eine entsprechende offene Forderung /Verbindlichkeit gebucht wurde, mit dem Stempel Beleg gebucht versehen. Wird die Forderung/Verbindlichkeit über eine Zahlung (Kontoumsatz, Kassenumsatz) ausgeglichen, ist der Beleg mit dem Stempel Zahlung gebucht zu kennzeichnen. Ist ein Beleg mit dem Stempel Zahlung gebucht gekennzeichnet, wird dies neben dem Status angezeigt, wenn Sie die Buchung aufrufen. Klicken Sie die Schaltfläche erneut, wird die Kennzeichnung Zahlung gebucht wieder aufgehoben. | ||||||||||||||
| Über Drucken können Sie den ausgewählten Beleg ausdrucken. | |||||||||||||||
| Festschreiben | Nutzen Sie diese Schaltfläche, um alle bearbeiteten Belege festzuschreiben. Die Belege erhalten durch das Festschreiben eine eindeutige Vorgangsnummer und werden im Dokumentenmanagement in den entsprechenden Unterordnern abgelegt. Das Festschreiben ist für ein bestimmtes Belegbuch und bis zu einem bestimmten Datum durchzuführen. | ||||||||||||||
| Freies Heften | Mit der Funktion Freies Heften können Sie beliebige Dokumente, die als PDF-Datei vorliegen, zusammenheften und dabei die Reihenfolge der Seiten festlegen. Voraussetzung ist, dass die Dokumente noch nicht festgeschrieben bzw. storniert wurden. Wählen Sie die Funktion aus, öffnet sich ein Assistent zum freien Heften. In der Auflistung Mögliche Belege werden alle Belege im PDF-Format angezeigt, die aktuell in der Tabelle des Belegbuchs angezeigt werden - ohne die festgeschriebenen Belege.
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| Neu | Über Neu können Sie einen Eigenbeleg anlegen. Dabei werden alle zum Beleg eingegebenen Angaben auf den Beleg übernommen, den das Programm erstellt. Diese Belege können z. B. dazu genutzt werden, Überweisungen über den Zahlungsassistenten zu erzeugen. | ||||||||||||||
können Sie einen nicht vorhandenen Partner schnell anlegen und über das Stift-Symbol 
bei einem bestehenden Partner Angaben ändern.
können Sie Einträge nicht mehr benötigte in der Vorschlagsliste löschen.Für die Finanzbuchhaltung relevante Belege bearbeiten und archivieren
Die Ablage der für die Finanzbuchhaltung relevanten Belege steuern Sie über die Vorgangsarten 1 - 9 an (Angebot, Auftrag, Rechnung usw...). Mit der Festschreibung der Belege erfolgt die Ablage im Dokumentenmanagement in der Firmenakte - Belege in den Registern, die der von Ihnen im Belegbuch für den Beleg ausgewählten Vorgangsart entsprechen. Auf die Firmenakte eines Mandanten hat die betreuende Stelle grundsätzlich Zugriff. Der Zugriff auf einzelne Dokumente kann im Dokumentenmanagement entzogen werden. Möchten Sie private Dokumente ablegen, ist dies über die Definition weiterer Vorgangsarten (ab 1000) möglich, denen selbst definierten Ablageorte zugeordnet sind.
Sind zu einem Beleg weitere Hinweise sinnvoll, z. B. um dem Sachbearbeiter wichtige Informationen für die korrekte Verbuchung zu geben oder weil Fragen zu klären sind, können Sie dafür das Kommentarfeld nutzen.
Belege mit den Vorgangsarten Rechnung, Gutschrift oder Mahnung werden im Kontoumsatzassistenten den Kontoumsätzen automatisch zugeordnet bzw. können zugeordnet werden. Über den Infobereich, Abschnitt Ausgewählte Umsätze, sehen Sie, welche Kontoumsätze dem ausgewählten Beleg zugeordnet sind bzw. können über die Schaltfläche Speichern + Umsätze zuordnen in die Zuordnung der Kontoumsätze wechseln.
Erfassen Sie Ihre Barkasse im Kassenbuch von ADNOVA+, können Sie im Belegbuch den Kassenbelegen die Kassenumsätze zuordnen. Wechseln Sie dazu über den Abschnitt Ausgewählte Umsätze in die Zuordnung der Umsätze und wählen Sie den Umsatztyp Kasse aus. Dadurch werden die von Ihnen erfassten Kassenbuchungen anezeigt und können dem Beleg zugeordnet werden.
Bei der Belegarchivierung können Sie einen Zahlungsassistenten und/oder einen Rechnungsworkflowassistenten nutzen. Die Nutzung der Assistenten aktivieren Sie in den Einstellungen zum Belegbuch. Der Rechnungsworkflowassistent unterstützt Sie bei der Nachbearbeitung der importierten Rechnungsbelege, z. B. wenn die Rechnungen zunächst durch eine andere Person geprüft bzw. für die Zahlung freigegeben werden sollen. Mit aktiviertem Zahlungsassistenten können Sie im Belegbuch bei Eingangsrechnungen alle Angaben für Überweisungen ergänzen und eine Zahlungsdatei erstellen. Über Ihr Homebanking-Programm oder Online-Banking senden Sie die Datei anschließend an Ihre Bank.
