Der Menüpunkt ist nur bei Betrieben (Firmen) sichtbar, bei denen die Bereitstellung von Kontoumsätzen über die Datendrehscheibe von der betreuenden Buchstelle in ADNOVA finance aktiviert wurde. Zudem müssen Sie das Recht zur Bearbeitung besitzen.
Es ist zu empfehlen, mit zwei Bildschirmen zu arbeiten und auf einem Bildschirm ADNOVA finance zu öffnen und auf dem anderen Bildschirm den Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ bzw. die aus ADNOVA+ ausgelagerte Belegvorschau anzuzeigen.
Recht zur Bearbeitung in ADNOVA+ erteilt
Die Berechtigungen bezüglich ADNOVA+ pflegt in der Regel der Systemverantwortliche in der Buchstelle sowohl für den Sachbearbeiter (interner Benutzer) als auch für den Mandanten (externer Benutzer). Für den Mandanten erteilen Sie das Recht indem Sie den Partner öffnen und im Berechtigungsmanagement - Benutzer (extern) im Abschnitt Berechtigung - Kontoumsatzassistent die Berechtigung Bearbeiten aktivieren. Für den Sachbearbeiter ist das Recht über die Partnergruppe zu erteilen. So legen Sie in einem Arbeitsschritt fest, dass der Sachbearbeiter bei allen Mandanten, die der Partnergruppe zugeordnet sind, auf den Kontoumsatzassistenten zugreifen kann. Öffnen Sie dazu in der Buchstelle das Berechtigungsmanagement - Benutzer (intern) und setzen Sie im Abschnitt Berechtigung - Partnergruppe die Berechtigung Kontoumsatzassistent Bearbeiten. Auch zum Benutzer (intern) existiert ein Abschnitt Berechtigung - Kontoumsatzassistent. In diesem Abschnitt ist das Recht zur Nutzung des Kontoumsatzassistenten für die Eigenbuchhaltung der Buchstelle zu erteilen. |
Nutzung des Kontoumsatzassistenten wurde in ADNOVA finance aktiviert
Bei der Nutzung des Kontoumsatzassistenten werden die Kontoumsätze im Hintergrund über die Datendrehscheibe abgerufen und ADNOVA+ zur Verfügung gestellt. Da die Datendrehscheibe in ADNOVA finance eingebunden ist, muss die Festlegung, dass die Daten an den Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ weitergegeben werden sollen, in ADNOVA finance erfolgen. Die Festlegung nimmt der betreuende Sachbearbeiter in der Buchstelle vor. Anleitung:
Wird dieser Betrieb bereits in ADNOVA+ geführt, d. h. er ist in der Partnerübersicht in ADNOVA+ für den Sachbearbeiter sichtbar, werden die bereitgestellten Kontoumsätze automatisch bei jedem Aufruf des Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ eingelesen. Ist der Betrieb noch nicht in ADNOVA+ vorhanden, muss er einmalig aus ADNOVA finance importiert werden. Lesen Sie dazu die Erläuterungen zur Minianwendung Betriebe importieren. |
Die Übergänge in der Arbeitsteilung zwischen Mandant und Buchstelle bei Verwendung des Kontoumsatzassistenten sind fließend. Die Aufteilung und die zeitliche Abfolge der einzelnen Schritte sollte daher im Vorfeld abgesprochen werden. Folgende Varianten der Zusammenarbeit sind häufiger vertreten:
Um mit dem Kontoumsatzassistenten zu arbeiten, öffnen Sie bitte zunächst in ADNOVA+ den Betrieb/die Firma (des Mandanten) und rufen im Betrieb den Menüpunkt Beleg und Kontoumsatz - Kontoumsatzassistent auf. Sobald Sie den Assistenten öffnen, werden alle bereitstehenden Kontoumsätze automatisch eingelesen und das Belegbuch nach passenden Belegen durchsucht. Das beste Ergebnis erhalten Sie, wenn Sie alle Belege zeitnah eingescannt haben und die Informationen zu den Belegen (insbesondere Vorgangsart, Vorgangsdatum, Betrag, Partner) nachbearbeitet und ggf. ergänzt wurden.
