Exportschnittstelle zu DATEV Meine Steuern einrichten und verwalten

Anleitung für Buchstellenmitarbeiter, bereitgestellt am 14.12.2024

Der einfache Weg, die einkommensteuerrelevanten Belege des Mandanten zu erhalten. Aktivieren Sie die Exportschnittstelle zu DATEV Meine Steuern, werden alle Belege, die Ihr Mandant in Just Farming hochlädt, automatisch an DATEV Meine Steuern übermittelt. So stehen Ihnen die Unterlagen direkt zur Verfügung, wenn Sie die Einkommensteuererklärung in DATEV Meine Steuern bearbeiten.

Einleitung

Einkommensteuererklärungen werden bereits seit Längerem digital übermittelt. Dem entsprechend benötigen Sie auch alle einkommensteuerrelevanten Belege Ihrer Mandanten digital - wenn Sie die Einkommensteuererklärungen mit DATEV bearbeiten, am besten gleich in DATEV Meine Steuern.

Die Exportschnittstelle zu DATEV Meine Steuern ermöglicht die einfache Übergabe der durch Ihre Mandanten digitalisierten einkommensteuerrelevanten Belege an DATEV. In der ersten Ausbaustufe wurde die Schnittstelle für 13a-Mandate und natürliche Personen konzipiert, z. B. die Ehefrau des Betriebsleiters, für die Sie die Einkommensteuererklärung erstellen. Um die Schnittstelle einzurichten, legen Sie das Einkommensteuermandat in ADNOVA+ an und aktivieren für den Mandanten den Zugang zu Just Farming, indem Sie ihn als externen Benutzer anlegen. Abschließend aktivieren Sie die Schnittstelle initial in ADNOVA+. Mehr ist nicht notwendig! Ihr Mandant kann sofort alle einkommensteuerrelevanten Belege in Farm Book von Just Farming hochladen und nachbearbeiten. Hat er die Belege fertiggestellt, werden sie automatisch an DATEV übermittelt und stehen Ihnen dort zur Verfügung.

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Schritt für Schritt Anleitung zur Einrichtung

1. Legen Sie einen Partner (Mandanten) für das entsprechende Einkommensteuermandat in ADNOVA+ an (>> Partnerübersicht - Schaltfläche Neu).

2. Richten Sie für den Mandanten den Zugang zu Just Farming ein, indem Sie ihn als externen Benutzer anlegen. Eventuell wurde in Ihrer Organisation eine spezielle Benutzergruppe für Einkommensteuermandate angelegt, in der die notwendige Rechte gesetzt wurden (>> Partnerübersicht - Infobereich - Aktion: Benutzer (extern) anlegen).

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   Folgende Rechte müssen/sollten Sie für den Mandanten einrichten:

   • Um Belege hochzuladen und für die Übergabe der Belege an DATEV benötigt der Mandant das Recht, das Belegbuch zu bearbeiten (>> Abschnitt Berechtigung - Belegbuch, Recht Bearbeiten).
   • Möchten Sie ihm Dokumente elektronisch zur Verfügung stellen, benötigt er zusätzlich das Recht zumindest die Firmenakte zu lesen (>> Abschnitt Berechtigung - Dokumentenmanagement, z. B. alle Rechte). 
   • Erteilen Sie dem Mandanten Rechte zum Zahlungsverkehr (>> Abschnitt Berechtigung - Zahlungsverkehr), kann er die eingegangenen Rechnungen direkt über den Zahlungsverkehr überweisen, wobei die Rechnungsinformationen übernommen werden.
3. Klicken Sie in der Partnerübersicht auf den Partner und starten Sie die Konfiguration der Schnittstelle aus dem >> Infobereich - Abschnitt DATEV Meine Steuern über den Link DATEV Export einrichten. In Ihrem Standard-Browser öffnet sich jetzt die ADNOVA+ Anmeldung.
   
4. Melden Sie sich mit Ihren ADNOVA+ Zugangsdaten an.
5. Geben Sie die DATEV-Client-ID an und legen Sie fest, ab wann Belege bereitgestellt werden sollen. Sie können entweder alle Belege bereitstellen lassen oder nur Belege ab einem bestimmten Belegdatum. Schließen Sie diesen Schritt mit Weiter ab.
   
