Anleitung für Unternehmer und Buchstellenmitarbeiter, letzte Überarbeitung am 31.03.2020
Im Kontoumsatzassistenten verknüpfen Sie Ihre archivierten Belege mit Ihren Kontoumsätzen, damit der Beleg bei der späteren Buchung direkt am Bildschirm angezeigt werden kann und nicht mehr in der Ablage - sei es in Papierform oder digital - gesucht werden muss. Wie aber finden Sie im Kontoumsatzassistenten den richtigen Beleg zum Kontoumsatz? Wie weit werden die Zuordnungen vom Programm vorgenommen/vorgeschlagen und wie können Sie die Zuordnungen bei einer Vielzahl von Kontobewegungen schnell kontrollieren? Hier stellen wir Ihnen mögliche Arbeitsweisen vor und erläutern außerdem, warum es so wichtig ist, dass Sie schon bei der Archivierung der Belege auf bestimmte Angaben achten.
Vor der Zuordnung steht die Nachbearbeitung im Belegbuch
Bevor Sie Belege im Kontoumsatzassistenten zuordnen können, müssen sie natürlich digital archiviert werden. Neben dem Scannen und Importieren der Belege umfasst die Archivierung auch die Hinterlegung wichtiger Angaben zum Beleg im Belegbuch. Wenn Sie dabei den folgenden drei Angaben besondere Aufmerksamkeit schenken, haben Sie später im Kontoumsatzassistenten deutlich weniger nachzubearbeiten. Denn - sind diese drei Angaben richtig, werden im Kontoumsatzassistenten zu vielen Umsätzen bereits die passenden Belege vorgeschlagen. Dafür sorgt die automatische Zuordnung, die ADNOVA+ im Hintergrund vornimmt.
Die drei wichtigen Angaben:
- Vorgangsart: Wählen Sie die richtige Vorgangsart (Rechnung, Gutschrift usw.) aus.
- Bezeichnung des Partners: Verwenden Sie beim Geschäftspartner immer die gleiche Schreibweise (Tankstelle Meier GmbH entweder immer mit GmbH oder immer ohne, aber immer gleich).
- Rechnungsbetrag: Achten Sie auf den korrekten Betrag, ggf. nach Skontoabzug.
Bereits die sorgfältige Pflege dieser wenigen Angaben führt in den meisten Fällen zu einer automatischen Zuordnung des Beleges zu einem Kontoumsatz. D. h. die Zuordnung wird im Kontoumsatzassistenten nur kurz kontrolliert und gespeichert und schon sind die Belege dauerhaft mit dem Kontoumsatz verknüpft.
Die Empfehlung für den Kontoumsatzassistenten
Es gibt viele Möglichkeiten, im Kontoumsatzassistenten den richtigen Beleg zum Kontoumsatz zuzuordnen. Hier möchten wir Ihnen zwei Vorgehensweisen vorstellen, die viele ADNOVA+ Benutzer bereits anwenden und die wir auch in unseren Schulungen zeigen. Probieren Sie es aus und finden Sie Ihren eigenen optimalen Ablauf!
Auf unserem Youtube-Kanal stellen wir diese beiden Vorgehensweisen übrigens in einem Video vor. Zum Video...
Wenn Sie den Kontoumsatzassistenten öffnen, werden alle Kontoumsätze angezeigt, die Sie hinsichtlich der Zuordnung zu einem Beleg noch nicht bearbeitet haben - also alle unbearbeiteten Kontoumsätze. Zu vielen Kontoumsätzen wurden vom Programm Belege gefunden und werden hier für die Zuordnung vorgeschlagen, zu einigen Kontoumsätzen wurden keine Belege gefunden und bei einigen Kontoumsätzen sind keine Belege notwendig (z. B. regelmäßig wiederkehrender Einzug Rundfunkgebühren).
Variante 1: direkt im "Belege zuordnen" arbeiten
Eine Möglichkeit, die unbearbeiteten Kontoumsätze zu bearbeiten, besteht darin, in die Funktion Beleg zuordnen zu wechseln und dort die Kontoumsätze nacheinander durchzugehen.
Kontoumsätze, zu denen der korrekte Beleg vorgeschlagen wird, und Kontoumsätze, denen kein Beleg zugeordnet werden muss, bestätigen Sie einfach mit Speichern + Nächster. Bei Kontoumsätzen, denen ein Beleg zugeordnet werden muss, markieren Sie den entsprechenden Beleg/die Belege in der Vorschlagsliste (Haken im Kästchen Auswahl), bevor Sie mit Speichern + Nächster zum nächsten Kontoumsatz weitergehen.
Zudem haben Sie die Möglichkeit, Umsätze, die Sie noch nicht bearbeiten möchten, über die Schaltfläche Überspringen einfach zu überspringen. Beim nächsten Aufruf des Kontoumsatzassistenten stehen diese unbearbeiteten Umsätze dann weiterhin in der Übersicht. Möchten Sie zu einem vorherigen Kontoumsatz zurückkehren, steht dafür die Schaltfläche Zurück zur Verfügung.
Variante 2: Filter nutzen
Möchten Sie bei der Nachbearbeitung eher in der Übersicht über die Kontoumsätze arbeiten und erst für Kontoumsätze, denen noch ein Beleg zugeordnet werden muss, in die Funktion Beleg zuordnen wechseln, helfen die in der Übersicht angebotenen Filtermöglichkeiten dabei, den Ablauf zu strukturieren.