Falls Sie den Zahlungsassistenten nutzen, ist es von Vorteil beim Verwendungszweck die Rechnungsnummer anzugeben, um eine automatische Verknüpfung des Kontoumsatzes mit dem Beleg zu ermöglichen.
Ist der Menüpunkt nicht vorhanden, wurde die Nutzung des Kontoumsatzassistenten in ADNOVA finance noch nicht aktiviert oder Sie haben keine entsprechenden Rechte. Die Aktivierung der Nutzung ist von einem Sachbearbeiter der Buchstelle vorzunehmen, die Rechte kann der Systemverantwortliche in ADNOVA+ erweitern. |
Beim Aufruf erhalten Sie eine Übersicht über die Konten, zu denen Kontoumsätze eingelesen wurden, mit umfangreichen Informationen z. B. zur Anzahl der unbearbeiteten Kontoumsätze oder zum Datum der letzten Bearbeitung. Über die Schaltfläche Bearbeiten öffnen Sie die Anzeige der einzelnen Kontoumsätze und können die Verknüpfung mit dem Belegen vornehmen.
In einer Tabelle werden die einzelnen Kontoumsätze angezeigt und in der Belegvorschau rechts daneben die Belege, die bereits verknüpft wurden. Die Informationen zu den Kontoumsätzen können nicht verändert oder ergänzt werden.
Im Rahmen der Nachbearbeitung ist für jeden Kontoumsatz zu kontrollieren, ob der vorgeschlagene Beleg korrekt ist, bzw. der korrekte Beleg ist auszuwählen. Ob zum Kontoumsatz ein Beleg gefunden wurde, erkennen Sie an den Spalten Status (grünes Fragezeichen) und Anzahl Belege. Ist der in der Belegvorschau angezeigte Beleg korrekt, reicht zur Nachbearbeitung die Bestätigung der Verknüpfung über die Schaltfläche Speichern. Wird zum Kontoumsatz kein Beleg vorgeschlagen, öffnen Sie bitte über die Schaltfläche Beleg zuordnen die Übersicht zur Zuordnung der Belege. Dort werden Ihnen mögliche Belege zur Auswahl unterbreitet oder Sie können sich alle noch nicht zugeordneten Belege anzeigen lassen und den Beleg manuell zuordnen.
Soll der Beleg größer dargestellt werden, empfehlen wir Ihnen die Belegvorschau auszulagern - wenn vorhanden auf einen zweiten Bildschirm. Das Auslagern erfolgt über die Aktion Belegvorschau auslagern. |
| Kontoumsatz | Über dieses Filterfeld können Sie die Übersicht auf die Anzeige bestimmter Kontoumsätze einschränken. Vorgegeben ist die Eingrenzung auf die unbearbeiteten Belege. So können Sie diese direkt nachbearbeiten und die Verknüpfung mit den Belegen speichern. Folgende Filtermöglichkeiten stehen zur Verfügung: Zur Klärung, Gelöscht, Alle Kontoumsätze, Bearbeitet, Unbearbeitet, Unbearbeitet + Ohne Beleg, Ohne Beleg, Mit Beleg, Gebucht, Nicht gebucht, . Der Filter Unbearbeitet + ohne Beleg eignet sich besonders, um Kontoumsätze nachzubearbeiten, zu denen kein passender Beleg gefunden wurde. | |
| Bearbeitungsstand | Hier können Sie auf das Jahr filtern, in dem der Kontoumsatz erfolgte. | |
| Suche | Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, um die Übersichtstabelle zu durchsuchen. Es ist nicht notwendig zuvor festzulegen, in welcher Spalte der Übersicht gesucht werden soll. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten. | |
  | Über diese Symbole können Sie auf die Anzeige mit und ohne Detailinformationen zum Kontoumsatz umschalten. | |
| Tabelle | Erläuterung | |
|---|---|---|
In der Übersicht werden alle Kontoumsätze gemäß Filter dargestellt. Für die Nachbearbeitung empfiehlt sich die Nutzung der Filters Unbearbeitet. | ||