Nutzen Sie keinen dieser Assistenten, können Sie als Zusatzinformation über die oben beschriebenen Informationen hinaus den Betrag erfassen.
Digitales Belegbuchen
Beim Digitalen Belegbuchen wird anhand des Beleges eine Buchung erstellt, die an ADNOVA finance übergeben wird - auf ein Forderungen- bzw. Verbindlichkeitskonto, auf ein Barverrechnungskonto oder auf Kreditoren/Debitoren-Konten. Das Digitale Belegbuchen eignet sich somit für Unternehmen, die bereits mit der Offenen-Posten-Buchhaltung in ADNOVA finance arbeiten oder zur Regelbesteuerung optiert haben. Es ist nicht zwingend erforderlich, in ADNOVA finance die Offene-Posten-Verwaltung zu nutzen, da die Belege auch gegen Forderungen-/Verbindlichkeitskonten gebucht werden können.
Wählen Sie einen Beleg aus, erhalten Sie rechts daneben alle Informationen zur Belegbuchung übersichtlich angezeigt.
Sie oder Ihr Steuerberater kontrollieren nach der Übergabe in ADNOVA finance in der Nachbearbeitung im Kontierassistenten, ob alles passt, splitten ggf. die Rechnungen noch in mehrere Sachverhalte auf und übernehmen die Belegbuchung(en) in das Hauptbuch der Buchführung. Einen hohen Automatisierungsgrad erreichen Sie durch hinterlegte Kontierungsregeln. Dabei ist der Beleg immer parallel am Bildschirm sichtbar. Nach der Übernahme ins Hauptbuch wird der Beleg in ADNOVA+ automatisch als gebucht gekennzeichnet.
Möchten Sie das Digitale Belegbuchen nutzen, ist dies entsprechend in den Belegbucheinstellungen zu aktivieren. Dort werden zudem notwendige Grundeinstellungen vorgenommen, insbesondere die Personen- bzw. Forderungs-/Verbindlichkeitskonten, die im Belegbuch vorgeschlagen werden sollen. Da die Konten von der Buchführung in ADNOVA finance vorgegeben werden, ist bei der Einrichtung eine enge Abstimmung mit dem Sachbearbeiter in der Buchstelle/Steuerkanzlei notwendig.
Folgende Felder kommen hinzu, wenn Sie das Digitale Belegbuchen nutzen:
*Die Felder sind bereits mit den zum Belegbuch und zum Partner hinterlegten Angaben gefüllt. Diese Angaben können zum Beleg jedoch noch verändert werden (Ausnahme Konto).
| Feld | Erläuterung |
|---|---|
| Beleg buchen | Über dieses Feld steuern Sie, ob zu diesem Beleg eine Buchung erzeugt werden soll. Entfernen Sie den Haken, wenn zu diesem Beleg keine Buchung erzeugt werden soll. |
| Kontoart | Hier können Sie auswählen, ob die Buchung auf ein Personenkonto, ein Forderungs-/Verbindlichkeitskonto oder auf ein Verrechnungskonto für private Bareinlagen gehen soll. |
| Konto | Hier wird das Konto gemäß der Angaben im Belegbuch bzw. zum Partner angezeigt. |
| Gegenkonto | Hier können Sie ein Gegenkonto erfassen. Dies ist nur dann sinnvoll, wenn der Beleg nur einen Sachverhalt enthält und nicht noch aufgeteilt werden muss (Splitten in ADNOVA finance). |
| USt-Schlüssel | Hier können Sie den USt-Schlüssel eingeben. |
| Buchungstext | Hier können Sie einen Buchungstext erfassen. |
| Verrechnung/Zahlung buchen | Setzen Sie hier einen Haken, wenn eine Verrechnungs-/Zahlungsbuchung mit erstellt werden soll. |
| Finanzkonto | Soll eine Verrechnungs-/Zahlungsbuchung mit erstellt werden, ist hier das entsprechende Finanzkonto anzugeben. |
Nutzung des Kontoumsatzassistenten
Bei der automatischen Zuordnung der Belege zum Kontoumsatz wird auf die zum Beleg hinterlegten Informationen zugegriffen, d. h. auf die Angaben, die im Belegbuch enthalten sind. Nutzen Sie den Zahlungsassistenten des Belegbuchs für Ihre Überweisungen, sind die Informationen zum Beleg und auf dem Kontoauszug identisch und die Zuordnung kann grundsätzlich automatisch erfolgen.