Schritt 1: Vorgeschlagenen Beleg kontrollieren und Zuordnung speichern
Setzen Sie den Filter im Kontoumsatzassistenten auf Unbearbeitet mit Vorschlag, so dass alle Umsätze mit grünem Fragezeichen aufgelistet sind, d. h. alle Umsätze zu denen ein passender Beleg gefunden wurde. Gehen Sie die Umsätze einen nach dem anderen durch und kontrollieren Sie, ob der richtige Beleg vorgeschlagen wird. Ist alles korrekt, speichern Sie den Umsatz und gelangen direkt zum nächsten Umsatz mit zugeordnetem Beleg. So gehen Sie die Liste bis zum Ende durch.
Schritt 2: Kontoumsätze bearbeiten, denen kein Beleg zugeordnet werden muss
Setzen Sie den Filter im Kontoumsatzassistenten auf Unbearbeitet / Zur Klärung. Es werden alle Umsätze angezeigt, die noch bearbeitet werden müssen und denen kein Beleg zugeordnet ist (rotes Durchfahrt-Verboten-Kennzeichen). Sortieren Sie die Umsätze zusätzlich nach Partner indem Sie in der Spaltenüberschrift auf Empf./Auftraggeber klicken, erhalten Sie eine alphabetische Listen, die die Nachbearbeitung noch komfortabler macht.
Kennzeichnen Sie nun alle Umsätze, zu denen kein Beleg zuzuordnen ist, weil zur regelmäßigen Buchung kein separater Beleg hinterlegt wird (z. B. regelmäßig wiederkehrender Einzug Rundfunkgebühren). Setzen Sie dazu einen Haken vor Ohne Beleg und speichern Sie den Umsatz ab.
Schritt 3: Belege den restlichen Kontoumsätzen zuordnen
Aktualisieren Sie den Filter Unbearbeitet / Zur Klärung, indem Sie kurz einen anderen Filter auswählen und dann zum Filter Unbearbeitet / Zur Klärung zurückkehren. Dadurch erreichen Sie, dass die in Schritt 2 bereits gespeicherten Kontoumsätze nicht mehr angezeigt werden, da sie nicht „unbearbeitet“ sind. Nun werden nur noch die Kontoumsätze angezeigt, denen der Beleg zuzuordnen ist.
Wechseln Sie nun über die entsprechende Schaltfläche in die Funktion Beleg zuordnen, ordnen Sie die Belege zu und speichern Sie die Zuordnung über Speichern + Nächster. Die Einstellung des Filters in der vorherigen Anzeige garantiert, dass nach dem Speichern wieder ein Kontoumsatz vorgeschlagen wird, zu dem der Beleg noch fehlt. Es wird also direkt der nächste Kontoumsatz angezeigt, zu dem eine Zuordnung erfolgen muss.
Fazit
ADNOVA+ bietet im Kontoumsatzassistenten viele Möglichkeiten, die Zuordnung der Belege zu den Kontoumsätzen vorzunehmen. Die beiden vorgestellten Varianten sind unterschiedlich in der Herangehensweise - aber natürlich können Sie die Abläufe auch kombinieren. Z. B. können Sie in der Übersicht alle Kontoumsätze mit zugeordneten Belegen speichern und dann die weiteren Kontoumsätze im Belege zuordnen bearbeiten oder einen noch anderen Ablauf wählen.
Probieren Sie es aus und finden Sie den optimalen Ablauf für sich heraus!
Zuordnung der Kontoumsätze im Belegbuch (seit April 2020)
Die Verknüpfung von Beleg und Kontoumsatz kann auch im Belegbuch vorgenommen werden. Diese Funktion eröffnet die Möglichkeit einer alternativen Arbeitsweise. Allerdings ist zum Zeitpunkt der ersten Bearbeitung der Belege im Belegbuch häufig noch keine Zahlung erfolgt und somit noch kein Kontoumsatz vorhanden. Die Zuordnung ist daher in der Regel erst zu einem späteren Zeitpunkt möglich und nicht sofort bei der Archivierung des Belegs, die ja innerhalb von 10 Tagen erfolgen soll.
So gehen Sie vor:
Im Belegbuch sehen Sie bei Belegen mit den Vorgangsarten Rechnung, Gutschrift oder Mahnung im Infobereich im Abschnitt Ausgewählte Umsätze welche Kontoumsätze zugeordnet sind bzw. können aus diesem Abschnitt heraus über die Schaltfläche Speichern + Umsätze zuordnen in die Zuordnung der Kontoumsätze wechseln und Kontoumsätze zuordnen.
Zusätzlich haben Sie im Belegbuch die Möglichkeit, Belege mit der Vorgangsart Bar mit Kassenbuchungen zu verknüpfen, sofern Sie Ihre Barkasse in ADNOVA+ erfassen. Wechseln Sie dazu über den Abschnitt Ausgewählte Umsätze in die Zuordnung der Umsätze und wählen Sie den Umsatztyp Kasse aus. Dadurch werden die von Ihnen erfassten Kassenbuchungen angezeigt und können dem Beleg zugeordnet werden.