| Schaltflächen | Erläuterung | |
| Speichern | Passt der vorgeschlagene Beleg zum Kontoumsatz, können Sie die Verknüpfung über die Schaltfläche Speichern [Alt+S] speichern. Wird kein Beleg vorgeschlagen nutzen Sie bitte die Schaltfläche Beleg zuordnen [Alt+Z], um zur Auswahl der noch nicht zugeordneten Belege zu gelangen. | |
| Beleg zuordnen | Nutzen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie einen Beleg ändern möchten oder noch kein Beleg zugeordnet ist. Sie gelangen zur manuellen Belegzuordnung (s. u.) | |
| Löschen | Betätigen Sie die Schaltfläche Löschen [Alt+L], wird beim ausgewählten Kontoumsatz zum einen die Verknüpfung zum Beleg - wenn vorhanden - gelöscht und zum anderen der Kontoumsatz als gelöscht gekennzeichnet. Er ist nicht mehr zu berücksichtigen, z. B. weil der Kontoumsatz aus technischen Gründen doppelt vorhanden ist. Mit einem als gelöscht gekennzeichneten Kontoumsatz kann kein Beleg verknüpft werden.
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| Aktivieren | Über Aktivieren [Alt+A] können Sie einen als gelöscht gekennzeichneten Kontoumsatz wieder aktivieren. Er steht somit wieder für die Verknüpfung mit einem Beleg zur Verfügung. | |
 | Über die Schaltfläche Beleg [ALT+G] können Sie einen Beleg als "Gebucht" kennzeichnen. Es werden alle Belege gekennzeichnet, die diesem Kontoumsatz zugeordnet sind. Der Kontoumsatz wird auf Bearbeitet gesetzt. Im Belegbuch wird bei Aufruf eines so gekennzeichneten Belegs der Status Gebucht angezeigt. Klicken Sie die Schaltfläche erneut, wird die Kennzeichnung Gebucht bei allen diesem Kontoumsatz zugeordneten Belegen wieder aufgehoben.
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Infobereich | Im Infobereich rechts werden Ihnen neben einer möglichen Aktion zum ausgewählten Beleg weitere Informationen angezeigt. |
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| Aktion | Hier können Sie über die Aktion Belegvorschau auslagern die Anzeige der Belege auslagern, z. B. auf einen zweiten Bildschirm. |
| Ausgewählte Belege | Hier werden grundlegende Angaben zum ausgewählten Beleg angezeigt. |
| Kommentar | Hier können Sie einen Kommentar eingeben. Zudem kann ein Kennzeichen Zur Klärung gesetzt eingeben, z. B. wenn zu diesem Kontoumsatz noch ein Beleg fehlt oder eine Rechnung fehlerhaft ausgestellt wurde. Beim nächsten Aufruf des Kontoumsatzassistenten ist so schnell zu erkennen, bei welchen Kontoumsätzen noch Handlungsbedarf besteht. Über den Filter zum Kontoumsatz können Sie auf alle Belege mit dem Kennzeichen eingrenzen. |
| Belegvorschau | Hier sehen Sie den ausgewählten Beleg in der Vorschau. |
Die manuelle Belegzuordnung ist notwendig, wenn der zum Kontoumsatz vorgeschlagene Beleg nicht korrekt ist oder kein passender Beleg automatisch ermittelt werden konnte. Die Belegzuordnung öffnen Sie über die Schaltfläche Beleg zuordnen aus der Übersicht über die Kontoumsätze heraus. Da bei der automatischen Zuordnung nur Kontoumsätze berücksichtigt, die noch nicht bearbeitet wurden, ist eine manuelle Zuordnung auch dann notwendig, wenn zu einem bereits bearbeiteten Kontoumsatz z. B. ein zweiter Beleg zugeordnet werden soll.
