Zahlreiche Anregungen der Anwender bezüglich des Dokumentenmanagement von ADNOVA+ wurden mit dieser Version umgesetzt, um die Verwendung und Praxisnähe zu optimieren.

Design und Bedienung

• Geänderter Aufbau Dokumentenauswahl und -anzeige
  • Im Dokumentenmanagement wird eine neue Spalte mit der Dokumentenvorschau eingeblendet. Werden die Spaltengrößen verändert, speichert das Programm diese Einstellungen und zeigt sie bei der nächsten Sitzung wieder entsprechend an.
  • Das Dokumentenjahr wird nicht mehr in der Ordnerübersicht angezeigt, sondern befindet sich nun über der Tabelle. Beim Aufruf eines Ordners wird automatisch immer das jüngste Dokumentenjahr angezeigt, wenn es als Pflichtfeld für diesen Ordner hinterlegt ist. Ältere Jahre können danach manuell aufgerufen werden.
  • Der Infobereich rechts im Programm kann jetzt über die Schaltfläche Infobereich einklappen ausgeblendet werden und über den Pfeil wieder eingeblendet. Durch einen Mausklick auf den eingeklappten Infobereich wird der Bereich vorrübergehend im Vordergrund angezeigt, um z. B. eine Aktion auszuwählen.
• Eigenschaften getrennt nach Ordner und Dokument
  • Im Abschnitt Eigenschaften unter der Ordnerübersicht befinden sich grundlegende statistische Angaben zum ausgewählten Register bzw. Ordner. Die Angaben beziehen sich auf die Summe aller im Register bzw. Ordner befindlichen Dokumente. Diese beinhaltet auch Dokumente, die für den angemeldeten Benutzer nicht freigegeben und somit nicht sichtbar sind!
  • Im Infobereich werden in den Dokumenteigenschaften alle erfassten Eigenschaften zum ausgewählten Dokument angezeigt. Jede Dokumenteneigenschaft kann als zusätzliche Spalte in die Dokumentenübersicht aufgenommen werden.
• Schaltfläche statt Aktion
  • Die Aktionen Archivieren, Verschieben, Duplizieren, Eigenschaften ändern, Löschen und Gehe zu werden nicht mehr als Aktionen angeboten, sondern über Schaltflächen unterhalb der Dokumentenübersicht ausgelöst. Ein Dokument verschieben oder den Zugriff für die Buchstelle/den Mandanten freigeben erfolgt jetzt über die Schaltfläche Bearbeiten.

Mehrfachauswahl bei der Archivierung von Dokumenten

Bei der Archivierung von Dokumenten direkt im Dokumentenmanagement können jetzt mehrere Dateien gleichzeitig in ADNOVA+ hochgeladen werden. Der Ablageort kann für jedes einzelne Dokument gesondert festgelegt werden.

Dokument extern öffnen

Die Aktion Extern öffnen öffnet das ausgewählte Dokument im Originalprogramm z. B. Excel oder Word. Das Dokument wird schreibgeschützt angezeigt. Änderungen sind erst nach dem Speichern möglich und werden nicht in ADNOVA+ übernommen.

Dokument per Nachricht innerhalb von ADNOVA+ versenden

Die Aktion Senden an wurde in Per Nachricht versenden umbenannt.

Exportieren

Über die Aktion Exportieren können einzelne Dokumente auf dem Rechner bzw. im Dateisystem gespeichert werden.

Dokument per E-Mail versenden

Dokumente können jetzt direkt über die Aktion Per E-Mail versenden an einen externen E-Mail-Empfänger versendet werden. Das Dokument wird automatisch als Anhang an die E-Mail angefügt.

Aktion Ordner/Register anlegen

Über die Aktion Ordner/Register anlegen können Ordner und Register direkt aus dem Dokumentenmanagement heraus angelegt werden.

Bei der Anlage sind für alle in Frage kommenden Benutzer Zugriffsrechte auf die neuen Ordner und Register einzurichten.

Dokumentvorschau auslagern

Mit dieser Version kann auch im Dokumentenmanagement die Vorschau des Dokumentes ausgelagert werden und beispielsweise auf einem zweiten Bildschirm positioniert werden.

Berechtigungsmanagement

Im Berechtigungsmanagement wurden Optimierungen bei der Anlage externer Benutzer umgesetzt. Externe Benutzer können nur durch entsprechend berechtigte Mitarbeiter von Buchstellen/Steuerberatungskanzleien angelegt werden. Die beschriebenen Menüpunkte sind nur für diese sichtbar.

Übersicht externe Benutzer

Unter dem Menüpunkt Berechtigungsmanagement - Benutzer extern wird eine Übersicht aller eingerichteten externen Benutzer angezeigt.

