>> Mein Schreibtisch - Zahlungsvorgänge
Bereits durchgeführte Überweisungen können Sie jederzeit erneut ansehen sowie ein Zahlungsprotokoll dazu erstellen. Der Menüpunkt ist nur bei Betrieben (Firmen) sichtbar, bei denen das Recht zur Nutzung des Zahlungsverkehrs erteilt wurde. Auf die Zahlungsvorgänge eines Mandanten hat die Buchstelle/Steuerberatungskanzlei keinen Zugriff.
Recht zur Nutzung des Zahlungsverkehrs in ADNOVA+ wurde vom Systemverantwortlichen in der Buchstelle erteilt
Die Berechtigungen bezüglich ADNOVA+ pflegt in der Regel der Systemverantwortliche in der Buchstelle sowohl für den Sachbearbeiter (interner Benutzer) als auch für den Mandanten (externer Benutzer). Für den Mandanten erteilen Sie das Recht, den Zahlungsverkehr zu nutzen, indem Sie im Berechtigungsmanagement - Benutzer (extern) den Partner auswählen und im Abschnitt Berechtigung - Zahlungsassistent die Berechtigung Zahlungen ausführen aktivieren. Wenn Sie mit Benutzergruppen arbeiten, erweitern Sie einfach die Rechte der entsprechenden Benutzergruppe. Sachbearbeiter erhalten keine Möglichkeit, auf die Zahlungsvorgänge des Mandanten zuzugreifen. Daher ist im Berechtigungsmanagement - Benutzer (intern) kein entsprechendes Recht aufgeführt. Sehr wohl jedoch können interne Benutzer Zahlungsvorgänge im Auftrag der eigenen Organisation durchführen. Dieses Recht ist im Berechtigungsmanagement - Benutzer (Intern) im Abschnitt Berechtigungen für Buchstelle/Kanzlei/Verband, Unterabschnitt Berechtigung - Zahlungsverkehr oder über die entsprechende Benutzergruppe zu erteilen. |
Zu allen Eingangsrechnungen oder Mahnungen (s. Vorgangsart im Eingangsbelegbuch), bei denen Sie im Belegbuch als Zahlungsart Überweisung ausgewählt haben und als Aufgabe Überweisen eingetragen haben, ist ein offener Zahlungsvorgang in der Übersicht aufgelistet. Die notwendigen Angaben wie Name des Empfängers, IBAN usw. werden aus dem Belegbuch automatisch übernommen. Über Einzelüberweisung bzw. Sammelüberweisung ausführen starten Sie den Überweisungsvorgang, wählen Ihr Konto aus und melden sich mit Ihren Zugangsdaten bei Ihrer Bank an. Anschließend wählen Sie das TAN-Verfahren aus und geben die Überweisung - wie von Ihrem Online-Banking gewohnt - frei.
Für die Anmeldung bei Ihrer Bank und die Weiterleitung der Überweisung ist in ADNOVA+ die Software der Firma B+S Banksysteme eingebunden, die die Online-Verfahren unterschiedlicher Banken unterstützt. Bei der ersten Überweisung kann daher die Bestätigung der Nutzungsbedingungen B+S Banksysteme notwendig werden. |
Der Ablauf im Einzelnen:
Melden Sie sich bei Ihrer Bank an, indem Sie Ihre Zugangsdaten eingeben. Sind Sie bereits angemeldet, z. B. weil Sie schon eine Überweisung durchgeführt haben, ist keine erneute Anmeldung notwendig. Sie können die Zugangsdaten zur Kontoverbindung speichern (Haken vor Zugangsdaten speichern). In diesem Fall bleiben Sie solange angemeldet, wie die Übersicht über die Zahlungsvorgänge geöffnet ist. Speichern Sie die Zugangsdaten nicht, läuft die Sitzung abhängig von der jeweiligen Bank nach dem Timeout, spätestens aber nach 20 Minuten, ab.
Im unteren Bereich können Sie die Angaben zur Überweisung noch einmal prüfen. Mit Starten gelangen Sie zum nächsten Schritt, der TAN-Eingabe.
| Abhängig von den Kontoeinstellungen bei Ihrer Bank, kann eine TAN-lose Überweisung möglich sein, z. B. bei Kleinstbeträgen. In diesem Fall wird die Überweisung direkt ohne TAN-Eingabe beim Starten ausgeführt. |
Terminüberweisungen steuern Sie im Assistenen zum Überweisungsvorgang (Schritt 2) über die Eingabe des Ausführungsdatums. Dort können Sie unter Ausführung am auswählen, ob die Überweisung zum nächstemöglichen Zeitpunkt durchgeführt werden soll oder eben als Terminüberweisung zu einem anderem Zeitpunkt. In bestimmten Fällen wird das Ausführungsdatum anhand des Fälligkeitsdatums vorgeschlagen:
Sie können eine Überweisung auch direkt eingeben, z. B. um Geld an ein privates Konto zu überweisen. Diese Möglichkeit öffnen Sie über die Schaltfläche Neue Überweisung.
| Feld | Erläuterung | |
|---|---|---|
| Name des Empfängers | Sie können den Namen des Empfängers eingeben oder über Konto wählen aus den hinterlegten Partnern den Empfänger auswählen. Ist zum Partner die Bankverbindung erfasst, werden die IBAN, die BIC und die Bank übernommen.
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| IBAN des Empfängers | Geben Sie die IBAN des Empfängers ein. | |
| BIC des Empfängers | Die BIC wird nach Eingabe der IBAN ermittelt und angezeigt. | |
| Bank des Empfängers | Die Bankbezeichnung wird nach Eingabe der IBAN ermittelt und angezeigt.