Im oberen Bereich der Belegzuordnung können Sie sich Belegvorschläge für den ausgewählten Kontoumsatz oder auch alle noch nicht zugeordneten Belege anzeigen lassen und so den passenden Beleg finden und auswählen. Unten werden die Informationen zum Kontoumsatz dargestellt und - sobald ein Beleg ausgewählt ist - die Informationen zum Beleg. Anhand eines Ampelsystems erkennen Sie auf einen Blick, ob die grundlegenden Daten übereinstimmen. Mit Speichern + Schließen verknüpfen Sie den Beleg mit dem Kontoumsatz und kehren zur Übersicht über die Kontoumsätze zurück. Mit Speichern + Nächster verknüpfen Sie den Beleg mit dem Kontoumsatz und gelangen zum nächsten Kontoumsatz, der in der Übersicht (vorheriger Bildschirm) aufgelistet ist. Dabei werden die dort gesetzten Filter berücksichtigt. Sie können z. B. die Übersicht auf alle unbearbeiteten Kontoumsätze ohne Beleg eingrenzen und durchlaufen bei der manuellen Zuordnung der Belege dann nur diese Kontoumsätze.
| Auswahl Belege | ||
|---|---|---|
| Beleg | Über dieses Filterfeld können Sie die Übersicht auf die Anzeige bestimmter Belege einschränken. Die Eingrenzung Vorschläge ist dabei besonders hilfreich. Ist der richtige Beleg in den Vorschlägen nicht enthalten, können Sie den Filter entsprechend erweitern, z. B. auf alle Belege, die noch keinem Kontoumsatz zugeordnet wurden. Die Verknüpfung eines Kontoumsatzes mit mehreren Belegen z. B. bei Sammelüberweisungen ist möglich. Zudem kann ein Beleg auch mit mehreren Kontoumsätzen verknüpft werden, z. B. bei Dauerbelegen wie die Jahresabrechnung für Strom, Grundsteuer oder Abwassergebühren.
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| Vorgangsart | Über dieses Filterfeld können Sie die Belege auf bestimmte Vorgangsarten eingrenzen. Voreingestellt sind die Vorgangsarten Rechnung, Gutschrift und Sonstiges. Haben Sie weitere Vorgangsarten ausgewählt, bleibt die Auswahl erhalten, wenn Sie die Zuordnung mit Speichern + Nächster abschließen. | |
 | Über die Erweiterte Suche Schließen Sie die Zuordnung mit Speichern + Nächster ab, bleiben die Angaben im Abschnitt Abweichung vom Kontoumsatz erhalten. | |
Suche  | Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, um die Übersichtstabelle zu durchsuchen. Es ist nicht notwendig zuvor festzulegen, in welcher Spalte der Übersicht gesucht werden soll. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten. | |
| Kontoumsatz und Aktueller Beleg | ||
In diesem Bereich werden die Kontoumsatzinformationen den Informationen des Belegs gegenübergestellt. Über ein Ampelsystem können Sie auf einen Blick erkennen, ob die Informationen übereinstimmen (grün) oder im Rahmen gewisser Grenzen liegen (gelb). | ||
| Erläuterung | ||
| Speichern + Schließen | Mit Speichern + Schließen verknüpfen Sie den ausgewählten Beleg mit dem Kontoumsatz und kehren zur Übersicht über die Kontoumsätze zurück. | |
| Speichern + Nächster | Mit Speichern + Nächster verknüpfen Sie den Beleg mit dem Kontoumsatz und gelangen zum nächsten Kontoumsatz, der in der Übersicht enthalten ist. | |
| Über die Schaltfläche Beleg [ALT+G] können Sie einen Beleg als "Gebucht" kennzeichnen. Es werden alle Belege gekennzeichnet, die diesem Kontoumsatz zugeordnet sind. Im Belegbuch wird bei Aufruf eines so gekennzeichneten Belegs der Status Gebucht angezeigt. Klicken Sie die Schaltfläche erneut an, wird die Kennzeichnung Gebucht bei allen diesem Kontoumsatz zugeordneten Belegen wieder aufgehoben. Über den Filter zum Kontoumsatz können Sie auf alle Belege mit dem Kennzeichen Gebucht eingrenzen. | |
Nein, müssen Sie nicht. Aber Sie sollten es tun, damit zu einer größeren Zahl von Kontoumsätzen die richtigen Belege automatisch zugeordnet werden und Sie nur wenig Belege manuell zuordnen müssen.