Bitte berücksichtigen Sie Folgendes bezügl. des Belegbuchs bzw. bei der Erfassung von Überweisungen in Ihrem Banking-Programm, um ein besseres Zuordnungsergebnis bei Bankumsätzen zu ermöglichen:
| richtige Vorgangsart auswählen (Rechnung/Gutschrift/Mahnung) | Bei der automatischen Zuordnung der Belege zum Kontoumsatz werden alle Belege herangezogen, die im Belegbuch mit den Vorgangsarten Rechnung, Gutschrift , Mahnung, Sonstiges oder Vertrag versehen sind und die nicht bar, sondern z. B. per Zahlungsart Lastschrift oder PayPal bezahlt wurden. Ist auf einer eingehenden Rechnung ein positiver Rechnungsbetrag vorhanden, sodass sich eine positive Zahlung auf dem Konto ergibt, empfiehlt es sich die Vorgangsart Gutschrift zu verwenden, um beim Betrag eine Übereinstimmung mit dem Kontoumsatz zu erreichen. Rechnungen, zu denen die Zahlungsart "Bar" angegeben wurde, werden im Kontoumsatzassistenten nicht berücksichtigt. Bei Barzahlungen können Sie über das Belegbuch eine Verknüpfung zu den Kassenbuchungen vornehmen. |
| Partnerbezeichnung mit Empfänger/Auftraggeber identisch halten | Die im Beleg angegebene Partnerbezeichnung sollte möglichst mit dem Empfänger/Auftraggeber des Kontoumsatzes identisch sein bzw. im Empfänger/Auftraggeber enthalten sein. Verwenden Sie ggf. eher eine kürzere Partnerbezeichnung, die Teil des Empfängers/Auftraggebers ist. Bei einer abweichenden Partnerbezeichnung wird das Zuordnungsergebnis positiv beeinflusst, wenn im Beleg und im Kontoumsatz entweder die gleiche IBAN vorhanden ist (Zahlungsart muss auf Überweisung stehen, um die IBAN zu erfassen) oder Sie bereits bei Erfassung der Überweisung in Ihrem Banking-Programm die Kundennummer im Verwendungszweck hinterlegen. Der Begriff „Kundennummer“ muss dabei vor der eigentlichen Nummer stehen. |
| zeitnahe Überweisung/zeitnaher Zahlungseingang (Vorgangsdatum) | Weicht das Buchungsdatum des Kontoumsatzes weniger als 15 Tage vom Rechnungsstellungsdatum (Vorgangsdatum im Belegbuch) ab, kann eine bessere automatische Zuordnung erreicht werden. Wurde eine Rechnung mehr als einen Monat später bezahlt, ist eine Zuordnung nur möglich, wenn Betrag, Partnerbezeichnung und Verwendungszweck übereinstimmen. |
| Betrag identisch | Das Zuordnungsergebnis ist besser, wenn der Rechnungsbetrag nicht mehr als 5 % vom Betrag des Kontoumsatzes abweicht. Der um Skonto geminderte Betrag sollte im Belegbuch im Feld Zahlungsbetrag hinterlegt werden. Teilzahlungen können autom. zugeordnet werden, wenn der Beleg als Dauerbeleg gekennzeichnet ist und der Teilzahlungsbetrag im Feld Zahlungsbetrag hinterlegt wird. Grundsätzlich ist darauf zu achten, dass Eingangsrechnungen in das Eingangsbelegbuch und Ausgangsrechnungen in das Ausgangsbelegbuch importiert werden, damit das Vorzeichen der Einnahmen und Ausgaben entsprechend berücksichtigt wird. |
| Verwendungszweck | Nutzen Sie nicht den Zahlungsassistenten, ist es für die automatische Belegzuordnung von Vorteil, wenn Sie beim Erfassen der Überweisung in Ihrem Banking-Programm die Rechnungsnummer bzw. Belegnummer im Verwendungszweck hinterlegen. Dabei muss der (abgekürzte) Begriff „Rechnungsnummer“ bzw. „Belegnummer“ vor der eigentlichen Nummer stehen. Auch wenn die Rechnungsnummer im Belegbuch nicht zum Beleg selbst erfasst wird, aber im Volltext des Beleges steht, kann dies die Zuordnungsquote verbessern. |
Folgendes ist für die automatische Zuordnung außerdem zu beachten:
| Alter der Belege und Kontoumsätze | Es werden nur Belege und Kontoumsätze berücksichtigt, die nicht älter als zwei Jahre sind. |
| Bearbeitungsstatus der Belege | Ob ein Beleg im Belegbuch bereits festgeschrieben ist oder nicht, ist für die Zuordnung unerheblich. |
| nur unbearbeitete Kontoumsätze werden berücksichtigt | Bei der automatischen Zuordnung werden nur Kontoumsätze berücksichtigt, die noch nicht bearbeitet wurden. Daher ist eine immer manuelle Zuordnung notwendig, wenn zu einem bereits bearbeiteten Kontoumsatz ein zweiter Beleg zugeordnet werden soll. |
| Zahlungsart bar wird nicht berücksichtigt | Bar bezahlte Rechnungen tauchen nicht als Kontoumsatz auf und werden daher von vorne herein bei der automatischen Zuordnung nicht berücksichtigt. |
| Scanqualität für die Ermittlung der Daten im Volltext entscheidend | Liegen Abweichungen vor, wird zusätzlich immer der Volltext des Beleges durchsucht. Auch wenn bspw. die IBAN nicht beim Beleg gepflegt ist und die Partnerbezeichnung vollständig abweicht, kann eine Übereinstimmung der IBAN im Volltext des Beleges mit der des Kontoumsatzes zu einer Zuordnung führen. |
Nutzung des Zahlungsassistenten
Haben Sie den Zahlungsassistenten aktiviert, stehen im Belegbuch zur Nachbearbeitung zusätzliche Felder zur Verfügung.
