In jeder Firma ist ein Eingangsbelegbuch und ein Ausgangsbelegbuch grundsätzlich vorhanden. Sie können die Standardbelegbücher nutzen oder weitere Belegbücher anlegen. Zum einzelnen Belegbuch hinterlegen Sie, wie Sie das Belegbuch nutzen möchten: rein zur Belegarchivierung, zur Dokumentenablage in einer selbst definierten Ablagestruktur oder als Posteingangs-/ausgangsbuch mit Verknüpfung zur Fristen- und Terminkontrolle. Zudem richten Sie hier die Kontoverbindung ein, die bei den Zahlungsvorgängen als Auftraggeberkonten benötigt werden.

Welche der angebotenen Möglichkeiten des Belegbuchs Sie nutzen möchten, legen Sie zum Belegbuch fest. Sie können dazu die bereits vorhandenen Standardbelegbücher für den Eingang bzw. Ausgang von Dokumenten entsprechend konfigurieren oder zusätzliche Belegbücher anlegen.

Je nach Nutzung des Belegbuchs sind mehr oder weniger Angaben vorzunehmen.

Nutzen Sie die Belegbücher..Vorzunehmende Angaben
..ausschließlich zur Belegarchivierung.Möchten Sie bei der Belegarchivierung den Rechnungsworkflowassistenen oder den Zahlungsassistenen nutzen, müssen Sie diese im Belegbuch aktivieren. Eine weitere Einrichtung sind nicht notwendig.
..für die Dokumentenablage in einer selbst definierten AblagestrukturBitte aktivieren Sie die Verwendung Einfacher Vorgansarten im Belegbuch und hinterlegen Sie entsprechende Vorgangsarten, die mit den gewünschten Ablageorten verknüpft sind. Eine weitere Einrichtung sind nicht notwendig.
..als Posteingangs-/ausgangsbuch mit Verbindung zur Fristen- und Terminkontrolle

Um das Belegbuch effektiv als Posteingangsbuch bzw. -ausgangsbuch zu nutzen, sind folgende Angaben zu pflegen:

BelegbuchAktivierung der Verwendung Erweiterter Vorgangsarten.
SachgebietÜber Sachgebiete können Sie Fristen und Termine gliedern. Eine Auswahl ist bereits hinterlegt. Zudem steuern Sie über die Sachgebiete den Ablageort der Dokumente.
Status VorgangsartDer Status Vorgangsart dient der Dokumentation des Bearbeitungsstandes. Es ist bereits eine Liste hinterlegt, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
VorgangsartEine umfangreiche Liste von Vorgansarten (Nummer 10 bis 999) ist bereits hinterlegt. Bitte erweitern Sie die Liste ggf. um Vorgangsarten, die Sie zusätzlich benötigen.
ZustellungsartZu Postein-/ausgängen können Sie die Zustellungsart hinterlegen. Eine Auswahl ist bereits vorgegeben.
ZuordnungBei der Zuordnung verknüpfen Sie ein Fristenbuch mit den Belegbüchern. So legen Sie fest, in welchem Fristenbuch Fristen und Termine ein-/ausgetragen werden, wenn Sie im Belegbuch Erweiterte Vorgangsarten verwenden.