Hintergrund:
Zu jedem Kontoumsatz wird im Belegbuch nach dem passenden Beleg gesucht, wobei die Informationen zum Beleg zugrunde gelegt werden. Haben Sie nun die Belege im Belegbuch noch nicht nachbearbeitet, sind weniger oder auch unvollständige Informationen zum Beleg hinterlegt. Somit werden im Kontoumsatzassistenten bei einer geringeren Anzahl von Kontoumsätzen die richtigen Belege gefunden. Je umfangreicher die Informationen zu den Belegen, desto weniger Arbeit haben Sie bei der Nachbearbeitung im Kontoumsatzassistenten.
Bei der automatischen Zuordnung der Belege zum Kontoumsatz wird auf die zum Beleg hinterlegten Informationen zugegriffen, d. h. auf die Angaben, die im Belegbuch enthalten sind.
Je besser die Informationen zu den Belegen auf die Kontoumsatzinformationen abgestimmt sind, desto weniger Arbeit haben Sie bei der Nachbearbeitung im Kontoumsatzassistenten. |
Bitte berücksichtigen Sie Folgendes bezügl. des Belegbuchs bzw. bei der Erfassung von Überweisungen in Ihrem Banking-Programm, um ein besseres Zuordnungsergebnis zu ermöglichen:
| richtige Vorgangsart auswählen (Rechnung/Gutschrift/Mahnung) | Bei der automatischen Zuordnung der Belege zum Kontoumsatz werden alle Belege herangezogen, die im Belegbuch mit den Vorgangsarten Rechnung, Gutschrift oder Mahnung versehen sind und die nicht bar, sondern z. B. per Zahlungsart Lastschrift oder PayPal bezahlt wurden. Ist auf einer eingehenden Rechnung ein positiver Rechnungsbetrag vorhanden, sodass sich eine positive Zahlung auf dem Konto ergibt, empfiehlt es sich die Vorgangsart Gutschrift zu verwenden, um beim Betrag eine Übereinstimmung mit dem Kontoumsatz zu erreichen. Rechnungen, zu denen die Zahlungsart "Bar" angegeben wurde, werden im Kontoumsatzassistenten nicht berücksichtigt, da damit kein Kontoumsatz verbunden ist. |
| Partnerbezeichnung mit Empfänger/Auftraggeber identisch halten | Die im Beleg angegebene Partnerbezeichnung sollte möglichst mit dem Empfänger/Auftraggeber des Kontoumsatzes identisch sein bzw. im Empfänger/Auftraggeber enthalten sein. Verwenden Sie ggf. eher eine kürzere Partnerbezeichnung, die Teil des Empfängers/Auftraggebers ist. Bei einer abweichenden Partnerbezeichnung wird das Zuordnungsergebnis positiv beeinflusst, wenn im Beleg und im Kontoumsatz entweder die gleiche IBAN vorhanden ist (Zahlungsart muss auf Überweisung stehen, um die IBAN zu erfassen) oder Sie bereits bei Erfassung der Überweisung in Ihrem Banking-Programm die Kundennummer im Verwendungszweck hinterlegen (Hinweis: der Begriff „Kundennummer“ muss dabei vor der eigentlichen Nummer stehen). |
| zeitnahe Überweisung/zeitnaher Zahlungseingang (Vorgangsdatum) | Weicht das Buchungsdatum des Kontoumsatzes weniger als 15 Tage vom Rechnungsstellungsdatum (Vorgangsdatum im Belegbuch) ab, kann eine bessere automatische Zuordnung erreicht werden. Wurde eine Rechnung mehr als einen Monat später bezahlt, ist eine Zuordnung nur möglich, wenn Betrag, Partnerbezeichnung und Verwendungszweck übereinstimmen. |