| Feld | Erläuterung |
|---|---|
| Aufgabe | Über dieses Feld steuern Sie bei Rechnungen (Vorgangsart Rechnung), welche Aufgabe im Rahmen der Nachbearbeitung als nächstes durchzuführen ist, z. B. die Rechnung zu überweisen. Die Aufgabe Überweisen kann nur gesetzt werden, wenn die Zahlungsart Überweisung ausgewählt wurde. |
| Zahlungsart | Kennzeichnen Sie hier, auf welchem Weg diese Rechnung bezahlt werden soll bzw. wie sie bezahlt wurde, z. B. über Lastschrift. Kassenbelege und bar bezahlten Ausgangsrechnungen sind mit der Zahlungsart Bar zu versehen. Belege von Warenwirtschaftssystemen (z. B. Landhandel) sind mit der Zahlungsart Warenwirtschaft zu versehen. Wenn Sie Überweisung auswählen, können Sie im Anschluss die für die Überweisung notwendigen Angaben erfassen und abschließend eine Zahlungsdatei erzeugen. |
| In diesen Feldern erfassen Sie bei Eingangsbelegen die für eine Überweisung notwendigen Informationen. Sie sind daher nur aktiv, wenn es sich um die Vorgangsart Rechnung handelt und die Zahlungsart Überweisung ausgewählt wurde. Die Angaben werden aus den Partnerstammdaten bzw. dem Beleg ausgelesen und vorgeschlagen. Bei wiederkehrenden Belegen tritt ein Lerneffekt auf und die IBAN und der Verwendungszweck werden zunehmend besser erkannt. Alle Vorschlagswerte sind grundsätzlich auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen. | |
| Betrag | Erfassen Sie hier den Rechnungsbetrag, sofern er nicht bereits korrekt vorgeschlagen wird. |
| Zahlungsbetrag | Hier können Sie einen vom Betrag abweichenden Zahlungsbetrag erfassen, z. B. wenn Sie eine Eingangsrechnung über den Zahlungsassistenten überweisen möchten und dabei Skonto ziehen oder bei Dauerbelegen den Abschlagsbetrag, der monatlich zu zahlen ist. Über diese Angaben verbessern Sie im Kontoumsatzassistenten das Ergebnis der automatischen Zuordnung, da die geänderten Beträge mit den tatsächlichen Kontoumsätzen übereinstimmen. |
| Dauerbeleg | Dauerbelege sind Belege, die nicht nur zu einem sondern zu mehreren Kontoumsätzen zugeordnet werden müssen, z. B bei Abschlagszahlungen für Strom. Über die Checkbox Dauerbeleg können Sie einen solchen sich wiederholenden Beleg als Dauerbeleg kennzeichnen. Durch die Kennzeichnung als Dauerbeleg wird dieser Beleg im Kontoumsatzassistenten bei der Zuordnung zu den Kontoumsätzen entsprechend berücksichtigt, so dass alle weiteren Kontoumsätze mit diesem Sachverhalt und Betrag automatisch mit dem Beleg verknüpft werden. |
| Beleg-/Rechnungsnummer | Hier können Sie die Beleg- bzw. Rechnungsnummer angeben. Bei Eingangsrechnungen wird das Feld durch die Belegerkennung automatisch gefüllt, sofern eine Nummer erkannt wird. Bei Ausgangsrechnungen wird die Rechnungsnummer eingefügt. |
| IBAN | Geben Sie die IBAN ein bzw. kontrollieren Sie die vorgeschlagene IBAN. Die vorgeschlagene IBAN wird aus den Partnerstammdaten ermittelt, wenn Sie im Feld Partner einen Ihrer eingerichteten Partner ausgewählt haben bzw. aus dem Beleg ausgelesen. Die IBAN wird beim Speichern auf Korrektheit geprüft. Frühere Eingaben werden in einer Vorschlagsliste gespeichert und bei der Eingabe angezeigt. Über das Symbol |
| BIC | Die BIC wird angezeigt. |
| Bank | Das Kreditinstitut wird aus der IBAN ermittelt. |
| Verwendungszweck | Geben Sie hier den Verwendungszweck der Überweisung ein bzw. kontrollieren Sie den vorgeschlagenen Verwendungszweck. |
| Fälligkeitsdatum | Legen Sie hier fest, an welchem Datum die Überweisung ausgeführt werden soll. Geben Sie hier kein Datum ein, wird das bei der Erstellung der Zahlungsdatei festgelegte Datum herangezogen. |
Die Zahlungsdatei erstellen Sie über die Aktion Zahlungsdatei erzeugen. Es werden alle mit dem Status Überweisen gekennzeichneten Eingangsrechnungen in eine Zahlungsdatei überführt. Diese Datei können Sie über Ihr Homebanking-Programm oder das Online-Banking an Ihre Bank übermitteln.