6. Sie sehen eine Zusammenfassung Ihrer Eingaben und können nun über Mit DATEV verbinden die Verbindung zu DATEV herstellen.
7. Im nächsten Schritt müssen Sie sich bei DATEV anmelden. Hierzu gibt es unterschiedliche Verfahren. Bei Fragen dazu ziehen Sie bitte die DATEV-Dokumentation heran.
8. Stimmen Sie den Berechtigungen zu, um die Verbindung endgültig herzustellen.
9. Abschließend wird Ihnen die Konfiguration der Schnittstelle angezeigt, der Sie u. A. entnehmen können, dass die Verbindung jetzt aktiv ist. Sie können dieses Browserfenster und ev. geöffnete weiter Browserfenster nun schließen.

In der Partnerübersicht in ADNOVA+ erkennen Sie an der Anzeige der DATEV-Client-ID im Abschnitt DATEV Meine Steuern, dass der DATEV Export bei diesem Mandanten aktiv ist. Über die ID gelangen Sie zur Konfiguration der Schnittstelle, in der neben Einstellungsmöglichkeiten auch Fehlerereignisse dokumentiert werden, wenn eine Belegübermittlung einmal nicht korrekt erfolgt sein sollte.

Arbeiten mit der Schnittstelle

Ist die Schnittstelle aktiviert, kann der Mandant jederzeit Belege in Just Farming hochladen, die dann sofort an DATEV Meine Steuern übermittelt werden. Es werden alle Belege übermittelt, d. h. der Mandant sollte nur einkommensteuerrelevante Belege hochladen. Die Verbindung bleibt für 2 Jahre bestehen, d. h. vor einer Belegübertragung muss nicht erst noch eine Verbindung aufgebaut werden.

Wie stellt der Mandant Belege bereit?

Der Mandant kann Belege in Farm Book von Just Farming hochladen. Setzt der Mandant Just Farming für mehrere Unternehmen oder zur Belegbereitstellung für mehrere Familienmitglieder ein, muss er zuvor den richtigen Partner auswählen. Sobald er die hochgeladenen Belege kontrolliert hat - ggf. um ein Kommentar ergänzt - und auf Fertigstellen klickt, werden die Belege an DATEV übergeben. Noch offene oder nur bearbeitete Belege werden nicht übermittelt. Nachträgliche Änderung kommen nicht in DATEV an, die Belege werden nicht erneut bereitgestellt.

Je nach erteilten Rechten kann der Mandant zudem hochgeladene Eingangsrechnungen über den Zahlungsverkehr schnell und einfach bezahlen und/oder von der Buchstelle bereitgestellte Dokumente sehen, z. B. die Einkommensteuererklärung. 

Wo tauchen die bereitgestellten Belege in DATEV auf?

Sie finden die bereitgestellten Belege in DATEV Meine Steuern zum jeweiligen Steuerjahr. Dabei bestimmt das in Just Farming/ADNOVA+ zum Beleg angegebene Belegdatum, in welches Steuerjahr der Beleg einsortiert wird.

In DATEV Einkommensteuer können Sie mit dem Programmteil Digitale Belege Steuern die vorliegenden Belege aus DATEV Meine Steuern mit den Eingabefeldern der Erfassungsmaske verknüpfen, was Ihnen eine papierlose Bearbeitung der Einkommensteuererklärung ermöglicht.

FAQ

Was ist die DATEV-Client-ID und wo finde ich sie?

Über die DATEV-Client-ID ist der Mandant eindeutig gekennzeichnet und in DATEV zugeordnet. Sie besteht aus Beraternummer - Mandantennummer - Basisnummer.

So finden Sie die DATEV-Client-ID bei DATEV:

• Starten Sie Ihren DATEV Arbeitsplatz und öffnen Sie den entsprechenden Mandanten im Modul Meine Steuern. Im Programm Meine Steuern wird die ID unter Details angezeigt. Außerdem wird die ID angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger über den Menüpunkt Meine Steuern fahren.
• Öffnen Sie die DATEV Cloud Anwendung Meine Steuern für den Mandanten im Browser. Die ID findet sich in der Browser-Adresszeile als Teil der Internetadresse.

Bleibt die Schnittstelle immer aktiv oder muss ich sie neu aktivieren, wenn der Mandant nächstes Jahr Belege bereitstellen möchte?

Die Verbindung zu DATEV Meine Steuern bleibt 2 Jahre aktiv, auch wenn die Schnittstelle in dieser Zeit nicht genutzt wird. Werden Belege bereitgestellt, beginnt der 2-Jahres-Zeitraum erneut. Da Ihre Mandanten in der Regel jährlich Belege bereitstellen, bleibt die Verbindung faktisch dauerhaft bestehen. 

