Im Kontoumsatzassistenten verknüpfen Sie Ihre im Belegbuch vorhandenen Belege mit den Kontoumsätzen, die Ihre Bank bereitstellt (Kontoauszug). Nach dem Einlesen der Kontoumsätze wird das Belegbuch automatisch nach passenden Belegen durchsucht und eine Verknüpfung vorgeschlagen. Ist eine Verknüpfung zwischen Beleg und Kontoumsatz gespeichert, wird bei der Verbuchung der Kontoumsätze über den Kontierassistenten in ADNOVA finance der jeweilige Beleg in ADNOVA+ angezeigt. Somit müssen Sie bei der Nachbearbeitung der Buchungen im Kontierassistenten keine Papierbelege mehr hinzuziehen bzw. den Beleg im Dokumentenmanagement von ADNOVA+ suchen. 

Der Menüpunkt ist nur bei Betrieben (Firmen) sichtbar, bei denen die Bereitstellung von Kontoumsätzen über die Datendrehscheibe von der betreuenden Buchstelle in ADNOVA finance aktiviert wurde. Zudem müssen Sie das Recht zur Bearbeitung besitzen.

Es ist zu empfehlen, mit zwei Bildschirmen zu arbeiten und auf einem Bildschirm ADNOVA finance zu öffnen und auf dem anderen Bildschirm den Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ bzw. die aus ADNOVA+ ausgelagerte Belegvorschau anzuzeigen.

Einleitung

Wer kann den Kontoumsatzassistenten nutzen?

• Mandanten einer Buchstelle, die bereits mit dem Kontierassistenten in ADNOVA finance Profiline oder Combiline arbeiten und ADNOVA+ zur Belegablage einsetzen
• Mandanten, die ADNOVA+ zur Belegablage einsetzen und bei denen die betreuende Buchstelle in ADNOVA finance mit dem Kontierassistenten arbeitet
• Unternehmer, die ADNOVA+ zur Belegablage einsetzen und den Kontierassistenten in ADNOVA finance Profiline nutzen

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein und wie wird der Kontoumsatzassistent aktiviert?

• Verwendung des Belegbuchs in ADNOVA+ für die Belegablage

• Recht zur Bearbeitung in ADNOVA+ erteilt 

  Die Berechtigungen bezüglich ADNOVA+ pflegt in der Regel der Systemverantwortliche in der Buchstelle sowohl für den Sachbearbeiter (interner Benutzer) als auch für den Mandanten (externer Benutzer). Für den Mandanten erteilen Sie das Recht indem Sie den Partner öffnen und im Berechtigungsmanagement - Benutzer (extern) im Abschnitt Berechtigung - Kontoumsatzassistent die Berechtigung Bearbeiten aktivieren. Für den Sachbearbeiter ist das Recht über die Partnergruppe zu erteilen. So legen Sie in einem Arbeitsschritt fest, dass der Sachbearbeiter bei allen Mandanten, die der Partnergruppe zugeordnet sind, auf den Kontoumsatzassistenten zugreifen kann. Öffnen Sie dazu in der Buchstelle das Berechtigungsmanagement - Benutzer (intern) und setzen Sie im Abschnitt Berechtigung - Partnergruppe die Berechtigung Kontoumsatzassistent Bearbeiten. Auch zum Benutzer (intern) existiert ein Abschnitt Berechtigung - Kontoumsatzassistent. In diesem Abschnitt ist das Recht zur Nutzung des Kontoumsatzassistenten für die Eigenbuchhaltung der Buchstelle zu erteilen.