Schritt 1: Im ersten Schritt geben Sie das Ausführungsdatum, das Zahlungskonto und den Zielordner für die Datei an.
| Feld | Erläuterung |
|---|---|
| Firma/Belegbuch | Wählen Sie das Belegbuch aus, für das eine Zahlungsdatei erstellt werden soll. |
| SEPA-Ausführungsdatum | Geben Sie hier das Ausführungsdatum für Überweisungen ein. Alle mit dem Bearbeitungsstatus Überweisen gekennzeichneten Belege ohne Ausführungsdatum erhalten das hier eingegebene Datum als Ausführungsdatum. Belege, bei denen bei der Nachbearbeitung ein Ausführungsdatum erfasst wurde, werden mit dem eingegebenen Ausführungsdatum für die Zahlungsdatei bereitgestellt. |
| Zahlungskonto | Wählen Sie das Zahlungskonto aus, von dem die Beträge überwiesen werden sollen. Sie können zwischen allen zu Ihrer Firma hinterlegten Bankkonten wählen. Ist noch kein Konto hinterlegt, hinterlegen Sie die Konten im Menüpunkt Einrichtung - Belegbuch/Zahlungsvorgänge einrichten - Kontoverbindungen. |
| Zielordner der Zahlungsdatei | Im hier angegebenen Ordner wird die Zahlungsdatei abgelegt. |
Schritt 2: Im zweiten Schritt werden alle anstehenden Überweisungen (Belege mit der Aufgabe Überweisen) aufgelistet. So können Sie die Überweisungen noch einmal kontrollieren und Überweisungen, die noch nicht ausgeführt werden sollen, abwählen. Zudem sehen Sie, wie viele Tage für die einzelnen Überweisungen bis zur tatsächlichen Ausführung durch die Bank noch vergehen und die Gesamtsumme, um eine Liquiditätsbeurteilung durchführen zu können.
Schritt 3: Die Zahlungsdatei wird erzeugt und alle Belege auf abgeschlossen (Aufgabe Abgeschlossen) gesetzt. Zudem wird bei Belegen, bei denen kein Ausführungsdatum gesetzt wurde, das im ersten Schritt eingegebene SEPA-Ausführungsdatum eingetragen.
Die wichtigsten Angaben werden protokolliert. Mehrere Zahlungen an einen Partner werden im Protokoll in einer Summe zusammen gefasst. Unterhalb des Protokolls wird Ihnen ein Link zum Zielordner der Zahlungsdatei angeboten.
Nutzung des Rechnungsworkflowassistenten
Beispiel für einen Rechnungsworkflow im Eingangsbelegbuch
Im Unternehmen werden eingehende Rechnungen durch den Buchhalter in das Belegbuch importiert und auf Ordnungsmäßigkeit kontrolliert, ggf. werden die Rechnungsbelege auch bereits festgeschrieben. Bereits bezahlte Rechnungen (Bar, Lastschrift) werden als abgeschlossen gekennzeichnet. Offene Rechnungen werden zunächst vom Unternehmensleiter inhaltlich geprüft und freigegeben. Danach bearbeitet der Buchhalter die Rechnungen erneut. Da der Zahlungsassistent verwendet wird, werden bei Rechnungen, die noch bezahlt werden müssen, alle notwendigen Angaben erfasst und die Rechnung anschließend zum Überweisen gekennzeichnet. Im nächsten Schritt wird die Zahlungsdatei erstellt und die Aufgabe um Beleg auf Abgeschlossen gesetzt. Die Zahlungsdatei wird abschließend durch den Buchhalter über das Online-Banking an die Bank überwiesen.
