In den Firmeneinstellungen zum Belegbuch können Sie weitere Belegbücher anlegen und hinterlegen Sie, wie Sie das Belegbuch nutzen möchten: rein zur Belegarchivierung, zur Dokumentenablage in einer selbst definierten Ablagestruktur oder als Posteings-/ausgangsbuch mit Verknüpfung zur Fristen- und Terminkontrolle. Je nach Nutzungsumfang sind weitere Firmeneinstellungen ab.

Zu welchen der hier aufgeführten Firmeneinstellungen Sie Angaben vornehmen müssen, hängt maßgeblich davon am, welche der angebotenen Möglichkeiten des Belegbuchs Sie nutzen. Dies legen Sie zum Belegbuch fest. Sie können dazu die bereits vorhandenen Standardbelegbücher für den Eingang bzw. Ausgang von Dokumenten entsprechend konfigurieren oder zusätzliche Belegbücher anlegen.

NutzungVorzunehmende Angaben
..ausschließlich zur Belegarchivierung.Möchten Sie bei der Belegarchivierung den Rechnungsworkflowassistenen oder den Zahlungsassistenen nutzen, müssen Sie diese im Belegbuch aktivieren. Sonstige Einstellungen sind nicht notwendig.
..für die Dokumentenablage in einer selbst definierten AblagestrukturBitte aktivieren Sie die Verwendung Einfacher Vorgansarten im Belegbuch und hinterlegen Sie entsprechende Vorgangsarten, die mit den gewünschten Ablageorten verknüpft sind. Weitere Einstellungen sind nicht notwendig.
..als Posteingangs-/ausgangsbuch

Um das Belegbuch effektiv als Posteingangsbuch bzw. -ausgangsbuch zu nutzen, sind folgende Angaben zu pflegen:

BelegbuchAktivierung der Verwendung Erweiterter Vorgangsarten.
SachgebietÜber Sachgebiete können Sie Fristen und Termine gliedern. Eine Auswahl ist bereits hinterlegt.
Status VorgangsartDer Status Vorgangsart dient der dokumentation des Bearbeitungsstandes. Es ist bereits eine Liste hinterlegt, die Sie auf Ihre Bedürfnisse anpassen können.
VorgangsartEine umfangreiche Liste von Vorgansarten ist bereits hinterlegt. Bitte erweitern Sie die LIste ggf. um Vorgangsarten, die Sie zusätzlich benötigen.
ZustellungsartZu Postein-/ausgängen können Sie die Zustellungsart hinterlegen. Eine Auswahl ist bereits vorgegeben.
ZuordnungBei der Zuordnung verknüpfen Sie ein Fristenbuch mit den Belegbüchern. So legen Sie fest, in welchem Fristenbuch Fristen und Termine ein-/ausgetragen werden, wenn Sie im Belegbuch Erweiterte Vorgangsarten verwenden.