• Teilnahme am Verfahren der Datendrehscheibe in ADNOVA finance, d. h. ein Abruf der Kontoumsätze von den Banken erfolgt bereits

• Nutzung des Kontoumsatzassistenten wurde in ADNOVA finance aktiviert 

  Bei der Nutzung des Kontoumsatzassistenten werden die Kontoumsätze im Hintergrund über die Datendrehscheibe abgerufen und ADNOVA+ zur Verfügung gestellt. Da die Datendrehscheibe in ADNOVA finance eingebunden ist, muss die Festlegung, dass die Daten an den Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ weitergegeben werden sollen, in ADNOVA finance erfolgen. Die Festlegung nimmt der betreuende Sachbearbeiter in der Buchstelle vor. Anleitung: Rufen Sie in ADNOVA finance Masterline den Betrieb auf, für den der Kontoumsatzassistent aktiviert werden soll. Öffnen Sie den Menüpunkt Erstaufnahme - Konto-/HI-Tier-Verbindungen Wählen Sie die Kontenart Bankkonten Wählen Sie das Konto aus, zu dem Kontoumsätze an ADNOVA+ übergeben werden sollen. Voraussetzung ist, dass das Konto bereits am Verfahren der Datendrehscheibe teilnimmt. Ist dies nicht der Fall, so richten Sie die Teilnahme bitte zunächst wie im Handbuch zu ADNOVA finance beschrieben ein. Ändern Sie den Eintrag Keine Bereitstellung für ADNOVA+ auf die Auswahl Bereitstellung für ADNOVA+. Legen Sie fest, ab wann Kontoumsätze für ADNOVA+ bereitgestellt werden sollen. Das früheste Teilnahmedatum ist er 01.01.2016. Wiederholen Sie die Aktivierung für alle Konten, die im Kontoumsatzassistenten bearbeitet werden sollen. Wird dieser Betrieb bereits in ADNOVA+ geführt, d. h. er ist in der Partnerübersicht in ADNOVA+ für den Sachbearbeiter sichtbar, werden die bereitgestellten Kontoumsätze automatisch beim jedem Aufruf des Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ eingelesen. Ist der Betrieb noch nicht in ADNOVA+ vorhanden, muss er einmalig aus ADNOVA finance importiert werden. Lesen Sie dazu die Erläuterungen zur Minianwendung Betriebe importieren.

Wie erfolgt die Zusammenarbeit zwischen Buchstelle und Mandant?

Die Übergänge in der Arbeitsteilung zwischen Mandant und Buchstelle bei Verwendung des Kontoumsatzassistenten sind fließend. Die Aufteilung und die zeitliche Abfolge der einzelnen Schritte sollte daher im Vorfeld abgesprochen werden. Folgende Varianten der Zusammenarbeit sind häufiger vertreten:

1. Der Mandant füllt das Belegbuch mit den für die Buchhaltung relevanten Belegen und bearbeitet diese nach. In der Buchstelle erfolgt die Verknüpfung der Belege mit den Kontoumsätzen parallel zur Nachbearbeitung der Buchungen im Kontierassistenten. Bei dieser Variante ist es nicht notwendig, dass der Mandant Zugriff auf ANOVA finance hat. Der Sachbearbeiter arbeitet gleichzeitig im Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ und im Kontierassistenten in ADNOVA finance.
2. Über die Belegablage hinaus führt der Mandant die Verknüpfung der Belege mit den Kontoumsätzen durch. Auch bei dieser Variante benötigt der Mandant kein ADNOVA finance. In der Buchstelle bearbeitet der Sachbearbeiter die Buchungen im Kontierassistenten nach und hat dabei die Belegvorschau des Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ geöffnet. Sofern mit der auf einem Kontoumsatz beruhenden Buchung, die im Kontierassistenten gerade bearbeitet wird, ein Beleg verknüpft ist, wird dieser in ADNOVA+ automatisch angezeigt.
3. Mandanten, die die laufende Buchführung über den Kontierassistenten eigenständig verbuchen, können dies selbstverständlich mit dem Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ verbinden. In diesem Fall benötigen Sie sowohl ADNOVA+ als auch ADNOVA finance Profiline oder Combiline. Bearbeitet der Sachbearbeiter Buchungen, mit denen ein Beleg verknüpft ist, in ADNOVA finance in den Umsatzbuchungen nach, wird dieser Beleg in ADNOVA+ angezeigt.