Die Verbindung kann sowohl von Seiten ADNOVA+ als auch von DATEV jederzeit bewusst gekappt werden. In ADNOVA+ öffnen Sie dazu in der Partnerübersicht über die DATEV-Client-ID die Konfiguration der Schnittstelle und können dort entweder die Konfiguration löschen, wenn die Verbindung dauerhaft aufgehoben werden soll, oder die Verbindung trennen, wenn sie nur vorübergehend aufgehoben werden soll.

Ich sehe zwar den Abschnitt DATEV Meine Steuern, kann die Konfiguration jedoch nicht einrichten.

Prüfen Sie, ob Sie über das Recht verfügen, die Stammdaten der Partner zu bearbeiten (>>Einrichtung - Benutzer intern - Berechtigungen Partnergruppe - Stammdaten bearbeiten). Nur Mitarbeiter, die über dieses Recht verfügen, können die Schnittstelleneinrichtung vornehmen. Ohne dieses Recht können Sie im Abschnitt DATEV Meine Steuern lediglich die DATEV-Client-ID sehen und so erkennen, dass die Schnittstelle eingerichtet ist.

Ich habe Mandate mit gemischt genutzten Konten (betriebliche und private Sachverhalte), die bereits Belege in Just Farming digitalisieren. Kann ich von diesen Belegen die ESt-relevanten privaten Belege an DATEV Meine Steuern übergeben?

In Kürze wird genau für diesen Fall eine komfortable Möglichkeit geschaffen. In der ersten Ausbaustufe ist dies jedoch aktuell noch nicht möglich, weshalb wir die Schnittstelle ausschließlich für 13a-Mandate und natürliche Personen empfehlen. Zurzeit müssten Sie ein zusätzliches, reines Einkommensteuermandat in ADNOVA+ anlegen und Sie oder Ihr Mandant müssten die Belege ein zweites Mal dort hochladen, um sie an DATEV Meine Steuern zu übergeben.

Der Mandant nutzt bereits Just Farming zur Digitalisierung seiner Buchführungsbelege. Muss ich einen zweiten externen Benutzer für das Einkommensteuermandat anlegen?

Nein, wenn der selbe Benutzer die Belege in den für das Einkommensteuermandat angelegten Partner hochladen wird, ist kein weiterer externen Benutzer anzulegen. Achten Sie bei der Anlage des Einkommensteuermandats in ADNOVA+ jedoch darauf den Partner dem selben Geschäftspartner zuzuordnen und dem bestehenden externen Benutzer Zugriff auf das Einkommensteuermandat zu gewähren.

Nach der Übergabe an DATEV haben sich noch Änderungen ergeben, z. B. hat der Mandant den Kommentar erweitert. Werden die Änderungen an DATEV übermittelt?

Nein, sobald der Beleg in Just Farming fertiggestellt wurde, wird er übermittelt. Spätere Änderungen werden nicht mehr übergeben.

Der Mandant hat Belege hochgeladen und fertiggestellt, aber Sie kommen nicht in DATEV Meine Steuern an.

Lädt der Mandant einen Beleg hoch und ist z. B. DATEV Meine Steuern gerade nicht erreichbar (z. B. aufgrund einer Wartung des Servers), wird die Übertragung von LAND-DATA zwischengespeichert. Für einen Zeitraum von drei Tagen erfolgen regelmäßig Übertragungsversuche. Erst nach Ablauf dieser Zeit wird beim Mandanten in Just Farming sowie in ADNOVA+ in der Schnittstellenkonfiguration eine Fehlermeldung angezeigt.

Sie sollten daher immer drei Tage abwarten, wenn sich die Belegübertragung einmal verzögert. In der Regel werden die Belege nachgeliefert.

Sind auch nach drei Tagen keine Belege vorhanden, öffnen Sie bitte in ADNOVA+ im Abschnitt DATEV Meine Steuern über die DATEV-Client-ID die Schnittstellenkonfiguration. Dort erhalten Sie Hinweise zum Fehlerereignis.

Die DATEV-Client-ID hat sich geändert. Muss die Schnittstelle neu eingerichtet werden? 

Nein, Sie können die Schnittstellenverbindung vorübergehend trennen und dann mit geänderter ID wieder aktivieren. Alle Einstellungen bleiben erhalten. In ADNOVA+ öffnen Sie dazu aus der Partnerübersicht, Abschnitt DATEV Meine Steuern über die DATEV-Client-ID die Konfiguration der Schnittstelle und trennen die Verbindung. Wenn Sie die Verbindung später wieder herstellen, können Sie die neue DATEV-Client-ID verwenden.