Aus dieser Übersicht heraus können externe Benutzer zudem angelegt werden. Das bisherige Verfahren über die Aktion Benutzer (extern) anlegen aus der Partnerübersicht heraus bleibt zusätzlich erhalten. Das Duplizieren eines externen Benutzers ist nur innerhalb eines Geschäftspartners möglich.

Zugriff externe Benutzer

Beim Hinzufügen eines neuen Betriebes zu einem Geschäftspartner können aus der Partnerübersicht heraus über die Aktion Zugriff für externen Benutzer schnell und einfach die Berechtigungen der vorhandenen externen Benutzer um diesen neuen Betrieb erweitert werden.

Die Aktion ist nur sichtbar, wenn ein Betrieb (Partner) gewählt wurde, zu dem ein oder mehrere zum dazugehörigen Geschäftspartner angelegte externe Benutzer noch keinen Zugriff haben.

Fakturierung

Filter: Belege ohne Übergabe an Zahlungsdatei/Buchungsdatei

Über die erweiterte Suche in der Rechnungsübersicht besteht jetzt die Möglichkeit auf Belege zu filtern, die noch nicht an die Buchhaltung übergeben wurden bzw. noch nicht in eine Zahlungsdatei übernommen wurden.

Skonto

Die Fakturierung wurde um die Möglichkeiten zur automatischen Berechnung und Ausgabe von Skonto erweitert.

In den Einstellungen zum Fakturierungsbuch kann ein allgemeiner Skontosatz hinterlegt werden.

In jedem einzelnen Produkt und zu jedem Kunden kann zudem zusätzlich ausgewählt werden, ob der Skonto berücksichtigt werden soll oder nicht (Skontoausschluss).

Bei Einzelunternehmen ist grundsätzlich hinterlegt, dass der Skontosatz berücksichtigt werden soll, so dass bei Bedarf nur die Produkte oder Kunden anzupassen sind, bei denen kein Skonto berücksichtigt werden soll. Bei Buchstellen ist die Standardeinstellung ohne Skonto.

Im Fakturierungsbuch können in den Zahlungskonditionen Texte getrennt für Rechnungen mit Skonto oder ohne Skonto hinterlegt werden.

Allgemeine Bedienung - Bedienung von Textfeldern

In Textfeldern, wie z. B. dem Kommentarfeld, kann über die Enter-Taste wieder ein Zeilenumbruch eingefügt werden.

Wenn das aktuelle Verfahren (Enter führt zum nächsten Feld) beibehalten werden soll, kann dies in den Einstellungen definiert werden. Dazu ist unter Einstellungen - Benutzereinstellungen kann die Option Mehrzeilige Textfelder, z. B. Kommentare, mit Enter verlassen zu aktivieren.

Kontoumsatzassistent - Gebucht-Status aus ADNOVA finance

Wenn in ADNOVA finance die Buchungen aus dem Nebenbuch ins Hauptbuch übernommen werden, wird automatisch das Gebucht-Kennzeichen von ADNOVA finance an ADNOVA+ übergeben.

Die den Kontoumsätzen zugeordneten Belege sind somit mit dem Kennzeichen Gebucht gekennzeichnet. Auch eine manuelle Kennzeichnung ist weiterhin möglich.

Soll das Gebucht-Kennzeichen nachträglich in ADNOVA+ hinterlegt werden, kann dies in ADNOVA finance über den Menüpunkt Datei - ADNOVA+ - Datenübergabe - Korrekturlauf Gebucht-Kennzeichnung Beleg angestoßen werden.

Belegbuch

Der Zahlungsverkehr kann jetzt auch bei der Belegart Mahnung genutzt werden.

Partnermanagement

Anzeige der Empfänger-Nummer

Neben der Orga-Nummer wird nun auch die Empfänger-Nummer in den Eigenschaften des Partners angezeigt.

Vollständige Anzeige des Namens bzw. der Unternehmensbezeichnung

In der Partnerübersicht wird jetzt der komplette Name bzw. die vollständige Unternehmensbezeichnung angezeigt.

Bei Personen erscheint zusätzlich zum Vor- und Nachnamen in der Tabelle auch der Namenszusatz, bei Unternehmen enthält die Tabelle neben der Bezeichnung 1 auch die Bezeichnungen 2, 3 und 4.

Erweiterte Suche: Benutzer extern mit Zugriff

Mit Hilfe der erweiterten Suche ist die Eingrenzung der Partnerübersicht auf alle Partner möglich, auf die ein externer Benutzer Zugriff hat (Option Benutzer extern mit Zugriff - Auswahl Ja).

Die Auswahl Nein führt zur Eingrenzung auf alle Partner (Betriebe), auf die kein externer Benutzer Zugriff hat.