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| Betrag | Hier ist der Überweisungsbetrag einzugeben. | |
| Verwendungszweck | Hier kann der Verwendungszweck eingegeben werden. | |
| Fälligkeitsdatum | Hier können Sie das Fälligkeitsdatum erfassen. Ist ein Datum erfasst, erkennen Sie über entsprechende Ampelsymbole in der Übersicht auf einen Blick die Überweisungen, die in Kürze fällig sind. | |
| Ausführungsdatum | Keine Eingabe möglich. Bei ausgeführten Überweisungen wird das Ausführungsdatum angezeigt. | |
| Schaltflächen | Erläuterung | |
| Speichern | Mit Speichern speichern Sie den Zahlungsvorgang. Er ist damit in der Übersicht aufgelistet und kann sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt ausgeführt werden. | |
| Einzelüberweisung ausführen [ALT+E] | Über diese Schaltfläche starten Sie den Assistenten, der Sie durch die Anmeldung bei Ihrer Bank und die Überweisung des ausgewählten Zahlungsvorgangs. Ihre Eingaben zum Zahlungsvorgang werden dabei gespeichert. | |
| Sammelüberweisung ausführen [ALT+S] | Über diese Schaltflächen starten Sie eine Sammelüberweisung. Im Zuge des Überweisungsvorgangs können Sie aus den in der Übersicht angezeigten Zahlungsvorgängen, diejenigen Vorgänge auswählen, die in der Sammelüberweisung enthalten sein sollen. | |
| Neue Überweisung [ALT+N] | Klicken Sie auf Neue Überweisung, wenn Sie eine Überweisung ohne Beleg durchführen möchten. | |
| Löschen | Klicken Sie auf Löschen, um den ausgewählten Zahlungsvorgang unwiderruflich zu löschen. | |
| Duplizieren | Unterscheidet sich ein neu zu erfassender Zahlungsvorgang nur geringfügig von einem bereits vorhandenen Zahlungsvorgang, empfiehlt es sich, diesen Eintrag zu duplizieren. Wählen Sie den vorhandenen Zahlungsvorgang aus und bestätigen Sie mit Duplizieren [Alt+U]. | |
| Abbrechen | Über diese Schaltfläche können Sie die Erfassung bzw. Bearbeitung eines Zahlungsvorgangs abbrechen. | |
| Archivieren | Hierüber können Sie zu ausgeführten Zahlungen das Zahlungsprotokoll in der Firmenakte im Dokumentenmanagement archivieren. Dabei wird das Dokument nicht für die Buchstelle/Kanzlei freigegeben. Haben Sie das Zahlungsprotokoll bereits archiviert (z. B. bei der Überweisung), können Sie es über die Aktion Zahlungsprotokoll öffnen anzeigen. | |
Entsprechende Ampelsymbole weisen Sie in der Übersicht auf Überweisungen hin, die in Kürze fällig sind, sofern das Fälligkeitsdatum mit angegeben ist. Im Infobereich werden zu den Auftraggeberkonten die Kontostände angezeigt, die bei der letzten Aktualisierung im Assistenten abgerufen wurden. Möchten Sie die aktuellsten Kontostände sehen, rufen Sie bitte den Assistenten auf und führen eine Aktualisierung durch.
| Feld | Erläuterung | |
|---|---|---|
| Status | Über dieses Filterfeld unterscheiden Sie zwischen offenen Zahlungsvorgängen (Status Offen) und Überweisungen, die bereits ausgeführt wurden (Status Ausgeführt). | |
Fällig bis bzw. Ausgeführt ab | Bei offenen Zahlungsvorgängen können Sie die Anzeige auf Zahlungen eingrenzen, die in den nächsten 3 Tagen, den nächsten 7 Tagen oder erst später fällig sind. Möchten Sie auf einen anderen Fälligkeitszeitraum eingrenzen, ist dies über die Eingabe des Datums im nebengelagerten Feld möglich. Bei ausgeführten Zahlungen können Sie auf Zahlungen ab einem bestimmten Datum eingrenzen. | |
| Konto | Hier können Sie auf alle Zahlungsvorgänge eingrenzen, die von einem bestimmten Konto überwiesen wurden bzw. werden sollen. | |
| Belegbuch | Hier können Sie ein Belegbuch auswählen und so auf Zahlungsvorgänge eingrenzen, die aufgrund eines Belegs aus diesem Belegbuch aufgelistet sind.
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| Suche | Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, um die Übersichtstabelle zu durchsuchen. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten. |
Ja, über die Schaltfläche Sammelüberweisungen ausführen. In einem nächsten Schritt können Sie über Filter und eine Auswahlmöglichkeit festlegen, welche Zahlungsvorgänge in der Sammelüberweisung enthalten sein sollen. Löst Ihre Bank die Sammelüberweisungen im Kontauszug nicht in Einzelüberweisungen auf, können Sie das Zahlungsprotokoll zur Sammelüberweisung bei der Verknüpfung der Belege mit den Kontoumsätzen im Kontoumsatzassistenten als zusätzliche Informationsquelle heranziehen.
Ja, im Assistenten, der Sie durch die Zahlung führt, haben Sie an verschiedenen Stellen die Möglichkeit, sich die Angaben zur Überweisung anzeigen zu lassen.
Nein, Ihr Schabearbeiter in der Buchstelle hat keinen Zugriff auf die Zahlungsvorgänge. Archivierte Zahlungsprotokolle sind nicht für die Buchstelle freigegeben.
Nein, nach der Zahlung wird im Belegbuch der Aufgabenstatus des Belegs automatisch auf Abgeschlossen gesetzt.