Arbeiten mit dem Kontoumsatzassistenten

Um mit dem Kontoumsatzassistenten zu arbeiten, öffnen Sie bitte zunächst in ADNOVA+ den Betrieb/die Firma (des Mandanten) und rufen im Betrieb den Menüpunkt Belegassistent - Kontoumsatzassistent auf. Sobald Sie den Assistenten öffnen, werden alle bereitstehenden Kontoumsätze automatisch eingelesen und das Belegbuch nach passenden Belegen durchsucht. Das beste Ergebnis erhalten Sie, wenn Sie alle Belege zeitnah eingescannt haben und die Informationen zu den Belegen (insbesondere Vorgangsart, Vorgangsdatum, Betrag, Partner) nachbearbeitet und ggf. ergänzt wurden. 

Falls Sie den Zahlungsassistenten nutzen, ist es von Vorteil beim Verwendungszweck die Rechnungsnummer anzugeben, um eine automatische Verknüpfung des Kontoumsatzes mit dem Beleg zu ermöglichen.

Beim Aufruf erhalten Sie eine Übersicht über die Konten, zu denen Kontoumsätze eingelesen wurden, mit umfangreichen Informationen z. B. zur Anzahl der unbearbeiteten Kontoumsätze oder zum Datum der letzten Bearbeitung. Über die Schaltfläche Bearbeiten öffnen Sie die Anzeige der einzelnen Kontoumsätze und können die Verknüpfung mit dem Belegen vornehmen.

In einer Tabelle werden die einzelnen Kontoumsätze angezeigt und in der Belegvorschau rechts daneben die Belege, die bereits verknüpft wurden. Die Informationen zu den Kontoumsätzen können nicht verändert oder ergänzt werden.

Verknüpfung zu den Belegen kontrollieren/erstellen

Im Rahmen der Nachbearbeitung ist für jeden Kontoumsatz zu kontrollieren, ob der vorgeschlagene Beleg korrekt ist, bzw. der korrekte Beleg ist auszuwählen. Ob zum Kontoumsatz ein Beleg gefunden wurde, erkennen Sie an den Spalten Status (grünes Fragezeichten) Anzahl Belege. Ist der in der Belegvorschau angezeigte Beleg korrekt, reicht zur Nachbearbeitung die Bestätigung der Verknüpfung über die Schaltfläche Speichern. Wird zum Kontoumsatz kein Beleg vorgeschlagen, öffnen Sie bitte über die Schaltfläche Beleg ändern die Übersicht zur Zuordnung der Belege. Dort werden Ihnen mögliche Belege zur Auswahl unterbreitet oder Sie können sich alle noch nicht zugeordneten Belege anzeigen lassen und den Beleg manuell zuordnen.