| Betrag identisch | Das Zuordnungsergebnis ist besser, wenn der Rechnungsbetrag nicht mehr als 5 % vom Betrag des Kontoumsatzes abweicht. Damit beeinflusst Skonto die automatische Belegzuordnung i. d. R. nicht, Teilzahlungen können jedoch nicht automatisch zugeordnet werden. Grundsätzlich ist darauf zu achten, dass Eingangsrechnungen in das Eingangsbelegbuch und Ausgangsrechnungen in das Ausgangsbelegbuch importiert werden, damit das Vorzeichen der Einnahmen und Ausgaben entsprechend berücksichtigt wird. |
| Verwendungszweck | Nutzen Sie nicht den Zahlungsassistenten, ist es für die automatische Belegzuordnung von Vorteil, wenn Sie beim Erfassen der Überweisung in Ihrem Banking-Programm die Rechnungsnummer bzw. Belegnummer im Verwendungszweck hinterlegen. Dabei muss der (abgekürzte) Begriff „Rechnungsnummer“ bzw. „Belegnummer“ vor der eigentlichen Nummer stehen. Auch wenn die Rechnungsnummer im Belegbuch nicht zum Beleg selbst erfasst wird, aber im Volltext des Beleges steht, kann dies die Zuordnungsquote verbessern. |
Folgendes ist für die automatische Zuordnung außerdem zu beachten:
| Alter der Belege und Kontoumsätze | Es werden nur Belege und Kontoumsätze berücksichtigt, die nicht älter als zwei Jahre sind. |
| Bearbeitungsstatus der Belege | Ob ein Beleg im Belegbuch bereits festgeschrieben ist oder nicht, ist für die Zuordnung unerheblich. |
| nur unbearbeitete Kontoumsätze werden berücksichtigt | Bei der automatischen Zuordnung werden nur Kontoumsätze berücksichtigt, die noch nicht bearbeitet wurden. Daher ist eine immer manuelle Zuordnung notwendig, wenn zu einem bereits bearbeiteten Kontoumsatz ein zweiter Beleg zugeordnet werden soll. |
| Zahlungsart bar wird nicht berücksichtigt | Bar bezahlte Rechnungen tauchen nicht als Kontoumsatz auf und werden daher von vorne herein bei der automatischen Zuordnung nicht berücksichtigt. |
| Scanqualität für die Ermittlung der Daten im Volltext entscheidend | Liegen Abweichungen vor, wird zusätzlich immer der Volltext des Beleges durchsucht. Auch wenn bspw. die IBAN nicht beim Beleg gepflegt ist und die Partnerbezeichnung vollständig abweicht, kann eine Übereinstimmung der IBAN im Volltext des Beleges mit der des Kontoumsatzes zu einer Zuordnung führen. |
Ja, Sie können bei der manuellen Belegzuordnung mehr als einen Beleg auswählen. In der Belegvorschau können Sie in diesem Fall die einzelnen Belege durchblättern.
Ja, Sie können bei der manuellen Belegzuordnung auch Belege auswählen, die bereits einem Beleg zugeordnet sind. Diese Belege werden angezeigt, wenn Sie das Filterfeld Zugeordnet wählen.
Bei der Suche nach dem passenden Beleg unterstützt Sie die Erweiterte Suche. Bitte wählen Sie im Filterfeld Beleg den passenden Filter, i. d. R. Nicht zugeordnet, und starten Sie die Erweiterte Suche.
Sobald Sie eine Buchung in den Umsatzbuchungen aufrufen, mit der ein Beleg verknüpft ist, wird dieser Beleg in der Belegvorschau von ADNOVA+ angezeigt. Natürlich muss ADNOVA+ dafür geöffnet sein.
In beiden Fällen wird die Verknüpfung zwischen Beleg und Kontoumsatz aufgehoben. Der Kontoumsatz wird im Kontoumsatzassistenten als bearbeitet angezeigt, allerdings ohne Beleg.
Die Verknüpfung zu einem Kontoumsatz wird auch aufgehoben, wenn Sie im Belegbuch einen Beleg heften und entheften! |