| Ablauf |
|---|
Assistenten und gewünschte Nachbearbeitungsaufgaben in den Einstellungen zum Belegbuch aktivieren:
Sie können die beiden Assistenten unabhängig voneinander aktivieren. Die Aufgaben in Erfassung und Abgeschlossen sind grundsätzlich notwendig und daher immer gesetzt. Nutzen Sie den Zahlungsassistenten, kennzeichnen Sie über die Aufgabe Überweisen alle Belege, die bei der nächsten Erstellung der Zahlungsdatei berücksichtigt werden sollen. Daher wird die Aufgabe bei Aktivierung des Zahlungsassistenten automatisch aktiviert. |
Belege importieren: Werden die Belege beim Import als Rechnung erkannt (Vorgangsart Rechnung), wird im Belegbuch automatisch die Aufgabe in Erfassung gesetzt. Andere Vorgangsarten werden direkt als abgeschlossen gekennzeichnet und das Feld Aufgabe kann nicht bearbeitet werden. Sobald Sie die Vorgangsart auf Rechnung geändert haben, wird die Aufgabe in Erfassung gesetzt. |
Belege zur Prüfung geben: Bei der ersten Bearbeitung sind alle aus dem Dokument ausgelesenen und übernommenen Angaben zu prüfen bzw. die Angaben zum Beleg zu erfassen. Die Angaben zur Überweisung werden erst dann ausgelesen, wenn Sie zum Beleg die Zahlungsart Überweisung ausgewählt haben. Das kann vor oder nach der Prüfung der Rechnungen erfolgen. Im Feld Aufgabe tragen Sie zum Beleg die Aufgabe 1. Prüfung ein. |
Belege prüfen (Unternehmensleiter): Als Unternehmensleiter filtern Sie die Anzeige der Belege über das zweite Filterfeld auf die Aufgabe 1. Prüfung ein. Somit werden Ihnen alle Rechnungen angezeigt, die überprüft werden sollen. Nach der Prüfung setzten Sie die Aufgabe auf Freigegeben. Als Komfortfunktion steht Ihnen dafür die Schaltfläche Speichern + Freigegeben zur Verfügung. Sind bereits alle Angaben zur Überweisung korrekt gefüllt (IBAN, Verwendungszweck), können Sie den Status Freigeben auch überspringen und im Feld Aufgabe direkt die Aufgabe Überweisen eintragen. |
Freigegebene Belege zur Überweisung bereitstellen: Zur Nachbearbeitung der freigegebenen Rechnungen filtern Sie über das zweite Filterfeld auf die entsprechende Aufgabe Freigegeben. Spätestens jetzt ist bei allen Rechnungen die Zahlungsart Überweisen auszuwählen und alle Angaben für die Überweisung sind zu erfassen. Um zu kennzeichnen, dass die Überweisung bei der nächsten Erstellung einer Zahlungsdatei berücksichtigt werden soll, tragen Sie im Feld Aufgabe die Aufgabe Überweisen ein. Anschließend sind die IBAN und der Verwendungszweck Pflichtfelder. Ein Ausführungsdatum, d. h. das Datum an dem die Bank die Überweisung durchführen soll, kann angegeben werden. Ist kein Ausführungsdatum erfasst, erfolgt die Überweisung am dem Tag, der bei der Erstellung der Zahlungsdatei als Ausführungsdatum angegeben wird. |
Zahlungsdatei erzeugen: Bei der Erzeugung der Zahlungsdatei werden alle Rechnungen berücksichtigt, bei denen die Aufgabe Überweisen eingetragen ist. Wurde die Zahlungsdatei erfolgreich erzeugt, werden die betroffenen Belege automatische bzgl. der Aufgabe auf Abgeschlossen gesetzt. |
Bearbeitung abschließen: Übermitteln Sie die Zahlungsdatei an Ihre Bank. |
Ausgangsbelegbuch: Im Ausgangsbelegbuch tritt der Status Fakturiert an Stelle des Status Überweisen. Diesen Status können Sie z. B. verwenden, um zu kennzeichnen, dass eine Rechnung geschrieben und versendet ist. Der Status Abgeschlossen wäre dann zu setzen, wenn die Rechnung vom Kunden bezahlt wurde.
Individuelle Ablage von Belegen/Dokumenten im Dokumentenmanagement
Um Dokumente in einer von Ihnen angelegten Ablagestruktur individuell abzulegen, definieren Sie entsprechende Vorgangsarten, in denen der Ablageort hinterlegt ist. Im Belegbuch wählen Sie dann einfach die entsprechende Vorgangsart aus. Das Dokument wird bei der Festschreibung automatisch am hinterlegten Ort abgelegt. Erfolgt die Ablage in der Firmenakte extern, d. h. legt eine Buchstelle ein Dokument zu einem Mandanten ab, ist der Mandaten grundsätzlich aus den eingerichteten Partnern auszuwählen. Sind andere Ablageorte hinterlegt, kann der Partner auch einfach eingegeben werden.
Möchten Sie rein private Dokumente im Dokumentenmanagement von ADNOVA+ ablegen, empfiehlt sich, dafür einen Sonstigen Partner anzulegen und unterhalb dieses Partners eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Ablagestruktur einzurichten.
Postbuch für die Ein-/Austragung von Fristen und Terminen
Nutzen Sie das Belegbuch als Postbuch, ist es mit der Fristen- und Terminkontrolle eng verzahnt: Aus erfassten Posteingängen können automatisch Fristen und Aufgaben entstehen, ein Postausgang kann Fristen und Aufgaben als erledigt markieren. Für diese Nutzung sind entsprechende Vorgangsarten zu definieren und weitere Firmeneinstellungen vorzunehmen. Eine umfangreiche Vorschlagsliste zu den in Buchstellen/Steuerberatungskanzleien benötigen Vorgangsarten ist bereits im Programm hinterlegt und kann über Ihre individuellen Vorgangsarten ergänzt werden. Die detaillierte Rechteverwaltung in ADNOVA+ macht es Ihnen möglich, nur bestimmten Mitarbeitern eine Erfassung von Postein-/ und Postausgängen zu erlauben.
