Die Ablagestruktur ergibt sich aus den von Ihnen festgelegten Ordnern und Registern, ggf. erweitert um das Dokumentenjahr, und die durch LAND-DATA vorgegebenen Ordner.
Organisationen (Kanzlei, Buchstelle, Verband)
Für Organisationen stehen auf der Unternehmensebene unterhalb des Dokumentenmanagements die Firmenakten zu den Firmen der Organisation und die Partnerakten aller Partner der Organisation, sowie eine firmenübergreifende Unternehmensakte zur Verfügung. In der Unternehmensakte werden organisationsinterne, firmenübergreifende Dokumente abgelegt. Besteht eine Organisation z. B. eine Kanzlei aus mehreren Firmen, d. h. mehreren Außenstellen, steht für jede Firma eine Firmenakte zur Verfügung. Für jede Firma kann eine eigene Ordnerstruktur angelegt werden (s. Einstellungen). In den Partnerakten der Organisation befindet sich für jeden Partner eine Akte für organisationsinterne Dokumente zu diesem Partner.
Unternehmer
Für Unternehmer stehen unterhalb des Dokumentenmanagements die Firmenakten zu seinen Firmen und die Partnerakten zu seinen Partnen, sowie eine firmenübergreifende Unternehmensakte zur Verfügung. In der Unternehmensakte werden firmenübergreifende Dokumente abgelegt. Besitzt ein Unternehmer z. B. eine Landwirt aus mehreren Firmen, d. h. z. B. den landwirtschaftlichen Betrieb und einen Hofladen, steht für jede Firma eine Firmenakte zur Verfügung. Für jede Firma kann eine eigene Ordnerstruktur angelegt werden (s. Einstellungen).
In den Partnerakten des Unternehmers befindet sich für jeden Partner eine Akte für unternehmensinterne Dokumente zu diesem Partner. Auf die Partnerakten hat die Buchstelle/Steuerberatungskanzlei grundsätzlich keinen Zugriff.
| Organisation | Unternehmer | ||
|---|---|---|---|
| Unternehmensebene | |||
| Unternehmensakte (der Organisation) | Firmenübergreifende Dokumente der Organisation, z. B. werden Auswertungen zur Protokollierung der in ADNOVA+ vorgenommenen Änderungen automatisch in der Unternehmensakte abgelegt. | ||
| Firmenakte (der Organisation) | Firmenbezogene Dokumente der Organisation, z. B. werden hier die Belege aus dem firmeneigenen Belegbuch abgelegt. | ||
| Partnerakte | Dokumente zu allen Partnern der Organisation, z. B. Schriftverkehr mit den Finanzämtern. | ||
| Partnerebene | |||
Unternehmensakte | Firmenübergreifende Dokumente des Unternehmens (des Partners). Wird der Unternehmer von einer Buchstelle betreut, hat der Unternehmer Zugriff auf die Dokumente in der Unternehmensakte (des Partners), es sei denn, diese Recht wird ihr zu einzelnen Dokumenten entzogen. | Unternehmensakte | Firmenübergreifende Dokumente des Unternehmens. Wird der Unternehmer von einer Buchstelle betreut, hat diese Zugriff auf die Dokumente in der Unternehmensakte, es sei denn, diese Recht wird ihr zu einzelnen Dokumenten entzogen. |
| Firmenakte (der Firmen des Partners/Unternehmers | Firmenbezogene Dokumente des Unternehmens (des Partners), z. B. die aus ADNOVA finance bereitgestellten Auswertungen. Die Zusammenarbeit mit dem Mandanten erfolgt in erster Linie in dieser Akte. | Firmenakte | Firmenbezogene Dokumente des Unternehmens, z. B. die aus ADNOVA finance bereitgestellten Auswertungen. Die Zusammenarbeit mit der betreuenden Buchstelle/Steuerberatungskanzlei erfolgt in erster Linie in dieser Akte. |
| Partnerakte | Dokumente zu allen Partnern des Unternehmen. Auf diese Akte hat die betreuenden Buchstelle/Steuerberatungskanzlei grundsätzlich keinen Zugriff. | ||