Kontoumsatz	Über dieses Filterfeld können Sie die Übersicht auf die Anzeige bestimmter Kontoumsätze einschränken. Vorgegeben ist die Eingrenzung auf die unbearbeiteten Belege. So können Sie diese direkt nachbearbeiten und die Verknüpfung mit den Belegen speichern. Folgende Filtermöglichkeiten stehen zur Verfügung: Bearbeitet, Unbearbeitet, Unbearbeitet + Ohne Beleg, Ohne Beleg, Mit Beleg, Gelöscht, Zur Klärung. Ist das Filterfeld leer werden alle Kontoumsätze angezeigt. Der Filter Unbearbeitet + ohne Beleg eignet sich besonders, um Kontoumsätze nachzubearbeiten, zu denen kein passender Beleg gefunden wurde.
Bearbeitungsstand	Hier können Sie auf das Jahr filtern, in dem der Kontoumsatz erfolgte.
Suche	Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, um die Übersichtstabelle zu durchsuchen. Es ist nicht notwendig zuvor festzulegen, in welcher Spalte der Übersicht gesucht werden soll. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten.
	Über diese Symbole können Sie auf die Anzeige mit und ohne Detailinformationen zum Kontoumsatz umschalten.
Tabelle	Erläuterung
In der Übersicht werden alle Kontoumsätze gemäß Filter dargestellt. Für die Nachbearbeitung empfiehlt sich die Nutzung der Filters Unbearbeitet.
Schaltflächen	Erläuterung
Speichern	Passt der vorgeschlagene Beleg zum Kontoumsatz, können Sie die Verknüpfung über die Schaltfläche Speichern [Alt+S] speichern. Wird kein Beleg vorgeschlagen nutzen Sie bitte die Schaltfläche Beleg ändern [Alt+N], um zur Auswahl der noch nicht zugeordneten Belege zu gelangen.
Beleg ändern	Nutzen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie einen Beleg ändern möchten oder noch kein Beleg zugeordnet ist. Sie gelangen zur manuellen Belegzuordnung (s. u.)
Löschen	Betätigen Sie die Schaltfläche Löschen [Alt+L], wird beim ausgewählten Kontoumsatz zum einen die Verknüpfung zum Beleg - wenn vorhanden - gelöscht und zum anderen der Kontoumsatz als gelöscht gekennzeichnet. Er ist nicht mehr zu berücksichtigen, z. B. weil der Kontoumsatz aus technischen Gründen doppelt vorhanden ist. Mit einem als gelöscht gekennzeichneten Kontoumsatz kann kein Beleg verknüpft werden. Bitte nutzen Sie die Schaltfläche Löschen nicht, um eine falsche Verknüpfung zu korrigieren. Dafür ist die Schaltfläche Beleg ändern zu verwenden und direkt der richtige Beleg zuzuordnen ohne zuvor die Verknüpfung zum falschen Beleg zu löschen.
Aktivieren	Über Aktivieren [Alt+A] können Sie einen als gelöscht gekennzeichneten Kontoumsatz wieder aktivieren. Er steht somit wieder für die Verknüpfung mit einem Beleg zur Verfügung.
Beleg	Über die Schaltfläche Beleg [ALT+G] können Sie einen Kontoumsatz als "Gebucht" kennzeichnen. Es werden alle Belege gekennzeichnet, die diesem Kontoumsatz zugeordnet sind. Gleichzeitig wird der Kontoumsatz samt Zuordnung gespeichert und der nächste Kontoumsatz für die Bearbeitung aufgerufen. Diese Schaltfläche dient der zügigen Bearbeitung der Kontoumsätze. Im Belegbuch wird bei Aufruf eines so gekennzeichneten Belegs der Status Gebucht angezeigt. Klicken Sie die Schaltfläche erneut, wird die Kennzeichnung Gebucht bei allen diesem Kontoumsatz zugeordneten Belegen wieder aufgehoben.

Manuelle Belegzuordnung über Beleg ändern

Die manuelle Belegzuordnung ist notwendig, wenn der zum Kontoumsatz vorgeschlagene Beleg nicht korrekt ist oder kein passender Beleg ermittelt werden konnte. Die Belegzuordnung öffnen Sie über die Schaltfläche Beleg ändern aus der Übersicht über die Kontoumsätze heraus. 

Im oberen Bereich der Belegzuordnung können Sie sich Belegvorschläge für den ausgewählten Kontoumsatz oder auch alle noch nicht zugeordneten Belege anzeigen lassen und so den passenden Beleg finden und auswählen. Unten werden die Informationen zum Kontoumsatz dargestellt und - sobald ein Beleg ausgewählt ist - die Informationen zum Beleg. Anhand eines Ampelsystems erkennen Sie auf einen Blick, ob die grundlegenden Daten übereinstimmen. Mit Speichern + Schließen verknüpfen Sie den Beleg mit dem Kontoumsatz und kehren zur Übersicht über die Kontoumsätze zurück. Mit Speichern + Nächster verknüpfen Sie den Beleg mit dem Kontoumsatz und gelangen zum nächsten Kontoumsatz, der in der Übersicht (vorheriger Bildschirm) aufgelistet ist. Dabei werden die dort gesetzten Filter berücksichtigt. Sie können z. B. die Übersicht auf alle unbearbeiteten Kontoumsätze ohne Beleg eingrenzen und durchlaufen bei der manuellen Zuordnung der Belege dann nur diese Kontoumsätze.