Haben Sie eine Vorgangsart zwischen 10 und 999 gewählt, stehen Ihnen folgende Felder für die Bearbeitung eines Posteingangs bzw. Postausgangs zusätzlich zur Verfügung. Welche der Felder als Pflichtfelder zu verwenden sind, kann bei der Definition der Vorgangsarten festgelegt werden. Zudem können bei der Definition Angaben zur Vorbelegung hinterlegt werden, die hier vorgeschlagen werden.
| Feld | Erläuterung |
|---|---|
| Sachgebiet | Wählen Sie hier ein Sachgebiet aus den für dieses Belegbuch hinterlegten Sachgebieten aus. Über das Sachgebiet ist hinterlegt, an welchem Ablageort im Dokumentenmanagement das Dokument bei der Festschreibung abgelegt wird. |
| Status Vorgangsart | Hier können Sie einen Status zur Vorgangsart auswählen, um Sie die Bearbeitung des Posteingangs bzw. - ausgangs zu dokumentieren. |
| Zustellungsart | Hier können Sie die Zustellungsart auswählen. So ist die Art der Zustellung dokumentiert. |
| Steuer-Nr. | Hier können Sie die Steuernummer des Partners erfassen. Unter folgenden Voraussetzungen wird die Steuernummer vorgeschlagen: |
| Absender bzw. Empfänger | Hier ist der Absender bzw. Empfänger des Dokuments anzugeben. |
| Bearbeiter | Wählen Sie hier aus den in ADNOVA+ eingerichteten Benutzern den Bearbeiter, d. h. den Mitarbeiter, aus. In der Fristen- und Terminkontrolle des Benutzers wird eine entsprechende Aufgabe/Frist ein- oder ausgetragen. |
| Eingangs- bzw. Ausgangsdatum | Hier können Sie das Eingangs- bzw. Ausgangsdatum des Dokuments angeben. Es wird das Datum vorgeschlagen, an dem das Dokument in das Belegbuch importiert wurde. |
| Bekanntgabedatum | Dieses Feld steht nur im Eingangsbuch zur Verfügung. Geben Sie das Bekanntgabedatum an. Das Bekanntgabedatum ist maßgeblich für die Fristberechnung, s. folgende Beispiele unter Verwendung der 3-Tage-Regel: Beispiel 1:
Beispiel 2:
|
| Zeitraum | Hier können Sie einen Zeitraum angeben. |
| Fällig am | Dieses Feld steht nur im Eingangsbuch zur Verfügung. Geben Sie an, wann die mit diesem Dokument verbundene Frist fällig ist. |
| Akten-/Bezugsnummer | Hier können Sie als zusätzliche Information eine Akten-Bezugsnummer zum Dokument erfassen. |
Aktionen
Zur Bedienung des Belegbuchs stehen im Infobereich verschiedene Aktionen zur Verfügung.
| Aktion | Erläuterung | ||||||||
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| Belegimport: X/X erledigt | Diese Anzeige informiert Sie darüber, wie viele Belege erfolgreich in das Belegbuch übernommen wurden bzw. gerade übernommen werden. Dabei spielt es keine Rolle, welche der drei Möglichkeiten für den Import Sie genutzt haben (automatischer Import aus dem Importordner, Belege hinzufügen oder Drag & Drop). Lassen Sie die Belege nicht automatisch aus einem Importordner importieren, können Sie den Import über diese Aktion starten. Klicken Sie auf die Aktion, öffnet sich ein Fenster. Dort können Sie den Importordner auswählen und öffnen, z. B. um eine Datei zu kontrollieren, deren Import fehlgeschlagen ist, oder um während der Bearbeitung des Belegbuchs weitere Dateien einzustellen und importieren zu lassen. Zudem können Sie den Import hier komplett für alle Ordner oder für einzelne Ordner starten. Beispiel:
Die Anzeige wird bei jedem Neuaufruf des Belegbuchs auf 0 gesetzt. | ||||||||
| Belege hinzufügen | Wählen Sie diese Aktion, wenn Sie eine oder mehrere auf Ihrem Computer oder im Netz abgelegte Dateien in das Belegbuch übernehmen wollen. Die Datei bleibt am Ursprungsort ebenfalls erhalten. | ||||||||
| Zahlungsdatei erzeugen | Diese Aktion steht nur zur Verfügung, wenn Sie den Zahlungsassistenten aktiviert haben. Über die Aktion Zahlungsdatei erzeugen, werden alle mit dem Status Überweisen gekennzeichneten Eingangsrechnungen in eine Zahlungsdatei überführt. Diese Datei können Sie über Ihr Homebanking-Programm oder das Online-Banking an Ihre Bank übermitteln.