Auswahl Belege
Beleg	Über dieses Filterfeld können Sie die Übersicht auf die Anzeige bestimmter Belege einschränken. Die Eingrenzung Vorschläge ist dabei besonders hilfreich. Ist der richtige Beleg in den Vorschlägen nicht enthalten können Sie den Filter entsprechend erweitern, z. B. auf alle Belege, die noch keinem Kontoumsatz zugeordnet wurden. Die Verknüpfung eines Kontoumsatzes mit mehreren Belegen z. B. bei Sammelüberweisungen ist möglich. Zudem kann ein Beleg auch mit mehreren Kontoumsätzen verknüpft werden, z. B. bei Dauerbelegen wie die Jahresabrechnung für Strom, Grundsteuer oder Abwassergebühren.
Vorgangsart	Über dieses Filterfeld können Sie die Belege auf bestimmte Vorgangsarten eingrenzen.
Erweiterte Suche	Über die Erweiterte Suche  kann anhand zusätzlicher Suchkriterien gefiltert werden, die nicht in der Übersichtstabelle enthalten sind.
Suche	Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, um die Übersichtstabelle zu durchsuchen. Es ist nicht notwendig zuvor festzulegen, in welcher Spalte der Übersicht gesucht werden soll. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten.
Kontoumsatz und Aktueller Beleg
In diesem Bereich werden die Kontoumsatzinformationen den Informationen des Belegs gegenübergestellt. Über ein Ampelsystem können Sie auf einen Blick erkennen, ob die Informationen übereinstimmen (grün) oder im Rahmen gewisser Grenzen liegen (gelb).
	Erläuterung
Speichern + Schließen	Mit Speichern + Schließen verknüpfen Sie den ausgewählten Beleg mit dem Kontoumsatz und kehren zur Übersicht über die Kontoumsätze zurück.
Speichern + Nächster	Mit Speichern + Nächster verknüpfen Sie den Beleg mit dem Kontoumsatz und gelangen zum nächsten Kontoumsatz, der in der Übersicht enthalten ist.
Beleg	Über die Schaltfläche Beleg [ALT+G] können Sie einen Kontoumsatz als "Gebucht" kennzeichnen. Es werden alle Belege gekennzeichnet, die diesem Kontoumsatz zugeordnet sind. Gleichzeitig wird der Kontoumsatz samt Zuordnung gespeichert und der nächste Kontoumsatz für die Bearbeitung aufgerufen. Diese Schaltfläche dient der zügigen Bearbeitung der Kontoumsätze. Im Belegbuch wird bei Aufruf eines so gekennzeichneten Belegs der Status Gebucht angezeigt. Klicken Sie die Schaltfläche erneut, wird die Kennzeichnung Gebucht bei allen diesem Kontoumsatz zugeordneten Belegen wieder aufgehoben.

Häufige Fragen

Muss ich die Belege im Belegbuch nachbearbeiten, bevor ich sie im Kontoumsatzassistenten zuordnen kann?

Nein, müssen Sie nicht. Aber Sie sollten es tun, damit zu einer größeren Zahl von Kontoumsätzen die richtigen Belege gefunden werden und Sie die Verknüpfungen mit minimalem Aufwand erstellen können.

Hintergrund:
Zu jedem Kontoumsatz wird im Belegbuch nach dem passenden Beleg gesucht, wobei die Informationen zum Beleg zugrunde gelegt werden. Haben Sie nun die Belege im Belegbuch noch nicht nachbearbeitet sind weniger oder auch falsche Informationen zum Beleg hinterlegt. Somit werden im Kontoumsatzassistenten bei einer geringeren Anzahl von Kontoumsätzen die richtigen Belege vorgeschlagen und Sie müssen mehr Belege manuell zuordnen. Je umfangreicher und korrekter die Informationen zu den Belegen, desto weniger Arbeit haben Sie bei der Nachbearbeitung im Kontoumsatzassistenten.

Achten Sie hierbei auch auf die Auswahl der richtigen Vorgangsart beim Beleg. Da Kontoumsätze i. d. R. auf Rechnungen und Gutschriften beruhen, werden nur diese Belege bei der automatischen Verknüpfung berücksichtigt. Ist auf einer Rechnung ein positiver Rechnungsbetrag vorhanden, sodass sich eine positive Zahlung auf dem Konto ergibt, empfiehlt es sich die Vorgangsart Gutschrift zu verwenden, um beim Betrag eine Übereinstimmung mit dem Kontoumsatz zu erreichen.

Unerheblich ist, ob ein Beleg im Belegbuch bereits festgeschrieben ist oder nicht.

Kann ich einen Kontoumsatz mit mehr als einem Beleg verknüpfen, z. B. bei Sammelüberweisungen?

Ja, Sie können bei der manuellen Belegzuordnung mehr als einen Beleg auswählen. In der Belegvorschau können Sie in diesem Fall die einzelnen Belege durchblättern.

Kann ich einen Beleg mit mehr als einem Kontoumsatz verknüpfen, z. B. bei Ratenzahlungen?

Ja, Sie können bei der manuellen Belegzuordnung auch Belege auswählen, die bereits einem Beleg zugeordnet sind. Diese Belege werden angezeigt, wenn Sie das Filterfeld Zugeordnet wählen.

Wie kann ich mir einen Beleg größer anzeigen lassen?

1. Sie lagern die Belegvorschau aus (Aktion Belegvorschau auslagern). Optimal ist dieses Vorgehen, wenn Sie über einen zweiten Bildschirm verfügen.
2. Sie maximieren ADNOVA+ und verschieben die Anordnung und Größe der einzelnen Elemente so, dass Sie alle Informationen sehen.
   Die verschiedenen Möglichkeiten sind in der Abbildung dargestellt (zum Vergrößern bitte Klicken):
   

Wie finde ich am schnellsten den passenden Beleg, wenn kein passender Beleg in der Auswahl der Belege enthalten ist?

Bei der Suche nach dem passenden Beleg unterstützt Sie die Erweiterte Suche. Bitte wählen Sie im Filterfeld Beleg den passenden Filter, i. d. R. Nicht zugeordnet. und starten Sie die Erweiterte Suche.

• Wenn im Verwendungszweck des Kontoumsatzes eine Rechnungsnummer vorhanden ist, hat es sich als hilfreich erwiesen, über die Erweiterte Suche unter Volltext nach ihr zu suchen.
• Über die Erweiterte Suche lässt sich durch die Filter Abweichung vom Kontoumsatz schnell auf einen Zeitraum und eine Betragsspanne einfiltern.

Wird der Beleg in ADNOVA finance nur im Kontierassistenten angezeigt oder auch in den Umsatzbuchungen?

Sobald Sie eine Buchung in den Umsatzbuchungen aufrufen, mit der ein Beleg verknüpft ist, wird dieser Beleg in der Belegvorschau von ADNOVA+ angezeigt. Natürlich muss ADNOVA+ dafür geöffnet sein.

Was passiert, wenn ich im Belegbuch einen Beleg lösche oder storniere, der mit einem Kontoumsatz verknüpft ist?

In beiden Fällen wird die Verknüpfung zwischen Beleg und Kontoumsatz aufgehoben. Der Kontoumsatz wird im Kontoumsatzassistenten als bearbeitet angezeigt, allerdings ohne Beleg.