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| Buchungsdatei erzeugen | Nutzen Sie das Digitale Belegbuchen, erstellen Sie über diese Aktion eine Buchungsdatei mit den einzelnen Belegbuchungen, die an ADNOVA finance übergeben werden. | ||||||||
| Kontoumsätze abrufen | In ADNOVA+ haben Sie die Möglichkeit die von Ihren Banken abgerufenen Kontoumsätze den Belegen zuzuordnen. Dies ist sowohl über den Kontoumsatzassistenten als auch aus dem Belegbuch heraus möglich. Mit der Aktion Kontoumsätze abrufen werden die aktuell in der LAND-DATA Datendrehscheibe zur Verfügung stehenden Kontoumsätze abgerufen und die automatische Zuordnung der Umsätze zu den Belegen vorgenommen. | ||||||||
| Dokumentvorschau auslagern | Über diese Aktion lagern Sie die Dokumentvorschau in ein gesondertes Fenster aus. Dies bietet sich z. B. an, wenn Sie mit 2 Bildschirmen arbeiten. Wenn Sie die ausgelagerte Vorschau schließen, wird der Dokumenteninhalt wieder im Fenster des Belegbuchs angezeigt. | ||||||||
| Zahlungsvorgang öffnen | Soll zu dem ausgewählten Beleg eine Überweisung getätigt werden (Aufgabe Überweisen, Zahlungsart Überweisung), können Sie über diese Aktion direkt den Zahlungsvorgang öffnen und mit der Online-Überweisung beginnen. | ||||||||
| Dokumentenmanagement öffnen | Ist der Beleg festgeschrieben und somit im Dokumentenmanagement archiviert, können Sie über diese Aktion direkt zum Dokument im Dokumentenmanagement springen. |
Ausgewählte Umsätze (Beleg mit einem Kontoumsatz verknüpfen)
Über den Infobereich, Abschnitt Ausgewählte Umsätze, sehen Sie, welche Kontoumsätze dem ausgewählten Beleg zugeordnet sind bzw. können über die Schaltfläche Speichern + Umsätze zuordnen in die Zuordnung der Umsätze wechseln und Beleg und Kontoumsatz miteinander verknüpfen. Bei Kassenbelegen können Sie hierüber zudem die Kassenumsätze zuordnen, sofern Sie Ihre Barkasse im Kassenbuch von ADNOVA+ erfassen.
Im unteren Bereich der Umsatzzuordnung werden links alle Informationen zum Beleg dargestellt und rechts alle Informationen zum Umsatz - sobald ein Umsatz ausgewählt wurde, d. h. ein Haken vor dem Umsatz gesetzt wurde. Im oberen Bereich können Sie sich Umsatzvorschläge für den ausgewählten Beleg oder alle Umsätze anzeigen lassen und so den passenden Umsatz finden. Anhand eines Ampelsystems erkennen Sie auf einen Blick, ob die grundlegenden Daten übereinstimmen. Mit Speichern + Schließen speichern Sie die Zuordnung Beleg - Kontoumsatz sowie die Angaben, die Sie im Belegbuch zum Beleg erfasst haben und kehren zum Belegbuch zurück.
Möchten Sie einen Kassenbeleg mit einem Kassenumsatz verknüpfen, können Sie die angezeigten Umsätze über den Filter Umsatztyp auf die Kassenumsätze begrenzen und so schnell die richtige Kassenbuchung finden.
Über die Aktion Kontoumsätze abrufen, rufen Sie die bereitgestellten Kontoumsätze aller dafür freigegebenen Banken/Warenwirtschaftssysteme ab und stellen so sicher, dass alle Umsätze zur Auswahl zur Verfügung stehen.
Festschreiben der Belege
Das Festschreiben der Belege erfolgt über die Schaltfläche Speichern + Festschreiben für einzelne Belege bzw. über Mehr - Festschreiben für alle Belege eines Belegbuchs in einem Arbeitsschritt. Bei Unternehmern erscheint zudem eine entsprechende Abfrage beim Verlassen eines Belegbuchs.
Beim Festschreiben aller Belege ist das Belegbuch auszuwählen. Sie erhalten die Information, wann die letzte Festschreibung erfolgte und können bestimmen, bis zu welchem Datum die Belege festgeschrieben werden sollen. Mit Festschreiben starten Sie das Festschreiben. Es werden alle Belege mit dem Status Bearbeitet auf den Status Festgeschrieben gesetzt.
Die Belege erhalten durch das Festschreiben eine eindeutige Vorgangsnummer und werden im Dokumentenmanagement in den entsprechenden Unterordnern abgelegt. Die Dateibezeichnung setzt sich in Abhängigkeit von der Vorgangsart wie folgt zusammen:
| Belegarchivierung | Partner_Vorgangsdatum_E (eingehende Belege bzw. A (ausgehende Belege)_Nummer des Belegbuchs |
| Dokumentenablage in selbst definierter Ablagestruktur (einfache Vorgangsart) | Partner_Bezeichnung der Vorgangsart_Vorgangsdatum |
| Posteingang-/-ausgang (erweiterte Vorgangsart) | Partner_Bezeichnung der Vorgangsart_Bezeichnung Sachgebiet_ Zeitraum und VZ |
Nach dem Festschreiben kann der Beleg sowie die Vorgangsart, der Partner, das Dokumentdatum sowie das Dokumentenjahr/der Veranlagungszeitraum nicht mehr verändert werden. Somit ist die für die GoBD-Konformität notwendige Unveränderbarkeit der abgelegten Belege gegeben. Bei notwendigen nachträglichen Anpassungen ist eine Stornierung des Beleges vorzunehmen und der Beleg als neuer Beleg anzulegen.
Es ist jedoch weiterhin möglich, die Erläuterungen und Stichwörter zu ergänzen, sowie einen anderen Status zu setzen, z. B. um die Überweisung mittels Zahlungsassistenten zu dokumentieren.